Aufbewahrungspflicht / Sozialversicherung

1 Elektronische Führung der Entgeltunterlagen

Entgeltunterlagen sind seit dem 1.1.2022 grundsätzlich in elektronischer Form zu führen. Die Spitzenorganisationen haben bundeseinheitlich die Rahmenbedingungen für die Art und den Umfang der Speicherung bestimmt.^[1] Arbeitgeber können sich auf ihren Antrag hin von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen bis zum 31.12.2026 befreien lassen.^[2]

2 Folgen der Verletzung der Aufbewahrungspflichten

Verstöße gegen die Regelungen zur Aufbewahrung sind eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeld bis zu 50.000 EUR belegt werden kann. Wenn im Baugewerbe oder in der Kurier-, Express- oder Paketbranche Entgeltunterlagen nicht oder nicht richtig gestaltet sind, kann dies mit einem Bußgeld bis zu 5.000 EUR belegt werden.^[1]

Feststellung des Verstoßes bei einer Betriebsprüfung

Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflichten verletzt und können dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Sozialversicherungsbeitrag von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen. Dies gilt nicht, soweit ohne unverhältnismäßig hohen Verwaltungsaufwand festgestellt werden kann, dass keine Beiträge zu zahlen waren oder einem bestimmten Beschäftigten Arbeitsentgelt zugeordnet werden kann. Kann der prüfende Rentenversicherungsträger die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Verwaltungsaufwand ermitteln, hat er diese zu schätzen.^[2] Kann nachträglich Versicherungs- oder Beitragspflicht, Versicherungsfreiheit oder die Höhe des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden, ist der Bescheid aufgrund der Schätzung zu widerrufen.