HR Analytics und People Analytics: Datengestützte Entscheidungen in der Personalarbeit

Key Facts

• HR Analytics konzentriert sich auf die Leistung der Personalabteilung, während People Analytics die Beschäftigten und ihre Motive in den Fokus stellt
• Beide Analyseformen nutzen vielfältige Datenquellen, darunter Personalakten, HR-Software, Umfragen, soziale Medien und andere Software, wie CRM-Systeme.
• HR Analytics zielt auf die Bewertung von HR-Maßnahmen und die Analyse von HR-Prozessen ab, während People Analytics ein personalisiertes Personalmanagement und die Förderung von Mitarbeiterengagement anstrebt.

Definition: Was bedeutet HR Analytics?

HR Analytics konzentriert sich auf die Leistung der Personalabteilung und die Qualität der HR-Services für das Unternehmen und die Beschäftigten. HR Analytics zielt darauf ab, operative HR-Exzellenz zu erreichen, indem die HR-Prozesse und -Services verbessert werden.

Beispielsweise analysieren Unternehmen mit HR Analytics den Erfolg einzelner HR-Kampagnen und -Maßnahmen, untersuchen die HR-Service-Qualität oder optimieren Prozesszeiten und -Abläufe.

Definition: Was versteht man unter People Analytics?

Im Fokus der People Analytics stehen die Beschäftigten und ihre Motive. Es zielt darauf ab, ihre Bedürfnisse zu verstehen, auf dieser Basis ein proaktives Personalmanagement zu ermöglichen und bessere Entscheidungen im Umgang mit den Beschäftigten zu ermöglichen.

Mit People Analytics geht HR den Fragen nach, wie das Unternehmen optimalen Bedingungen für die Mitarbeiterzufriedenheit und Performance schaffen kann.

Welche Daten werden für People Analytics und HR Analytics verwendet?

HR Analytics und People Analytics verwenden in vielen Fällen die gleiche Datengrundlage. Je nach Fragestellung stammen die Daten beispielsweise aus

• Personalakten,
• dokumentierten Arbeitszeiten,
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
• Software zur Produktivitätsmessung,
• HR-Software,
• Umfragen,
• sozialen Medien,
• dem Intranet,
• Betriebs- und Finanzdaten,
• abteilungsspezifischer Software, z. B.CRM-Software,
• Benchmarks.

Ziele von HR Analytics und People Analytics

HR Analytics und People Analytics unterschieden sich nicht nur im Untersuchungsgegenstand. Auch die Zielsetzung der Analysen weichen voneinander ab – wobei es in der Praxis Schnittmengen geben kann.

Bedeutung der Datenkultur im Unternehmen

Für den erfolgreichen Einsatz von People Analytics und HR Analytics müssen Unternehmen eine entsprechende Datenkultur etablieren. Diese legt eine Basis für die Erhebung und Analyse relevanter Daten und insbesondere für deren verantwortungsvolle und strategische Nutzung.

Ziel ist es, Daten nicht nur wild zu sammeln, sondern sie vor allem sinnvoll zu interpretieren und konkrete Maßnahmen daraus abzuleiten. Eine ausgeprägte Datenkultur unterstützt Unternehmen dabei, den wahren Mehrwert von People Analytics und HR Analytics zu entfalten und datengestützte Entscheidungen auf allen Ebenen des Personalmanagements zutreffen.

Wichtig: Grundsätzlich ist die Verarbeitung und Nutzung der meisten personenbezogenen Daten an die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)und der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gebunden. Das bedeutet u. a., dass Daten immer nur zweckgebunden und nach schriftlicher Zustimmung durch die Mitarbeiter:innen verarbeitet werden dürfen.

Praxisbeispiele für den Einsatz von HR Analytics und People Analytics

Liegen Ihnen bereits umfangreiche Personaldaten sauber aufbereitet vor? Mit der Sammlung ist zwar ein wichtiger Schritt getan, doch genauso wichtig ist es, aus den gewonnenen Informationen Handlungsmaßnahmen abzuleiten und sie umzusetzen. Erst dann schöpfen Sie die Potenziale der Datenanalysenrichtig aus.

Wie können Unternehmen HR Analytics nutzen?

HR Analytics hilft beispielsweise im Recruitingprozess dabei, wichtige KPIs zu erheben und dadurch,

• die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle zu verkürzen,
• das Bewerbermanagement effizienter zu organisieren oder
• die Kandidatenauswahl durch Filter oder bessere Auswahlprognostik zu optimieren.

Ein anderes Beispiel: Im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung hilft HR Analytics,

• bei der strategischen Nachfolgeplanung zur Sicherung von Schlüsselpositionen oder
• Personalengpässe frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu beheben.

Im Kontext von Weiterbildung lässt sich mit HR Analytics beispielsweise untersuchen,

• wie die Durchführung von Trainingsmaßnahmen die Umsatzentwicklung beeinflusst.

Wie setzen Unternehmen People Analytics ein?

Mithilfe von People Analytics evaluieren Unternehmen z. B. die Zusammenarbeit:

• Wie erfolgreich arbeiten unterschiedliche Teams zusammen?
• Wie stark beeinflusst die Zusammenarbeit der Teams die Unternehmensziele?

Bei der Analyse der Fluktuation kann People Analytics z. B. die Frage beantworten,

• welche neuen Teamleads zu einer erhöhten Fluktuation geführt haben.

Mithilfe von People Analytics lässt sich auch die Produktivität untersuchen, z. B.

• in welchen Abteilungen oder Arbeitsschritten die Produktivität gesunken oder gestiegen ist und welche Gründe das haben kann und
• wie die Veränderung in der Produktivität den Umsatz oder andere Abteilungen beeinflusst.

Welche Vorteile haben HR Analytics und People Analytics?

Mit der gezielten Analyse von Personaldaten können Sie Ihre übergeordnete HR-Strategie verfolgen und die Erreichung der Ziele überwachen. Weitere Vorteile sind:

• ‍Transparenz: Die Analysen machen die Wirksamkeit der Personalarbeit und personalwirtschaftlicher Prozesse mess- und vergleichbar. Dies erleichtert u. a. die Arbeit von Führungskräften und Entscheider:innen.‍
• Faktenbasierte Entscheidungen: Sie treffen strategische Entscheidungen auf einer soliden Basis. ‍
• Prognosen: Sie können zukünftige Entwicklungen bis zu einem gewissen Grad voraussehen und Maßnahmen ergreifen.‍
• Schnelle Reaktion: Prädiktive Analysenunterstützen Sie dabei, kritische Trends zu identifizieren, z. B. erhöhte Krankmeldungen oder Kündigungswellen. Sie können entsprechend frühzeitig Maßnahmenergreifen.‍
• Optimierung von Prozessen: Durch verbesserte Prozesse und Abläufe steigt die Effizienz und Effektivität des Personalmanagements. Das verbessert z. B. die Employee Experience.‍
• Kostenoptimierung: Optimierte Prozesse und gezielte Maßnahmen senken Kosten, z. B.  im Bewerbermanagement oder durch eine geringere Fluktuation.

Erste Schritte: So starten Sie mit HR Analytics und People Analytics

Unabhängig davon, ob Sie sich auf Ihre HR-Prozesse oder Ihre Beschäftigten fokussieren, können Sie sich an die folgenden Schritte halten:

1. Ziel definieren: Legen Sie fest, welche Fragen Sie beantworten wollen. Beispielsweise: Wie können wir die Frühfluktuation senken?
2. Relevante Kennzahlen und KPIs identifizieren: Welche Kennzahlen messen Ihr Ziel und die Einflusskriterien?
3. Daten sammeln: Erheben Sie die relevanten Daten aus verschiedenen Quellen (z. B. HR-Software, Umfragen, Benchmarks).‍
4. Daten aufbereiten: Strukturieren und bereinigen Sie die gesammelten Daten.‍
5. Analyse: Setzen Sie die Daten zueinander ins Verhältnis, um Ihre Fragen zu beantworten. Dabei können Sie statistische Methoden und KI-gestützte Verfahren einsetzen.
6. ‍Interpretation: Leiten Sie Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen aus den Informationen ab.
7. ‍Umsetzung und Evaluation: Implementieren Sie entsprechende Maßnahmen und überprüfen Sie ihre Wirksamkeit.

Software für Datenanalysen

Die Messung und Auswertung von HR-Daten ist kein einmaliges Unterfangen, sondern ein kontinuierlicher Prozess. HR-Software wie digitale Personalakten sind eine gute und anwenderfreundliche Möglichkeit, um Daten zu generieren. Für die laufende Überwachung, Analyse und Interpretation der Daten eignet sich People Analytics bzw. HR Analytics-Software. So lässt sich der Analyseprozess dauerhaftimplementieren und Sie gewinnen regelmäßig wertvolle Einblicke. Alle relevanten Informationen sind dann an einem Ort gesammelt und werden automatisch erfasst.

Weitere Vorteile von Analysesoftware

1. Dank vordefinierter Analysemodelle können Sie gängige Analysen einfach durchführen.
2. Visualisierungstools in der Software stellen komplexe Daten übersichtlich dar, z. B. in Dashboards.
3. Sie haben aktuelle Einblicke in wichtige HR-Kennzahlen – meist in Echtzeit oder tagesaktuell.
4. Integrierte Prognosemodelle unterstützen Sie bei der Vorhersage zukünftiger Trends.
5. Schnittstellen zu anderen Systemen ermöglichen eine ganzheitliche Datenanalyse.

Durch den Einsatz einer modernen Analysesoftware schöpfen Unternehmen das Potenzial von People Analytics und HR Analytics voll aus und können datenbasierte Entscheidungen im Personalmanagement treffen.

Tipp: HR-Lösungen von Haufe

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