Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Der Steuerberater hat übernommene Beratungsaufträge nach den Grundsätzen pflichtgemäßer Berufsausübung auszuführen (§ 13 Abs. 1 BOStB). Bei Beendigung des Auftrags hat er auf Aufforderung dem Auftraggeber die Handakten i. S. v. § 66 Abs. 3 StBerG herauszugeben (§§ 675 Abs. 1, 667 2. Alt. BGB, § 13 Abs. 4 BOStB). Dies gilt auch, wenn sich der Steuerberater zum Führen der Hand...mehr

Rz. 42 Die Überwachung der Nutzung von ausschließlich zu dienstlichen Zwecken bereitgestellten Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich zulässig, soweit es die Verbindungsdaten, -zeiten und -umstände angeht.[24] Der Arbeitgeber hat das Recht, die Telefon- und Internetnutzung seiner Arbeitnehmer daraufhin zu überprüfen, ob diese alleine dienstlichen...mehr

Dokumente (Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege), die in Papierform eingehen und dann elektronisch erfasst und archiviert werden sollen, können nach Eingang bildlich erfasst werden. Dabei muss das elektronische Dokument so aufbewahrt werden, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Die Digitalisierung der Unterlag...mehr

Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht. Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig. Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG im Rahmen einer Einnahme-Überschussrechnung ermitteln. Dabei ist zu beacht...mehr

So wie die Buchhaltungsdaten in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, müssen auch elektronische Daten sicher archiviert sein. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert und lesbar zur Verfügung stehen. Ist das nicht oder nicht mehr möglich, ist die Buchhaltung nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß. Auch die Datensicherung bzw. die Beschreibung derer ...mehr

Gemäß § 19a Abs. 5 EStG [69] hat das Betriebsstättenfinanzamt nach der Übertragung einer Vermögensbeteiligung im Rahmen einer gebührenfreien [70] Anrufungsauskunft (§ 42e EStG) den Vorteil i.S.d. § 19a Abs. 1 EStG zu bestätigen. Dabei darf das Betriebsstättenfinanzamt in Erfüllung seines allgemeinen Auftrags, die Besteuerungsgleichheit zu wahren (vgl. § 85 S. 1 AO), auch eigene...mehr

Die Rechts- und Verwaltungsvorschriften über die Rechnungsstellung können auf folgenden Internetseiten abgerufen werden: In estnischer Sprache: http://www.riigiteataja.ee/ert/ert.jsp In englischer Sprache: http://www.legaltext.ee/indexen.htm Die E-Mail-Adresse des estnischen Tax and Customs Board ist: http://www.emta.ee Die Unternehmer sind gemäß MwSt-Gesetz verpflichtet, innerha...mehr

Rz. 109 Für die Wirksamkeit einer Vergütungsrechnung sind zwei verschiedene Aspekte zu unterscheiden. Zum einen geht es um die Frage, unter welchen Voraussetzungen die Rechnung gegenüber dem Zahlungspflichtigen zivilrechtlich wirksam ist, und zum anderen besteht das Problem, dass die Rechnung bestimmte steuerrechtliche Vorgaben erfüllen muss, damit der Zahlungspflichtige – w...mehr

Die Aufzeichnungen sind für mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, aufzuheben. Die Frist für die Aufbewahrung beginnt also nicht bereits mit dem Datum der Zahlung des Entgelts, sondern erst mit Ablauf des 31.12. des Kalenderjahres, in dem diese Zahlung fällig wurde. Beispiel Ein Unternehmen zahlt 2021 insgesamt 30.000 EU...mehr

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Rn. 48 Stand: Die Korrektur oder Stornierung von Datensätzen, die an das BZSt übermittelt wurden, richtet sich verfahrenstechnisch nach § 93c Abs 3 AO. Weil nach Auffassung des Gesetzgebers aus den Erfahrungen mit dem "Cum/Ex- und Cum/Cum"-Skandal auch mit erheblicher zeitlicher Verzögerung noch neue Details zu derartigen steuerlichen Gestaltungen zu Tage getreten sind, beste...mehr

Die Möglichkeit der elektronischen Rechnungsstellung besteht, wenn die Integrität des entsprechenden Systems gewährleistet ist durch eine vorausgegangene elektronische Signatur, durch elektronische Datenaustauschsysteme (EDI) oder andere Systeme. Für das Verfahren gibt es entsprechende Verwaltungsanweisungen, die von der Webseite www.revenue.ie abrufbar sind. Die elektronisch...mehr

Die innerstaatlichen rechtlichen Bestimmungen zu Steuern und Buchhaltung sind in der Gesetzessammlung der Slowakischen Republik veröffentlicht und die Richtlinien dazu sind im Finanzanzeiger (Amtsblatt des Ministeriums der Finanzen der Slowakischen Republik) veröffentlicht. Elektronisch sind sie auf den Websites http://http://www.zbierka.sk, http://www.zbierka.sk/section/32/...mehr

Die Umstellung auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen. Ob bei Einführung und Anwendung elektronischer Personalakten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsra...mehr

Rz. 1 Stand: EL 128 – ET: 11/2021 Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (§ 41 Abs 1 Satz 9 EStG; > Lohnkonto Rz 54). Etwas anderes gilt für Abrechnungsunterlagen, die ein Unternehmer mit seinen Geschäftsbüchern aufbewahren muss. Hier bestimmt sich die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs ...mehr

Rz. 18 Muster 9.16: Abschlussschreiben an den Mandanten Muster 9.16: Abschlussschreiben an den Mandanten Sehr geehrte/r _________________________, in vorbezeichneter Angelegenheit teilen wir Ihnen mit, dass wir die Angelegenheit als abgeschlossen ansehen. Die Akte werden wir nun ablegen und nach den gesetzlichen Bestimmungen sechs Jahre aufbewahren. Sollten Sie noch Unterlagen ...mehr

Rz. 4 Nach § 15 Abs. 1 RVG entgelten die Gebühren die gesamte Tätigkeit des Rechtsanwaltes, vom Auftrag bis zur Erledigung der Angelegenheit. Damit stellt sich die Frage, was unter einer Angelegenheit zu verstehen ist. Das RVG bestimmt diesen Begriff nicht ausdrücklich. Es handelt sich um einen gebührenrechtlichen Begriff. Da die pauschalen Gebühren die gesamte Tätigkeit des...mehr

Die elektronische Auswertbarkeit muss ebenfalls für die Zeitdauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein. Auswertbarkeit bedeutet, dass auch das Altsystem durch die Finanzbehörden elektronisch lesbar und analytisch verarbeitbar sein muss.mehr

Die Aufzeichnungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Bei einer Umstellung des Systems ist die Lesbarkeit der "Altunterlagen" sicherzustellen.mehr

Verarbeitung muss leicht verfolgt werden können Der Grundsatz der leichten Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit ergibt sich nicht nur aus dem steuerlichen Bereich, sondern auch aus dem Handels- und ggf. Berufsrecht. Nachvollziehbarkeit bedeutet, dass die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle mit dem dabei angewandten Buchhaltungssystem bzw. Aufzeichnungsverfahren relativ ...mehr

Bücher und Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit sich einen Überblick über die Aufzeichnungen verschaffen kann. Elektronische Aufzeichnungen unterliegen grundsätzlich auch den gleichen Prinzipien wie manuell geführte Bücher oder Aufzeichnungen. Die GoB bzw. GoBD erstrecken sich damit nicht nur auf die elektronische Buchführ...mehr

Jedes Buchführungssystem – ob klassisch oder elektronisch – muss die geforderten "klassischen" Merkmale für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist erfüllen. Merkmale dieser Art sind: Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnungen Ordnung Vollständigkeit Einzelaufzeichnungspflicht Richtigkeit Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Unver...mehr

Rz. 82 Sämtliche Buchführungsunterlagen (einschließlich Belege) sind grundsätzlich in Kanada aufzubewahren. Ausnahmsweise besteht die Möglichkeit, sie außerhalb Kanadas aufzubewahren, wenn jederzeit in Form von Kopien oder mit Hilfe elektronischer Hilfsmittel (Computer) während üblicher Geschäftsstunden eine Einsichtnahme von Kanada aus möglich ist (Sect. 20 [5] CBCA); die P...mehr

Rz. 224 Die Pflicht zur Buchführung regelt Art. 172b Abs. 2 des Gesetzes über das Steuerverfahren (StVG).[67] Die Bücher werden pro Geschäftsjahr geführt. Das Gesetz geht dabei davon aus, dass das Geschäftsjahr "normalerweise" das Kalenderjahr umfasst (Art. 174 StVG). Ist in der Satzung ein abweichendes Geschäftsjahr vorgesehen, so ist dieses maßgeblich. Rz. 225 Die kaufmänni...mehr

Rz. 114 Wie bei der Verletzung der Aufzeichnungspflicht ist das Finanzamt auch bei der Verletzung der Aufbewahrungsfrist dem Grunde nach zur Schätzung nach § 162 Abs. 1 und 2 AO berechtigt.[1] Rz. 115 Die Regelungen der Aufbewahrungspflichten des § 147 AO gelten auch bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG.[2] Die in § 147 Abs. 1 Nrn. 1, 4 und 4a AO genannten Unterlagen ...mehr

Rz. 12 Der MD darf Sozialdaten erheben und speichern, soweit dies für die Prüfungen, Beratungen und gutachtlichen Stellungnahmen nach §§ 275 bis 275d erforderlich ist (Satz 1). Erhebung und Speicherung der Sozialdaten richten sich nach Art. 4 Nr. 2 der Verordnung (EU) 2016/679. Abs. 4a ist zu beachten. Rz. 12a Sozialdaten können auch einem anderen Medizinischen Dienst übermit...mehr

Völlig neu eingeführt wurde der Tatbestand der Pflichtteilsentziehung wegen Verurteilung zu einer Freiheitsstrafe. Danach kann der Pflichtteil unter folgenden Voraussetzungen entzogen werden: Der Pflichtteilsberechtigte ist wegen einer vorsätzlichen Straftat zu einer Freiheitsstrafe von mindestens einem Jahr ohne Bewährung rechtskräftig verurteilt oder die Unterbringung des Ab...mehr

Rz. 7 Die im Rahmen der Konzeption der Einrichtung nach § 45 Abs. 3 Nr. 1 nachzuweisende ordnungsgemäße Buch- und Aktenführung wird als laufende Verpflichtung während der Betriebsführung im neu angefügten Abs. 2 geregelt. Dadurch wird das Instrumentarium der erlaubniserteilenden Behörde sowohl aufsichtsrechtlich als auch in der beratenden Funktion erweitert und der Prüfungsu...mehr

Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen auch im Steuerrecht analoge Verpflichtungen, die für alle buchführenden Steuerpflichtigen zur Anwendung kommen. Gemäß § 147 Abs. 1 AO sind für steuerliche Zwecke zusätzlich zu den bereits in § 257 HGB genannten Unterlagen folgende Dokumente aufzubewahren: Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollk...mehr

Gemäß § 257 HGB ist jeder Kaufmann handelsrechtlich verpflichtet, folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren: Handelsbücher Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB Lageberichte Konzernabschlüsse Konzernlageberichte inkl. dazugehöriger Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen Empfangene und abgesandte Handelsbriefe Buchungsbelege im S...mehr

Die jährlichen Aufwendungen für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres werden gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.mehr

Alternativ werden für die Rückstellungsberechnung die jährlich anfallenden, rückstellungsfähigen Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Dieser Faktor stellt das arithmetische Mittel der Jahre 1 bis 10 dar: Die Summe aus 10 und 1 dividiert durch 2 ergibt 5,5 und spiegelt die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer wider. Ausgangspunkt ist hier die Überlegung, dass in jedem ...mehr

Nach Ansicht der Finanzverwaltung sind folgende Kosten bei der Bildung einer Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nicht zu berücksichtigen: Kosten für die künftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern, da es sich hierbei um Anschaffungs- oder Herstellungskosten künftiger Wirtschaftsjahre handelt,[1] Kosten der Entsorgung der Unterlagen nach Abl...mehr

Gerne argumentieren die Notare mit einem "weiten Ermessen", das ihnen "bei Ausgestaltung, Umfang und Reichweite der Ermittlungen" im Zusammenhang mit dem notariellen Nachlassverzeichnis zustehe.[14] Zuzugeben ist, dass auch der Gesetzgeber von einem (allerdings nicht weiten) Ermessen des Notars bei der Verfahrensausgestaltung ausgegangen ist, dies, weil gesetzliche Verfahrens...mehr

Rz. 110 [Autor/Stand] Vor Erstattung einer Selbstanzeige ist Folgendes zu bedenken: a) Gegenstand: Vorliegen einer Steuerhinterziehung Rz. 111 [Autor/Stand] Die Selbstanzeige wirkt nur strafbefreiend für eine Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder vergleichbare Vergehen (s. Rz. 59 ff.); gem. § 378 Abs. 3 AO auch bußgeldbefreiend hinsichtlich einer leichtfertigen Steuerverkürzung ...mehr

Rz. 14 Die Vorschrift des § 32f Abs. 4 AO enthält ergänzend zu Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO eine Einschränkung des Löschungsrechts, wenn einer Löschung vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen sollten.mehr

Rz. 71 Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen, Arbeitsunterlagen und Buchungsbelege 10 Jahre; dies entspricht § 257 Abs. 4 HGB. Andere Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren. Ein Gesetzgebungsvorhaben im Jahr 2013, die Aufbewahrungsfristen auf 8 bzw. 6 Jahre zu verkürzen,[1] ist bislang nicht umgesetzt worden.[2] Rz....mehr

Rz. 38 Das Handelsrecht sieht Aufbewahrungsfristen von 6 bzw. 10 Jahren vor. Für die steuerrechtlichen Regelungen gelten grundsätzlich die gleichen Fristen, es können sich aber durch Ablaufhemmungen tatsächlich längere Fristen ergeben. Rz. 39 Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für die in § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 HGB genannten Unterlagen, das sind die Handelsbücher In...mehr

Rz. 46 Die Buchführungspflicht endet zwar mit dem Wegfall der Kaufmannseigenschaft, die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen, die während der Dauer der kaufmännischen Tätigkeit entstanden sind, besteht aber fort, solange die entsprechenden Aufbewahrungsfristen laufen. Rz. 47 Beim Tode des Kaufmanns tritt der Gesamtrechtsnachfolger (Erbe) in die Aufbewahrungspflichten...mehr

Rz. 4 Im Dritten Buch (Dritter Unterabschnitt) des HGB sind in den §§ 257 bis 261 die Aufbewahrung und die Vorlage von Unterlagen der Rechnungslegung geregelt. § 257 HGB trifft die Regelungen zur Aufbewahrung und zu den Aufbewahrungsfristen. § 261 HGB bestimmt insoweit ergänzend, dass der Aufbewahrungspflichtige, der von Erleichterungen Gebrauch macht, auf seine Kosten ohne ...mehr

Rz. 21 Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt 10 Jahre. Erhaltene oder abgesandte Handelsbriefe, für die grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt, sind folglich 10 Jahre aufzubewahren, sofern sie gleichzeitig als Buchungsbeleg dienen (z. B. durch Hinzufügung von Buchungsanweisungen, Kontierungsstempel).[1] Rz. 22 Die bekannte Buchführungsregel "keine...mehr

Rz. 59 Sowohl das Handelsrecht als auch das Steuerrecht lassen es zu, dass nahezu alle Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden dürfen, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten „mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den...mehr

Rz. 31 Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können alle Unterlagen auch als Wiedergaben auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dabei müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein[1]: bei empfangenen Handelsbriefen und bei den Buchungsbelegen muss – wegen der beso...mehr

Rz. 41 Aus Vereinfachungsgründen hat das HGB einen individuellen Beginn des Fristenlaufs vermieden und knüpft daran an, dass das auslösende Ereignis (z. B. die Entstehung des Belegs) in einem bestimmten Kalenderjahr eintritt. Der Beginn des Fristenlaufs beginnt dann mit Ablauf des letzten Tages dieses Kalenderjahrs, also mit Ablauf des 31.12.[1] Das kann zu einer faktischen ...mehr

Rz. 1 § 238 HGB verpflichtet den Kaufmann zu Aufzeichnungen, mit denen er seine Handelsgeschäfte sowie die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen hat. Die Aufzeichnungen folgen dem System der sog. "doppelten Buchführung". Dabei finden die Unterlagen ihren Niederschlag in systematischen Zahlenausweisen. Zugleich sind...mehr

Rz. 49 Nach § 140 AO müssen alle nach außersteuerlichen Gesetzen zur Buchführung Verpflichteten auch für Zwecke der Besteuerung Bücher führen, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (sog. derivative [abgeleitete] Buchführungspflicht). Die wohl wichtigste außersteuerliche Buchführungspflicht ist im HGB (§§ 238 ff. HGB) verortet. Daneben gibt es für eine ganze Reihe v...mehr

Rz. 26 Das HGB schreibt eine geordnete Aufbewahrung vor. Da die Dokumentation der Nachprüfbarkeit und der Beweissicherung der Rechnungslegung dient und nach § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB die Buchführung so beschaffen sein muss, dass eine Prüfung innerhalb angemessener Zeit möglich sein muss, wird dadurch die Art und Weise der Aufbewahrung vorgegeben: Es muss ein entsprechend rasch...mehr

Rz. 78 Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht nach Handelsrecht führt zu keinen direkten Sanktionen.[1] Anders ist dies aus strafrechtlicher Sicht. Eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren oder eine Geldstrafe droht demjenigen, der vor Ablauf der gesetzlichen (handelsrechtlichen) Aufbewahrungsfrist Handelsbücher oder sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen beiseiteschaf...mehr

Tz. 23 Stand: EL 123 – ET: 09/2021 Nach § 14b Abs. 1 UStG (Anhang 5) hat der Unternehmer folgende Unterlagen aufzubewahren: ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat; alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat. Tz. 2...mehr

Rz. 63 Die Dauer der Aufbewahrung des betroffenen Unternehmers richtete sich in der bis zum 30.6.2021 geltenden Fassung des § 22f UStG nach der allgemeinen Regel des § 147 Abs. 3 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen), die erste Fassung des § 22f UStG (Rz. 4) enthielt keine Regelung über die Dauer der Aufbewahrungspflicht. Gem. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO si...mehr