Professionelles VP-Management umfasst mehr als nur die Festlegung der ›richtigen‹ VP-Methode oder die Erstellung der VP-Dokumentation. Die konzernweite Implementierung von VP-Strukturen ist weitaus umfangreicher und betrifft verschiedene Arbeitsschritte und Fachabteilungen. Das folgende Schaubild strukturiert die einzelnen Umsetzungsphasen und es zeigt vereinfachend einen typischen Verrechnungspreiszyklus, wie er bei jedem neuen VP-Sachverhalt durchlaufen werden sollte:

Abb. 4: Verrechnungspreiszyklus

Der oben dargestellte VP-Zyklus beschreibt die von den Autoren entwickelte und empfohlene chronologische Abfolge der Arbeitsschritte, wie sie in einem Unternehmen durchdacht und umgesetzt werden sollte. Dabei ist der Anspruch, neue oder sich verändernde Geschäftsmodelle oder Transaktionen aus VP-Sicht end-to-end professionell zu lösen. Übersieht oder überspringt man einzelne o. g. Schritte, so ist ein wirksames und effizientes VP-Management nicht mehr gewährleistet. Früher oder später wird das Unternehmen von den Versäumnissen eingeholt, die sich in hohen steuerlichen VP-Risiken/Steuernachzahlungen, ineffizienten Arbeitsprozessen oder laufenden Konflikten zwischen Controlling, der Steuerabteilung, dem Business und der IT auswirken können. Beispielsweise lassen sich folgende Problemfälle in der Praxis sehr häufig beobachten, deren Ursache oft im Auslassen einer oder mehrerer o. g. VP-Zyklus-Schritte begründet liegt:

  • Häufige Aussage: ›Wir haben Probleme mit der VP-Dokumentation‹. Bei näherer Betrachtung stellt man oft fest, dass eigentlich nicht das Verfassen der VP-Dokumentation selbst problematisch ist, sondern dass man während der Bearbeitung bemerkt, dass die im Konzern veröffentlichte VP-Richtlinie tatsächlich nicht (vollständig) gelebt wurde. Beispielsweise befinden sich die Ist-Margen außerhalb der Ziel-Margen-Bandbreite. Im Ergebnis sind offenbar die Schritte 4 (Entwicklung Prozesse, Orga & IT) und 5 (VP-Setzung & -Monitoring) nicht oder nicht VP-Richtlinien-konform umgesetzt worden. Die Festlegung von Prozessen und Verantwortlichkeiten sowie die Nutzung von Softwarelösungen, um die eher fehleranfälligen manuellen Arbeitsschritte (häufig im beliebten Excel umgesetzt) zu automatisieren, ist absolut erfolgsentscheidend. Oft ist die Qualität des VP-Managements von der Erfahrung weniger Einzelpersonen abhängig, obwohl die konzerninternen Verrechnungsvolumen i. d. R. zwischen 40 % und 60 % des Außenumsatzes ausmachen und insofern sehr erheblich sind. Know-how-Verlust aufgrund der Fluktuation von VP-verantwortlichen Mitarbeitern kommt hinzu.
  • Definition von VP-Methoden aus rein steuerlicher Sicht (Schritt 2 – VP-Modellierung) ohne Abstimmung mit der Steuerungslogik aus Controllingsicht (Schritt 1 – VP-Strategieentwicklung). Im Falle von 1-Preis-Systemen mit Legal Entity-EBIT-Incentivierung beeinflusst das VP-System die Erfolgsmessung und Boni des lokalen Managements (negativ oder positiv) oder das Controlling setzt diese steuerlichen VP-Methoden schlicht nicht um.
  • Gleiches gilt, wenn Controlling die VP ausschließlich nach eigenen Steuerungs-Vorstellungen festlegt, ohne diese steuerlich abzustimmen (Schritt 1 – Strategie und Schritt 2 – VP-Modellierung). Hier wird es oft schwierig werden, die steuerliche Angemessenheit der VP zu erreichen und zu dokumentieren (Schritt 6 – VP-Dokumentation) und vor den Finanzverwaltungen (Schritt 7 – VP-Verteidigung) im In- und Ausland zu verteidigen.
  • Falls keine oder keine verwertbare VP-Dokumentation (Schritt 6) zeitnah erstellt wird, wird man in Betriebsprüfungen (Schritt 7) im In- und Ausland mit Steuernachzahlungen und Strafen rechnen müssen.

Folgende Übersicht zeigt zusammenfassend die Kernelemente eines jeden VP-Zyklus-Schritts sowie die Verweise in die jeweiligen weiterführenden Kapitel dieses Buchs:

VP-Zyklus-Schritt 1: Entwicklung einer ganzheitlichen VP-Strategie

Abstimmung der VP Strategie unter Berücksichtigung …

  • des Geschäftsmodells, des Produktportfolios und der Supply Chain (Business)
  • der steuerlichen Vorgaben in den relevanten Ländern (Steuerabteilung)
  • des Steuerungskonzepts (Controlling)

Siehe Teil A, Kapitel 4.1.

VP-Zyklus-Schritt 2: VP-Modellierung

Hier geht es um die VP-Modellierung (z. B. Funktions- und Risiko-Analyse, Charakterisierung, Ermittlung VP Methode, Controlling- und steuerliche Sicht etc.) für folgende Transaktionen:

  • Waren (Rohstoffe, Halbfertig-, Fertigerzeugnisse, Ersatzteile, -geräte)
  • Dienstleistungen
  • Entsendungen
  • Lizenzen
  • Darlehen, Cash Pool und andere Finanzierungstransaktionen
  • Funktionsverlagerungen

Siehe Teil A, Kapitel 4.2 sowie ausführlicher in Teil B, Kapitel 5 bis 11 sowie Teil C.

VP-Zyklus-Schritt 3: Erstellung der VP-Richtlinie

Hier geht es um die Erstellung der VP-Richtlinie:

  • Fokus: steuerliche Sicht, Compliance-Anforderung, Betriebsprüfung
  • Zusammenschrieb des VP-Modells, Funktions- und Risiko-Analyse, Charakterisierung, VP-Methode inkl. Kalkulationsschema für alle Transaktionsgruppen
  • Beschreibung und Definition von Rollen & Verantwortlichkeiten ...

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