Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

5.1 Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen mehr

Rz. 44 Für die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen gibt es Vorschriften und gesetzliche Regelungen im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen. Diese sind in § 257 HGB, § 147 AO enthalten. Rz. 45 Nachfolgend werden die wichtigsten Dokumente in Tabellenform genannt: mehr

Das Lohnkonto ist bei Ausscheiden des Arbeitnehmers, spätestens aber am Ende des Kalenderjahres, abzurechnen und zu schließen. Nachträgliche Änderungen im Konto sind nicht zulässig. 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des 6. auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.[1] Hierunter ist nicht das Jahr der letzten Ein... mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber muss in jedem Jahr für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dazu ist er nach § 41 EStG verpflichtet. Wie lange müssen die Lohnkonten des Jahres 2026 aufbewahrt werden? Ergebnis Die Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die 6-jährige-Aufbewahrungsfrist gilt bei Lohnunterla... mehr

Rz. 47 Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Rechnungen in Papierform (acht Jahre). Die Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die folgenden Grundsätze müssen bei der Aufbewahrung elektronischer Belege beachtet werden: Die elektronischen ... mehr

Begriff Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbe... mehr

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.[1] Hierunter fallen z. B. Freistellungsbescheinigungen, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher, Verträge zu vermögenswirksamen Leistungen, Pfändungsunterlagen, Prüfungsberichte (z. B. Betriebsprüfung), Rechnungsbelege über Auslagenersatz, Arbei... mehr

Die Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Wer die aufbewahrten Unterlagen nur in Form von Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die zur Lesbarkeit der Daten erforderlich sind (z. B. Compu... mehr

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.[1] Die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen des Rechnungswesens ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Es gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 6 Jahren.[2] Die Prüfmitteilungen sind vom Arbeitgeber bis zur näch... mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J... mehr

Sachverhalt Zum 31.12. soll das Archiv mit den alten Unterlagen der Entgeltabrechnung geräumt werden. Welche Unterlagen sind 6, 8 bzw. 10 Jahre aufzubewahren? Ergebnis Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Buch... mehr

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.[2] Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Beson... mehr

Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. Die Entgeltunterl... mehr

Rz. 25 Das letzte Trennblatt der Akte beinhaltet dann noch eine Kopie der Abfindungserklärung (Vordruck des Haftpflichtversicherers) sowie die ggf. damit im Zusammenhang stehenden Anlagen. Diese Unterlagen schließen die Akte chronologisch ab. Personen(groß)schadensakten sollten (sofern Lagerkapazitäten vorhanden sind) über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt... mehr

Um die Meldungen überprüfbar zu machen, haben die abgabepflichtigen Unternehmen fortlaufende Aufzeichnungen über die an Künstler/Publizisten gezahlten abgabepflichtigen Entgelte zu führen.[1] Dabei ist das Zustandekommen der Ergebnisse des Meldebogens mit den zugrunde liegenden Unterlagen (Buchhaltung, Belege etc.) nachprüfbar darzustellen. Die abgabepflichtigen Entgelte müss... mehr

Die Daten der Entgeltunterlagen und die der Beitragsabrechnung sind in der Aufbewahrungsfrist[1] jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Besonderheiten gelten für Unterlagen, für die eine Schriftform verlangt wird. Es handelt sich dabei um Erklärungen des Altersvollrentners über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI, Er... mehr

Rz. 212 Zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gehört die Pflicht, Belege und Buchungsunterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren, damit eine nachträgliche Kontrolle möglich ist. Eine ausdrückliche gesetzliche Regelung für die Dauer der Aufbewahrung von Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es nicht. Die Wohnungseigentümer können daher durch Mehrheitsbeschlus... mehr

Rn. 26 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Die LSt-Anrufungsauskunft wird nur auf Anfrage eines Beteiligten erteilt (BFH v 22.08.1957, IV 541/56 U, BStBl III 1957, 366). Das Auskunftsbegehren muss eine konkrete formelle oder materiell rechtliche Rechtfrage zum Gegenstand haben, welche sich auf eine lohnsteuerliche Vorschrift bezieht, die für den Steuereinbehalt, die Abführung der LSt,... mehr

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen) getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt... mehr

Rz. 41 Zu Ihren Aufgaben zählt auch, den RA mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten in der Weise zu unterstützen, dass Sie ihm eine Reihe von Aufgaben abnehmen können, damit er in der Lage ist, sich auf seine eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Rz. 42 Stellen Sie sich vor, ein neuer Mandant betritt die Kanzlei. Der RA hat gerade Zeit und bittet den Mandanten in das Besprechun... mehr

Seit der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen in der Datenschutzerklärung (auch) Angaben zu den jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage machen. Dies ergibt sich aus Art. 13 und Art. 14 DSVGO. Hierzu gehören auch Informationen über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls ... mehr

Kassenführungsunterlagen sind, wie die Unterlagen der Finanzbuchführung, grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie steuerlich von Bedeutung sind.[1] Das gilt für Tagesendsummenbons, Kassenbücher, Waren- und Kellnerberichte, aber auch für Organisationsunterlagen, wie Programmierprotokolle (Erstprogrammierung und Programmieränderungen), Bedienungsanleitungen u. a. Bei E... mehr

Rz. 45 Nach § 147 Abs. 3 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre für Geschäftsunterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, also Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie die zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen; Zollunterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO; acht Jahre für Buchungsbelege i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO.[1] Die Neufassung gilt... mehr

Rz. 48 Das Fristende tritt mit Ablauf des zu berechnenden Kalenderjahrs (s. Rz. 45) ein. Allerdings ergibt sich aus § 147 Abs. 3 S. 5 AO eine Ablaufhemmung insoweit, als die Aufbewahrungsfrist für die Geschäftsunterlagen nicht vor Ablauf der Steuerfestsetzungsfrist nach § 169 AO für die in dem betreffenden Kj. angefallenen Steuern enden kann.[1] Hierdurch wird sichergestellt... mehr

Rz. 1 § 147 AO ist eine besondere Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen. Die entsprechende Vorgängerbestimmung war § 162 Abs. 8 und 9 RAO.[1] Die Pflicht zur Aufbewahrung ist notwendiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht[2], da anderenfalls deren Zweck, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, die Ertrag... mehr

Rz. 47 Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte für die Entstehung der Geschäftsunterlage erforderliche Maßnahme erfolgt ist, also die letzte Eintragung in das Buch vorgenommen, das Inventar oder die Bilanz auf- bzw. festgestellt, die Korrespondenz empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg und d... mehr

Rz. 17 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind die Buchungsbelege aufzubewahren.[1] Entsprechendes gilt nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB. Wird die Buchführung in Form der geordneten Ablage der Belege geführt, so haben die Belege Buchfunktion (s. Rz. 3) und sind demgemäß hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist als solche zu behandeln.[2] Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung (s. Rz. 25) beha... mehr

Rz. 28 Der Buchführungspflichtige hat die freie Wahl hinsichtlich des gewählten Buchführungssystems.[1] Allerdings muss es sich zumindest um eine kaufmännische Buchführung also um die "einfache" oder "doppelte" Buchführung, handeln, die eine Gewinnermittlung zulässt. Die "kameralistische" Buchführung, die im Wesentlichen nur einen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben darstel... mehr

Rz. 37 Die Finanzbehörde hat, wenn Unterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 AO mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die Buchführung des Stpfl. durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Diese Prüfungsmethode ist mit der Einführung neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung getreten und heute nahezu als der Normalfall anzusehen.[2]... mehr

Rz. 51 Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht durch Vernichtung oder Verlust der Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (s. Rz. 48) hat, wie die Verletzung der Buchführungspflicht selbst, zur Folge, dass die Buchführung nicht als ordnungsmäßig anerkannt werden kann.[1] Der steuerliche Zweck der Buchführung, also die Schaffung von Kontrollunterlagen, ist dann nicht err... mehr

Rz. 11 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren.[1] Rein private Unterlagen[2] sind also nicht aufzubewahren, es sei denn, die Sonderbestimmung des § 147a AO [3] greift ein. Unterlagen i. S.... mehr

Rz. 150 Rechtsfolge des Eintritts eines Ereignisses mit steuerlicher Wirkung für die Vergangenheit ist, dass die Steuerfestsetzung erlassen, geändert oder aufgehoben werden muss. Nach dem Wortlaut des Gesetzes "ist" die Steuerfestsetzung zu ändern oder aufzuheben. Das Gesetz enthält also eine unbedingte Verpflichtung der Finanzbehörde zur Berücksichtigung des rückwirkenden E... mehr

Rz. 32 Der Umfang der Folgeänderung bestimmt sich nach dem bindenden Inhalt Grundlagenbescheid; es erfolgt keine Gesamtaufrollung (vgl. den Ausdruck "soweit" in Nr. 1).[1] Die Finanzbehörde ist zur Änderung des Folgebescheids nur insoweit berechtigt und verpflichtet, als die Bindungswirkung des Folgebescheids reicht. Daher wird die Bestandskraft des Folgebescheids nur insowe... mehr

Zusammenfassung Ab dem Jahreswechsel 2025/2026 müssen Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute Buchungsbelege wieder für zehn Jahre aufbewahren. Ziel ist die bessere Bekämpfung von Steuerhinterziehung und die Sicherung des Steuersubstrats. Hintergrund Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde zuletzt auf acht Jahre verkürzt. Nun wird sie für Banken, Versicherungen u... mehr

Die Neuregelung tritt zum Jahreswechsel 2025/2026 in Kraft. Sie gilt für Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2026 beginnt. Hinweis: Für andere Unternehmen und Privatpersonen bleibt die verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren bestehen. Die Verlängerung betrifft ausschließlich Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute. mehr

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten beträgt künftig wieder zehn Jahre. Die Regelung betrifft ausschließlich diese Institute, da deren Belege für die Finanzverwaltung besonders relevant sind. Die Fristverlängerung gilt für Buchungsbelege, die nach Handelsrecht (§ 257 Abs. 4 HGB) und Steuerrecht (§ 19a Abs. 3 EGAO-E) aufz... mehr

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde zuletzt auf acht Jahre verkürzt. Nun wird sie für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wieder auf zehn Jahre verlängert. Grund hierfür ist, dass gerade die dort geführten Belege – insbesondere aufgrund des hohen Umsatzvolumens bei unbaren Zahlungen sowie bei baren Ein- und Auszahlungen – als Kontrollmaterial zur Aufde... mehr

Ab dem Jahreswechsel 2025/2026 müssen Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute Buchungsbelege wieder für zehn Jahre aufbewahren. Ziel ist die bessere Bekämpfung von Steuerhinterziehung und die Sicherung des Steuersubstrats. mehr

Der Behandelnde ist verpflichtet, zum Zweck der Dokumentation im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Patientenakte in Papierform oder elektronisch zu führen. Patientenakten sind vollständig und sorgfältig zu führen. Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, wird im Prozess (z. B. zur Klärung eines Behandlungsfehlers) zulasten des Behandeln... mehr

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer im Besitz einer Rechnung ist.[1] Dabei muss der Unternehmer grds. im Besitz der Originalrechnung sein.[2] Sofern eine solche Rechnung durch Verlust oder Vernichtung nicht mehr vorhanden ist, kann der Nachweis, dass eine Rechnung ausgestellt wurde, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln geführt werden.[3... mehr

Der Mandant kann gem. Art. 15 DSGVO Auskunft über die vom Steuerberater verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen, insbesondere über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Ein... mehr

Mit BMF-Schreiben v. 8.7.2025 (BStBl 2025 I S. 1479) hat das BMF verschiedene gesetzliche Änderungen aus dem Wachstumschancengesetz (WtChG), dem Bürokratieentlastungsgesetz 4 (BEG IV) und dem Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) aufgegriffen, u. a. die Erhöhung der Schwellenwerte für die Befreiung und die monatliche Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die Verkürzung von A... mehr

Bei Verwendung von Gegenständen oder sonstigen Leistungen sowohl für zum Vorsteuerabzug berechtigende Umsätze als auch für nicht zum Vorsteuerabzug berechtigende Umsätze ist die Vorsteuer aufzuteilen (§ 15 Abs. 4 UStG). Der Umsatzschlüssel ist dabei grundsätzlich nur zulässig, wenn keine andere, präzisere wirtschaftliche Zuordnung möglich ist (§ 15 Abs. 4 Satz 3 UStG). Mit d... mehr

Der Steuerberater erfährt von seinem Mandanten häufig auch von dessen Unzufriedenheit über das Fehlverhalten seiner Mitarbeiter wie wiederholte Unpünktlichkeit, unentschuldigte Fehlzeiten im Anschluss an einen Urlaub, Arbeitsverweigerung, mangelhafte Arbeitsausführung, Diebstahl, Beleidigungen von Vorgesetzten und Kollegen, wettbewerbswidriges Verhalten etc. Meist fragt der M... mehr

Wesentliche Inhalte Bewerbungen erfolgen größtenteils "online" über Job-Portale, E-Mails oder eigens auf den Internetseiten des Unternehmens befindliche Bewerbungsformulare, aber auch noch "klassisch" in Papierform per Post. Dabei werden personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet wie Name, Adresse, Wohnort, Alter, E-Mail und Telefonnummer, beruflicher Werdegang inklusive ... mehr

Rz. 24a Grundsätzlich dürfen rechtmäßig im Strafverfahren erlangte Erkenntnisse gem. § 393 Abs. 3 AO auch im Besteuerungsverfahren verwendet werden. Wurden die Erkenntnisse dagegen nicht rechtskonform im Strafverfahren erlangt, so bedeutet dies nicht zwingend im Umkehrschluss, dass sie im Besteuerungsverfahren unverwertbar sind.[1] Vielmehr ist im Besteuerungsverfahren zu pr... mehr

Beim Führen von Personalakten stellt sich für Arbeitgeber regelmäßig die Frage, wie lange die Informationen und Unterlagen aufbewahrt werden dürfen bzw. müssen. Es besteht keine pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine personenbezogene Daten und Unterlagen im Arbeitsverhältnis. Ob und wann ein Arbeitgeber eine Information oder eine Unterlage aus der Personalak... mehr

Das Recht zur Einsichtnahme ist umfassend und bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen und formellen Sinne. Wichtig Der Anspruch auf Einsichtnahme nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L ist umfassend und bezieht sich auf die materielle Personalakte, also auf alle Unterlagen und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters b... mehr

Als Konkretisierung der allgemeinen Rechenschaftspflicht des Art. 5 Abs. 2 DSGVO statuiert Art. 33 Abs. 5 DSGVO die Dokumentation im Falle von Schutzverletzungen. Eine sorgfältige Dokumentation ist wichtig, um die Rechenschaftspflicht zu erfüllen und bei Audits oder Anfragen der Aufsichtsbehörde Nachweise erbringen zu können. Im Gegensatz zur Meldepflicht, wird die Dokumenta... mehr

Auch hinsichtlich der Form der Aktenführung gibt es keine Regelungen. Es liegt im Organisationsermessen des Arbeitgebers, in welcher Form er Personalakten führt.[1] Allein der Arbeitgeber entscheidet über die Art und Weise der Personalaktenführung.[2] War früher noch die Aktenführung in Papierform Standard, sind aufgrund der Digitalisierung elektronische Akten mittlerweile w... mehr