Ergebnisprotokoll statt Verlaufsprotokoll
Mit dem Festhalten von Zwischenergebnissen und ersten Beschlüssen ist implizit auch die Frage verbunden, was schon protokollwürdig ist. Kann das Protokoll schon teilweise im Plenum oder im Background vorbereitet werden? Bei der Wahl zwischen Verlaufs- und Ergebnisprotokoll sollte sich eindeutig für das Ergebnisprotokoll entschieden werden, weil es weniger Aufwand erzeugt und alles Wesentliche, d. h. die Maßnahmen, Zuständige und Termine enthält.
Wichtig ist auch die Bestimmung des Protokollführers, da mit Protokollen häufig "Politik" gemacht wird. Wer kann sich nach mehreren Tagen, wenn das Protokoll verteilt wird, noch an die genaue Formulierung eines Beschlusses erinnern, außer dem Protokollführer, wenn er die Formulierung richtig notiert hatte. Daher wird der Protokollführer häufig vom Chef bestimmt, dem er für etwaige Korrekturen das Protokoll vorzulegen hat, bevor es veröffentlicht wird. Diese Protokollform könnte als traditionell bezeichnet werden: Eine Person, z. B. die Assistenz oder der Controller, schreibt im Auftrag des Chefs die Beschlüsse mit, die im Nachhinein verteilt werden.
Sofortprotokolle sind sofort arbeitsfähig und manipulationssicher
Alternativ bietet sich das öffentliche Sofortprotokoll an. Es wird immer dann, wenn das Plenum einen (Maßnahmen-) Beschluss gefasst hat. Es wird öffentlich geführt, entweder als gesprächsbegleitend fortgeführte Liste auf einem Flipchart, von dem ein Fotoprotokoll erzeugt wird, oder mittels Notebook, MS-Office-Programmen und Visualisierung der Beschlüsse, möglichst simultan, über einen Beamer. Diese Form der öffentlichen Protokolle mag auf den ersten Blick nicht so wohlformuliert und optisch perfekt wirken. Doch ist ein derartiges Protokoll sofort arbeitsfähig, durch Ausdruck oder E-Mail-Versand. Weiterhin ist es kostengünstig und manipulationssicherer, da jeder Teilnehmer die Formulierung mitverfolgen und evtl. Korrekturwünsche im Plenum äußern und diskutieren kann.
Originalunterlagen von Pinnwänden (z. B. gesammelte und ausgestellte Moderationskarten) und Flipcharts lassen sich am besten mit einem Foto mittels einer Digitalkamera oder eines Smartphones als Fotoprotokoll dokumentieren. Diese Fotos werden in die entsprechenden Microsoft-Office-Dokumente eingebunden oder angefügt.
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