Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Rz. 14 Der nach § 299 Abs. 2 Satz 2 HGB aufzustellende Zwischenabschluss dient ausschl. als Grundlage für die Aufstellung des Konzernabschlusses. [1] Durch den Zwischenabschluss ist es möglich, für den Zeitraum des Konzern-Gj die Daten des TU mit abweichendem Stichtag des Einzelabschlusses in den Konzernabschluss einzubeziehen. Bei der Aufstellung des Zwischenabschlusses ist... mehr

Rz. 9 Der durch das AReG neu geschaffene § 317 Abs. 3a HGB trug dem Umstand Rechnung, dass ab dem 17.6.2016 für Abschlussprüfungen bei Unt, die kapitalmarktorientiert i. S. v. § 264d HGB, aber keine Kreditinstitute oder VersicherungsUnt sind, die unmittelbar geltende EU-Verordnung für spezifische Anforderungen bei Unt von öffentlichem Interesse[1] anzuwenden war. Die Vorschr... mehr

Jede Verletzung und Erkrankung im Betrieb sowie die Hilfeleistung, die in deren Zusammenhang durchgeführt wurde, muss dokumentiert werden. Praktischerweise erfolgt die Dokumentation im Meldeblock, welcher sich bestenfalls in unmittelbarer Nähe des Verbandkastens befindet. Die Dokumentation dient vor allem der Nachverfolgung des Unfallgeschehens und der Qualitätssicherung der ... mehr

Rz. 3 Abs. 1 erlegt Arbeitgebern umfassende Pflichten im Zusammenhang mit Kug und Wintergeld auf. Dies überrascht, soweit das aus Beitragsmitteln finanzierte Kug betroffen ist, und leuchtet beim Wintergeld ein, das durch eine Umlage der Arbeitgeber aufgebracht wird (vgl. Komm. zu § 102 (ab 1.4.2012), §§ 354 ff.). Die Regelung gilt auch für das Saison-Kug. Für das Transfer-Ku... mehr

Rz. 9 Mit der Bundesagentur für Arbeit in Abs. 1 Satz 1 ist der Träger der Arbeitsförderung (§ 368 Abs. 1 Satz 1) gemeint. Damit werden die Agenturen für Arbeit, aber auch die sonstigen Dienststellen der Bundesagentur für Arbeit erfasst (vgl. §§ 12, 19 Abs. 2 SGB I). Ob es sich nach dem Gesetzestext um die Bundesagentur für Arbeit oder lediglich um die Bundesagentur handelt,... mehr

Rz. 12 Abs. 2 trifft Regelungen zum Umgang mit den erhobenen, verarbeiteten und genutzten Daten nach Abschluss der Vermittlungstätigkeit. Nach Abs. 2 Satz 1 hat der Vermittler überlassene Unterlagen unmittelbar nach Abschluss der Vermittlungstätigkeit zurückzugeben. Warum der Gesetzgeber den Begriff der unmittelbaren Rückgabe statt der sonst üblichen Formulierung der unverzü... mehr

Rz. 54 Stand: EL 124 – ET: 11/2020 Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des 6. auf die Lohnzahlung (nicht der letzten Eintragung im Lohnkonto) folgenden Kalenderjahres aufzubewahren (§ 41 Abs 1 Satz 9 EStG); der Tag der Lohnzahlung ist aufzuzeichnen (> Rz 20). Die vorgenannte Aufbewahrungsfrist gilt abweichend von § 93c Abs 1 Nr 4 AO auch für die dort genannten Aufzeichnungen u... mehr

Rn 5 Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach Abschluss der Behandlung kann durch andere, insb weiterreichende Aufbewahrungs- und Aufzeichnungsfristen überlagert werden (zB § 1631e VI: Vollendung des 48. Lebensjahres; § 85 II 1 Nr 1 StrlSchG: 30 Jahre). Eine Verlängerung der Aufbewahrung soll sich ebenfalls unter Berücksichtigung der Verjährung zivilrechtlicher Ansprüche (§ 1... mehr

Rn 43 Die Verwaltungsunterlagen sind von der GdW angemessen zu schützen und grds im Original aufzubewahren (s.a. LG Hamburg ZMR 20, 957; LG Freiburg NJW-RR 11, 1096). Sind die Originalbelege nicht umfassend vorhanden, muss die GdW iE darlegen und benennen, wo sie noch vorhanden sind, und sie vorlegen (s.a. LG Frankfurt aM ZMR 23, 494). Alternativ ist eine Speicherung entspr ... mehr

Rn 9 Die unterlassene oder fehlerhafte Befundsicherung begründet zu Gunsten des Patienten eine Beweislastumkehr bzgl der Tatsache, dass eine nicht dokumentierte Maßnahme, zB die Verabreichung eines Medikaments, nicht erfolgt ist (Rehborn GesR 13, 257, 270). Die Vermutung darf den Patienten nicht besserstellen, als er bei einer ordnungsgemäßen Befunderhebung und -sicherung ge... mehr

(1) 1Der Behandelnde ist verpflichtet, zum Zweck der Dokumentation in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Patientenakte in Papierform oder elektronisch zu führen. 2Berichtigungen und Änderungen von Eintragungen in der Patientenakte sind nur zulässig, wenn neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann sie vorgenommen worden sind. 3Dies ist ... mehr

Gesetzestext (1) Die Personensorge umfasst nicht das Recht, in eine Behandlung eines nicht einwilligungsfähigen Kindes mit einer Variante der Geschlechtsentwicklung einzuwilligen oder selbst diese Behandlung durchzuführen, die, ohne dass ein weiterer Grund für die Behandlung hinzutritt, allein in der Absicht erfolgt, das körperliche Erscheinungsbild des Kindes an das des mä... mehr

Rn 64 Verwirkung setzt zunächst voraus, dass zwischen der ersten Möglichkeit der Geltendmachung des betreffenden Rechts und seiner tatsächlichen Geltendmachung ein längerer Zeitraum verstrichen ist, währenddessen der Berechtigte untätig geblieben ist: ›Zeitmoment‹. Der Zeitablauf allein genügt für den Eintritt der Verwirkung jedoch nicht, vielmehr müssen weitere Umstände vor... mehr

Rn 16 Sinn und Rechtsfolge des § 362 liegen darin, dass die Forderung von selbst vollständig, vorbehalts- und bedingungslos erlischt, dh untergeht und vernichtet wird, der Schuldner damit also endgültig von seiner Schuld befreit wird, wenn die Leistung so, wie sie nach dem zur Zeit der Erfüllung geltenden Recht zu leisten war, bewirkt wurde. Hierdurch ändert die Rechtslage e... mehr

Rz. 1 Stand: EL 143 – ET: 09/2025 In folgenden Fällen darf der > Arbeitgeber vom LSt-Abzug erst absehen, wenn ihm eine Freistellungsbescheinigung vorliegt: bei einem Erlass der LSt (ESt) gemäß § 34c Abs 5 EStG nach dem ATE (> Anh 2 Auslandstätigkeitserlass; zu Einzelheiten > Auslandstätigkeitserlass); wenn der > Arbeitslohn nach einem DBA von der LSt (ESt) freizustellen ist, so... mehr

Rn 20 Mängel des Grundgeschäfts lassen die Wirksamkeit der Vollmacht nach dem Abstraktionsprinzip (s Rn 4) grds unberührt (Bork Rz 1491). Ausnahmsweise kann sich ein Mangel des Grundgeschäfts aber auch auf die Vollmacht erstrecken. Anerkannt ist das bei der sog Fehleridentität, wenn der Grund für die Nichtigkeit des Grundgeschäfts auch die Vollmacht erfasst sowie in Fällen, ... mehr

Lohnkonten und die für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen dazugehörigen Unterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Fristberechnung beginnt zum 01.01. des Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Soweit die Angaben im Lohnkonto im Rahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs geführt werden, beträgt die Aufbewahrungsfrist zwölf Jahre. Die auf... mehr

Definition der Begriffe Arbeitsverhältnis, Arbeitgeber, Arbeitnehmer §§ 1 LStDV Definition des Begriffs Arbeitslohn § 2 LStDV Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit § 19 EStG ELStAM – Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale §§ 52b, 39 e, 41 b Abs. 2 EStG Lohnkonto und Aufzeichnungspflichten § 4 und 5 LStDV Besteuerung und Bewertung von Sachbezügen § 8 EStG Berechnung der privaten Kfz-... mehr

Jedes bilanzierende Unternehmen muss u. a. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Bücher gemäß § 257 Abs. 1 HGB 10 Jahre lang aufbewahren. Buchungsbelege müssen dagegen nur 8 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gema... mehr

Mit der E-Rechnung kommt eine weitere Aufgabe auf Unternehmer zu. Die E-Rechnungen sind nach den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) zu archivieren.[30] Dies bedeutet, dass alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätze, elektronischen Do... mehr

Die Vorstände in Vereinen sind zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, dem droht ein Bußgeld. Wie lange man was aufheben muss, regeln die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.[1] Im Wesentlichen werden Fristen von sechs, acht und zehn Jahren unterschieden. Hier gibt es seit dem 01.01.2025 eine Neuerung zur Entlastung d... mehr

Gesellschafterbeschluss fassen: Die Liquidation beginnt mit dem Beschluss der Gesellschafterversammlung, die Gesellschaft aufzulösen. Dieser Beschluss bedarf einer Mehrheit von mindestens 75 % der abgegebenen Stimmen. Grundsätzlich kann also die Minderheit überstimmt werden. Wer z. B. nur 10 % der Stimmen hat, kann sich grundsätzlich nicht dagegen wehren, dass die Gesellscha... mehr

Rn 5 Auch wenn das Gericht die Prozessakten elektronisch führt, sind die Beteiligten nicht verpflichtet, Dokumente elektronisch einzureichen. Auch zum Beweis bestimmte Urkunden werden idR in Papierform (in Abschrift: § 130 I) vorgelegt. Abs 2 S 1 regelt, dass im laufenden Verfahren (nicht: Vorinstanz) eingereichte Schriftsätze und Unterlagen (zB Pläne und Zeichnungen; gerich... mehr

Rn 33 Zur Entlastung der Pfandkammer und zur Wahrung der Belange des Gläubigers, der die Unterbringungskosten für das Räumungsgut vorschießen muss, hat die Lagerung nur so lange anzudauern, bis es dem Schuldner unter zumutbaren Umständen möglich ist, die Sachen abzuholen und in Besitz zu nehmen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann der GV die Gegenstände verkaufen bzw ver... mehr

Rz. 14 Gem. § 14b Abs. 1 S. 1 UStG beträgt die Aufbewahrungsfrist für die aufzubewahrenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen mWv 1.1.2025 8 Jahre. Zuvor betrug die Aufbewahrungsfrist bis 31.12.2024 10 Jahre. Die Herabsetzung erfolgte im Zuge der Herabsetzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO durch das Vierte BürokratieentlastungsG v. 23.10.2... mehr

Rz. 24 § 14b Abs. 1 S. 5 UStG erweitert die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen für steuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück i. S. d. § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 UStG (bis 31.12.2024: § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG) auf Nichtunternehmer oder Unternehmer, die eine solche Leistung für ihren privaten Bereich erhalten.[1] Diese Aufbew... mehr

Rz. 23 Die Aufbewahrungspflicht einschließlich der Aufbewahrungsfrist und den Anforderungen an die Aufbewahrung über die gesamte Aufbewahrungsfrist nach § 14b Abs. 1 S. 1-3 UStG gelten nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG auch für folgende Anwendungsfälle: (Nr. 1) Nichtunternehmerische Fahrzeuglieferer i. S. d. § 2a UStG, die durch die innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahr... mehr

Rz. 17 Nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG müssen die aufzubewahrenden Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 3 S. 1 UStG erfüllen.[1] D.h. sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist i. S. d. § 14b Abs. 1 S. 1 und S. 3 UStG die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unverse... mehr

Rz. 34 Ein im Inland oder den Gebieten i. S. d. § 1 Abs. 3 UStG ansässiger Unternehmer ist grundsätzlich verpflichtet, seine Rechnungen im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebieten aufzubewahren (§ 14b Abs. 2 S. 1 UStG). Diese Vorschrift betrifft sowohl die auf Papier erstellten und aufbewahrten Rechnungen wie auch die auf elektronischem Weg übermittelten oder... mehr

Rz. 1 Bis zur Einführung von umsatzsteuerrechtlichen Regelungen zur Aufbewahrung von Rechnungen ergaben sich entsprechenden Pflichten lediglich aus § 147 AO. Erstmals mit Einführung des EU-Binnenmarkts zum 1.1.1993 wurden Vorschriften über Aufbewahrungspflichten i.Z.m. innergemeinschaftlichen Lieferungen im UStG normiert.[1] Erst mWv 1.1.2024 sind die Vorschriften in § 14b U... mehr

Aufzeichnungen der Arbeitszeit fallen unter den Begriff der personenbezogenen Daten i. S. d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Darunter sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, was bei Arbeitszeiten, die einem konkreten Arbeitnehmer zugeordnet sind, der Fall ist. Datenschutzrechtlicher Erlaubnistatbestand für d... mehr

Der Arbeitgeber ist zur gesundheitlichen Fürsorge für seine Beschäftigten verpflichtet.[1] Er muss daher für eine angemessene arbeitsmedizinische Vorsorge sorgen, zur Durchführung der arbeitsmedizinischen Vorsorge einen Arzt nach § 7 ArbMedVV beauftragen, mit der Gebietsbezeichnung "Arbeitsmedizin" oder der Zusatzbezeichnung "Betriebsmedizin", dem Arzt alle erforderlichen Auskü... mehr

1) Warum sollte eine Unterweisung regelmäßig durchgeführt werden? Durch regelmäßige Wiederholungen bleiben die Unterweisungsinhalte besser im Bewusstsein. Dabei sollten nicht nur Sicherheitsaspekte besonders gefährlicher Tätigkeiten regelmäßig geschult werden. Auch Routinetätigkeiten müssen berücksichtigt werden, bei denen häufig die Gefahr besteht, durch die ständig wiederke... mehr

Bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufgezeichnet werden.[1] Diese Unterlagen sind spätestens nach 7 Tagen zu erstellen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren.[2] Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem die Aufzeichnungen geführt werden müssen. mehr

Dokumente (Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege), die in Papierform eingehen und dann elektronisch erfasst und archiviert werden sollen, können nach Eingang bildlich erfasst werden. Dabei muss das elektronische Dokument so aufbewahrt werden, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.[1] Die Digitalisierung der Unter... mehr

Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht.[1] Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.[2] Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung[3] ermitteln.[4] Dabei ist zu beachten, dass... mehr

So wie die Buchhaltungsdaten in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, müssen auch elektronische Daten sicher archiviert sein. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert und lesbar zur Verfügung stehen. Ist das nicht oder nicht mehr möglich, ist die Buchhaltung nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß.[1] Das ist beispielsweise der Fall, wenn der Unterne... mehr

Es nützt wenig, wenn irgendwo Kartons mit unsortierten Materialien abgelagert werden. Einerseits ist es dann sehr mühsam, für einen bestimmten Zweck die hilfreichen Stücke zu finden. Und zum anderen kann die unsachgemäße Lagerung zu Schäden an den Materialien bis hin zur Vernichtung führen. Dementsprechend benötigt ein gutes Vereinsarchiv … die Möglichkeit einer sachgemäßen La... mehr

Rz. 253 [Autor/Zitation] Nach §§ 667, 675 BGB hat der Abschlussprüfer alles, was er zur Ausführung des Prüfungsauftrags erhalten hat, an die Gesellschaft herauszugeben. Der Herausgabeanspruch des Auftraggebers wird fällig mit der Ausführung des Auftrags (Erreichen des Auftragszwecks), jedenfalls mit der Beendigung des Auftragsverhältnisses (vgl. Grüneberg in Grüneberg84, § 66... mehr

Rz. 31 Stand: 06/02 – 07/2025 Der Unternehmer ist verpflichtet, über die im Rahmen der EU-KU-Regelung getätigten Umsätze geeignete und vollständige Aufzeichnungen zu führen. Diese Aufzeichnungen müssen es ermöglichen, die eingereichten Umsatzmeldungen auf Richtigkeit zu überprüfen. Die Aufzeichnungen müssen dem BZSt, dem zuständigen Finanzamt oder den zentral zuständigen Behö... mehr

Rz. 104 [Autor/Zitation] Anders als der JA bedarf ein Konzernabschluss mangels Ergebnisverwendungsgrundlage oder anderer an ihn knüpfender Rechtsfolgen (vgl. BT-Drucks. 14/8769, 22) keiner Feststellung, weswegen § 316 in seinem Abs. 2 nicht auf seinen Abs. 1 Satz 2 verweist, auch nicht auf dessen sinngemäße Anwendung. Der Konzernabschluss ist auch ohne Feststellung existent u... mehr

Rn. 383 Stand: EL 160 – ET: 10/2022 Der GoB-Begriff ist ein unbestimmter Rechtsbegriff (vgl Döllerer BB 1959, 1217; BFH v 12.05.1966, IV 472/60, BStBl III 1966, 371; BMF v 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 Tz 17). Mit dessen Abgrenzung ist zugleich die Reichweite des Maßgeblichkeitsgrundsatzes wesentlich abgesteckt. Gesetzliche GoB-Inbezugnahme: Die handelsrechtlichen GoB werden ... mehr

Rz. 61a Dem Tatbestand des § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO liegt die Erkenntnis zugrunde, dass die nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 oder 4 AO aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen [1] – u. a. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen s... mehr

Rz. 61j § 379 Abs. 1 Nr. 8 AO sanktioniert – ähnlich wie § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO – die nicht vollständige Aufbewahrung oder Nichtaufbewahrung der nach § 147a Abs. 1 S. 1 sowie Abs. 2 S. 1 AO aufzubewahrenden Unterlagen. Es besteht zwar die Möglichkeit, dass auch eine Steuerhinterziehung, hinter die der Bußgeldtatbestand zurücktreten würde, für dieselbe Steuerart und denselben ... mehr

Rz. 47 § 146a AO normiert besondere Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme. Auch wenn die Regelung in die AO bereits durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[1] eingefügt wurde, so ist die Norm doch erst auf Kalenderjahre nach dem 31.12.2019 anzuwenden.[2... mehr

1 Allgemeines Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über d... mehr

Rz. 10 Die vom Plattformbetreiber nach § 24 Abs. 1 PStTG zu erstellenden umfangreichen Aufzeichnungen sind für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Die Aufzeichnungen nach § 24 Abs. 1 Nrn. 2 bis 5 PStTG sind nach Ablauf dieser Frist zu löschen. Die Frist zur Aufbewahrung beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen erstellt worden sind. mehr

Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über die Erfüllung ... mehr

Rz. 49 [Autor/Zitation] § 242 Abs. 3, der für alle Kaufleute, also im Ausgangspunkt auch für KapGes., gilt, definiert den JA durch die beiden Elemente Bilanz und GuV. In Umsetzung von Art. 4 Abs. 1 der Bilanz-RL (2013/34/EU) erweitert § 264 Abs. 1 Satz 1 den JA von KapGes. um den Anhang als drittes Rechnungslegungsinstrument (Ballwieser in BKT, Bilanzrecht, § 264 HGB Rz. 21 [... mehr

Rz. 87 Die in Abs. 3a normierten Regelungen entsprechen der schon zuvor von den Unfallversicherungsträgern geübten Verwaltungspraxis bei der Ermittlung der Einwirkungsvoraussetzungen der jeweiligen BK, auch arbeitstechnische Voraussetzungen genannt. Abs. 3a Satz 1 nimmt auf den Untersuchungsgrundsatz bezug, der in § 20 SGB X normiert ist. Abs. 3a Satz 2 benennt § 21 Abs. 1 S... mehr