Fachbeiträge & Kommentare zu Datenschutz

In den Anwendungs- und Schutzbereich des BDSG fallen gemäß § 46 Nr. 1 BDSG sämtliche personenbezogenen Daten. Dafür genügt, dass die Identität bspw. des Beschäftigten unmittelbar unter Zuhilfenahme von Zusatzwissen feststellbar ist (Identifizierbarkeit, vgl. § 46 Nr. 1 BDSG)[1], unabhängig davon, ob die Daten als konkret schutzwürdig angesehen werden oder nicht. Nach der Neu...mehr

Die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis ist gemäß Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG nur dann zulässig, wenn sie mit Bezug auf das Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Der unbestimmte Rechtsbegriff der Erforderlichkeit ist auch bei der datenschutzrechtlichen Neuregelung in § 26 BDSG vom Gesetzgeber übernommen worden. Damit bleiben die damit verbundenen Konkretisierungsprobleme beste...mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt...mehr

Jede für die Beendigung und die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses erforderliche (s. o.) Datenverarbeitung ist zulässig. Die Daten dürfen auch noch nach dem Ausscheiden des Beschäftigten gespeichert bleiben, soweit dafür ein auf das Arbeitsverhältnis bzw. dessen Nachwirkungen bezogenes Bedürfnis besteht. Dies gilt insbesondere für Daten zur weiteren Durchführung und Erfüllu...mehr

Zulässig ist die Datenverarbeitung der sog. Stammdaten des Arbeitnehmers, die für die ordnungsgemäße organisatorische Durchführung des Arbeitsverhältnisses benötigt werden. Dazu gehört auch die Erfassung von Fehlzeiten. Unzulässig soll die Erhebung und Speicherung der privaten Mobilnummer des Arbeitnehmers sein.[1] Der Arbeitgeber hat ein berechtigtes Interesse an der Vollstä...mehr

Fraglich ist, ob die Vorgaben der DSGVO und des BDSG auch für noch traditionell in Papierform geführte Personalakten gilt. Die Rechtsprechung äußerte Zweifel. "In Art. 2 Abs. 1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO wird der Begriff der Dateisysteme zugrunde gelegt. Unabhängig von der Frage, ob dieser Begriff zwischen automatisierten und nicht automatisierten Vorgängen unterscheidet (dazu et...mehr

Ein Verstoß gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten ist – abhängig von den spezialgesetzlichen Vorschriften – meist bußgeldbewehrt. Wichtige Beispiele hierfür sind: Verstöße gegen Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes werden mit einem Bußgeld von bis zu 500 EUR bestraft.[1] Ein Verstoß gegen den Jugendarbeitsschutz ist mit bis zu 2.500 EUR bußgeldbewehrt.[2] Ein Versto...mehr

Maßgeblich im Bereich des Datenschutzrechts sind vor allem die Bestimmungen der Art. 82, 83 DSGVO. Danach ziehen Ordnungswidrigkeitstatbestände [1], die abhängig von dem jeweiligen formellen oder materiellen datenschutzrechtlichen Verstoß Bußgelder von bis zu 10 Mio. EUR oder 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes, bzw. bis zu 20 Mio. EUR oder 4 % des weltweit erzielten Jah...mehr

Hinweis Defintion: Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungspflicht meint die Pflicht des Arbeitgebers, bestimmte geschäftliche Unterlagen in einer geordneten Form aufzubewahren, um diese bei einem berechtigten Verlangen Dritter, beispielsweise einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, vorlegen zu können.[1] Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber neben d...mehr

Quittungsbelege über Zahlungen von Arbeitslohn sind 6 bis 10 Jahre aufzubewahren.[2] Die Unterlagen können auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.[3] Lohnberechnungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie für die Besteuerung Bedeutung haben.[4] Gleiches gilt für Bücher, Inventare und Bilanzen. Die Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträg...mehr

Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren.[2] Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit auch ohne Ausgleich aufgrund einer tarifv...mehr

Arbeitgeber in den Schwarzarbeitsbekämpfungsbranchen sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen.[2] Auch sie haben diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren...mehr

Das JArbSchG sieht die Pflicht zur ärztlichen Begutachtung der Jugendlichen vor Aufnahme einer Tätigkeit und in deren Verlauf vor.[2] Mithilfe dieser Untersuchungen soll gesundheitlichen Schädigungen der Jugendlichen durch die Beschäftigung vorgebeugt werden. Arbeitgeber von Jugendlichen haben die anlässlich der Untersuchungen erstellten ärztlichen Bescheinigungen bis zur Be...mehr

Für Arbeitnehmer, die als Fahrer oder Beifahrer bei Straßenverkehrstätigkeiten beschäftigt werden, hat der Arbeitgeber die Arbeitszeit i. S. d. Arbeitszeitgesetzes insgesamt aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen 2 Jahre aufzubewahren, um die Kontrolle der Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten zu erleichtern.[2] Diese Vorgaben gelten (nur) für Arbeitnehmer, die als Fahrer oder Be...mehr

Aufbewahrungspflichten einerseits und Löschpflichten andererseits stehen sich in einem Spannungsverhältnis gegenüber. Dieses Spannungsverhältnis hat der Gesetzgeber für die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mit § 26 BDSG aufgelöst. Bei anderen Aufbewahrungsinteressen des Arbeitgebers bestehen jedoch weiterhin offene Fragen, die bislang weitestgehend auch noch keiner höchst...mehr

Das MuSchG sieht verschiedene Mitteilungs- und Dokumentationspflichten des Arbeitgebers betreffend schwangerer und stillender Arbeitnehmerinnen vor. Unterlagen, aus denen der Name der beschäftigten schwangeren oder stillenden Frau, die Art und der zeitliche Umfang ihrer Beschäftigung, die Entgelte, die an sie gezahlt worden sind, die Ergebnisse der mutterschutzrechtlichen Ge...mehr

Gerade vor dem Hintergrund bereits wiederholt in Millionenhöhe verhängter Bußgelder wird ein gutes Aufbewahrungs- bzw. Löschmanagementkonzept für Arbeitnehmerdaten immer bedeutender. Abschreckende Beispiele sind hierbei Fälle mit Millionenbußgeldern bei der "Deutsche Wohnen" und "1&1". Zwar lagen den dortigen Fällen keine arbeitsrechtlichen Datenschutzverstöße zugrunde – die...mehr

Rechtsstreitigkeiten entstehen häufig auch rund um die Frage der Löschung von Daten der Arbeitnehmer auf Social-Media-Plattformen. Aus der Rechtsprechung geht dazu im Wesentlichen hervor, dass auf der Homepage veröffentlichte Daten des Arbeitnehmers (z. B. Name oder Fotos) umgehend zu löschen sind, wenn der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet. Die Pflicht zur Löschun...mehr

Lohnkonten sind bis zum Ende des 6. Jahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.[2] Hinweis Folgen der Verletzung der Aufbewahrungspflicht Die Verletzung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht kann dazu führen, dass die Buchführung nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird.[3]mehr

§ 165 SGB VII regelt die Unternehmerpflicht zum Nachweis der Entgelte als Beitragsfaktoren[2], auf deren Kenntnis die Unfallversicherungsträger für die Beitragsberechnung angewiesen sind.[3] Für die nach Abs. 1 und 2 zu erbringenden Nachweise besteht eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren.[4]mehr

Jeder Arbeitgeber, der Minijobber und kurzfristig Beschäftigte [2] beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Er hat diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt...mehr

Gleiches gilt für Entleiher von Leiharbeitnehmern. Auch das Arbeitnehmerentsendegesetz beinhaltet Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Den Arbeitgeber (die Arbeitnehmer und ggf. auch angetroffene Dritte) treffen die Mitwirkungspflichten aus § 5 SchwarzArbG sowie die Aufzeichnungs- und Bereitstellungspflichten aus §§ 18 und 8 AEntG.[2] Zu den Unterlagen, die ein Arbeitge...mehr

In der Eisen- und Stahlindustrie muss ein Verzeichnis über die an arbeitsfreien Sonn- und Feiertagen eingesetzten Arbeitnehmer geführt und für 2 Jahre aufbewahrt werden.[1] Gleiches gilt für die Papierindustrie.[2] Besondere Aufbewahrungsfristen gibt es bei arbeitsmedizinischen Aufzeichnungen oder Unterlagen über Untersuchungen nach der Strahlenschutzverordnung und Röntgenver...mehr

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist die Speicherung der Arbeitnehmerdaten durch § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG legitimiert.[1] Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen auch nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Kollektivvere...mehr

Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeitgebers – beeinträchtigt werden würden.[1] Besonders relevant ist d...mehr

Weitgehend Klarheit hinsichtlich der Löschpflichten besteht, soweit klare gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen muss (und darf) der Arbeitgeber die Daten nicht löschen. Im Übrigen ist eine sofortige Löschung dann nicht notwendig, wenn ein berechtigtes Interesse an der weiteren Datenverarbeitung besteht, beispielsw...mehr

Für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte gibt es keine gesetzliche Frist. Während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses wird man bei leichten Pflichtverstößen eine Entfernungspflicht nach 3 Jahren annehmen können, wenn keine weiteren Verstöße hinzugekommen sind. Allerdings kann eine Abmahnung für eine spätere Interessenabwägung bei einer verhaltensbedingten K...mehr

Die weitgehenden Sanktions- und Schadensersatzvorschriften verdeutlichen die Notwendigkeit eines gut strukturierten Löschmanagementkonzepts, das einerseits die gesetzlich normierten oder zur Wahrung der Interessen notwendigen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt, andererseits aber auch den Löschzeitpunkt bestimmt, ab dem die Daten nicht mehr für die Abwicklung des Arbeitsve...mehr

Zeile 52 Ein Erstattungsbetrag (Zeile 52) wird nach Zustimmung[1] ohne besonderen Antrag vom Finanzamt auf das ihm benannte Konto überwiesen oder ggf. mit Steuerschulden verrechnet.[2] Hat der Steuerpflichtige dem Finanzamt ein unrichtiges Konto angegeben, trägt er die Verlustgefahr, wenn das Finanzamt einen Erstattungsbetrag im beleglosen Datenträgeraustauschverfahren auf di...mehr

Nach dem 1.1.2025 eingebaute Heizungsanlagen sind mit einer Messausstattung zur Erfassung des Energieverbrauchs und der erzeugten Wärmemenge sowie mit einer zugänglichen Energieverbrauchs- und Effizienzanzeige auszurüsten (§ 71a GEG). Dies gilt nicht für Biomasseheizungen und Luft/Luft-Wärmepumpen. Die Ausstattungen müssen fernablesbar sein und dabei den Datenschutz und die ...mehr

Die Regelung des Datenschutzes ist das zentrale Thema zur Vertrauensbildung im BEM und noch vor der eigentlichen Einleitung des BEM-Verfahrens zu bearbeiten bzw. zu klären. Der Datenschutz ist auf der Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sicherzustellen. Die Anforderungen der DSGVO sowie des BDSG verlangen eine Konkretisi...mehr

Am 25.5.2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Das bislang in Deutschland geltende Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wurde überarbeitet und gilt neben den Regelungen der DSGVO auch für alle privaten Vermieter, Hausverwalter und Makler. Alle privaten Prozesse eines privaten Vermieters unterliegen dem Anwendungsbereich dieser Verordnung, und zwar unab...mehr

Die Verarbeitung von Daten aus einer fernablesbaren Ausstattung zur Verbrauchserfassung darf nur erfolgen, soweit dies für folgende Zwecke zwingend erforderlich ist, nämlich zur Erfüllung der verbrauchsabhängigen Kostenverteilung und zur Abrechnung mit dem Nutzer nach § 6 HeizKV und zur Erfüllung der Informationspflichten nach § 6a HeizKV Außerdem dürfen der Abruf und die Ve...mehr

Auch die Weitergabe von Daten an Dritte wie Handwerker oder andere Mieter ist eine Datenverarbeitung und darf, wenn keine Einwilligung der Person vorliegt, laut der ihre Daten verarbeitet werden dürfen, nur erfolgen, wenn eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Der Dritte ist selbst verantwortlich für den ordnungsgemäßen Umgang mit den Daten. Vorsorglich sollte der Vermieter den...mehr

Bevor man sich den Einzelfallprozessen widmet, sind das BEM-Team zu bilden, Datenschutz und Vertraulichkeit sicherzustellen, die innerbetriebliche Öffentlichkeit zu BEM zu informieren und zu überzeugen, zu entscheiden, welche Kennzahlen die Entwicklung von BEM beschreiben können. 4.1 Die Bildung des BEM-Teams In § 167 Abs. 2 SGB IX wird die Bildung eines BEM-Teams oder Integration...mehr

Beim Ablesen der Verbrauchsdaten für Heizung und Warmwasser handelt es sich um eine Datenverarbeitung; dafür braucht es eine Rechtsgrundlage. In Betracht kommt Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1b DSGVO, da die Datenerhebung zur Erfüllung der mietvertraglichen Abrechnungspflicht des Vermieters erforderlich ist. Die Mieter und mögliche Mitbewohner müssen über die Datenerheb...mehr

Die Erhebung, Ablage und Weitergabe von Daten ist nur dann zulässig, wenn eine Rechtsgrundlage die Verarbeitung erlaubt. Vor allem folgende Rechtsgrundlagen können gemäß § 6 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten herangezogen werden: Vertragserfüllung, das heißt, wenn die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ...mehr

Um seinen Instandhaltungspflichten nachzukommen, darf der Vermieter einen Handwerker beauftragen und ihm – sofern erforderlich – Namen und Kontaktdaten seiner Mieter benennen. Nach der hier vertretenen Auffassung handelt es sich um eine Weitergabe der Daten an Dritte. Es werden fremde Fachleistungen bei einem eigenständigen verantwortlichen Dritten in Anspruch genommen, für ...mehr

Beauftragt der Vermieter eine Verwaltung mit der Mietverwaltung, ist dies kein Fall von Auftragsdatenverarbeitung. Die Verwaltung wird regelmäßig bevollmächtigt, selbstständig alle Entscheidungen bezüglich des Mietverhältnisses zu treffen. Es kommt auf den konkreten Verwaltervertrag an, denn häufig lässt sich in der Mietverwaltung eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art...mehr

Gemäß § 17 DSGVO sind alle personenbezogenen Daten zu löschen, wenn diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr bestehen. Der Zeitpunkt des Wegfalls hängt also vom jeweiligen Zweck der Datenbearbeitung ab: Daten zu den Betriebskosten sind mindestens bis zum Ablauf der Einwendungsfrist für Mieter aufzubewahren (gemäß § 556 A...mehr

Inner- und überbetriebliche Regelungen bilden für die Arbeit des BEM-Teams wesentliche Rahmenbedingungen für eine inhaltlich fundierte, die betrieblichen Abläufe und organisatorischen Regelungen beachtende, aufnehmende und damit nachhaltige Arbeit des BEM-Teams. Insbesondere bei der Situationsanalyse, der Maßnahmenplanung und -umsetzung sollten das BEM-Team und der Fallmanage...mehr

Es dürfen nur die im Zusammenhang mit dem konkreten Zweck erforderlichen Daten erhoben werden. Vor jeder Datenerhebung ist deshalb ein konkreter Zweck zu ermitteln. Danach bestimmt sich der Umfang der Datenverarbeitung. Auch der zeitliche Zusammenhang ist maßgeblich. Es geht also nicht darum, welche Daten der Vermieter möglicherweise irgendwann einmal benötigt. Vielmehr muss...mehr

Verlangt ein Mieter Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zur Betriebskostenabrechnung, muss ihm der Vermieter auf Verlangen auch die Ablesebelege zu den anderen Wohnungen im Haus vorlegen. Es handelt sich hierbei um eine Datenverarbeitung in Form der Weitergabe der Daten an Dritte. Eine Einwilligung der übrigen Mieter ist nicht erforderlich. Der Vermieter darf dem Mieter di...mehr

Der Vermieter darf die Daten seiner Mieter, soweit erforderlich, auch im Rahmen einer Rechtsberatung bzw. zum Zwecke der Steuerberatung und -erklärung einem Anwalt bzw. Steuerberater übermitteln. Es handelt sich nicht um eine Auftragsdatenverarbeitung. Vielmehr wird fremde Fachleistung bei eigenständiger Verantwortung des Beraters in Anspruch genommen.[1] Da es sich um eine ...mehr

Jeder Betroffene hat das Recht zu erfahren, welche Daten von ihm zu welchem Zweck gespeichert wurden (Art. 15 DSGVO). Sofern die Person, deren Daten verarbeitet werden, die Daten nicht selbst übermittelt oder von der Verarbeitung, beispielsweise durch die Weitergabe an Dritte, nichts weiß, muss sie über die Verarbeitung informiert werden. Dabei muss der Vermieter dem Betroffe...mehr

In § 167 Abs. 2 SGB IX wird die Bildung eines BEM-Teams oder Integrationsteams nicht gefordert, der in der Rechtsprechung konkretisierte "koordinierte Suchprozess" setzt jedoch eine entwickelte Kompetenz voraus, für die sich die Bildung eines BEM- oder Integrationsteams empfiehlt. Achtung Zusammensetzung des BEM-Teams Das BEM-Team besteht entsprechend § 167 Abs. 2 SGB IX aus ei...mehr

Mit diesem Prozess soll sichergestellt werden, dass alle im Unternehmen vorhandenen Ressourcen und Verfahren, die einen erfolgreichen BEM-Prozess im Einzelfall unterstützen können, genutzt werden. Es sollen fallübergreifende Erkenntnisse der BEM-Akteure vom BEM-Team an die Fachabteilungen weitergegeben werden; das BEM-Team wiederum soll bei seiner Arbeit durch die betrieblic...mehr

Für Arbeitgeber besteht seit dem 1.1.2023 in vielerlei Hinsicht Anpassungsbedarf. Zunächst sind die (administrativen) Prozesse im Fall einer Krankmeldung anzupassen. Die bereits im Betrieb bestehenden Abläufe zur AU-Bescheinigung in Papierform sollten um ein standardisiertes Verfahren für die eAU-Bescheinigung erweitert werden. Hierbei sind insbesondere Vorgaben des Datenschu...mehr

Der Mieter muss dem Vermieter Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB, Einwendungsfrist). Danach kann er keine Einwendungen mehr geltend machen (Ausschlussfrist), es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Der Mieter hat das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden...mehr

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