§ 23 Rechtssicheres ersetzendes Scannen / B. Organisation

Rz. 7

Um Scanprozesse beim ersetzenden Scannen nachvollziehbar und wiederholbar durchführen zu können, muss eine Verfahrensdokumentation^[3] existieren oder erstellt werden. Hierin werden neben den Abläufen des eigentlichen Scanprozesses z.B. auch die räumliche Situation, die zu nutzenden Hardware- und Softwarekomponenten, die verantwortlichen Personen und die geforderten Kompetenzen wie auch die Qualifizierung und Sensibilisierung der betroffenen Mitarbeiter festgelegt.

Rz. 8

Je nach Schutzbedürftigkeit der Dokumente müssen die jeweilige Integrität, Authentizität, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Lesbarkeit, Verkehrsfähigkeit, Vertraulichkeit und Löschbarkeit gewährleistet sein.

Rz. 9

Verantwortlichkeiten interner wie externer Mitarbeiter sollten so geregelt sein, dass sich Aufgabenbereiche verschiedener Mitarbeiter nicht überschneiden und es ausgeschlossen ist, dass Teilbereiche gar nicht zugwiesen werden. Für die einzelnen Aufgaben sollten immer ein konkreter Mitarbeiter und dessen Vertretung benannt sein. Entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarungen sind zu treffen und Verhaltensregeln und Informationspflichten bei außergewöhnlichen Vorfällen zu regeln. Geklärt werden sollten zudem insbesondere Verhaltensweisen zu den Themen Datensicherung, Datenarchivierung und evtl. notwendiger Transport der Datenträger, Datenträgervernichtung, Schutz gegen Schadsoftware (z.B. Softwareinstallation nur durch IT-Beauftragte) sowie Verhaltensregeln im Notfall (Stromausfall, vermutete Schadsoftware, Serverausfall usw.).

Rz. 10

Einige Kanzleien arbeiten hier mit zugeschnittenen IT-Richtlinien. In vielen Kanzleien sind jedoch ­nahezu keine Vorkehrungen getroffen. Das erklärt dann auch, warum sich so viele IT-Probleme zur ­Katastrophe entwickeln. Fristversäumnisse, die au...