Budgetwirksamkeit als Maßstab der Einkaufseffektivität: ... / 3.3 Designregel 3: Realisierung und Umsetzungsmonitoring

Härtegradlogik für die Realisierung

Eine Planung ist nur dann effektiv, wenn sie strukturiert und zielorientiert umgesetzt wird. Dafür sollte ein Konzept angewandt werden, das eine schrittweise Implementierung der Maßnahmen vorsieht und mit einem entsprechenden System für das Umsetzungsmonitoring gekoppelt ist. Abbildung 5 zeigt eine fünfstufige Härtegradlogik. Der Referenzpreis bezeichnet dabei den Preis, von dem die Fachseite vor Involvierung des Einkaufs in die Planung mit seinen Einsparpotenzialen ausgehen musste.

Abb. 5:Fünfstufige Härtegradlogik zur graduellen Umsetzung der Einkaufsplanung.

In Stufe 1 wird die Maßnahme mit Information über Inhalt, Verantwortliche, Fristen usw. in das System eingepflegt. Zu diesem Zeitpunkt könnten die geplanten Budgeteffekte realisiert werden.

Geplante Budgeteffekte → Planbare Effekte

In Stufe 2 wird die Maßnahme mit ihren verschiedenen Hebeln weiter konkretisiert. Auf dieser Stufe sollten Budgeteffekte realisierbar sein, da bereits konkretere Plandaten vorliegen.

Geplante Budgeteffekte = (Referenzpreis – Planpreis) * Planmenge

In Stufe 3 wurden auf eine Ausschreibung bereits Angebote eingeholt und ausgewertet. Basierend auf diesen Informationen sind konkrete Budgeteffekte möglich, da man von Sollpreisen und -mengen ausgehen kann.

Soll-Budgeteffekte = (Referenzpreis – Sollpreis) * Sollmenge

In Stufe 4 ist der Vertrag unterzeichnet. Erst zu diesem Zeitpunkt kann man von konkreten Budgeteffekten sprechen, die realisierbar sein werden. Lediglich bei der Menge kann es je nach Vertragsgestaltung noch Unsicherheiten geben.

Vertraglich gesicherte Budgeteffekte = (Referenzpreis – Vertragspreis) * Sollmenge

In Stufe 5 ist die Implementierung der Maßnahme abgeschlossen. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Savings als solche berichtet werden, da erst auf dieser Stufe Budgeteffekte mit Istpreisen und -mengen berechnet werden können. Nicht planbare Kontingenzfaktoren, wie Marktpreisverfall, müssen ebenso berücksichtigt werden.

Realisierte Budgeteffekte = (Referenzpreis – Istpreis) * Istmenge ± Kontingenzfaktoren

Integriertes Umsetzungsmonitoring

Dieser Realisierungsprozess ist gekoppelt mit einem Monitoring-System, mit dem Echtzeitabfragen und -berechnungen jederzeit für Reportingzwecke erstellt werden können. Zuerst werden regelmäßige unterjährige Messungen durchgeführt und potenzielle Soll-Ist-Abweichungen identifiziert und analysiert. Durch die Untersuchung von kausalen Zusammenhängen können kontinuierlich Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Offizielle Savings-Reinvestitionen

Zusätzlich sollte ein "Topf"-System für unterjährige Reinvestitionen eingeführt werden. Nur wenn unterjährige Budgeteinsparungen in einem Topf festgehalten werden, über dessen Verwendung unterjährig offiziell und funktionsübergreifend entschieden wird, können Budget-Reallokationen als budgetwirksame Savings dem Einkauf zugerechnet werden und sind auch für die Unternehmensleitung selbst am Ende des Geschäftjahres noch ersichtlich.

Praxis-Tipp

Designregel 3: Maßnahmen systematisch umsetzen und monitoren

Um eine erhöhte Transparenz und Nachhaltigkeit der Budgeteffekte zu erzielen,

• führen Sie ein System zur graduellen Maßnahmenrealisierung ein, das Ihnen bei Bedarf jederzeit den aktuellen Status jeder geplanten Maßnahme und der geplanten Budgeteffekte anzeigt.
• implementieren Sie zur Koordination der Maßnahmenrealisierung ein integriertes Umsetzungsmonitoring-System und
• transferieren Sie ungeplante, aber realisierte On-top-Budgeteffekte in einen separaten "Topf", über dessen Verwendung unterjährig offiziell entschieden wird.