Mitarbeiter-Chatbots: Der Schlüssel zu effizientem HR Self-Service

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Was ist ein Mitarbeiter-Chatbot?

Ein Mitarbeiter-Chatbot ist eine Softwarelösung, die speziell für die interne Unternehmenskommunikation entwickelt wurde. Mitarbeiter-Chatbots gibt es deshalb für alle möglichen Themen, darunter IT und HR. Chatbots können mit oder ohne Künstliche Intelligenz (KI) funktionieren. In Personalabteilungen dient ein HR-Chatbot HR-Mitarbeitenden auf der einen Seite und Mitarbeitenden im ganzen Unternehmen auf der anderen. Er lässt sich nahtlos in Plattformen wie Microsoft Teams, Slack oder das Intranet integrieren und fungiert als zentrale Anlaufstelle für alle HR-relevanten Informationen – vom HR Self-Service bis zur automatisierten Dokumentenbereitstellung.

Typische Einsatzgebiete:

• ‍‍Beantwortung von Fragen zu Unternehmensrichtlinien, Arbeitszeitmodellen oder Benefits
• Beantwortung wiederkehrender „Standard-Fragen“
• Unterstützung bei administrativen Prozessen wie Urlaubsanträgen, Krankmeldungen oder Weiterbildungsanmeldungen
• Bereitstellung von Dokumenten, Formularen und internen Leitfäden
• Erinnerung an Fristen, Termine und anstehende Aufgaben
• Begleitung neuer Mitarbeitender im Onboarding-Prozess

Der Chatbot übernimmt damit viele standardisierte Auskünfte und Prozessschritte, sodass Mitarbeitende schnell und selbstständig Lösungen finden und die HR-Abteilung entlastet wird.

Themen und Vorteile eines Mitarbeiter-Chatbots

Mitarbeiter-Chatbots sind genau das, was der Name verspricht – Chatbots für Mitarbeitende. Sie sollen überlasteten HR-Mitarbeitenden Zeit verschaffen für alle Aufgaben, die eine individuelle Betreuung benötigen. Während einige Fragen einen prüfenden Blick brauchen, lassen sich viele Standard-Fragen schnell beantworten. Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeitende sich wiederholende Fragen haben zu verschiedenen, aber doch bekannten Themen.

Top 5 Themen:

1. Krankmeldung

2. Gehaltsabrechnung

3. Homeoffice/Mobilarbeit

4. Höhe Urlaubsanspruch

5. Zeiterfassung

Die Vorteile, die sich für Mitarbeitende aus dieser Themen-Auswahl ergeben, sind offensichtlich. Fragen rund um beispielsweise Zeiterfassung oder Korrektur erfasster Zeiten kosten Mitarbeitende in der HR-Abteilung genau das – Zeit. Ein HR-Chatbot hingegen beantwortet alle Fragen, egal wie häufig sie gestellt werden, mehrmals täglich korrekt und zuverlässig.  

Daraus ergeben sich für beide Seiten folgende Vorteile:

• HR-Abteilung entlasten: Standardanfragen wie „Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“ oder „Wo finde ich das Formular für die Reisekostenabrechnung?“ werden automatisch beantwortet. Die HR-Mitarbeitenden müssen sich dadurch weniger mit wiederkehrenden Routinefragen beschäftigen und können ihre Zeit auf komplexere, individuelle oder strategische Themen verwenden, die mehr persönlichen Einsatz erfordern.

• Hilfe zur Selbsthilfe fördern: Der Chatbot gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, viele ihrer Anliegen direkt selbst zu lösen, ohne auf Rückmeldungen warten zu müssen. Statt E-Mails zu schreiben oder telefonisch nachzufragen, erhalten sie sofort eine verständliche, auf ihre Frage zugeschnittene Antwort. Das stärkt die Eigenverantwortung und reduziert Abhängigkeiten von der HR-Abteilung bei Standardfragen.

• Prozesse vereinfachen: Viele HR-Prozesse, wie die Beantragung von Urlaub, das Einreichen einer Krankmeldung oder das Anfordern einer Gehaltsabrechnung, lassen sich über den Mitarbeiter-Chatbot in wenigen Schritten und ohne komplizierte Formulare erledigen. Dadurch sinkt der Zeitaufwand für die Mitarbeitenden, und Fehler durch falsche Anträge oder fehlende Informationen werden vermieden.

• Zugriff auf Wissen erleichtern: Der Chatbot fungiert als zentrale Anlaufstelle für alle personalrelevanten Informationen. Anstatt sich durch verschiedene Ordner, Plattformen oder interne Portale zu klicken, können Mitarbeitende einfach ihre Frage stellen und erhalten den direkten Link oder die relevante Passage aus den internen Richtlinien. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass alle dieselben, aktuellen Informationen nutzen.

• Erreichbarkeit sicherstellen: Der Chatbot ist rund um die Uhr verfügbar – auch außerhalb der üblichen Bürozeiten oder wenn die HR-Abteilung stark ausgelastet ist. So können Mitarbeitende jederzeit Unterstützung bekommen, unabhängig von Zeitzonen, Schichtarbeit oder kurzfristigen Anliegen.

• Schnelle und konsistente Antworten: Der Chatbot liefert präzise Informationen in Sekundenschnelle – ganz ohne Wartezeit auf eine Rückmeldung aus der HR-Abteilung. Mitarbeitende erhalten zu jeder Anfrage eine klare und vollständige Antwort, die auf den aktuellen Unternehmensrichtlinien basiert. Das sorgt nicht nur für Effizienz, sondern auch für eine einheitliche Informationsgrundlage, unabhängig davon, wer die Frage stellt oder wann sie gestellt wird.
  
• ‍Skalierbarkeit: Ob in einem kleinen Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden oder in einem Konzern mit 50.000 Angestellten – der Chatbot kann Anfragen in beliebiger Menge gleichzeitig bearbeiten, ohne dass die Antwortqualität darunter leidet. Dadurch wächst die Servicekapazität der HR-Abteilung mit den Anforderungen des Unternehmens, ohne dass zusätzliches Personal für Standardanfragen benötigt wird.
  
• Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn Mitarbeitende schnell, unkompliziert und zuverlässig Unterstützung erhalten, steigert das ihre Zufriedenheit im Arbeitsalltag spürbar. Der Chatbot sorgt dafür, dass niemand lange nach Informationen suchen oder mehrfach nachfragen muss. So verbessert sich die interne Servicequalität deutlich, und die HR-Abteilung wird als moderner, lösungsorientierter Partner wahrgenommen.

Integration in den Arbeitsalltag: Onboarding des Mitarbeiter-Chatbots

Nachdem klar ist, welchen Mehrwert ein Mitarbeiter-Chatbot bietet, stellt sich die Frage: Wie wird er so eingeführt, dass ihn die Belegschaft auch nutzt? Das beste Tool bringt nichts, wenn es nicht benutzt wird. Der Schlüssel liegt in einer Kombination aus technischer Einbindung und aktiver Bekanntmachung.  

1. Technische Integration
Das Zauberwort lautet: niedrigschwelliger Zugang. Der Chatbot muss dort verfügbar sein, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten – etwa in Microsoft Teams, Slack oder direkt im Intranet.
So entfällt der Wechsel zwischen Anwendungen, und die Nutzung wird zu einem natürlichen Teil des Arbeitstags. Wird bereits ein Ticket-System genutzt? Dann muss er genau da zur Seite stehen und implementiert sein.  

2. Interne Kommunikation: Stellen Sie den neuen digitalen Kollegen vor. Mit Namen und Lebenslauf hat er die Chance, besser integriert zu werden. Doch die neue Lösung wird nur dann angenommen, wenn sie auch wahrgenommen wird. Daher lohnt es sich, den Start des Chatbots mit internen Kampagnen zu begleiten: Namens-Umfrage im Vorfeld, Ankündigungen im Intranet, kurze Teaser-Videos, E-Mails mit Chatbot-Signatur oder Papp-Aufsteller im Foyer sind nur ein paar Ideen.  

3. Schulung und Onboarding: Wie jede:r neue Mitarbeiter:in, hat auch der HR-Chatbot eine Probezeit zu bestehen. Wie schlägt er sich in den ersten 100 Tagen? Kurze, leicht verständliche Anleitungen oder Live-Demos helfen, Berührungsängste abzubauen. Oft reicht schon ein 10-minütiger Impuls im Team-Meeting, um die ersten Hemmschwellen zu nehmen.

4. Pilotphase und Feedback: Vorausgesetzt Vorstand und Datenschutzbeauftragte haben keine Fragen mehr, kann die Pilotphase starten. Ein Rollout in Etappen – beginnend mit einer Pilotgruppe – ermöglicht es, frühes Feedback einzuholen und den Chatbot gezielt zu verbessern. So fühlen sich Mitarbeitende eingebunden und sehen, dass ihre Anregungen ernst genommen werden. Zudem bringen sie wertvolle Impulse mit, da sie sowohl ihre Kollegen und Kolleginnen, Prozesse als auch das Unternehmen kennen. So hat der HR-Chatbot die besten Startbedingungen.  

5. Kontinuierliche Weiterentwicklung: Auch hier ist das Pilot-Team vom Anfang gefragt. Sie können weiterhin als Expert:innen dienen, denn der Chatbot sollte mit den Bedürfnissen der Organisation wachsen. Regelmäßige Updates, neue Funktionen und kleine Erinnerungskampagnen halten die Nutzung hoch und machen ihn zu einem festen Bestandteil des HR Self-Service.

Mit dieser Kombination aus smarter technischer Einbindung und gezielter Bekanntmachung wird der automatisierte HR-Helpdesk nicht nur implementiert, sondern fest in der Unternehmenskultur verankert.

Aus der Praxis: Der Haufe HR Chatbot im Einsatz

Bei Haufe heißt der Mitarbeiter-Chatbot Haufe HR-Chatbot. Er bietet unabhängig von der Größe des Unternehmens seit Jahren HR-Service rund um die Uhr. In den Unternehmen, in denen der Haufe HR-Chatbot im Einsatz ist, heißt er Arnie, LiSA, HeRmine oder Charlie. Dort machen sie HR-Abteilungen und Mitarbeiter:innen das Leben leichter.  

Bei einem kleineren Unternehmen wie Ratiodata, einem IT-Dienstleister, sind es 30 Anrufe oder Mails pro Woche, die nicht bei HR-Mitarbeitenden eingehen, weil 30 Anfragen bei HeRmine, dem zauberhaften Chatbot landen. Für größere Unternehmen wie Dussmann oder Stiftung Liebenau sind es zwischen 300 und 500 Anfragen pro Monat. Jede an LiSA oder Charlie gestellte Anfrage ist eine Frage, ein Anruf oder eine Mail weniger, die bei einem Mitarbeitenden in der Personalabteilung eingeht. Der HR-Chatbot ist rund um die Uhr ansprechbar. Das zeigt auch das Feedback der Mitarbeitenden, das überwiegend positiv ist.

Ein weiterer großer Pluspunkt ist die Sprachfertigkeit, denn der HR-Chatbot ist seit 2022 multilingual. Er beherrscht 27 Sprachen und kann z. B. bei der Stiftung Liebenau leicht auf Anfragen in unterschiedlichen Sprachen reagieren. Denn dort werden 17 verschiedene Muttersprachen gesprochen. LiSA ermöglicht so einem Teil der Mitarbeitenden den niedrigschwelligen Kontakt zum Personalmanagement und gibt Antworten in der gewünschten Fremdsprache, ob polnisch oder portugiesisch. Und auch bei Ratiodata arbeiten Menschen aus vielen verschiedenen Ländern, verteilt auf ganz Deutschland.

Mit HeRmine haben unsere Mitarbeitenden immer eine gute Ansprechpartnerin für erste Anfragen und Grundinformationen, die zudem auch noch ihre Muttersprache beherrscht.
Jan Eden, Leiter HR- & IT-Support, Ratiodata

Sie wollen mehr zu LiSA und HeRmine erfahren? Hier gelangen Sie zu Erfolgsgeschichten der Kunden und Kundinnen: www.haufe.de/hr/chatbot/referenzen

Datenschutz und Sicherheit im Fokus: Von Chatbots und KI-Systemen

Gerade im HR-Bereich sind sensible Daten im Spiel und deswegen gilt auch für HR-Chatbots: Personenbezogene Daten dürfen nicht verwendet werden. Mitarbeitende werden angehalten keine sensiblen Daten einzugeben und können diese auch nicht abfragen. Auf die Frage „Was verdient Klara von Sales?“ wird der Chatbot keine Antwort geben. Ist der HR-Chatbot kein KI-System, folgt er einem Entscheidungsbaum. Wie in einer Bibliothek, greift der HR-Chatbot in ein Regal, wählt das Buch mit den richtigen Informationen aus und gibt dem Nutzenden die bereitgestellte Antwort. Im Unterschied dazu würde eine KI analysieren und Wahrscheinlichkeiten berechnen, welche Antwort der Nutzende höchstwahrscheinlich hören möchte. Das KI-System kreiert die Antwort von Beginn an. Doch auch KI-Systeme dürfen nicht mit personenbezogenen Daten oder sensiblen Informationen trainiert werden, auch nicht mit Daten der Kunden oder Kundinnen.  

Fazit – Mehr Effizienz, weniger Aufwand

Mitarbeiter-Chatbots haben in erster Linie eine Menge Vorteile für Mitarbeitende und sind damit eine sinnvolle Investition für das gesamte Unternehmen. Die Produktivität steigt und Kosten sinken: Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit administrativen Fragen, HR-Ressourcen werden für strategische Aufgaben frei, und die gleichbleibend hohe Servicequalität stärkt Motivation und Bindung – Faktoren, die sich direkt positiv auf Leistung und Unternehmenserfolg auswirken.
Ein Mitarbeiter-Chatbot ist damit weit mehr als nur ein technisches Spielzeug: Er ist ein strategisches Tool, um interne Prozesse zu optimieren, die Mitarbeiterkommunikation zu verbessern und die Zufriedenheit im Team zu steigern. Unternehmen, die heute auf digitale HR-Assistenten setzen, schaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil im Kampf um Talentbindung und Effizienz.

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KI zum Anfassen statt nur zum Nachlesen!

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