Reisekosten 2014: regelmäßige Arbeitsstätte bei Arbeitnehmern | Finance

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Reisekosten 2014: regelmäßige Arbeitsstätte bei Arbeitnehmern — Bild: Haufe Online Redaktion

Die Entfernungspauschale ist bei Arbeitnehmern nur für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte anzusetzen. Ab dem 1.1.2014 wird der Begriff regelmäßige Arbeitsstätte durch erste Tätigkeitsstätte ersetzt. In unserer Übersicht finden Sie die aktuelle Rechtslage und die Neuerungen ab 2014.

Bisher: Keine regelmäßige Arbeitsstätte

Arbeitnehmer können (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) nur eine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Das heißt, dass alle Fahrten zum Betrieb des Arbeitgebers Auswärtstätigkeiten sind, wenn der Arbeitnehmer dort keine regelmäßige Arbeitsstätte hat. Allein die Tatsache, dass ein Arbeitnehmer regelmäßig den Betrieb seines Arbeitgebers aufsucht, sagt noch nichts darüber aus, ob es sich überhaupt um eine regelmäßige Arbeitsstätte handelt. Ist der Arbeitnehmer z. B. in verschiedenen Filialen seines Arbeitgebers wechselnd tätig und ist keine dieser Tätigkeitsstätten von zentraler Bedeutung, übt er eine Auswärtstätigkeit aus. D.h., es gibt keine regelmäßige Arbeitsstätte, sodass alle Fahrten mit ihren tatsächlichen Kosten steuerlich geltend gemacht werden können.

Ortsgebundene Tätigkeit – was ist das?

Wenn ein Arbeitnehmer fortdauernd immer wieder verschiedene Betriebsstätten seines Arbeitgebers aufsucht, hat er maximal nur eine Arbeitsstätte als regelmäßige Arbeitsstätte. Regelmäßige Arbeitsstätte ist dann allein die Betriebsstätte, an der sich der ortsgebundene Mittelpunkt des Arbeitnehmers befindet. Es kommt entscheidend darauf an, ob und welche Tätigkeiten der Arbeitnehmer am Betriebssitz ausübt. Diese Rechtsprechung hat das BMF übernommen und allgemeine Kriterien eingeführt, nach denen die regelmäßige Arbeitsstätte bestimmt werden kann (Schreiben vom 15.12.2011, IV C 5 – S 2353/11/10010; 2011/ 1015706).

Praxis-Tipp: Firmenwagen
Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen, den dieser auch für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nutzen kann, muss er von vornherein wissen, ob der Arbeitnehmer in seinem Betrieb eine regelmäßige Arbeitsstätte hat. Gibt es keine regelmäßige Arbeitsstätte, sind alle Fahrten mit ihren tatsächlichen Kosten steuerlich abziehbar, sodass die Fahrten des Arbeitnehmers zum Betrieb nicht als geldwerter Vorteil versteuert werden müssen.

Bis 2013: Art der Tätigkeit ausschlaggebend

Bis zum 31.12.2013 sollten bei Unklarheiten oder Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt die BFH-Urteile vom 9.6.2011 herangezogen werden. Der BFH stellt auf die Art der Tätigkeit ab, sodass

der Arbeitnehmer z. B. eine Auswärtstätigkeit ausübt, wenn er in verschiedenen Filialen seines Arbeitgebers wechselnd tätig ist und keine dieser Tätigkeitsstätten von zentraler Bedeutung ist,
allein die Tatsache, dass der Arbeitnehmer den Betriebssitz regelmäßig aufsucht, für die Annahme einer regelmäßigen Arbeitsstätte nicht ausreicht,
ein Aufsuchen des Betriebssitzes nur zu Kontrollzwecken bzw. zur Auftragsabwicklung keine regelmäßige Arbeitsstätte begründet.

Die nachfolgende Übersicht zeigt die derzeitige Rechtslage auf und zeigt, was ab dem 1.1.2014 zu beachten ist:

Regelmäßige Arbeitsstätte (bis 31.12.2013) bzw. erste Tätigkeitsstätte (ab 1.1.2014)

Geltende Rechtslage bis 31.12.2013	Gesetzliche Neuregelung ab 1.1.2014
Grundlage: BFH (s. o.) und BMF-Schreiben vom 15.12.2011 (s. o.)	Grundlage: § 9 Abs. 4 EStG (n.F) (Begriff der ersten Tätigkeitsstätte)
Regelmäßige Arbeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines ausgegliederten Unternehmens, dem der Arbeitnehmer zugeordnet wurde (Outsourcing)	Erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens, eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (Leiharbeit)
-----	Weitere Voraussetzung: Arbeitnehmer soll unbefristet für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden
Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers erfolgt aufgrund von dienstrechtlichen/arbeitsvertraglichen Festlegungen	Die Zuordnung richtet sich nach der dienst- und arbeitsrechtliche Festlegung bzw. nach Absprachen und Weisungen
Fehlt eine derartige Festlegung, dann befindet sich die regelmäßige Arbeitsstätte in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, in der der Arbeitnehmer arbeitstäglich oder je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder mindestens 20 % seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognose).	Fehlt eine dienst- und arbeitsrechtliche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, ist die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognose)
Wird im Einzelfall geltend gemacht, dass eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, ist dies anhand des inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunktes der beruflichen Tätigkeit nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.	Liegen die Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitstätte, die der Arbeitgeber bestimmt oder der Wohnung am nächsten liegt, wenn die Bestimmung fehlt bzw. nicht eindeutig ist.

Besonderheiten bei Bildungseinrichtungen

Geltende Rechtslage bis 31.12.2013	Gesetzliche Neuregelung ab 1.1.2014
Eine Bildungseinrichtung, die zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird, ist keine regelmäßige Arbeitsstätte.	Eine erste Tätigkeitsstätte ist auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird.

Wichtig: Firmenwagen für Arbeitnehmer

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen, den dieser auch für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nutzen kann, muss er von vornherein wissen, ob der Arbeitnehmer in seinem Betrieb eine regelmäßige Arbeitsstätte (bzw. erste Tätigkeitsstätte) hat. Gibt es keine regelmäßige Arbeitsstätte (bzw. erste Tätigkeitsstätte), sind alle Fahrten mit ihren tatsächlichen Kosten steuerlich abziehbar, sodass die Fahrten des Arbeitnehmers zum Betrieb nicht als geldwerter Vorteil versteuert werden müssen.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist im Außendienst tätig und sucht einmal in der Woche den Betrieb seines Arbeitgebers auf, um dort seine Aufträge abzuwickeln. Obwohl der Arbeitnehmer als Außendienstmitarbeiter den Betrieb einmal in der Woche aufsucht, hat er dort keine regelmäßige Arbeitsstätte. Dieses vorteilhafte Ergebnis lässt sich auch für Zeiträume ab 2014 erreichen, indem der Arbeitgeber es vermeidet, durch dienst- und arbeitsrechtliche Festlegungen seine Betriebsstätte als erste Tätigkeitsstätte festzulegen.

Konsequenzen der Änderungen ab 2014

Ab 2014 kommt es bei Arbeitnehmern auf die erste Tätigkeitsstätte an. Dieser neue Begriff weicht inhaltlich von dem ab, was bisher unter einer regelmäßigen Arbeitsstätte zu verstehen ist. Konsequenz ist, dass es

bis zum 31.12.2013 darauf ankommt, ob der Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte hat,
ab dem 1.1.2014 darauf ankommt, ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat oder ob ein gesetzlich geregelter "ähnlicher" Fall vorliegt (bei Sammelfahrten und Tätigkeiten in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet).