Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufgezeichnet werden.[1] Diese Unterlagen sind spätestens nach 7 Tagen zu erstellen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren.[2] Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem die Aufzeichnungen geführt werden müssen.mehr

Dokumente (Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege), die in Papierform eingehen und dann elektronisch erfasst und archiviert werden sollen, können nach Eingang bildlich erfasst werden. Dabei muss das elektronische Dokument so aufbewahrt werden, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.[1] Die Digitalisierung der Unter...mehr

Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht.[1] Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.[2] Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung[3] ermitteln.[4] Dabei ist zu beachten, dass...mehr

So wie die Buchhaltungsdaten in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, müssen auch elektronische Daten sicher archiviert sein. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert und lesbar zur Verfügung stehen. Ist das nicht oder nicht mehr möglich, ist die Buchhaltung nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß.[1] Das ist beispielsweise der Fall, wenn der Unterne...mehr

Es nützt wenig, wenn irgendwo Kartons mit unsortierten Materialien abgelagert werden. Einerseits ist es dann sehr mühsam, für einen bestimmten Zweck die hilfreichen Stücke zu finden. Und zum anderen kann die unsachgemäße Lagerung zu Schäden an den Materialien bis hin zur Vernichtung führen. Dementsprechend benötigt ein gutes Vereinsarchiv … die Möglichkeit einer sachgemäßen La...mehr

Rz. 253 [Autor/Zitation] Nach §§ 667, 675 BGB hat der Abschlussprüfer alles, was er zur Ausführung des Prüfungsauftrags erhalten hat, an die Gesellschaft herauszugeben. Der Herausgabeanspruch des Auftraggebers wird fällig mit der Ausführung des Auftrags (Erreichen des Auftragszwecks), jedenfalls mit der Beendigung des Auftragsverhältnisses (vgl. Grüneberg in Grüneberg84, § 66...mehr

Rz. 31 Stand: 06/02 – 07/2025 Der Unternehmer ist verpflichtet, über die im Rahmen der EU-KU-Regelung getätigten Umsätze geeignete und vollständige Aufzeichnungen zu führen. Diese Aufzeichnungen müssen es ermöglichen, die eingereichten Umsatzmeldungen auf Richtigkeit zu überprüfen. Die Aufzeichnungen müssen dem BZSt, dem zuständigen Finanzamt oder den zentral zuständigen Behö...mehr

Rn. 383 Stand: EL 160 – ET: 10/2022 Der GoB-Begriff ist ein unbestimmter Rechtsbegriff (vgl Döllerer BB 1959, 1217; BFH v 12.05.1966, IV 472/60, BStBl III 1966, 371; BMF v 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 Tz 17). Mit dessen Abgrenzung ist zugleich die Reichweite des Maßgeblichkeitsgrundsatzes wesentlich abgesteckt. Gesetzliche GoB-Inbezugnahme: Die handelsrechtlichen GoB werden ...mehr

Rz. 104 [Autor/Zitation] Anders als der JA bedarf ein Konzernabschluss mangels Ergebnisverwendungsgrundlage oder anderer an ihn knüpfender Rechtsfolgen (vgl. BT-Drucks. 14/8769, 22) keiner Feststellung, weswegen § 316 in seinem Abs. 2 nicht auf seinen Abs. 1 Satz 2 verweist, auch nicht auf dessen sinngemäße Anwendung. Der Konzernabschluss ist auch ohne Feststellung existent u...mehr

Rz. 61a Dem Tatbestand des § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO liegt die Erkenntnis zugrunde, dass die nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 oder 4 AO aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen [1] – u. a. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen s...mehr

Rz. 61j § 379 Abs. 1 Nr. 8 AO sanktioniert – ähnlich wie § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO – die nicht vollständige Aufbewahrung oder Nichtaufbewahrung der nach § 147a Abs. 1 S. 1 sowie Abs. 2 S. 1 AO aufzubewahrenden Unterlagen. Es besteht zwar die Möglichkeit, dass auch eine Steuerhinterziehung, hinter die der Bußgeldtatbestand zurücktreten würde, für dieselbe Steuerart und denselben ...mehr

Rz. 47 § 146a AO normiert besondere Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme. Auch wenn die Regelung in die AO bereits durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[1] eingefügt wurde, so ist die Norm doch erst auf Kalenderjahre nach dem 31.12.2019 anzuwenden.[2...mehr

1 Allgemeines Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über d...mehr

Rz. 10 Die vom Plattformbetreiber nach § 24 Abs. 1 PStTG zu erstellenden umfangreichen Aufzeichnungen sind für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Die Aufzeichnungen nach § 24 Abs. 1 Nrn. 2 bis 5 PStTG sind nach Ablauf dieser Frist zu löschen. Die Frist zur Aufbewahrung beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen erstellt worden sind.mehr

Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über die Erfüllung ...mehr

Rz. 49 [Autor/Zitation] § 242 Abs. 3, der für alle Kaufleute, also im Ausgangspunkt auch für KapGes., gilt, definiert den JA durch die beiden Elemente Bilanz und GuV. In Umsetzung von Art. 4 Abs. 1 der Bilanz-RL (2013/34/EU) erweitert § 264 Abs. 1 Satz 1 den JA von KapGes. um den Anhang als drittes Rechnungslegungsinstrument (Ballwieser in BKT, Bilanzrecht, § 264 HGB Rz. 21 [...mehr

Rz. 87 Die in Abs. 3a normierten Regelungen entsprechen der schon zuvor von den Unfallversicherungsträgern geübten Verwaltungspraxis bei der Ermittlung der Einwirkungsvoraussetzungen der jeweiligen BK, auch arbeitstechnische Voraussetzungen genannt. Abs. 3a Satz 1 nimmt auf den Untersuchungsgrundsatz bezug, der in § 20 SGB X normiert ist. Abs. 3a Satz 2 benennt § 21 Abs. 1 S...mehr

A. Vorbemerkungen – Allgemeines Rn. 1 Stand: EL 46 – ET: 06/2025mehr

I. Handelsrecht Rn. 92 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Frist beträgt zehn Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 1, acht Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 4 sowie sechs Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 2f. Diese Fristen sind Mindestfristen. Sie gelten mit der Maßgabe, dass durch ihre Ausnutzung die Aufbewahrung von Unterlagen, deren Frist noch...mehr

Rn. 2 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 § 257 und § 44 HGB 1977 sind bis auf die Passi "Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte", "Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a" sowie die auf zehn bzw. derweil acht Jahre verlängerte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (vgl. auch HdR-E, HGB § 257, Rn. 55) wortgleich. § 44 HGB 1898 bestimmte eine für Handelsbücher, Handelskorrespondenz, Inve...mehr

Rn. 95 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Bei der Bestimmung der Aufbewahrungsfrist ist neben der handelsrechtlichen Berechnung (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 96f.) grds. die steuerrechtliche Ablaufhemmung gemäß § 147 Abs. 3 Satz 5 AO (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 101) zu bedenken. Durch Verweis auf die Festsetzungsfrist nach § 169 AO und von dort konkludent auf die §§ 170f. AO wird die k...mehr

Rn. 100 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Gemäß § 147 Abs. 3 Satz 5 AO kann die Aufbewahrungsfrist in ihrem Ablauf gehemmt werden. Danach läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die fünf- bzw. zehnjährige Festsetzungsfrist gemäß § 169 Abs. 2 Satz 2 AO gilt ins...mehr

Rn. 55 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Durch das StÄndG (1998) wurden zunächst sowohl die handels- als auch steuerrechtlichen (vgl. § 147 Abs. 3 AO) Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von sechs auf zehn Jahre erhöht (vgl. BT-Drs. 14/158, S. 5). Im Zuge des BEG IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 4 (bzw. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) schließli...mehr

Rn. 93 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die steuerrechtlichen Fristen entsprechen dem handelsrechtlichen Pendant. Gemäß § 147 Abs. 3 Satz 1 AO kann die Aufbewahrungsfrist verkürzt werden, sofern in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Ausweislich § 147 Abs. 3 Satz 2 AO lassen kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen die in Satz 1 ...mehr

Rn. 102 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Für AG, KGaA, SE, GmbH und eG beginnt im Liquidationsfall die Aufbewahrungsfrist gemäß § 273 Abs. 3 i. V. m. Abs. 2 AktG, § 74 Abs. 1 Satz 1 i. V. m. Abs. 2 Satz 1 GmbHG, § 93 Satz 1 GenG (jeweils zehn Jahre) unabhängig von dem Lauf der Frist aus § 257 erst mit Beendigung der Liquidation. Dadurch kann sich die Aufbewahrungsfrist erheblich ve...mehr

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Rn. 12 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Aufbewahrungspflichtig sind Einzelkaufleute ((auch solche nach § 241a, wenngleich die handelsrechtliche Pflicht für die in Folge der Ausübung des Wahlrechts nach § 241a nicht erstellten Unterlagen erlischt); vgl. stellvertretend Beck Bil-Komm. (2024), § 257 HGB, Rn. 1f.), Handelsgesellschaften (bei der OHG alle Gesellschafter, bei der KG ledi...mehr

Rn. 18 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Endet die Kaufmannseigenschaft (z. B. durch Tod des Kaufmanns oder Insolvenz bzw. Einstellung des Geschäftsbetriebs), entfällt für ab diesem Zeitpunkt entstehende Unterlagen auch die Aufbewahrungspflicht. Bezüglich davor entstandener Unterlagen bleibt die bereits begonnene Aufbewahrungsfrist unberührt.mehr

Rn. 9 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die handelsrechtliche Regelung des § 257 ist weitgehend wortgleich mit der steuerrechtlichen Vorschrift des § 147 AO (vgl. auch AEAO zu § 147). Der Wortlaut des § 147 AO geht ebenfalls – wie § 257 – auf das BiRiLiG zurück (vgl. BT-Drs. 10/317, S. 58, 133). Für Kaufleute hat § 147 AO indes, soweit Wortgleichheit mit § 257 besteht, nur deklarato...mehr

Rn. 80 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Wiedergaben auf einem Bildträger bzw. die Aufbewahrung auf anderen Datenträgern müssen so dauerhaft beschaffen sein, dass bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist ihre Lesbarmachung ohne Weiteres möglich ist. Sie müssen an einem Ort aufbewahrt werden, von dem aus bei Bedarf Zugang zu ihnen verschafft werden kann. Das trifft auch dann zu, wenn ...mehr

Rn. 82 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Originale dürfen vernichtet werden, wenn der Bildträger bzw. ein anderer Datenträger ordnungsgemäß hergestellt worden ist und sie für Verständnis und Prüfbarkeit des Surrogats nicht mehr erforderlich sind (vgl. Biener, DB 1977, S. 527 (531); weiterführend sodann IDW RS FAIT 3 (2015), Rn. 81ff.; BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 03...mehr

Rn. 86 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Der Kaufmann ist verpflichtet, die Unterlagen vor Zerstörung, Beschädigung oder Manipulation zu schützen. Dies ergibt sich aus § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.mehr

Rn. 92 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Frist beträgt zehn Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 1, acht Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 4 sowie sechs Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 2f. Diese Fristen sind Mindestfristen. Sie gelten mit der Maßgabe, dass durch ihre Ausnutzung die Aufbewahrung von Unterlagen, deren Frist noch nicht abgelauf...mehr

Rn. 87 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Ein Wechsel unter den zulässigen Aufbewahrungsformen während der Aufbewahrungsfrist ist handelsrechtlich möglich (vgl. Biener, DB 1977, S. 527 (530)). Allerdings wird der Wechsel der Aufbewahrungsform steuerlich durch die Änderungen des § 147 AO eingeschränkt (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 84). Bei einem Wechsel des Archivsystems muss das neue S...mehr

Rn. 97 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Das Fristende erfolgt gemäß § 188 Abs. 2 BGB i. V. m. § 187 Abs. 1 BGB jeweils zum 31.12., 24:00 Uhr. Beispiel: * Zur Bestimmung ...mehr

Rn. 106 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Folgende Straftaten können in Betracht kommen: Eine Urkundenfälschung gemäß § 267 StGB ist möglich, indem z. B. bei Handelsbüchern – in strafrechtlichem Sinne u. U. Gesamturkunden – nur Teile aufbewahrt werden und dadurch der Erklärungswert des Ganzen bzw. der aufbewahrten restlichen Teile verändert wird. Fälschung technischer Aufzeichnungen i...mehr

Rn. 51 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Für die Auslegung dieser Begriffe ist § 238 Abs. 1 heranzuziehen: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Frist einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des UN bilden können. Daraus folgt, dass es wiederum vom jeweiligen Einzelfall (insbesondere von der betrieblichen Organisation des Rechnungswesens) abhängig ist...mehr

Rn. 78a Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Aus steuerlicher Sicht führt die Finanzverwaltung aus, dass Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und Unterlagen, die im UN entstanden oder dort eingegangen und auch aufbewahrungspflichtig sind, nur in dieser Form aufzubewahren sind. Diese dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019...mehr

Rn. 71 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Es gelten die sog. Mikrofilm-Grundsätze, die von der AWV für das Steuerrecht entwickelt wurden, aber nach Ansicht des BMF (vgl. das sog. Mikrofilm-Begleitschreiben vom 01.02.1984, IV A 7 – S 0318–1/84, BB 1984, S. 1283ff.) die handelsrechtlichen GoB ergänzen. Ihr Geltungsbereich erstreckt sich nur auf im herkömmlichen Sinne verfilmbares Schri...mehr

Seit dem 1.1.2020 müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, zu denen auch Registrierkassensysteme zählen, mit einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet werden.[1] Dieses soll nachträgliche unerkannte Veränderungen im System aufzeigen und somit steuerschädliche Manipulationen verhin...mehr

Wird das alte Kassensystem gegen ein moderneres System ausgetauscht, so muss der Unternehmer um den unmittelbaren Datenzugriff ("Z 1-Zugriff") zu gewährleisten, von Rechts wegen auch die alte Hardware weiter vorhalten. Um dies zu umgehen, kann er stattdessen den Kassenaufsteller mit der Auslesung der Daten beauftragen. Hierzu gehören neben den Kassenjournaldaten die Tagesabs...mehr

Fast jede Kasse verfügt über eine Trainingsfunktion. Um neues Personal einzulernen oder um komplizierte Kassenmanöver zu üben, ist diese Funktion unerlässlich. Praxis-Beispiel Separieren Beim Separieren kann das spätere eigenmächtige Umsetzen der Gäste an andere Tische, für die anderes Bedienpersonal zuständig ist, digital nachvollzogen werden. Solche Situationen entstehen mei...mehr

Auch wenn im Einzelfall ein Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters (§ 13 Abs. 4 BOStB)[1] an Unterlagen des Mandanten begründet scheint (wegen offener Honorarforderungen),[2] sollte unter Haftungsgesichtspunkten davon kein Gebrauch gemacht werden. Es besteht zugunsten des Mandanten eine umfassende (nachvertragliche) Schadensminderungspflicht seitens des Steuerberaters. Spä...mehr

Rz. 114 Wie bei der Verletzung der Aufzeichnungspflicht ist das Finanzamt auch bei der Verletzung der Aufbewahrungsfrist dem Grunde nach zur Schätzung nach § 162 Abs. 1 und 2 AO berechtigt.[1] Rz. 115 Die Regelungen der Aufbewahrungspflichten des § 147 AO gelten auch bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG.[2] Die in § 147 Abs. 1 Nrn. 1 und 4a AO genannten Unterlagen sin...mehr

Rz. 39 Es ist erforderlich, dass die Träger der Rentenversicherung und die BA die Prüfung trotz des Einsatzes von EDV-Anlagen nachvollziehen können. Deshalb haben die Einzugsstellen und die "anderen Stellen" i. S. d. Abs. 4 alle für die Prüfung erforderlichen Unterlagen – außer den nach Abs. 1 Satz 3 bei der DRV Bund gespeicherten Daten – bis zur nächsten Einzugsstellenprüfu...mehr

Die GuV ist als Teil der Jahresabschlussunterlagen 10 Jahre aufzubewahren.[1] Die Aufbewahrungspflicht läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.[2] An dieser Regelung zu den Aufbewahrungsfristen hat sich durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz[3] nichts geändert.mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält;[1] die Echtheit der H...mehr

Erbringt ein Unternehmen steuerpflichtige Leistungen an einen anderen Unternehmer, kann dieser für die Abschlagszahlungen die Ausstellung einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis verlangen. Die Abschlagsrechnungen sind hinsichtlich des gesonderten Umsatzsteuerausweises wie normale Rechnungen auszustellen. Wichtig hierbei: Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, dass ...mehr

Weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer im Besitz einer Rechnung ist.[1] Dabei muss der Unternehmer grundsätzlich im Besitz der Originalrechnung sein.[2] Sofern eine solche Rechnung durch Verlust oder Vernichtung nicht mehr vorhanden ist, kann der Nachweis, dass eine Rechnung ausgestellt wurde, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln g...mehr

Die Anordnung einer Betreuung bedeutet nicht die Entmündigung oder Entrechtung des Betroffenen. Die betreute Person bleibt weiterhin geschäftsfähig. Eine Betreuung darf nicht länger als notwendig dauern. Dementsprechend wird in die gerichtliche Entscheidung ein festes Datum für eine Überprüfung der Betreuung und ihrer weiteren Notwendigkeit aufgenommen. Nach spätestens 5 Jahr...mehr