Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Sachverhalt Im Unternehmen gehen viele Aufträge per E-Mail ein. Auch intern besteht reger geschäftlicher Austausch über den elektronischen Schriftverkehr. Sollte der Arbeitgeber geschäftliche Korrespondenz aufbewahren? Ergebnis Obwohl es keine spezifische gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Korrespondenz (insbesondere intern) gibt, ist es ratsam, wichtige Geschäftsbr...mehr

Die Umstellung auf digitale (auch: elektronische) Personalakten ist im Rahmen des Art. 6 DSGVO zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen. Ob bei Einführung und Anwendung digitaler Personalakten das Mitbestimmungsrecht...mehr

Die Vorleistungspflicht des Steuerberaters bezieht sich nur auf die Fertigung der Hauptleistung und einer Rechnung. Hat der Steuerberater die vertraglich vereinbarte Leistung erbracht, kann er die Herausgabe der Arbeitsergebnisse grundsätzlich von der Zahlung der Vergütung abhängig machen und die zugehörigen Unterlagen bis zur Zahlung zurückhalten.[1] Gesetzlich geregelt ist ...mehr

1 Überblick Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insbes. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 211).[1] Rz. 2 A...mehr

Rz. 27 Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn oder sechs Jahre. Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, Buchungsbelege. Die Aufbewahrungsfrist von s...mehr

Rz. 31 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kj., in dem die letzte Eintragung in den Büchern, die Erstellung des Inventars, die Versendung bzw. der Erhalt von Handelsbriefen oder Feststellung des Jahresabschlusses oder die Erstellung des Buchungsbelegs erfolgt.[1] Es kommt also nicht auf ein evtl. abweichendes Gj an. Durch diese Regelung verlängert sich die Auf...mehr

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Rz. 7 Die Beweismittelvorlagepflicht nach § 258 Abs. 1 HGB beschränkt sich ausschl. auf Handelsbücher eines streitenden Kaufmanns.[1] Diesem Handelsbücherbegriff liegt das gleiche Verständnis wie in den §§ 238, 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB zugrunde. Darunter fallen das Grundbuch, das Hauptbuch und die Nebenbücher (vgl. weiterführend, insb. zur strittigen Klassifizierung von Warenein...mehr

Rz. 66 Abs. 4 Satz 2 schreibt für auf Datenträgern geführten Büchern (Rz 49 f.) vor, dass die geführten Handelsbücher während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Rz. 67 Eine gleichlautende Vorschrift enthält § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, der eine Archivierung auf Bild- oder Datenträgern nur dann er...mehr

Rz. 49 Die Buchführung auf Datenträgern ist nach § 239 Abs. 4 HGB zulässig; als Datenträger kommen infrage: Mikrofilm oder andere Bildträger und EDV-Datenträger. Rz. 50 Bei der Mikrofilm-Buchführung erfolgt die Dokumentation der Buchführung nicht in Papierform, sondern auf Mikrofilm; diese Form der Buchführung spielt in der heutigen Praxis keine wesentliche Rolle mehr. E-Rechnun...mehr

Rz. 2 § 261 HGB konstituiert keine Vorlagepflichten für Kaufleute. Die Vorschrift setzt diese voraus (Rz 3). Die Pflichten und Rechte aus § 261 HGB beziehen sich nur auf solche vorzulegenden Unterlagen, die beim Kaufmann ausschl. auf einem Bild- oder Datenträger und nicht in anderer Form, insbes. auf Papier, vorliegen. Von den nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahrenden Unterlage...mehr

Rz. 36 Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, können die Unterlagen grds. vernichtet werden, ohne dass hieraus nachteilige Konsequenzen (weder handels- noch steuerrechtlich) resultieren. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf § 257 HGB bzw. § 147 AO. Sofern nach anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrung geboten ist oder die Fristen anders berechnet werden, verbleibt es hi...mehr

Rz. 16 Trotz der Fülle an Vorgaben in § 257 HGB verbleiben Zweifelsfälle. Unklar ist etwa, wie lange Prüfungsberichte des AP und Vorstands- bzw. Aufsichtsratsprotokolle aufbewahrungspflichtig sind. Stellt man auf ihre Bedeutung für das Verständnis der Geschäftsvorfälle und/oder des Jahresabschlusses ab, so ist eine Aufbewahrung von zehn Jahren nahe liegend.[1] Auch die Aufbe...mehr

Rz. 67 § 238 Abs. 2 HGB schreibt die Zurückbehaltung einer Kopie der abgesandten Handelsbriefe vor. An diese Vorschrift zur Zurückbehaltung knüpfen die Aufbewahrungsfristen des § 257 HGB an (§ 257 Rz. 8). Zum Begriff Handelsbrief vgl. § 257 Rz. 13. Zum Begriff vollständige Kopie bzw. zur Aufbewahrung auf Datenträgern vgl. § 257 Rz. 17 ff.mehr

Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insbes. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 211).[1] Rz. 2 Adressaten v...mehr

Rz. 14 Der nach § 299 Abs. 2 Satz 2 HGB aufzustellende Zwischenabschluss dient ausschl. als Grundlage für die Aufstellung des Konzernabschlusses. [1] Durch den Zwischenabschluss ist es möglich, für den Zeitraum des Konzern-Gj die Daten des TU mit abweichendem Stichtag des Einzelabschlusses in den Konzernabschluss einzubeziehen. Bei der Aufstellung des Zwischenabschlusses ist...mehr

Rz. 9 Der durch das AReG neu geschaffene § 317 Abs. 3a HGB trug dem Umstand Rechnung, dass ab dem 17.6.2016 für Abschlussprüfungen bei Unt, die kapitalmarktorientiert i. S. v. § 264d HGB, aber keine Kreditinstitute oder VersicherungsUnt sind, die unmittelbar geltende EU-Verordnung für spezifische Anforderungen bei Unt von öffentlichem Interesse[1] anzuwenden war. Die Vorschr...mehr

Jede Verletzung und Erkrankung im Betrieb sowie die Hilfeleistung, die in deren Zusammenhang durchgeführt wurde, muss dokumentiert werden. Praktischerweise erfolgt die Dokumentation im Meldeblock, welcher sich bestenfalls in unmittelbarer Nähe des Verbandkastens befindet. Die Dokumentation dient vor allem der Nachverfolgung des Unfallgeschehens und der Qualitätssicherung der ...mehr

Rz. 3 Abs. 1 erlegt Arbeitgebern umfassende Pflichten im Zusammenhang mit Kug und Wintergeld auf. Dies überrascht, soweit das aus Beitragsmitteln finanzierte Kug betroffen ist, und leuchtet beim Wintergeld ein, das durch eine Umlage der Arbeitgeber aufgebracht wird (vgl. Komm. zu § 102 (ab 1.4.2012), §§ 354 ff.). Die Regelung gilt auch für das Saison-Kug. Für das Transfer-Ku...mehr

Rz. 9 Mit der Bundesagentur für Arbeit in Abs. 1 Satz 1 ist der Träger der Arbeitsförderung (§ 368 Abs. 1 Satz 1) gemeint. Damit werden die Agenturen für Arbeit, aber auch die sonstigen Dienststellen der Bundesagentur für Arbeit erfasst (vgl. §§ 12, 19 Abs. 2 SGB I). Ob es sich nach dem Gesetzestext um die Bundesagentur für Arbeit oder lediglich um die Bundesagentur handelt,...mehr

Rz. 12 Abs. 2 trifft Regelungen zum Umgang mit den erhobenen, verarbeiteten und genutzten Daten nach Abschluss der Vermittlungstätigkeit. Nach Abs. 2 Satz 1 hat der Vermittler überlassene Unterlagen unmittelbar nach Abschluss der Vermittlungstätigkeit zurückzugeben. Warum der Gesetzgeber den Begriff der unmittelbaren Rückgabe statt der sonst üblichen Formulierung der unverzü...mehr

Die für die Aufbewahrung von Lohnkonten vorgeschriebene 6-Jahresfrist[1] wird immer dann ausreichend sein, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer bereits während des aktiven Arbeitsverhältnisses bzw. spätestens bis zum Ablauf des 6. Kalen­derjahres eintritt, das auf die zuletzt eingetragene ­Lohnzahlung folgt, und dies eine dauerhafte Versorgungsleistung zur Folge hat...mehr

Rz. 54 Stand: EL 124 – ET: 11/2020 Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des 6. auf die Lohnzahlung (nicht der letzten Eintragung im Lohnkonto) folgenden Kalenderjahres aufzubewahren (§ 41 Abs 1 Satz 9 EStG); der Tag der Lohnzahlung ist aufzuzeichnen (> Rz 20). Die vorgenannte Aufbewahrungsfrist gilt abweichend von § 93c Abs 1 Nr 4 AO auch für die dort genannten Aufzeichnungen u...mehr

Rn 5 Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach Abschluss der Behandlung kann durch andere, insb weiterreichende Aufbewahrungs- und Aufzeichnungsfristen überlagert werden (zB § 1631e VI: Vollendung des 48. Lebensjahres; § 85 II 1 Nr 1 StrlSchG: 30 Jahre). Eine Verlängerung der Aufbewahrung soll sich ebenfalls unter Berücksichtigung der Verjährung zivilrechtlicher Ansprüche (§ 1...mehr

Rn 43 Die Verwaltungsunterlagen sind von der GdW angemessen zu schützen und grds im Original aufzubewahren (s.a. LG Hamburg ZMR 20, 957; LG Freiburg NJW-RR 11, 1096). Sind die Originalbelege nicht umfassend vorhanden, muss die GdW iE darlegen und benennen, wo sie noch vorhanden sind, und sie vorlegen (s.a. LG Frankfurt aM ZMR 23, 494). Alternativ ist eine Speicherung entspr ...mehr

Rn 9 Die unterlassene oder fehlerhafte Befundsicherung begründet zu Gunsten des Patienten eine Beweislastumkehr bzgl der Tatsache, dass eine nicht dokumentierte Maßnahme, zB die Verabreichung eines Medikaments, nicht erfolgt ist (Rehborn GesR 13, 257, 270). Die Vermutung darf den Patienten nicht besserstellen, als er bei einer ordnungsgemäßen Befunderhebung und -sicherung ge...mehr

(1) 1Der Behandelnde ist verpflichtet, zum Zweck der Dokumentation in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Patientenakte in Papierform oder elektronisch zu führen. 2Berichtigungen und Änderungen von Eintragungen in der Patientenakte sind nur zulässig, wenn neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann sie vorgenommen worden sind. 3Dies ist ...mehr

Gesetzestext (1) Die Personensorge umfasst nicht das Recht, in eine Behandlung eines nicht einwilligungsfähigen Kindes mit einer Variante der Geschlechtsentwicklung einzuwilligen oder selbst diese Behandlung durchzuführen, die, ohne dass ein weiterer Grund für die Behandlung hinzutritt, allein in der Absicht erfolgt, das körperliche Erscheinungsbild des Kindes an das des mä...mehr

Rn 64 Verwirkung setzt zunächst voraus, dass zwischen der ersten Möglichkeit der Geltendmachung des betreffenden Rechts und seiner tatsächlichen Geltendmachung ein längerer Zeitraum verstrichen ist, währenddessen der Berechtigte untätig geblieben ist: ›Zeitmoment‹. Der Zeitablauf allein genügt für den Eintritt der Verwirkung jedoch nicht, vielmehr müssen weitere Umstände vor...mehr

Rn 16 Sinn und Rechtsfolge des § 362 liegen darin, dass die Forderung von selbst vollständig, vorbehalts- und bedingungslos erlischt, dh untergeht und vernichtet wird, der Schuldner damit also endgültig von seiner Schuld befreit wird, wenn die Leistung so, wie sie nach dem zur Zeit der Erfüllung geltenden Recht zu leisten war, bewirkt wurde. Hierdurch ändert die Rechtslage e...mehr

Rz. 1 Stand: EL 143 – ET: 09/2025 In folgenden Fällen darf der > Arbeitgeber vom LSt-Abzug erst absehen, wenn ihm eine Freistellungsbescheinigung vorliegt: bei einem Erlass der LSt (ESt) gemäß § 34c Abs 5 EStG nach dem ATE (> Anh 2 Auslandstätigkeitserlass; zu Einzelheiten > Auslandstätigkeitserlass); wenn der > Arbeitslohn nach einem DBA von der LSt (ESt) freizustellen ist, so...mehr

(1) Abweichend von § 32 ist der Verrechnungspreis für die anzunehmende schuldrechtliche Beziehung zwischen der Bau- und Montagebetriebsstätte und dem übrigen Unternehmen nach einer Gewinnaufteilungsmethode zu bestimmen, wenn 1. die Personalfunktionen, die jeweils sowohl von der Bau- und Montagebetriebsstätte als auch vom übrigen Unternehmen im Hinblick auf die Erfüllung de...mehr

Rn 20 Mängel des Grundgeschäfts lassen die Wirksamkeit der Vollmacht nach dem Abstraktionsprinzip (s Rn 4) grds unberührt (Bork Rz 1491). Ausnahmsweise kann sich ein Mangel des Grundgeschäfts aber auch auf die Vollmacht erstrecken. Anerkannt ist das bei der sog Fehleridentität, wenn der Grund für die Nichtigkeit des Grundgeschäfts auch die Vollmacht erfasst sowie in Fällen, ...mehr

Lohnkonten und die für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen dazugehörigen Unterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Fristberechnung beginnt zum 01.01. des Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Soweit die Angaben im Lohnkonto im Rahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs geführt werden, beträgt die Aufbewahrungsfrist zwölf Jahre. Die auf...mehr

Definition der Begriffe Arbeitsverhältnis, Arbeitgeber, Arbeitnehmer §§ 1 LStDV Definition des Begriffs Arbeitslohn § 2 LStDV Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit § 19 EStG ELStAM – Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale §§ 52b, 39 e, 41 b Abs. 2 EStG Lohnkonto und Aufzeichnungspflichten § 4 und 5 LStDV Besteuerung und Bewertung von Sachbezügen § 8 EStG Berechnung der privaten Kfz-...mehr

Jedes bilanzierende Unternehmen muss u. a. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Bücher gemäß § 257 Abs. 1 HGB 10 Jahre lang aufbewahren. Buchungsbelege müssen dagegen nur 8 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gema...mehr

Mit der E-Rechnung kommt eine weitere Aufgabe auf Unternehmer zu. Die E-Rechnungen sind nach den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) zu archivieren.[30] Dies bedeutet, dass alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätze, elektronischen Do...mehr

Die Vorstände in Vereinen sind zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, dem droht ein Bußgeld. Wie lange man was aufheben muss, regeln die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.[1] Im Wesentlichen werden Fristen von sechs, acht und zehn Jahren unterschieden. Hier gibt es seit dem 01.01.2025 eine Neuerung zur Entlastung d...mehr

Gesellschafterbeschluss fassen: Die Liquidation beginnt mit dem Beschluss der Gesellschafterversammlung, die Gesellschaft aufzulösen. Dieser Beschluss bedarf einer Mehrheit von mindestens 75 % der abgegebenen Stimmen. Grundsätzlich kann also die Minderheit überstimmt werden. Wer z. B. nur 10 % der Stimmen hat, kann sich grundsätzlich nicht dagegen wehren, dass die Gesellscha...mehr

Rn 5 Auch wenn das Gericht die Prozessakten elektronisch führt, sind die Beteiligten nicht verpflichtet, Dokumente elektronisch einzureichen. Auch zum Beweis bestimmte Urkunden werden idR in Papierform (in Abschrift: § 130 I) vorgelegt. Abs 2 S 1 regelt, dass im laufenden Verfahren (nicht: Vorinstanz) eingereichte Schriftsätze und Unterlagen (zB Pläne und Zeichnungen; gerich...mehr

Rn 33 Zur Entlastung der Pfandkammer und zur Wahrung der Belange des Gläubigers, der die Unterbringungskosten für das Räumungsgut vorschießen muss, hat die Lagerung nur so lange anzudauern, bis es dem Schuldner unter zumutbaren Umständen möglich ist, die Sachen abzuholen und in Besitz zu nehmen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann der GV die Gegenstände verkaufen bzw ver...mehr

Rz. 14 Gem. § 14b Abs. 1 S. 1 UStG beträgt die Aufbewahrungsfrist für die aufzubewahrenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen mWv 1.1.2025 8 Jahre. Zuvor betrug die Aufbewahrungsfrist bis 31.12.2024 10 Jahre. Die Herabsetzung erfolgte im Zuge der Herabsetzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO durch das Vierte BürokratieentlastungsG v. 23.10.2...mehr

Rz. 24 § 14b Abs. 1 S. 5 UStG erweitert die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen für steuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück i. S. d. § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 UStG (bis 31.12.2024: § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG) auf Nichtunternehmer oder Unternehmer, die eine solche Leistung für ihren privaten Bereich erhalten.[1] Diese Aufbew...mehr

Rz. 23 Die Aufbewahrungspflicht einschließlich der Aufbewahrungsfrist und den Anforderungen an die Aufbewahrung über die gesamte Aufbewahrungsfrist nach § 14b Abs. 1 S. 1-3 UStG gelten nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG auch für folgende Anwendungsfälle: (Nr. 1) Nichtunternehmerische Fahrzeuglieferer i. S. d. § 2a UStG, die durch die innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahr...mehr

Rz. 17 Nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG müssen die aufzubewahrenden Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 3 S. 1 UStG erfüllen.[1] D.h. sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist i. S. d. § 14b Abs. 1 S. 1 und S. 3 UStG die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unverse...mehr

Rz. 34 Ein im Inland oder den Gebieten i. S. d. § 1 Abs. 3 UStG ansässiger Unternehmer ist grundsätzlich verpflichtet, seine Rechnungen im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebieten aufzubewahren (§ 14b Abs. 2 S. 1 UStG). Diese Vorschrift betrifft sowohl die auf Papier erstellten und aufbewahrten Rechnungen wie auch die auf elektronischem Weg übermittelten oder...mehr

Rz. 1 Bis zur Einführung von umsatzsteuerrechtlichen Regelungen zur Aufbewahrung von Rechnungen ergaben sich entsprechenden Pflichten lediglich aus § 147 AO. Erstmals mit Einführung des EU-Binnenmarkts zum 1.1.1993 wurden Vorschriften über Aufbewahrungspflichten i.Z.m. innergemeinschaftlichen Lieferungen im UStG normiert.[1] Erst mWv 1.1.2024 sind die Vorschriften in § 14b U...mehr

Aufzeichnungen der Arbeitszeit fallen unter den Begriff der personenbezogenen Daten i. S. d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Darunter sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, was bei Arbeitszeiten, die einem konkreten Arbeitnehmer zugeordnet sind, der Fall ist. Datenschutzrechtlicher Erlaubnistatbestand für d...mehr

Der Arbeitgeber ist zur gesundheitlichen Fürsorge für seine Beschäftigten verpflichtet.[1] Er muss daher für eine angemessene arbeitsmedizinische Vorsorge sorgen, zur Durchführung der arbeitsmedizinischen Vorsorge einen Arzt nach § 7 ArbMedVV beauftragen, mit der Gebietsbezeichnung "Arbeitsmedizin" oder der Zusatzbezeichnung "Betriebsmedizin", dem Arzt alle erforderlichen Auskü...mehr

1) Warum sollte eine Unterweisung regelmäßig durchgeführt werden? Durch regelmäßige Wiederholungen bleiben die Unterweisungsinhalte besser im Bewusstsein. Dabei sollten nicht nur Sicherheitsaspekte besonders gefährlicher Tätigkeiten regelmäßig geschult werden. Auch Routinetätigkeiten müssen berücksichtigt werden, bei denen häufig die Gefahr besteht, durch die ständig wiederke...mehr