Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Gemietete Räumlichkeiten Bei gemieteten Geschäftsräumen werden die anteiligen Aufwendungen für das Archiv oder den Lagerraum zur Berechnung der Rückstellung herangezogen. Diese Kosten machen in der Praxis den größten Teil der Rückstellung aus. Zur Ermittlung der anteiligen Mietkosten kann aus Vereinfachungsgründen auf das Verhältnis der Nutzflächen Bezug genommen werden – es ...mehr

Rz. 56 Der nicht besteuerte Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übertragung der Vermögensbeteiligung und die übrigen Angaben der aufgeschobenen Besteuerung sind vom Arbeitgeber im Lohnkonto aufzuzeichnen (§ 41, § 19a Abs. 6 S. 1 EStG). Die im LSt-Abzugsverfahren maßgebliche sechsjährige Aufbewahrungsfrist verlängert sich; sie endet hier nicht vor Ablauf von 6 J...mehr

Rz. 11 Der Arbeitgeber muss die Nachweise, also sowohl die Arbeitsaufzeichnungen als auch das Verzeichnis der Arbeitnehmer, mindestens 2 Jahre aufbewahren. Die Berechnung der 2-Jahres-Frist erfolgt nach §§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 BGB.[1] Da das Gesetz nicht vorschreibt, wie die Aufbewahrung zu erfolgen hat, kann der Arbeitgeber diese frei wählen, wobei entscheidend ist, dass ...mehr

mehr

Rn. 924 Stand: EL 45 – ET: 02/2025 Adler, Hans/Düring, Walther/Schmaltz, Kurt (1995), Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl., Stuttgart. Arbeitskreis Bilanzrecht der Hochschullehrer Rechtswissenschaft (2008), Stellungnahme zu dem Entwurf eines BilMoG: Einzelfragen zum materiellen Bilanzrecht, in: BB 2008, S. 209–216. Arbeitskreis Steuern und Revision im Bundesver...mehr

Rn. 229 Stand: EL 15 – ET: 11/2012 Rückstellungen kommen insbes. für folgende Fälle in Betracht:mehr

Rz. 132 MWv 1.1.2025 wurde mit dem Vierten Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie[1] ein neuer Abs. 40 in § 27 eingefügt, der die Einzelheiten der zeitlichen Geltung der neu eingeführten Verkürzung der Verpflichtung zur Aufbewahrung von Rechnungen von 10 auf 8 Jahre in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG[2] regelt. Danach ist §...mehr

mehr

Rz. 47 Stehen einer Löschung nicht mehr erforderlicher Sozialdaten satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegen, so gilt ergänzend zu Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO Abs. 1, d. h. die Verarbeitung dieser Sozialdaten wird eingeschränkt (vgl. Rz. 38). § 84 Abs. 4 regelt damit unverändert die bis zum 24.5.2018 in § 84 Abs. 3 Nr. 1 enthaltene Fallgestaltung.mehr

Aufbewahrungsfristen wurden verkürzt, Belege über die Betriebskostenabrechnung können digital bereitgestellt werden, das Schriftformerfordernis für langfristige Gewerbemietverträge wurde abgeschafft – das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ist am 1.1.2025 zum großen Teil in Kraft getreten.mehr

Überblick Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz ist in Kraft getreten – mit wichtigen Änderungen für Vermieter und Mieter. So können etwa Belege über Betriebskostenabrechnungen digital bereitgestellt werden und bei Gewerbemietverträgen entfällt die Schriftformerfordernis. Das ist zu beachten. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) trat zum großen Teil am 1.1.2025 i...mehr

Im Jahr 2022 wurde die Krebsrichtlinie (EU-Richtlinie 2004/37/EG: CMD) um die reproduktionstoxischen Stoffe ("R") erweitert (CMRD). In der Richtlinie (EU) 2022/431 wurde für reproduktionstoxische Gefahrstoffe der Kategorie 1A oder 1B festgelegt, das Verzeichnis fünf Jahre nach Ende der Exposition aufzubewahren – siehe Tab. 17.mehr

Aus ihrem Wesen als Informationsmedium über die Beschluss- und somit wesentliche Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft folgt, dass Versammlungsniederschriften zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden müssen. Handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten nicht. Wegen des Unterschriftenerfordernisses des § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG sind sie grundsätzlich im Original aufzu...mehr

Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Regelung über die Aufbewahrungsfristen von Verwaltungsunterlagen. Allgemein anerkannt – wenn auch dogmatisch nicht gesichert – ist, dass insoweit bezüglich der Verwaltungsunterlagen die in § 257 Abs. 4 HGB und 147 Abs. 3 AO geregelten Fristen entsprechend anwendbar sind.[1] Beide Vorschriften regeln für bestimmte Unterlagen eine Aufb...mehr

Da die Verwaltungsunterlagen zum Gemeinschaftsvermögen nach § 9a Abs. 3 WEG gehören und Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist, gehört die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zu den ureigensten Amtspflichten des amtierenden Verwalters. Gesetzliche Regelungen darüber, wo, in welcher Art und Weise und wie lange Verwaltungsunterlagen...mehr

Wichtige Verwaltungsunterlagen Die nachfolgenden Verwaltungsunterlagen stellen die elementaren Unterlagen dar, wobei die Aufzählung nicht abschließend ist[1]: Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, ggf. Hausordnung, vollständige Auflistung aller Eigentümer mit Namen und ggf. Anschriften, vollständige Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichke...mehr

Abberufung bei verweigerter Einsicht Verweigert der Verwalter den Wohnungseigentümern die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, stellt dies einen wichtigen Grund zu dessen Abberufung dar.[1] Anmerkung: Der Verwalter kann jederzeit grundlos von seinem Amt abberufen werden. Allerdings endet der Verwaltervertrag nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG erst spätestens 6 Monate nach der Abber...mehr

Um die Meldungen überprüfbar zu machen, haben die abgabepflichtigen Unternehmen fortlaufende Aufzeichnungen über die an Künstler/Publizisten gezahlten abgabepflichtigen Entgelte zu führen.[1] Dabei ist das Zustandekommen der Ergebnisse des Meldebogens mit den zugrunde liegenden Unterlagen (Buchhaltung, Belege etc.) nachprüfbar darzustellen. Die abgabepflichtigen Entgelte müss...mehr

Eine weitere Alternative ist die "Frankfurter Räumung"[1]: Der Vermieter schafft das Räumungsgut mit eigenem Personal in eigene verschließbare, für den Gerichtsvollzieher aber zugängliche Räume und lagert es dort ein. Auch diese Alternative führt zu deutlicher Kostenersparnis in Form eines geringeren Kostenvorschusses für den Gerichtsvollzieher. Wichtig Kosten nach Ablauf der...mehr

Am 29.10.2024 wurde das "Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie" bekannt gemacht.[1] Aus Sicht der Wirtschaft ist das Gesetz enttäuschend, im HGB werden lediglich die Aufbewahrungspflichten bestimmter Unterlagen um 2 Jahre reduziert. Grundsätzlich ist jeder Kaufmann handels- und auch steuerrechtlich zu Aufze...mehr

Das IV. Burokratieentlastungsgesetz v. 23.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323) sieht eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre vor. Dies gilt nach § 147 Abs. 3 AO für das Steuerrecht und auch für das Handelsrecht nach § 257 Abs. 4 HGB (s. Kapitel 1.1.7). § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, der die umsatzsteuerliche Aufbewahrung von Rechnungen regelt, wur...mehr

Ist die Krise erkannt, ist schnelles Handeln dringend erforderlich. Krise bedeutet, dass die Existenz des Unternehmens bedroht ist. Die Rechtsfolgen der Krise beginnen nicht erst mit der Insolvenzreife, sondern bereits vorher, insbesondere bei der GmbH. Indizien für die Krise sind fehlende Sicherheiten, fehlende stille Reserven, Verbrauch des Eigenkapitals, branchenbezogene schl...mehr

Eine elektronische Rechnung i. S. der Neuregelung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Dabei muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Das bedeutet zugleich auch, dass eine Rechnungsausste...mehr

Der Behandelnde ist verpflichtet, zum Zweck der Dokumentation im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Patientenakte in Papierform oder elektronisch zu führen. Patientenakten sind vollständig und sorgfältig zu führen. Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, wird im Prozess (z. B. zur Klärung eines Behandlungsfehlers) zulasten des Behandeln...mehr

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz sind 3 Änderungen des Umsatzsteuerrechts verabschiedet worden: Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen [1] ist auf 8 Jahre abgesenkt worden (bisher mussten Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden). Die Regelung steht im Zusammenhang mit der Absenkung der Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege nach § 147 AO. Die Regelung gilt für alle...mehr

Kassenführungsunterlagen sind, wie die Unterlagen der Finanzbuchführung grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie steuerlich von Bedeutung sind.[1] Das gilt für Tagesendsummenbons, Kassenbücher, Waren- und Kellnerberichte, aber auch für Organisationsunterlagen, wie Programmierprotokolle (Erstprogrammierung und Programmieränderungen), Bedienungsanleitungen u. a. Bei Ei...mehr

Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (PC-Kassen) erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.[1] Verschärfte Aufbewahrungspflichten für die digitalen Unterlagen Nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 [2] bestehen se...mehr

Seit 2017 sind nur noch PC-Kassen mit unveränderbarer Speicherung der einmal eingegebenen Daten zulässig. Die erfassten Eingaben sind über Jahre hinweg, entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist[1] im Speicher zu belassen.mehr

In den meisten Fällen wird der Unternehmer die auf der Speicherkarte befindlichen Daten auf einen PC übertragen. Die entsprechende Software wird vom Hersteller des Auslesegeräts meist mitgeliefert. Das Programm ermöglicht dem Betreiber den Ausdruck der einzelnen originär in vertikaler Form angeordneter Auslesedaten im DIN-A4-Format. Diese Vorgehensweise ist unbedingt zu empf...mehr

Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Entgelte in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet. Alle im Rahmen die...mehr

Rz. 140 Nach dem sog. Grundsatz der Materiallieferung muss es der Steuerpflichtige im Rahmen einer Selbstanzeige dem Finanzamt ermöglichen, ohne langwierige Nachforschungen den wahren Sachverhalt aufzuklären und den richtigen Steuerbetrag festzusetzen.[209] Dies sollte möglichst in einem Schritt erfolgen. Oft wird es allerdings an aussagekräftigen Unterlagen fehlen; nicht eb...mehr

Rz. 41 Während der Medizinisch-Psychologischen Untersuchung müssen Aufzeichnungen gemacht werden, die eine spätere Überprüfung der Begutachtung (z.B. im Rahmen der Qualitätskontrolle durch die BASt) möglich machen. Für diese Aufzeichnungen und alle personen- und fallbezogenen Daten sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), Bestimmungen des Bundesdatenschutzes bzw. ...mehr

Rz. 39 Während der Untersuchung werden vom Arzt Aufzeichnungen geführt. Dies ermöglicht zum einen die Nachprüfbarkeit der erhobenen Befunde (z.B. bei späteren Einsprüchen), zum anderen ein standardisiertes Vorgehen bei der späteren Erstellung des Gutachtens. Die Aufzeichnungen müssen entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (und ...mehr

Firma [Name] GmbH mit dem Sitz in .......... Anschrift: .......... AG [Ort], HRB Neu Schriftliche Belehrung des Geschäftsführers Herrn/Frau .........., geboren am .........., wohnhaft in .........., durch Notar [Name] – mit [Ort] – Anschrift: .......... Sehr geehrter Herr/Frau .........., aufgrund eines Beschlusses der Gesellschafterversammlung vom .......... sind Sie zum neuen Geschä...mehr

Rz. 12 Bei der Kündigung handelt es sich um eine empfangsbedürftige Willenserklärung, d.h. sie muss ihrem Adressaten wirksam zugehen (§ 130 BGB). Sie geht zu, wenn derjenige, an den sie gerichtet ist, bei gewöhnlichen Verhältnissen von ihr Kenntnis nehmen kann.[19] Rz. 13 Eine Kündigung kann im Grundsatz zu jeder Zeit und an jedem Ort wirksam erklärt werden. Sie darf also im ...mehr

Rz. 1369 Das Konzept von BYOD sieht den Einsatz privater mobiler Endgeräte sowie privater Software (z.B. Apps oder Datenbanken[3131]) zu Arbeitszwecken vor,[3132] also dass Arbeitnehmer Arbeit nicht auf den zu diesem Zweck bereitgestellten Arbeitsmaterialien erbringen, sondern vielmehr ihr eigenes mobiles Datengerät (Laptop, Tablet, Smartphone und andere mobile Geräte) für d...mehr

Rz. 791 Im Folgenden ist ein Muster für eine Rahmenbetriebsvereinbarung[1859] abgedruckt. Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 1a.45: Rahmenbetriebsvereinbarung Präambel Die Betriebspartner sind sich einig, dass elektronische Datenverarbeitungs- und Kommunikationssysteme für die Erfüllung dienstlicher und betrieblicher Aufgaben unerlässlich sind. Beim Einsa...mehr

Rz. 672 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 1a.33: Direktzusage – Zusage einer Versorgung durch den Arbeitgeber Ruhegeldvereinbarung zwischen _________________________ (Name, Adresse Firma) – nachstehend: Arbeitgeber – und _________________________ (Name, Adresse) – nachstehend: Mitarbeiter – Die Gewährung von Alters-, Invaliden- und Hinterbliebenenversorgung...mehr

Rz. 59 Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer grundsätzlich bei jeder Zahlung vom Arbeitslohn einzubehalten. Die einbehaltende Lohnsteuer hat der Arbeitgeber dann dem Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Hierzu hat er eine Lohnsteueranmeldung durchzuführen. Rz. 60 Abführungszeitpunkt ist spätestens der zehnte Tag nach Ablauf eines jeden Kalendermonats, wenn die abzuführende Lohnst...mehr

Rz. 723 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 1b.50: Chefarzt-Dienstvertrag Chefarzt-Dienstvertrag zwischen dem _________________________ (Krankenhausträger), vertreten durch _________________________, _________________________ (Straße), _________________________ (PLZ) _________________________ (Ort) – im Folgenden: Krankenhausträger – und Frau/Herr Dr. med. __...mehr

Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze...mehr

[Digitalisierung beim Finanzamt] Auch in der Finanzverwaltung stehen die automationsgestützte Bearbeitung durch verstärkten IT-Einsatz mit dem Ziel der Kostenersparnis (weniger Personal) und einer schnelleren Bearbeitung im Vordergrund. Gleichzeitig soll eine effizientere Bearbeitung erfolgen, indem fehleranfällige Sachverhalte – insbesondere bei großer steuerlicher Auswirkun...mehr

Gewinn/Verlust Einzelunternehmer → Zeilen 4-9 In den Zeilen 4 und 5 sind die Eintragungen für den ersten Gewerbebetrieb vorzunehmen. Insbesondere ist in der rechten Spalte von Zeile 5 der Gewinn bzw. der Verlust einzutragen. Wirtschafts-Identifikationsnummer Seit November 2024 wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) an wirtschaftlich Tätige vergeben. Dies umfasst n...mehr

Allgemeine Informationen zur Rechnungserteilung finden sich in den guidelines des National Tax Board Nr. 1731/40/2003. Sie können von der website www.vero.fi abgerufen werden. Unternehmer müssen immer Rechnungen ausstellen, wenn sie Leistungen an einen anderen Unternehmer oder eine nicht steuerpflichtige juristische Person erbringen. Das gilt auch für steuerfreie Leistungen ...mehr

Die Rechts- und Verwaltungsvorschriften über die Rechnungsstellung können auf folgenden Internetseiten abgerufen werden: In estnischer Sprache: http://www.riigiteataja.ee/ert/ert.jsp In englischer Sprache: http://www.legaltext.ee/indexen.htm Die E-Mail-Adresse des estnischen Tax and Customs Board ist: http://www.emta.ee Die Unternehmer sind gemäß MwSt-Gesetz verpflichtet, innerha...mehr

Rz. 182f Nach § 43 Abs. 2 S. 7 EStG i. V. m. § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO sind von der auszahlenden Stelle – betreffend Besteuerungszeiträume nach 2016 (Rz. 182e) – folgende Daten zu übermitteln: Konto- und Depotbezeichnung oder die sonstige Kennzeichnung des Geschäftsvorgangs (§ 43 Abs. 2 S. 7 EStG), den Namen, die Anschrift, das Ordnungsmerkmal und die Kontaktdaten der mitteilungsp...mehr

Rz. 31 Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege sowie sonstige Unterlagen sind entsprechend den handelsrechtlichen (§ 257 HGB) und steuerrechtlichen (§ 147 AO) Vorschriften aufzubewahren. Bedeutsam ist, dass steuerlich die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen fü...mehr

mehr

Rz. 22 Eine Buchführung ist nur ordnungsgemäß, wenn die nach den Grundsätzen des Handelsrechts erforderlichen Bücher geführt werden. Ein bestimmtes System ist dabei nicht vorgeschrieben. Wenn in der Praxis auch das System der doppelten Buchführung vorherrscht, ist grundsätzlich auch eine einfache Buchführung (bei der lediglich Bestandskonten, keine Erfolgskonten, geführt wer...mehr

Rz. 4 Das Kassenbuch nimmt als Grundbuch der doppelten Buchhaltung die Buchungen über die Bargeldbewegungen auf. Üblicherweise werden monatlich die Summen der Bareinnahmen und Barausgaben lt. Kassenbuch auf das Hauptkonto "Kasse" übertragen. Das Kassenbuch dient mithin als Grundlage für die Eintragung ins Hauptbuch, ist also Spiegelbild des Hauptbuchkontos "Kasse". Das Kasse...mehr