Nächstes kostenloses Online-Seminar am 29. Oktober!
HR Trends
8.10.2021
5 Min.

HR-Analytics: KPIs verstehen und erfolgreich nutzen

Martin Woßmann
Produktteam Haufe HR-Services
HR-Analytics: KPIs verstehen und erfolgreich nutzenHR-Analytics: KPIs verstehen und erfolgreich nutzen

Sie schaffen Transparenz, machen Erfolge messbar und liefern wichtige Erkenntnisse für künftige Entscheidungen: In der HR sind KPIs nützliche Hilfsmittel, deren Potenziale oft unterschätzt werden. Wie Sie mit den richtigen KPIs mit HR-Analytics erfolgreich sein können und wie HR Analytics Software Sie dabei unterstützt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind HR-KPIs?

KPIs (Key Performance Indicators) sind grundsätzlich erst einmal Leistungskennzahlen, die Erfolge sichtbar machen. Sie werden für Maßnahmen und Ziele im Unternehmen definiert. HR-KPIs, auch Personal-KPIs, People Analytics-KPIs oder Personalkennzahlen genannt, beziehen sich allein auf das Personalmanagement. Ihre Aufgabe besteht darin, die Auswirkungen bestimmter Aktivitäten in der HR zu verdeutlichen. Zugleich sind sie hilfreiche Instrumente, um klar definierte Ziele und konkrete Schritte zur Zielerreichung festzulegen.

HR-KPIs können sowohl operativer als auch strategischer Natur sein. Operative Personalkennzahlen beziehen sich beispielsweise auf die Anzahl von Fehltagen oder auf das Geschlechterverhältnis in der Organisation. In der Strategieplanung dienen Human Resources-KPIs als Richtungsweiser, die sich an Unternehmenszielen und Visionen orientieren. Aus ihnen werden Hypothesen für künftige Entwicklungen abgeleitet. Sie sind daher eine Art Frühwarnsystem für unerwünschte Entwicklungen. So kann dank der KPIs rechtzeitig gegengesteuert und ein anderer Kurs eingeschlagen werden.

Welche Rolle spielen KPIs in HR-Analytics?

Wer People Analytics in der HR nutzt, kann von zahlreichen Vorteilen profitieren: Grundlegend liefert Big Data Personalern weitaus mehr Entscheidungssicherheit. Datengestütze Hypothesen dienen als wichtige Anhaltspunkte, wie es um das Personal und die Personalentwicklung im eigenen Unternehmen steht. Für HRler bedeutet das: Sie können schnellere und bessere Entscheidungen treffen. Dank der regelmäßigen Datenerhebungen und -analysen sind Negativtrends schneller ersichtlich. Die Personalabteilung kann rechtzeitig gegensteuern und künftige Maßnahmen zielgerichtet planen. Für die Belegschaft machen HR-KPIs Zielausrichtungen transparent. So ist jeder informiert, nach welchen Vorgaben Erfolge, aber auch Misserfolge gemessen werden. Grundsätzlich wird zwischen absoluten Kennzahlen und Verhältniszahlen unterschieden. Da konkrete Werte oft nicht ausreichen, um Erkenntnisse abzuleiten (z. B. die Anzahl der Beschäftigten),sind HR-KPIs in der Regel als Verhältniszahl definiert (z. B. das Verhältniszwischen Umsatz und Personalkosten).

Sinnvolle HR-KenSinnzahlen erheben

Eins steht fest: Nur mit sinnvollen, realistischen und klar definierten Kennzahlen können Sie Maßnahmen erfolgreich steuern. Diese sind abhängig von der Zielstellung und von den spezifischen Bedingungen im Unternehmen. Was soll mithilfe der Daten analysiert werden? Für welche Fragen sollen die KPIs Antworten liefern?

Im Grunde ist das Prinzip der KPIs einfach: Sie messen individuelle Erfolgsfaktoren. Es gibt somit keine allgemeingültigen KPIs, die grundsätzlich in jedem Unternehmen und jeder Human Ressources-Abteilung sinnvoll sind. Allerdings gibt es oft ähnliche Fragestellungen, an denen sich die Leistungsindikatoren orientieren. So können Sie mit HR-KPIs beispielsweise die Mitarbeiterproduktivität, die Arbeitsbelastung, die Mitarbeiterzufriedenheit oder auch die Qualität von Prozessen messen. Je nach Zielstellung sind unter anderem Kennzahlen wie die Anzahl der Überstunden, der Umsatz pro Mitarbeiter oder auch die Kosten pro Bewerbung eine relevante Größe, um Erfolgspotenziale zu ermitteln.

HR-Analytics in der Praxis

Von Personalplanung bis Personalentwicklung: HR-KPIs sind grundsätzlich in vielen Bereichen des Personalmanagements einsetzbar:

Personalplanung: In der Personalplanung unterstützt die gezielte Datenanalyse unter anderem bei der Berechnung des künftigen Personalbedarfs. Sie kann aber auch aufzeigen, welche Qualifikationen benötigt werden und wie neue Mitarbeitende fachlich aufgestellt sein müssen. Dies erleichtert nicht nur den Rekrutierungsprozess, sondern erhöht auch die Erfolgsaussichten.

Personalentwicklung: Mithilfe von HR-KPIs können Sie den Weiterbildungsbedarf in der Belegschaft ermitteln. Voraussetzung dafür ist, dass vorhandene Erfahrungen und Kompetenzen erhoben und für die HR leichtzugänglich gespeichert werden.

Personalbeschaffung: Geht es um die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, kann ein mögliches HR-KPI zum Beispiel darin bestehen, die Zeit bis zum Finden geeigneter Kandidaten zu reduzieren. Mit HR-Analytics kann zudem gemessen werden, welche Ausschreibungswege erfolgreich waren und auf welche Ansprachen die Kandidaten bei der Bewerbung reagiert haben.

Produktivität: Werden Mitarbeiterdaten mit Finanzdaten verknüpft, liefert Ihnen dies wertvolle Hinweise zur Produktivität einzelner Angestellter. Daran anknüpfend können Sie unter anderem analysieren, ob bestimmte Bedingungen Erfolge begünstigen.

Unabhängig davon, in welchem Bereich Sie HR-Analytics nutzen möchten: Vor der Datenerhebung und -analyse ist in jedem Fall zunächst die Einwilligung der Mitarbeiter erforderlich – laut Datenschutz immer dann, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Transparent und übersichtlich: Datenanalyse mit Haufe HR Analytics

Analytics Tools sind eine wertvolle Hilfestellung, um KPIs zu messen und strategische Entscheidungen auf Basis von validen Daten zu treffen. Haufe HR Analytics macht Ihnen die Datenanalyse in der HR besonders leicht. Die Software ist leichtverständlich und einfach bedienbar. Dank der übersichtlichen Darstellung im Tool-Dashboard sind Sie jederzeit über Negativ- und Positivtrends informiert und behalten den Überblick über alle relevanten HR-Prozesse und Services. So werden Erfolge mit Haufe HR Analytics planbar. Zudem agieren Sie effizienter und kostengünstiger.

Die wichtigsten Funktionen von Haufe HR Analytics auf einen Blick:

  • Intelligente Bericht- und Reportingfunktionen
  • Konfigurierbares Dashboard
  • Vergleich von Leistungskennzahlen, Zielen und SLAs
  • Einhaltung von Compliance-Vorgaben
  • Analyse von Fortschritten
  • Identifikation möglicher Engpässe
  • Integrierte Wissensdatenbank
  • Einfache Datennutzung der Haufe HR Services

Möchten Sie mehr über das Analysetool von Haufe erfahren? Dann lernen Sie jetzt Haufe HR Analytics kennen.

Leitfaden: HR-Prozesse einfach & schnell automatisieren
Leitfaden: HR-Prozesse einfach & schnell automatisieren

Durch Digitalisierung können HR-Prozesse – beispielsweise Interne Versetzung, Nachweis eines Arbeitsverhältnisses, On- & Offboarding – ideal unterstützt und automatisiert werden. Beteiligte können einfacher und schneller zusammenarbeiten sowie Daten digital austauschen. Wir zeigen Ihnen in unserem kostenlosen Leitfaden, wie Sie mit einer HR Service Software diese Digitalisierung (ohne IT-Unterstützung) angehen und Ihre HR-Prozesse definieren sowie umsetzen können.

Jetzt downloaden
Weitere Artikel zum Thema