Fachbeiträge & Kommentare zu Datenschutz

Im Arbeitsrecht sind Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellten Unterlagen in erster Linie zur Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden geregelt.mehr

Folgende spezialgesetzliche Regelungen begründen Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von Informationen: 2.3.1 Entgeltabrechnungen[1] Quittungsbelege über Zahlungen von Arbeitslohn sind 6 bis 10 Jahre aufzubewahren.[2] Die Unterlagen können auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.[3] Lohnberechnungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahre...mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt...mehr

Hinweis Defintion: Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungspflicht meint die Pflicht des Arbeitgebers, bestimmte geschäftliche Unterlagen in einer geordneten Form aufzubewahren, um diese bei einem berechtigten Verlangen Dritter, beispielsweise einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, vorlegen zu können.[1] Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber neben d...mehr

Arbeitgeber haben für jeden Beschäftigten für jedes Kalenderjahr sämtliche Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte sozialversicherungsrechtliche Prüfung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.[2] Dies gilt nicht für Beschäftigte in privaten Haushalten.[3]mehr

Quittungsbelege über Zahlungen von Arbeitslohn sind 6 bis 10 Jahre aufzubewahren.[2] Die Unterlagen können auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.[3] Lohnberechnungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie für die Besteuerung Bedeutung haben.[4] Gleiches gilt für Bücher, Inventare und Bilanzen. Die Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträg...mehr

Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren.[2] Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit auch ohne Ausgleich aufgrund einer tarifv...mehr

Ein Verstoß gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten ist abhängig von den spezialgesetzlichen Vorschriften meist bußgeldbewehrt. Wichtige Beispiele hierfür sind: Verstöße gegen Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes werden mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 EUR bestraft.[1] Ein Verstoß gegen den Jugendarbeitsschutz ist mit bis zu 5.000 EUR bußgeldbewehrt.[2] Ein Verstoß...mehr

Arbeitgeber in den Schwarzarbeitsbekämpfungsbranchen sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen.[2] Auch sie haben diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren...mehr

Für Arbeitnehmer, die als Fahrer oder Beifahrer bei Straßenverkehrstätigkeiten beschäftigt werden, hat der Arbeitgeber die Arbeitszeit i. S. d. Arbeitszeitgesetzes insgesamt aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen 2 Jahre aufzubewahren, um die Kontrolle der Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten zu erleichtern.[2] Diese Vorgaben gelten (nur) für Arbeitnehmer, die als Fahrer oder Be...mehr

Aufbewahrungspflichten einerseits und Löschpflichten andererseits stehen sich in einem Spannungsverhältnis gegenüber. Dieses Spannungsverhältnis hat der Gesetzgeber für die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mit § 26 BDSG aufgelöst. Bei anderen Aufbewahrungsinteressen des Arbeitgebers bestehen jedoch weiterhin offene Fragen, die bislang weitestgehend auch noch keiner höchst...mehr

Das MuSchG sieht verschiedene Mitteilungs- und Dokumentationspflichten des Arbeitgebers betreffend schwangerer und stillender Arbeitnehmerinnen vor. Unterlagen, aus denen der Name der beschäftigten schwangeren oder stillenden Frau, die Art und der zeitliche Umfang ihrer Beschäftigung, die Entgelte, die an sie gezahlt worden sind, die Ergebnisse der mutterschutzrechtlichen Ge...mehr

Gerade vor dem Hintergrund bereits wiederholt in Millionenhöhe verhängter Bußgelder wird ein gutes Aufbewahrungs- bzw. Löschmanagementkonzept für Arbeitnehmerdaten immer bedeutender. Abschreckende Beispiele sind hierbei Fälle mit Millionenbußgeldern bei der "Deutsche Wohnen" und "1&1". Zwar lagen den dortigen Fällen keine arbeitsrechtlichen Datenschutzverstöße zugrunde – die...mehr

Rechtsstreitigkeiten entstehen häufig auch rund um die Frage der Löschung von Daten der Arbeitnehmer auf Social-Media-Plattformen. Aus der Rechtsprechung geht dazu im Wesentlichen hervor, dass auf der Homepage veröffentlichte Daten des Arbeitnehmers (z. B. Name oder Fotos) umgehend zu löschen sind, wenn der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet. Die Pflicht zur Löschun...mehr

Lohnkonten sind bis zum Ende des 6. Jahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.[2] Hinweis Folgen der Verletzung der Aufbewahrungspflicht Die Verletzung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht kann dazu führen, dass die Buchführung nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird.[3]mehr

§ 165 SGB VII regelt die Unternehmerpflicht zum Nachweis der Entgelte als Beitragsfaktoren[2], auf deren Kenntnis die Unfallversicherungsträger für die Beitragsberechnung angewiesen sind.[3] Für die nach Abs. 1 und 2 zu erbringenden Nachweise besteht eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren.[4]mehr

Jeder Arbeitgeber, der Minijobber und kurzfristig Beschäftigte [2] beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Er hat diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt...mehr

Gleiches gilt für Entleiher von Leiharbeitnehmern. Auch das Arbeitnehmerentsendegesetz beinhaltet Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Den Arbeitgeber (die Arbeitnehmer und ggf. auch angetroffene Dritte) treffen die Mitwirkungspflichten aus § 5 SchwarzArbG sowie die Aufzeichnungs- und Bereitstellungspflichten aus §§ 18 und 8 AEntG.[2] Zu den Unterlagen, die ein Arbeitge...mehr

In der Eisen- und Stahlindustrie muss ein Verzeichnis über die an arbeitsfreien Sonn- und Feiertagen eingesetzten Arbeitnehmer geführt und für 2 Jahre aufbewahrt werden.[1] Gleiches gilt für die Papierindustrie.[2] Besondere Aufbewahrungsfristen gibt es bei arbeitsmedizinischen Aufzeichnungen oder Unterlagen über Untersuchungen nach der Strahlenschutzverordnung und Röntgenver...mehr

Das JArbSchG sieht die Pflicht zur ärztlichen Begutachtung der Jugendlichen vor Aufnahme einer Tätigkeit und in deren Verlauf vor.[2] Mithilfe dieser Untersuchungen soll gesundheitlichen Schädigungen der Jugendlichen durch die Beschäftigung vorgebeugt werden. Arbeitgeber von Jugendlichen haben die anlässlich der Untersuchungen erstellten ärztlichen Bescheinigungen bis zur Be...mehr

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist die Speicherung der Arbeitnehmerdaten durch § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG legitimiert.[1] Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen auch nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Kollektivvere...mehr

Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeitgebers – beeinträchtigt werden würden.[1] Besonders relevant ist d...mehr

Weitgehend Klarheit hinsichtlich der Löschpflichten besteht, soweit klare gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen muss (und darf) der Arbeitgeber die Daten nicht löschen. Im Übrigen ist eine sofortige Löschung dann nicht notwendig, wenn ein berechtigtes Interesse an der weiteren Datenverarbeitung besteht, beispielsw...mehr

Für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte gibt es keine gesetzliche Frist. Während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses wird man bei leichten Pflichtverstößen eine Entfernungspflicht nach 3 Jahren annehmen können, wenn keine weiteren Verstöße hinzugekommen sind. Allerdings kann eine Abmahnung für eine spätere Interessenabwägung bei einer verhaltensbedingten K...mehr

Fraglich ist, ob die Vorgaben der DSGVO und des BDSG auch für noch traditionell in Papierform geführte Personalakten gilt. Die Rechtsprechung äußerte Zweifel. "In Art. 2 Abs. 1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO wird der Begriff der Dateisysteme zugrunde gelegt. Unabhängig von der Frage, ob dieser Begriff zwischen automatisierten und nicht automatisierten Vorgängen unterscheidet (dazu et...mehr

Maßgeblich im Bereich des Datenschutzrechts sind vor allem die Bestimmungen der Art. 82, 83 DSGVO. Danach ziehen Ordnungswidrigkeitstatbestände [1], die abhängig von dem jeweiligen formellen oder materiellen datenschutzrechtlichen Verstoß Bußgelder von bis zu 10 Mio. EUR oder 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes, bzw. bis zu 20 Mio. EUR oder 4 % des weltweit erzielten Jah...mehr

Die weitgehenden Sanktions- und Schadensersatzvorschriften verdeutlichen die Notwendigkeit eines gut strukturierten Löschmanagementkonzepts, das einerseits die gesetzlich normierten oder zur Wahrung der Interessen notwendigen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt, andererseits aber auch den Löschzeitpunkt bestimmt, ab dem die Daten nicht mehr für die Abwicklung des Arbeitsve...mehr

Es dient den Zielen der Veranstaltung, wenn Wertschätzung auch in den Rahmenbedingungen ausgedrückt wird. Das beginnt bei der Raumauswahl (hell, groß, repräsentativ) und erstreckt sich auf die Ausstattung des Raums ebenso wie auf die Bewirtung. Häufig werden Obstsalate, Gemüsesticks mit Kräuterquark oder besondere Fruchtsäfte neben Tee und Kaffee angeboten. Bei Seminarverans...mehr

Inhaltlich richtet sich die Fortbildungspflicht nach den Maßgaben der Anlage 1 Buchstabe B zu § 15b Abs. 1 MaBV. Für Wohnimmobilienverwalter sind insoweit folgende Inhalte vorgesehen: Grundlagen der Immobilienwirtschaft (u. a. Abgrenzung Facility Management/Gebäudemanagement, relevante Versicherungsarten im Immobilienbereich sowie Umwelt- und Energiethemen im Immobilienbereic...mehr

Rz. 26 Durch die Erstellung eines trägerübergreifenden Teilhabeplans werden persönliche Daten (z. B. Lebenshintergrund, gesundheitliche Einschränkungen mit ihren Folgewirkungen) ermittelt und an andere beteiligte Rehabilitationsträger weitergeleitet. Aus diesem Grund haben die Rehabilitationsträger die vertrauenswürdigen Daten des Leistungsberechtigten gegenüber Unbefugten z...mehr

Rz. 1 Die Vorschrift trat aufgrund des Gesetzes zur Stärkung der Teilhabe und Selbstbestimmung von Menschen mit Behinderungen (Bundesteilhabegesetz – BTHG) v. 23.12.2016 (BGBl. I S. 3234) zum 1.1.2018 in Kraft und wurde zuletzt durch das Gesetz zur Stärkung der Teilhabe von Menschen mit Behinderungen sowie zur landesrechtlichen Bestimmung der Träger von Leistungen für Bildun...mehr

Rz. 14 Liegt eine Voraussetzung für die Einleitung eines Teilhabeplanverfahrens vor, hat der leistende bzw. verantwortliche Rehabilitationsträger (vgl. Rz. 13) mit dem Leistungsberechtigten bzw. mit dessen gesetzlichen Vertreter Kontakt aufzunehmen und ihn gemäß § 50 der GE Reha-Prozess über die Verwaltungsabläufe und die weiteren (zeitlichen) Vorgehensweisen, die Funktion und...mehr

Die Bestimmungen über die Vermittlung von Zusatzversicherungen und die damit einhergehende Zusammenarbeit mit den privaten Krankenversicherungsunternehmen haben keine Auswirkungen auf die Regelungen über den Schutz der Sozialdaten.[1] Die Krankenkassen erlangen durch § 194 Abs. 1a SGB V nicht die Befugnis, dem Datenschutz unterliegende Versichertendaten in zweckwidriger, dem...mehr

Rn. 118q Stand: EL 169 – ET: 12/2023 Das SGB II ist wie folgt aufgebaut:mehr

Rn. 147 Stand: EL 51 – ET: 05/2002 Das Gesetz dient iw der redaktionellen inhaltlichen Bereinigung, der Beseitigung nicht praktikabler Vorschriften sowie einer Anpassung an die Rspr des BFH und an das Recht der EU. Der Schwerpunkt des Gesetzes liegt im Bereich der USt (Einführung der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG). Neben redaktionellen Änderunge...mehr

Liebe Leserinnen und Leser, unter der Rubrik "Literaturkritik: Erbrecht" stellen wir monatlich eine Auswahl von Neuerscheinungen aus dem Bereich des Erbrechts, des Erbschaftsteuerrechts sowie der erbrechtsrelevanten Nebengebiete vor. Güttler Gerichtliche Genehmigungen im Familienrecht 2025 Mohr Siebeck, ISBN 978-3-16-164056-8, 94 EUR Die vorliegende Arbeit wurde im Sommersemester ...mehr

Rn. 31 Stand: EL 188 – ET: 04/2026 Die Verwendung der Mitteilungen für Überprüfungen im Sozialbereich ist deutlich erweitert worden. War ursprünglich nur eine Mitteilung an die Bundesanstalt für Arbeit über die Zahl der Freistellungsaufträge vorgesehen, sah schon das StSenkG 1998 eine Mitteilung an alle Sozialleistungsträger (iSd §§ 18–29 SGB I) bei Einverständnis der betroff...mehr

Rz. 91 Bei der Erfüllung der Angabepflichten in ESRS S4-3 kann sich das Unternehmen nach ESRS S4.AR18 am Inhalt der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und der OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen orientieren, die sich auf Abhilfemaßnahmen und Beschwerdemechanismen konzentrieren. ESRS S4.BC75 verdeutlicht die Zweiteilung der Betrachtung: Einerseits ...mehr

Rz. 16 ESRS 1, App. A enthält die Aufstellung der Nachhaltigkeitsaspekte, die bei der Wesentlichkeitsanalyse eines berichtspflichtigen Unternehmens mind. zu würdigen sind (§ 3). Die für ESRS S4 einschlägige Aufstellung von Themen, Unterthemen und Unter-Unterthemen zeigt Tab. 1:mehr

Rz. 16d Das Krankenversichertennummernverzeichnis darf nur zum Ausschluss und zur Korrektur von Mehrfachvergaben verwendet werden.mehr

Rz. 16c Das Verzeichnis enthält für jeden Versicherten den unveränderbaren und den veränderbaren Teil der Krankenversichertennummer. Dabei ist zu gewährleisten, dass der unveränderbare Teil der Krankenversichertennummer nicht mehrfach vergeben wird. Der GKV-Spitzenverband legt das Nähere dazu im Einvernehmen mit dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informations...mehr

Rz. 1 Die Vorschrift wurde durch das Gesetz zur Strukturreform im Gesundheitswesen (Gesundheitsreformgesetz – GRG) v. 20.12.1988 (BGBl. I S. 2477) mit Wirkung zum 1.1.1989 eingeführt. Sie wurde seitdem mehrfach geändert, zuletzt durch Art. 1 Nr. 10 des Gesetzes zur Pflegepersonalbemessung im Krankenhaus sowie zur Anpassung weiterer Regelungen im Krankenhauswesen und in der D...mehr

Ein dritter Bestandteil ist die Sensibilisierung für Risiken. Dazu gehören etwa: Verzerrungen in Trainingsdaten (Bias), fehlerhafte oder erfundene Inhalte ("Halluzinationen"), Datenschutz- oder Sicherheitsrisiken, potenzielle Urheberrechtsverletzungen bei Verwendung geschützter Werke sowie mögliche Auswirkungen auf Kunden oder andere Betroffene.mehr

Viele Arbeiten, die bei der Erstellung der klassischen Wissensbilanz heute entweder manuell oder nur in Teilen automatisiert erfolgen, lassen sich inzwischen mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) besserer, schneller und effizienter erledigen. Vor allem der Prozess der Datensammlung, -erfassung und -analyse wird dadurch erheblich beschleunigt und im Betrieb werden ...mehr

Die Digitalisierung von HR bringt enorme Effizienzgewinne. Gleichzeitig werden sensible personenbezogene Daten in großem Umfang digital verarbeitet. Grundpfeiler einer vertrauenswürdigen Digitalisierung von HR-Prozessen bildet damit der Datenschutz. Das Thema steht von Anfang an auf der Digitalisierungs-Agenda, um Mitarbeitende und Unternehmen zu schützen, Rechtssicherheit z...mehr

Heute wird der Einsatz von KI häufig begleitet von internen Hürden. Eine Studie aus dem Jahr 2024 zeigt folgende Barrieren beim Einsatz von KI in HR-Bereichen auf:[1] Bedenken über die Verletzung des Datenschutzes oder der Privatsphäre Zu viele rechtliche Vorgaben oder unklare rechtliche Konsequenzen Ethische Bedenken Mögliche Diskriminierung z. B. hinsichtlich Geschlechts, Alte...mehr

Viele der Stolperfallen und Fehler kennen Sie aus anderen (IT-) Projekten – sie sind immer ähnlich und finden leider trotz allem überall statt. Deshalb finden Sie hier zum Abschluss unseres Leitfadens die Top-11 der häufigsten „Eigentore“, die Sie vermeiden sollten. Sie vergessen, den Betriebsrat (rechtzeitig) einzubinden. Sie denken zu spät an Themen wie Datensicherheit, Daten...mehr

Diese Fragen sollten Sie sich bei der Softwareauswahl immer stellen: Gehen Sie auf eine Cloud-basierte Lösung oder entscheiden Sie sich für das lokale Rechenzentrum? Vor allem regulatorische Voraussetzungen, strategische Fragen und organisatorische Details sind ausschlaggebend dafür, auf die lokale Softwareverwendung zu setzen. Unternehmen mit extrem hohen Datenschutzregelunge...mehr

Im Folgenden werden Kompetenzen eines digitalisierten HR-Teams beispielhaft dargestellt, denn gerade die Qualifikationslücken mit Blick auf HR sind als Umsetzungshürde zu betrachten, die dem Entwicklungstempo auf der technologischen Seite entgegensteht. Digitale Prozesskompetenz Fähigkeit, Prozesse zu analysieren, zu vereinfachen und digital abzubilden, das Verständnis von HR...mehr

Die Kommission hat am 14.11.2025 einen Bericht an das EP und den Rat über die Bewertung des EU-Rahmens für die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden auf dem Gebiet der Mehrwertsteuer vorgelegt (vgl. https://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-15498-2025-INIT/de/pdf). In den letzten Jahren habe die EU eine Reihe wegweisender Entscheidungen getroffen, um die Zusammenarbe...mehr