Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Der Anspruch auf Entfernung nach §§ 242, 1004 Abs. 1 BGB (analog) hat nicht nur für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte Bedeutung. Ein Entfernungsanspruch des Beschäftigten besteht auch bezüglich solcher Angaben aus der Personalakte, die nicht als rechtmäßige Bestandteile von Personalakten gelten und dennoch in die Personalakte des Beschäftigten gelangt sind (... mehr

Den Inhalt der Personalakte bestimmt grundsätzlich der Arbeitgeber. Diese Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers findet ihre Grenzen in den datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG sowie in den grundrechtlichen Wertentscheidungen. Für die Frage, welche konkreten Vorgänge und Informationen aufbewahrt und damit zur materiellen Personalakte genommen werden dürfen, si... mehr

Rz. 209 In den Fällen des Übergangs der Steuerschuldnerschaft gem. § 13b UStG regelt § 14a Abs. 5 UStG die Rechnungsanforderungen wie folgt: Der leistende Unternehmer ist zur Ausstellung einer Rechnung für seine Leistung, bei der der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, verpflichtet (§ 14a Abs. 5 S. 1 UStG). Ist der leistende Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat ansä... mehr

Der Bürokratieabbau ist etwas, was man sich nicht nur in Vereinen wünscht. Eine Reihe von Maßnahmen hat man in Angriff genommen. Im Mittelpunkt steht hier das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV). Folgende Maßnahmen des Bürokratieabbaus sind zu erwarten: In vielen Bereichen wird auf die Schriftform verzichtet und die Textform zugelassen, was zum Beispiel zum Ausbau der E-M... mehr

Künftige Aufwendungen aus der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB, § 147 AO) führen zur Rückstellungspflicht. Die Bewertungsvorgaben (künftige Kosten- und Preisverhältnisse, Abzinsung) sind zu beachten.[1] Steuerlich besteht ebenfalls Rückstellungspflicht, allerdings gelten hier andere Bewertungsvorgaben.[2] Praxis-Beispiel[3] Die ... mehr

Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze... mehr

Digitalisierung beim Finanzamt Auch in der Finanzverwaltung stehen die automationsgestützte Bearbeitung durch verstärkten IT-Einsatz mit dem Ziel der Kostenersparnis (weniger Personal) und einer schnelleren Bearbeitung im Vordergrund. Gleichzeitig soll eine effizientere Bearbeitung erfolgen, indem fehleranfällige Sachverhalte – insbesondere bei großer steuerlicher Auswirkung ... mehr

Gewinn/Verlust Einzelunternehmer → Zeilen 4-9 In den Zeilen 4 und 5 sind die Eintragungen für den ersten Gewerbebetrieb vorzunehmen. Insbesondere ist in der rechten Spalte von Zeile 5 der Gewinn bzw. der Verlust einzutragen. Wirtschafts-Identifikationsnummer Seit November 2024 wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) an wirtschaftlich Tätige vergeben. Dies umfasst n... mehr

Rz. 63 Die Dauer der Aufbewahrung des betroffenen Unternehmers richtete sich in der bis zum 30.6.2021 geltenden Fassung des § 22f UStG nach der allgemeinen Regel des § 147 Abs. 3 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) nunmehr richtet sie sich nach § 22f Abs. 4 S. 1 UStG (Rz. 66), die erste Fassung des § 22f UStG (Rz. 4) enthielt keine Regelung über die... mehr

Rz. 10 Der ursprüngliche Zweck der Schaffung des § 22f UStG kann nur einheitlich mit der (zeitgleichen) Einfügung des neuen § 25e UStG (Haftung beim Handel auf einem elektronischen Marktplatz) gesehen und begründet werden. Beide Vorschriften sind inhaltlich eng miteinander verknüpft. Bereits in der einleitenden Begründung des Gesetzentwurfes der Bundesregierung vom 24.9.2918... mehr

Rz. 20 Inhaltlich besteht die Vorschrift des § 22f UStG seit dem 1.7.2021 aus fünf Absätzen, bei denen die eigentlichen Aufzeichnungspflichten der Betreiber elektronischer Schnittstellen im ersten Absatz geregelt werden. Der zweite Absatz enthält eine wichtige Sonderregelung für Anbieter, die sich bei dem Betreiber der elektronischen Schnittstelle nicht als Unternehmer anmel... mehr

mehr

mehr

Der Verein muss ein Doppel seiner Rechnungen im Rahmen seiner Buchführung 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahres lesbar aufbewahren. Dies gilt gleichermaßen für die Eingangsrechnungen. Aber Achtung: Die kürzere Aufbewahrungsfrist von nur noch 8 Jahren gilt lediglich für Buchungsbelege, während es z. B. bei Saldenlisten und vor allem Jahresabschlüssen bei 10 Jahren gebli... mehr

Es ist immer noch zulässig, bei Festen und Veranstaltungen mit Bewirtung und/oder Verkauf von Gegenständen, dies über eine oder mehrere Barkassen laufen zu lassen. Eine generelle Pflicht zur Nutzung von elektronischen Registrierkassen oder sonstigen elektronischen Geräten zur Erfassung der Verkäufe besteht noch nicht. Soweit Barkassen eingesetzt werden, muss darauf geachtet ... mehr

Der Wunsch, Massendaten platzsparend und fälschungssicher über die komplette Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, ist nicht neu. Einige, auf Archivierung von Daten spezialisierte Unternehmen stellen Apotheken im Auftrag von Pharmagroßhändlern die angesammelten steuerlich relevanten Daten auf einer Archiv-CD/-DVD zur Verfügung. Dabei handelt es sich um Daten,... mehr

Rz. 4 Nach § 15 Abs. 1 RVG entgelten die Gebühren die gesamte Tätigkeit des Rechtsanwaltes, vom Auftrag bis zur Erledigung der Angelegenheit. Damit stellt sich die Frage, was unter einer Angelegenheit zu verstehen ist. Das RVG bestimmt diesen Begriff nicht ausdrücklich. Es handelt sich um einen gebührenrechtlichen Begriff. Da die pauschalen Gebühren die gesamte Tätigkeit des... mehr

mehr

Rz. 57 Der Schiedsrichtervertrag sollte mindestens die Parteien, die Schiedsrichter und den Streitgegenstand genau bezeichnen und angeben, wer die Schiedsrichter berufen hat und dass die Schiedsrichter ihr Amt angenommen haben. Empfehlenswert ist auch eine Vereinbarung über die Neubestellung eines Schiedsrichters für den Fall, dass ein Schiedsrichter wegfällt. Mit der Einbezi... mehr

Rz. 146 Im Finanzgerichtsprozess gelten aber die Grundsätze der objektiven Beweislast (Feststellungslast).[209] Zwar gibt es im öffentlichen Recht und insbesondere im Steuerrecht keine ausdrücklichen Vorschriften zur Beweislast. Aber der Grundsatz im Finanzgerichtsprozess ist unangefochten, dass jeder Beteiligte die Beweislast für das Vorhandensein aller (auch der negativen)... mehr

Rz. 65 Der Patient hat gem. §§ 630g, 830 BGB ein Recht auf Einsicht in die ihn betreffenden Krankenunterlagen. Daneben gilt die allgemeine Vorschrift des § 810 BGB.[221] Der Patient hat das Recht, sich Fotokopien fertigen zu lassen. Die erste Kopie ihrer Patientenakte haben die Patienten unentgeltlich zu enthalten.[222] Das gilt auch für die Herausgabe von Röntgen-, CT-, NMR... mehr

Rz. 128 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 12.6: Datenschutzhinweise für Kunden Datenschutzhinweise für Kunden der _________________________ Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen im Zusammenhang des mit Ihnen geschlossenen Vertrages verarbeiten, welche Rechte Sie diesbezüglich haben und wie Sie uns... mehr

Rz. 19 Das Gesetz enthält keine zeitliche Beschränkung. Die Grenze ist da zu ziehen, wo aus den Vorgängen keine Folgerungen mehr gezogen werden können, weil "organisatorische Maßnahmen zwecklos sind und Ersatzansprüche nicht bestehen oder verjährt sind" (KG GmbHR 1988, 223). Auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder die Verjährungsfrist des § 43 Abs. 4 kann nicht abgest... mehr

Rz. 18 Die gesetzliche Dokumentationspflicht hat folgende Voraussetzungen und Zielsetzungen: Grundlage ist der konkrete Arbeitsplatz und die konkrete Tätigkeit der Frau vor dem Hintergrund einer abstrakt möglichen Gefährdungslage durch die Ausübung der Tätigkeit, den Arbeitsplatz oder die Arbeitsumgebung. Dazu zählen die Arbeitsmaterialien, Werkzeuge, Arbeitsschritte, aber au... mehr

Zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gehört im Hinblick auf die Dokumentationsfunktion der Buchhaltung die geordnete Aufbewahrung der dazugehörigen Unterlagen. Das bezieht sich auf alle Unterlagen, die mit Geschäftsvorfällen zusammenhängen. Belege für Buchungen sind vom Verein neuerdings nur noch 8 Jahre lang aufzubewahren, während es bei der 10-jährigen Aufbewahrun... mehr

Aufbewahrungsfristen § 147 AO Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten §§ 259, 260 BGB, § 238 HGB, § 140 AO, § 63 AO, §§ 15, 22 UStG Festsetzungsfrist §§ 169 Abs. 2 Satz 1, 171 AO Sportliche Veranstaltungen § 67a AO Zahlungen von dritter Seite § 38 Abs. 1 EStG Zeitnahe Mittelverwendung § 55 Abs. 1 AO Zweckgebundene Rücklagen § 62 Abs. 2 Nr. 1 AO mehr

Im Grundsatz ist es eine freie Entscheidung des Unternehmens , wie es Beiträge zu Klima- und Umweltzielen umsetzen möchte. Der betriebliche Umweltschutz ist zwar mit dem Betriebsrat zu diskutieren. §§ 88 Nr. 1a, 89 BetrVG sind jedoch nicht als Mitbestimmung, sondern als Beratungs- und Unterrichtungsrechte ausgestaltet. Den Arbeitnehmervertretern steht dabei kein generelles um... mehr

Rn. 145 Stand: EL 184 – ET: 10/2025 Der nach § 19a Abs 1 EStG nicht besteuerte gemeine Wert der Vermögensbeteiligung und die übrigen Angaben zur Durchführung des Besteuerungsverfahrens (dh zB die Höhe der Zuzahlung oder die Zustimmungserklärung des ArbN) sind vom ArbG im Lohnkonto aufzuzeichnen. Die zutreffende steuerliche Behandlung nach § 19a EStG prüft das zuständige Betri... mehr

Tz. 189 Stand: EL 101 – ET: 03/2021 Nach § 50 Abs 7 EStDV ist ein Doppel der Zuwendungsbestätigung von der st-begünstigten Kö aufzubewahren. Es ist auch zulässig, das Doppel in elektronischer Form zu speichern. Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme gelten entspr (s Schr des BMF v 07.11.2013, BStBl I 2013, 1333 Rn 11). Zu dieser Regelung s auch BR-Dr... mehr

Rn. 55 Stand: EL 184 – ET: 10/2025 Das Besteuerungsverfahren soll durch den Einsatz elektronischer Kommunikation für alle Beteiligten effizienter werden (s BMF v 03.02.2010, WPg 2010, 252). § 5b EStG stellt daher ein gewichtiges Instrument zur Erhöhung der Effizienz im Besteuerungsverfahren, zur Durchführung von zeitnahen Bp und zur Sicherstellung der Gleichmäßigkeit der Best... mehr

Tz. 183 Stand: EL 101 – ET: 03/2021 Nach § 50 Abs 2 EStDV besteht für den Zuwendungsempfänger die Möglichkeit, die Zuwendungsbestätigung der für seine Besteuerung nach dem Einkommen zuständigen Fin-Beh nach amtl vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe des § 93c AO zu übermitteln. Eine elektronische Übermittlung ist jedoch nur zulässig, wenn der Zuwe... mehr

Bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis ist eine Aufbewahrungspflicht dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Aufbewahrung besteht. Dazu gehören Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und andere relevante Unterlagen. Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber auch eine Aufbewahrungsp... mehr

Rz. 166 Aufgrund der Möglichkeit, einen wirksamen Pflichtteilsverzicht mit dem behinderten Angehörigen zu vereinbaren, erschließen sich ganz neue Gestaltungsmöglichkeiten für die Versorgung von behinderten Angehörigen, da das Problem des überleitbaren Pflichtteilsanspruchs durch einen wirksamen Pflichtteilsverzicht gelöst ist. Der behinderte Angehörige muss daher grundsätzli... mehr

Arbeitgeber sind verpflichtet, im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einzelne Dokumente und Informationen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Entsprechende Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben. Sinn und Zweck ist in erster Linie die Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden. Für ... mehr

Sachverhalt Der Arbeitnehmer verlangt vom Arbeitgeber die Löschung einer weit zurückliegenden Abmahnung. Kann bzw. muss der Arbeitgeber diese aus der Personalakte entfernen oder besteht noch eine Aufbewahrungspflicht? Ergebnis Das Entfernen von (berechtigten) Abmahnungen ist in der Praxis ein umstrittenes Thema. Es bestehen keine Verjährungsregelungen oder ein festes Ablaufdat... mehr

Sachverhalt Im Unternehmen gehen viele Aufträge per E-Mail ein. Auch intern besteht reger geschäftlicher Austausch über den elektronischen Schriftverkehr. Sollte der Arbeitgeber geschäftliche Korrespondenz aufbewahren? Ergebnis Obwohl es keine spezifische gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Korrespondenz (insbesondere intern) gibt, ist es ratsam, wichtige Geschäftsbr... mehr

Die Umstellung auf digitale (auch: elektronische) Personalakten ist im Rahmen des Art. 6 DSGVO zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen. Ob bei Einführung und Anwendung digitaler Personalakten das Mitbestimmungsrecht... mehr

Die Vorleistungspflicht des Steuerberaters bezieht sich nur auf die Fertigung der Hauptleistung und einer Rechnung. Hat der Steuerberater die vertraglich vereinbarte Leistung erbracht, kann er die Herausgabe der Arbeitsergebnisse grundsätzlich von der Zahlung der Vergütung abhängig machen und die zugehörigen Unterlagen bis zur Zahlung zurückhalten.[1] Gesetzlich geregelt ist ... mehr

Rz. 27 Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn oder sechs Jahre. Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, Buchungsbelege. Die Aufbewahrungsfrist von s... mehr

1 Überblick Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insbes. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 211).[1] Rz. 2 A... mehr

Rz. 31 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kj., in dem die letzte Eintragung in den Büchern, die Erstellung des Inventars, die Versendung bzw. der Erhalt von Handelsbriefen oder Feststellung des Jahresabschlusses oder die Erstellung des Buchungsbelegs erfolgt.[1] Es kommt also nicht auf ein evtl. abweichendes Gj an. Durch diese Regelung verlängert sich die Auf... mehr

mehr

Rz. 7 Die Beweismittelvorlagepflicht nach § 258 Abs. 1 HGB beschränkt sich ausschl. auf Handelsbücher eines streitenden Kaufmanns.[1] Diesem Handelsbücherbegriff liegt das gleiche Verständnis wie in den §§ 238, 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB zugrunde. Darunter fallen das Grundbuch, das Hauptbuch und die Nebenbücher (vgl. weiterführend, insb. zur strittigen Klassifizierung von Warenein... mehr

Rz. 66 Abs. 4 Satz 2 schreibt für auf Datenträgern geführten Büchern (Rz 49 f.) vor, dass die geführten Handelsbücher während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Rz. 67 Eine gleichlautende Vorschrift enthält § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, der eine Archivierung auf Bild- oder Datenträgern nur dann er... mehr

Rz. 49 Die Buchführung auf Datenträgern ist nach § 239 Abs. 4 HGB zulässig; als Datenträger kommen infrage: Mikrofilm oder andere Bildträger und EDV-Datenträger. Rz. 50 Bei der Mikrofilm-Buchführung erfolgt die Dokumentation der Buchführung nicht in Papierform, sondern auf Mikrofilm; diese Form der Buchführung spielt in der heutigen Praxis keine wesentliche Rolle mehr. E-Rechnun... mehr

Rz. 2 § 261 HGB konstituiert keine Vorlagepflichten für Kaufleute. Die Vorschrift setzt diese voraus (Rz 3). Die Pflichten und Rechte aus § 261 HGB beziehen sich nur auf solche vorzulegenden Unterlagen, die beim Kaufmann ausschl. auf einem Bild- oder Datenträger und nicht in anderer Form, insbes. auf Papier, vorliegen. Von den nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahrenden Unterlage... mehr

Rz. 36 Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, können die Unterlagen grds. vernichtet werden, ohne dass hieraus nachteilige Konsequenzen (weder handels- noch steuerrechtlich) resultieren. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf § 257 HGB bzw. § 147 AO. Sofern nach anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrung geboten ist oder die Fristen anders berechnet werden, verbleibt es hi... mehr

Rz. 16 Trotz der Fülle an Vorgaben in § 257 HGB verbleiben Zweifelsfälle. Unklar ist etwa, wie lange Prüfungsberichte des AP und Vorstands- bzw. Aufsichtsratsprotokolle aufbewahrungspflichtig sind. Stellt man auf ihre Bedeutung für das Verständnis der Geschäftsvorfälle und/oder des Jahresabschlusses ab, so ist eine Aufbewahrung von zehn Jahren nahe liegend.[1] Auch die Aufbe... mehr

Rz. 67 § 238 Abs. 2 HGB schreibt die Zurückbehaltung einer Kopie der abgesandten Handelsbriefe vor. An diese Vorschrift zur Zurückbehaltung knüpfen die Aufbewahrungsfristen des § 257 HGB an (§ 257 Rz. 8). Zum Begriff Handelsbrief vgl. § 257 Rz. 13. Zum Begriff vollständige Kopie bzw. zur Aufbewahrung auf Datenträgern vgl. § 257 Rz. 17 ff. mehr

Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insbes. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 211).[1] Rz. 2 Adressaten v... mehr