HR-KPIs: Mit Personalkennzahlen strategische Ziele erreichen

Key Facts

• Personalkennzahlen und HR-KPIs (Key Performance Indicators) sind messbare Leistungsindikatoren für personalwirtschaftliche Prozesse im Unternehmen.
• Unternehmen können ihre HR-KPIs aus einer Vielzahl von Personalkennzahlen wählen.
• Die KPIs bilden die Personalstrategie ab, zahlen auf die Geschäftsziele ein und besitzen daher einen besonderen Stellenwert.
• Quantitative und qualitative KPIs ergänzen sich. So messen Unternehmen nicht nur den Erfolg, sondern auch die Wertigkeit von Personalprozessen.

Definition: Was sind HR-KPIs?

Sowohl KPIs (Key Performance Indicators) als auch Kennzahlen messen Unternehmensaktivitäten. Während Kennzahlen ein breites Spektrum an Informationen umfassen, beziehen sich die KPIs als essenzielle Leistungskennzahlen direkt auf bestimmte Unternehmensziele. Sie sind also spezielle Kennzahlen, anhand derer sich Aussagen über Erfolg oder Misserfolg von Geschäftszielen treffen lassen.

HR-KPIs und Personalkennzahlen sind essenziell für die Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Prozesse im Unternehmen und geben Aufschluss über relevante Aspekte wie

• Personalstruktur,
• Personalaufwände,
• Personalverhalten und
• Produktivität.

Wie unterscheiden sich quantitative und qualitative Personalkennzahlen und HR-KPIs?

Um Personalprozesse erfolgreich steuern zu können, benötigen Sie sinnvolle, realistische und klar definierte KPIs. Für welche Sie sich entscheiden, hängt von Ihrer Zielstellung und von den spezifischen Bedingungen im Unternehmen ab. Dabei sollten Sie sowohl quantitative als auch qualitative Kennzahlen berücksichtigen.

Was sind quantitative Personalkennzahlen?

Quantitative HR-Kennzahlengeben messbare bzw. berechenbare Werte an und lassen sich daher einfach erfassen. Beispiele sind:

• Altersstruktur,
• Fluktuationsrate,
• Frauenquote in Führungspositionen,
• Teilzeitrate,
• Durchschnittliche Zeit bis zur Stellenbesetzung (Time-to-Hire),
• Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire),
• Mitarbeiterproduktivität.

Was sind qualitative Personalkennzahlen?

Qualitative Personalkennzahlen hingegen befassen sich mit Aspekten, die schwieriger zu messen, aber nicht weniger wichtig sind. Sie werden oft durch Umfragen oder Interviews erhoben. Zu den qualitativen HR-Kennzahlen gehören z. B.:

• Mitarbeiterzufriedenheit,
• Unternehmenskultur,
• Motivation,
• Qualität der Führung,
• Arbeitgeberattraktivität.

Tipp zur Auswahl von HR-KPIs:

Quantitative KPIs sind zwar einfach zu messen, geben aber kein vollumfängliches Bild und vernachlässigen wichtige Aspekte. Ein ausgewogener Ansatz zwischenquantitativen und qualitativen HR-KPIs ermöglicht es Ihnen, nicht nur den Erfolg von Prozessen zu messen, sondern auch Wertigkeiten im Blick zu behalten. Dies ist besonders wichtig in Zeiten, in denen Themen wie Work-Life-Balance, Unternehmenskultur und Mitarbeiterengagement zunehmend an Bedeutung gewinnen.

Bedeutung von KPIs im HR-Bereich

Als Basis für strategische Entscheidungen sind KPIs im Personalbereich unverzichtbar. Ihre wichtigsten Vorteile sind:

Beispiele für HR-KPIs: Schlüsselindikatoren für effektives Personalmanagement

Unternehmen können ihre KPIs aus einer Vielzahl von Personalkennzahlen wählen. Je nach Ziel kommen für Sie unterschiedliche Kennzahlen infrage. Hier sind einige Beispiele für HR-KPIs:

Personalbeschaffung

Geht es um die Rekrutierung neuer Mitarbeiter:innen, kann ein mögliches Ziel zum Beispiel darin bestehen, die Zeit bis zur Einstellung geeigneter Kandidat:innen zu reduzieren. Wichtige Kennzahlen rund um die Personalbeschaffung sind z. B.:

• Time-to-Hire: Misst die durchschnittliche Zeit von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung.
• Cost-per-Hire: Berechnet die Gesamtkosten pro Neueinstellung. Die angestrebte Veränderung liegt z. B. bei 5Prozent unter dem Vorjahreswert.
• Qualität der Talente: Verhältnis von Bewerber:innen in der Endauswahl zur Gesamtzahl der Bewerbungen.

Mitarbeiterproduktivität und Überstunden

Werden Ergebnis und Einsatz ins Verhältnis gesetzt, liefert Ihnen dies wertvolle Hinweise zur Leistung der Belegschaft.

• Produktivität: Misst den Output pro eingesetzter Mitarbeiter:in, z. B. Umsatz pro Vollzeitäquivalent (FTE) oder Codezeilen pro Woche bei Softwareentwickler:innen.
• Überstunden: Durchschnittliche Anzahl der Überstunden pro Woche.

Mitarbeiterbindung und Fluktuation

Im Kontext des Fachkräftemangels kommt der Mitarbeiterbindung eine besondere Bedeutung zu. Um die Fluktuation zu senken, sind auch essenzielle Kennzahlen wie die Zufriedenheit der Beschäftigten für Sie relevant, um darauf aufbauend Maßnahmen zu ergreifen.

• Mitarbeiterzufriedenheit: Wird durch regelmäßige Umfragen gemessen. Der erwünschte Durchschnittswert beträgt z. B. 2,8 auf einer Skala von 1 bis 5.
• Fluktuationsrate: Bezeichnet den prozentualen Anteil der Beschäftigten, die das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraumverlassen.
• Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit: Misst die durchschnittliche Verweildauer der Beschäftigten im Unternehmen.

Personalentwicklung und Training

Mithilfe von HR-KPIs können Sie beispielsweise auch die Weiterbildung bzw. Fachkräftesicherung im Unternehmen genauer beleuchten:

• Jährlicher Weiterbildungsumfang: Ergibt sich aus den Trainingsstunden und der Anzahl der Teilnehmenden.
• Weiterbildungskosten: Gemessen pro Zeiteinheit und Teilnehmenden.
• Ausbildungsquote (inklusive Übernahmequote): Zeigt auf, zu welchem Anteil das Unternehmen seine Personalbedarfe erfolgreich über die Ausbildung von Young Talents deckt.

Remote Work und Flexibilität, Diversity

Ein Ziel kann beispielsweise sein, Kosten durch Büroflächeneinsparungen zu senken. Oder Führungspositionen paritätisch zu besetzen. Auch hier schaffen verschiedene Kennzahlen eine Diskussions- und Entscheidungsgrundlage:

• Homeofficequote: Anteil der Beschäftigten, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten.
• Teilzeitquote: Misst den prozentualen Anteil der Teilzeitbeschäftigten an der Gesamtbelegschaft.
• Geschlechterverteilung in Führungspositionen: Der angestrebte Anteil von Frauen in Führungspositionen liegt z. B. bei 50 Prozent.

Wie HR-Software und Dashboards Sie bei der KPI-Analyse unterstützen

Analytics-Tools und Dashboards sind unverzichtbare Helfer, um KPIs und Kennzahlen effektiv zumessen, zu visualisieren und zu interpretieren. Sie ermöglichen es HR-Manager:innen, strategische Entscheidungen auf Basis valider und übersichtlicher Daten zutreffen, indem sie wichtige Kennzahlen aggregieren und themenorientiert darstellen.

Vorteile von Analytics-Software und Dashboards:

• Übersichtliche Aufbereitung komplexer Daten, oft auch in verschiedenen Detailtiefen.
• Sie vereinfachen das Erkennen von Trends.
• Hohe Transparenz über Entwicklungen und die Wirksamkeit von Maßnahmen.

Tipp: Haufe HR Analytics

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