Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Die elektronische Auswertbarkeit muss ebenfalls für die Zeitdauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein.[1] Auswertbarkeit bedeutet, dass auch das Altsystem durch die Finanzbehörden elektronisch lesbar und analytisch verarbeitbar sein muss.mehr

Jedes Buchführungssystem – ob klassisch oder elektronisch – muss die geforderten "klassischen" Merkmale für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist erfüllen. Merkmale dieser Art sind:[1] Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnungen Ordnung Vollständigkeit Einzelaufzeichnungspflicht Richtigkeit Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Un...mehr

Die Aufzeichnungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar sein.[1] Bei einer Umstellung des Systems ist die Lesbarkeit der "Altunterlagen" sicherzustellen.mehr

Bücher und Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass sich ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Aufzeichnungen verschaffen kann.[1] Elektronische Aufzeichnungen unterliegen grundsätzlich auch den gleichen Prinzipien wie manuell geführte Bücher oder Aufzeichnungen.[2] Die GoB bzw. GoBD erstrecken sich damit nicht nur auf die elektronische Bu...mehr

Verarbeitung muss leicht verfolgt werden können Der Grundsatz der (leichten) Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit ergibt sich nicht nur aus dem steuerlichen Bereich, sondern auch aus dem Handels- und ggf. Berufsrecht. Nachvollziehbarkeit bedeutet, dass die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle mit dem dabei angewandten Buchhaltungssystem bzw. Aufzeichnungsverfahren relati...mehr

Rz. 124 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die Aufbewahrungsfrist ist für die unterschiedlichen kaufmännischen Unterlagen gestaffelt. Nach Abs. 4 beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Lageberichte nebst Organisationsunterlagen und für Buchungsbelege (Abs. 4 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4). Für alle sonstigen Unterlagen des Kaufmanns beträg...mehr

Rz. 112 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 § 257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Ar...mehr

Rz. 131 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht ist handelsrechtlich nicht sanktioniertsbewehrt ist. Indessen können festgestellte Mängel im Rahmen der Abschlussprüfung dazu führen, dass im Einzelfall der Bestätigungsvermerk eingeschränkt oder sogar versagt wird, da sich die Verletzung der Aufbewahrungspflicht auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchfü...mehr

Rz. 125 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Im schwebenden zivilgerichtlichen Rechtsstreit kann das Gericht auf Antrag oder von Amts wegen die Vorlage der Handelsbücher einer Partei anordnen. Dabei ist unerheblich, ob die Parteien ihre Behauptung durch Vorlage eigener oder gegnerischer Handelsbücher beweisen wollen und welche Partei die Beweislast trägt. Allerdings ist die Voraussetzu...mehr

Rz. 39 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 § 239 Führung der Handelsbücher (1) 1Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. 2Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muß im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. (2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst e...mehr

Rz. 14 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Das HGB setzt den Begriff der Handelsbücher voraus. Welche Bücher unter den Begriff fallen und wie sie zu führen sind, ergibt sich aus den GoB. Zu unterscheiden sind Grundbücher (Journale), Hauptbücher und Nebenbücher (Hilfsbücher). Grundbücher dienen der vollständigen Erfassung und Sicherstellung aller Geschäftsvorfälle und sind deshalb chro...mehr

Zusammenfassung Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Au...mehr

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Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist[1] gilt insbesondere für Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen, Inventarlisten und Inventurunterlagen, Arbeitsverträge und Änderungsvereinbarungen, Kündigungsschreiben und Aufhebungsverträge, Dokumente im Zusammenhang mit Arbeitsschutz und Unfallverhütung, Zeugnisse und Beurteilungen, Unterlagen zu Betriebsvereinbarungen.mehr

Sofern das Steuerrecht im Einzelfall keine kürzeren Fristen bestimmt, sind die Belege 10, 8 oder 6 Jahre aufzubewahren.[1] Im Umsatzsteuerrecht ist in Einzelfällen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren zu beachten.[2] Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen werden durch kürzere außersteuerliche Fristen nicht berührt.[3] Darüber hinaus existiert eine gesonderte Ablaufhemmung. [4] ...mehr

Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre.[1] Die 8-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen (z. B. Auswertungen der Lohnabrechnung mit Inhalten wie Mitarbeiterdaten, Lohnzeitraum, Bruttolohn, Sozialversicherungs- und Steuerabzügen oder gel...mehr

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5.1 Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagenmehr

Nach bislang geltendem Recht sind Buchungsbelege grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Das BEG IV sieht vor, die Aufbewahrungsfrist für diese Belege auf 8 Jahre zu verkürzen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Bei den Buchungsbelegen handelt es sich häufig um Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Um die beabsichtigte Bürokratieentlastung voll wirksam werden lassen zu können, wi...mehr

2.1 8-jährige Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre.[1] Die 8-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen (z. B. Auswertungen der Lohnabrechnung mit Inhalten wie Mitarbeiterdaten, Lohnzeitraum, Bruttolo...mehr

1.1 Lohnkonten Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhal...mehr

Die aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen[1] können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.[2] Dies muss aber den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen und es muss sicherges...mehr

Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfris...mehr

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.[1] Hierunter fallen z. B. Freistellungsbescheinigungen, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher, Verträge zu vermögenswirksamen Leistungen, Pfändungsunterlagen, Prüfungsberichte (z. B. Betriebsprüfung), Rechnungsbelege über Auslagenersatz, Arbei...mehr

Im Fall eines Systemwechsels, einer Systemänderung, z. B. Änderung der OCR-Software, Update der Finanzbuchhaltung etc., oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ist es nur dann nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems über die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, wenn die auf...mehr

Die Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Wer die aufbewahrten Unterlagen nur in Form von Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die zur Lesbarkeit der Daten erforderlich sind (z. B. Compu...mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s...mehr

Kaufleute und bilanzierende Gewerbetreibende, Gewerbetreibende, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, und Freiberufler müssen nachfolgende Unterlagen aufbewahren: Die grundlegenden Buchführungs- und Abschlussunterlagen:[1] Handelsbücher (handelsrechtlich) bzw. Bücher und Aufzeichnungen (steuerrechtlich), Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Er...mehr

Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht, muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Hieraus muss der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig u...mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J...mehr

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.[2] Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Beson...mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung (Überführung/Umwandlung von Daten eines Datenformats...mehr

Für Personen mit Überschusseinkünften bestehen ebenfalls Aufbewahrungspflichten. Beträgt die Summe der positiven Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Einkünfte aus Kapitalvermögen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr, müssen die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschussei...mehr

Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (Scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Werden gescannte Dokumente per OCR-Verfahren um Volltextinformationen angereichert, so ist dieser Volltext über die Dauer der...mehr

Wer aufzubewahrende Unterlagen auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger vorlegt, ist verpflichtet[1], Hilfsmittel bereitzustellen um die Unterlagen lesbar zu machen. Das Finanzamt kann auch verlangen, dass die Unterlagen ganz oder teilweise ausgedruckt oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen erstellt werden. Der Unternehmer muss digitalisierte Unterlagen über ...mehr

1 Elektronische Führung der Entgeltunterlagen Entgeltunterlagen sind seit dem 1.1.2022 grundsätzlich in elektronischer Form zu führen. Die Spitzenorganisationen haben bundeseinheitlich die Rahmenbedingungen für die Art und den Umfang der Speicherung bestimmt.[1] Arbeitgeber können sich auf ihren Antrag hin von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen bis zum 31.12.2026 be...mehr

9.1 Rückstellung dem Grunde nach Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Denn bei der Aufbewahrungspflicht handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung.[1]. Die Passivierungspflicht besteht über den Maßgeblichkeitsgrundsatz[2] sowohl in der Handelsbilanz al...mehr

1 6-jährige Aufbewahrungsfrist 1.1 Lohnkonten Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal ve...mehr

4.1 Speicherung auf Bild- oder Datenträger ist zulässig Die aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen[1] können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.[2] Dies muss aber den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zu...mehr

3.1 Überschreitung der werktäglichen Höchstarbeitszeit Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren..[1] Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäglichen Arb...mehr

9.2.1 Berücksichtigungsfähige Kosten Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.[1] Bei der Berechnung sind folge...mehr

1 Zweck Im Arbeitsrecht sind Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellten Unterlagen in erster Linie zur Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden geregelt. Unter anderem sollen bestimmte Aufbewahrungspflichten effektive Kontrollen des gesetzlichen Mindestlohns nach dem MiLo...mehr

Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht aufbewahrt bzw. nicht ausreichend lange aufbewahrt, muss auch mit großen Nachteilen in Zivilprozessen rechnen. Die vernichteten Unterlagen haben keine Beweiskraft mehr. Insbesondere bei Überschuldung, drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit kann die Vernichtung von Belegen mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden.[1] Dane...mehr

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Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten. Wichtig Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der...mehr

Die Rückstellung kann nach 2 Methoden berechnet werden: 1. Möglichkeit: Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren. 2. Möglichkeit: Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten können mit dem Fakto...mehr

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.[1] Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen: Einmaliger ...mehr

Seit der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen in der Datenschutzerklärung (auch) Angaben zu den jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage machen. Dies ergibt sich aus Art. 13 und Art. 14 DSVGO. Hierzu gehören auch Informationen über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls ...mehr

Eine maschinelle Auswertbarkeit[1] ist bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen gegeben, die mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen, eine Volltextsuche ermöglichen, auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen, z. B. Bildschirmabfragen, die ...mehr

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Entgeltunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer[1] bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Hat ein Arbeitgeber keinen Sitz im Inland, hat er zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht einen Bevollmächtigten, der seinen ...mehr