Sie ist schon lange geplant: die Entgeltbescheinigungsverordnung. Sie ist nun verabschiedet und tritt zum 1.7.2013 in Kraft.
Bisher war die Entgeltbescheinigung noch nicht verbindlich für alle Arbeitgeber geregelt. Es gab dazu lediglich eine freiwillig anzuwendende Entgeltbescheinigungsrichtlinie. Dies wird sich ändern. Die neue Entgeltbescheinigungsverordnung kommt allerdings nicht mehr zum 1.1.2013, sondern erst zum 1.7.2013. Ab Mitte 2013 wird die Richtlinie durch die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) abgelöst. Der Bundesrat hat der Verordnung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) am 14.12.2012 zugestimmt.
Einheitliche und verbindliche Vorgaben
Damit werden die Inhalte der Entgeltbescheinigung für alle Arbeitgeber künftig normiert und verbindlich vorgegeben. Für die Sozialleistungsträger soll damit sichergestellt werden, dass bundesweit einheitliche Angaben aus den Bescheinigungen zur Verfügung stehen. Es soll nicht nur den Arbeitgebern ein Mindeststandard für die monatlich auszustellenden Entgeltbescheinigungen vorgegeben werden, auch die Softwarehersteller sollen damit einheitliche Vorgaben für die Programmierung der Bescheinigungssoftware erhalten. Mit der Verordnung werden außerdem im Rahmen der Entgeltbescheinigungen die maßgeblichen Entgeltbegriffe in der Steuer sowie der Sozialversicherung wie z. B. „Gesamtbrutto“, „Nettoentgelt“ und „Auszahlungsbetrag“ verbindlich definiert.
Anpassungen in den Abrechnungsprogrammen erforderlich
Soweit Arbeitgeber sich bisher noch nicht um die Inhalte ihrer Bescheinigung gekümmert haben – ggf. in Abhängigkeit von den Updatelieferungen der Abrechnungsprogramme – ist ein rechtzeitiger Blick auf eventuell erforderliche Anpassungen empfehlenswert. Denn in einigen Bereichen dürfte Handlungsbedarf bestehen, z. B. beim Lohnartenschlüssel. Auch Arbeitgeber, die sich bereits freiwillig an der bisherigen Richtlinie orientiert hatten, berichten von nicht unerheblichem Aufwand.
Die ab 1.7.2013 geltende neue Rechtsverordnung unterscheidet sich nur in einigen wenigen Punkten von der bisherigen Richtlinie. Dennoch müssen auch bereits umgestiegene Arbeitgeber prüfen, ob sie die neuen Anforderungen der EBV erfüllen. Allerdings gilt: gute Entgeltabrechnungsprogramme werden die Änderungen rechtzeitig umsetzen, sodass die Arbeitgeber sich um nichts kümmern müssen.
Das ändert sich gegenüber der bisher gültigen Richtlinie
Arbeitgeber müssen ab 1.7.2013 insbesondere beachten, dass auf der Entgeltbescheinigung vermerkt ist, ob es sich um eine Gleitzonenbeschäftigung bzw. um eine Mehrfachbeschäftigung handelt. Neu aufgenommen wurde auch die Angabe zur Steueridentifikationsnummer. Gestrichen wurde die Möglichkeit, weitere Bezüge, Angaben und Hinweise aufzunehmen. Dies war bisher zulässig, soweit tarif- oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen, Betriebsvereinbarungen oder andere gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Unklar ist derzeit noch, wie mit dieser Regelung im Bedarfsfall umzugehen ist.
Entgeltbescheinigung für Arbeitnehmer
Arbeitnehmer erhalten für jeden Abrechnungszeitraum eine Entgeltbescheinigung. Die Verpflichtung entfällt, wenn sich gegenüber dem letzten Abrechnungszeitraum keine Änderungen ergeben oder sich nur der Abrechnungszeitraum selbst ändert. Enthält eine Entgeltbescheinigung gegenüber der letzten Bescheinigung inhaltliche Änderungen, ist ggf. der klarstellende Hinweis aufzunehmen, für welche Entgeltabrechnungszeiträume keine Bescheinigung ausgestellt wurde, da keine Veränderungen vorlagen, sodass ein durchgehender Nachweis möglich ist.