Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 3.6 Mutterschutzgesetz

Das MuSchG sieht verschiedene Mitteilungs- und Dokumentationspflichten des Arbeitgebers betreffend schwangere und stillende Arbeitnehmerinnen vor.[1] Unterlagen aus denen die Namen der beschäftigten schwangeren oder stillenden Frauen, die Art und der zeitliche Umfang ihrer Beschäftigung, die Entgelte, die an sie gezahlt worden sind, die Ergebnisse der mutterschutzrechtlichen...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 4.3 Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)

Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Unternehmer muss hierzu eine Organisationsanweisung erstellen, die u. a. regelt: wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung, welches Schriftgut gescannt wird, ob ein...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 4 Sonderbestimmungen im Baugewerbe, in der Kurier-, Express- und Paketbranche sowie in der Fleischwirtschaft

Führt ein Unternehmer einen Dienst- oder Werkvertrag im Baugewerbe aus, hat er die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung so zu gestalten, dass eine Zuordnung des Arbeitnehmers, des Arbeitsentgelts und des darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags zu dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag möglich ist. Dies gilt auch für Unternehmer im Speditions-, Transpor...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 2 Folgen der Verletzung der Aufbewahrungspflichten

Verstöße gegen die Regelungen zur Aufbewahrung sind eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeld bis zu 50.000 EUR belegt werden kann. Wenn im Baugewerbe oder in der Kurier-, Express- oder Paketbranche Entgeltunterlagen nicht oder nicht richtig gestaltet sind, kann dies mit einem Bußgeld bis zu 5.000 EUR belegt werden.[1] Feststellung des Verstoßes bei einer Betriebsprüfung Hat ei...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 13 Elektronische Daten dürfen auch im Ausland aufbewahrt werden

Es ist möglich, dass Rechnungen auch außerhalb des Gemeinschaftsgebiets und Drittstaatenelektronisch aufbewahrt werden.[1]mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 20 Meldung von Kassen(-systemen)

Kaufleute, Unternehmer, Gewerbetreibende sowie Freiberufler müssen ein von vor dem 1.7.2025 angeschafftes elektronisches Aufzeichnungssystem (Kasse) i. S. des § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV bis zum 31.7.2025 dem Finanzamt melden. Ab dem 1.7.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. des § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV sind innerhalb eines Monats nach der Anschaff...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 3.5 Jugendarbeitsschutzgesetz

Das JArbSchG sieht in den §§ 32 ff. JArbSchG die Pflicht zu ärztlichen Begutachtung der Jugendlichen[1] vor Aufnahme einer Tätigkeit und in deren Verlauf vor. Mithilfe dieser Untersuchungen soll gesundheitlichen Schädigungen der Jugendlichen durch die Beschäftigung vorgebeugt werden. Arbeitgeber von Jugendlichen haben die anlässlich der Untersuchungen erstellten ärztlichen B...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / Allgemeines Steuerrecht

1 Wer ist aufbewahrungspflichtig? Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten. Wichtig Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft Bei Einzelunternehmen ist der Inhabe...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 11.1 Rückstellung dem Grunde nach

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Denn bei der Aufbewahrungspflicht handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung.[1]. Die Passivierungspflicht besteht über den Maßgeblichkeitsgrundsatz[2] sowohl in der Handelsbilanz als auch in der Steuerbilanz. Bei d...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 18 Wer trägt Verantwortung für die Aufbewahrung?

Für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen – auch in elektronischer Form – sind einzig und allein der Kaufmann/Unternehmer/Freiberufler und Personen mit hohen Überschusseinkünften (Steuerpflichtige) verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführu...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 16 Besondere Unterlagen sollten nicht nur länger, sondern ein Leben lang aufbewahrt werden

Aus eigenem Interesse sollten folgende Unterlagen rund 30 Jahre aufbewahrt werden: Urteile Mahnbescheide Prozessakten Vielfach kommt es vor, dass diese Unterlagen auch nach Jahrzehnten noch einmal als Nachweis gebraucht werden. In diesem Fall kann die Aufbewahrung einen entscheidenden Vorteil haben. Für bestimmte Unterlagen gibt es keinen Vernichtungszeitpunkt. Diese sollten desh...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 3.2 Geringfügig Beschäftigte

Jeder Arbeitgeber, der Minijobber und kurzfristig Beschäftigte (= geringfügig Beschäftigte i. S. v. § 8 Abs. 1 SGB IV) beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Er hat diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginn...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 6 Erleichterungen beim Vorhalten von Datenverarbeitungssystemen für steuerliche Zwecke

Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aus dem Produktivsystem einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies regelt der neue § 147 Abs. 6 S. 6 AO und der Anwendungserlass zur Abgabenordnung in Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO. Diese Erleichterung gilt erstmals für aufzeichnungs- und aufbe...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 3.1 Überschreitung der werktäglichen Höchstarbeitszeit

Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren..[1] Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit auch ohne Ausgleich aufgrund einer tarifvertr...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 1 Elektronische Führung der Entgeltunterlagen

Entgeltunterlagen sind seit dem 1.1.2022 grundsätzlich in elektronischer Form zu führen. Die Spitzenorganisationen haben bundeseinheitlich die Rahmenbedingungen für die Art und den Umfang der Speicherung bestimmt.[1] Arbeitgeber können sich auf ihren Antrag hin von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen bis zum 31.12.2026 befreien lassen.[2]mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 4.1.2 Maschinelle Auswertbarkeit: Welche Anforderungen erfüllt werden müssen

Eine maschinelle Auswertbarkeit[1] ist bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen gegeben, die mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen, eine Volltextsuche ermöglichen, auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen, z. B. Bildschirmabfragen, die ...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 4.2.2 Eigene Datenverarbeitung, aber ohne Änderungen

Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Daten, z. B. Grund(buch)aufzeichnungen in Vor- und Nebensystemen, Buchungen, generierte Datensätze zur Erstellung von Ausgangsrechnungen, oder darin empfangene Daten, z. B. EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch), müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden. Im DV-System erzeugte Dokumente, z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsr...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 3.4 Im Straßenverkehr beschäftigte Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer, die als Fahrer oder Beifahrer bei Straßenverkehrstätigkeiten beschäftigt werden, hat der Arbeitgeber nach § 21a Abs. 7 ArbZG die Arbeitszeit i. S. d. Arbeitszeitgesetzes insgesamt aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen 2 Jahre aufzubewahren, um die Kontrolle der Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten zu erleichtern.[1]mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 4.2.1 PDF- oder Bildformate müssen bestehen bleiben

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 1 Zweck

Im Arbeitsrecht sind Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellten Unterlagen in erster Linie zur Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden geregelt. Unter anderem sollen bestimmte Aufbewahrungspflichten effektive Kontrollen des gesetzlichen Mindestlohns nach dem MiLoG sowie...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 21 Meldung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern

Wie für ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Kasse) besteht auch eine Mitteilungsverpflichtung für EU-Taxameter- und Wegstreckenzähler i. S. des § 1 Abs. 2 KassenSichV.[1] Einzelheiten hierzu ergeben sich für die bestimmten Berufsgruppen aus dem BMF, Schreiben v. 28.6.2024.[2]mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 11.2.4 Abzinsung der Rückstellung

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Für die Abzinsung ist der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend.[1] Da die Aufbewahrungspflicht aber mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt, ergibt sich hier kein Abzinsungszeitraum.mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 3.3 Schwarzarbeitsbekämpfungsbranchen

Auch Arbeitgeber in den Schwarzarbeitsbekämpfungsbranchen[1] sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Auch sie haben diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubew...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 4.4 Cloud-System als Speichermedium

Die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten ist auch über eine Cloud möglich. Im BMF-Schreiben v. 28.11.2019 [1] wird die Cloud als Speichermedium genannt. Aber Vorsicht! Der Server sollte sich grundsätzlich in der Bundesrepublik oder einem Mitgliedstaat der Europäischen Union befinden. Befindet sich der Server in keinem Mitgliedstaat der Europäischen Union (Drittstaat), ist zu...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 19 Die Umstellungsfrist für Registrierkassen ist am 31.12.2022 abgelaufen

Einige Bundesländer haben Unternehmen, Händler und Gastwirte bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit gegeben. Die Finanzverwaltungen der Bundesländer beanstanden Kassensysteme ab dem 1.4.2021, wenn der Einbau einer Sicherungseinrichtung unterblieben ist. Eine Ausnahme bestand für Kassenmodelle, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1. 1.2020 angeschafft wurde...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 17 Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen

Für Privatpersonen besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, außer bei Personen mit positiven Überschusseinkünften von mehr als 500.000 (750.000 – vgl. Tz. 15) EUR und bei Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Jedoch sollte dieser Personenkreis schon im Hinblick auf die Gewährleistungsfrist von 2 Jahren Belege und Kontoauszüge länger aufbewahren. Belege, ...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 5 Datenzugriff der Finanzverwaltung

Die Finanzbehörde hat das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Wichtig Datenzugriff nur während der Außenprüfung Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Um...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 11.2.5 Handelsrechtlicher Höchstansatz

Die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz darf den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten.[1] Der BFH hat diese Auffassung mit Urteil vom 11.10.2012 bestätigt.[2] Praxis-Beispiel Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung in digitaler Form Der Einzelunternehmer bewahrt seine Geschäftsunterlagen in digitaler Form am Arbeitsplatz des Büromitarbeiter...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 7 Umfang der Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen

Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde bei dem Datenzugriff aktiv unterstützen.[1] Dabei entstehende Kosten hat der Steuerpflichtige selbst zu tragen.[2] Eine Kostenübernahme durch die Finanzverwaltung erfolgt nicht. Wichtig Vorsicht bei Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen Eine Außenprüfung umfasst das Recht der Finanzverwaltung, die Überlassung der gespeicherten U...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Aufbewahrungspflicht/Aufbew... / 4 Empfehlenswerte Aufbewahrungen

Der Arbeitgeber ist gut beraten, auch ohne gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfri...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Belege / 6.1.1 Was bei elektronischen Belegen gilt

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für...mehr

Lexikonbeitrag aus Finance Office Professional
Belege / 6 Aufbewahrung: Es kommt auf den Beleg an

Allgemeine Unterlagen und allgemeine Belege sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Haben sie aber Buchfunktion oder dienen sie als Buchungsgrundlage, so betragen die Aufbewahrungsfristen bislang 10 Jahre. Dies gilt sowohl nach Handelsrecht,[1] als auch nach den steuerrechtlichen Bestimmungen.[2] Durch das 4. Bürokratieentlastungesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ...mehr

Beitrag aus Finance Office Professional
Viertes Bürokratieentlastun... / Zusammenfassung

Der Bundesrat hat am 18.10.2024 dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zugestimmt, mit dem u. a. Aufbewahrungsfristen verkürzt und umsatzsteuerliche Pflichten erleichtert werden.mehr

Beitrag aus Finance Office Professional
Viertes Bürokratieentlastun... / 1 Einführung

Das BEG IV bündelt eine Reihe von Einzelmaßnahmen, die sich folgenden Schwerpunkten zuordnen lassen: Verkürzung von Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege im Handels- und Steuerrecht, Maßnahmen zur Förderung der Digitalisierung, Abbau von Melde- und Informationspflichten, Projekte zur Verwaltungsvereinfachung und -beschleunigung sowie weitere Erleichterungen, insbesondere Streic...mehr

Kommentar aus Steuer Office Gold
Schwarz/Pahlke/Keß, AO, EUA... / 2.5 Aufbewahrungsfrist von Daten (Abs. 4)

Rz. 7 Die beim BZSt als zentralem Verbindungsbüro gespeicherten Daten werden nach Abs. 4 mit Ablauf des 15. Jahres, das dem Jahr der Weiterleitung folgt, gelöscht. Erfolgt eine Änderung einer ursprünglichen Meldung, so verlängert sich damit die Aufbewahrungsfrist für die ursprüngliche Meldung. Die Regelung in Abs. 4 ist mit derjenigen in § 5 Abs. 5 FKAustG identisch. Die Fri...mehr

Beitrag aus Finance Office Professional
Buchführung: Rechtsgrundlag... / 2.2.2 Handelsrechtliche Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (i. e. S.)

Rz. 38 Richtigkeit und Willkürfreiheit Der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit [1] verlangt die richtige Verbuchung der Geschäftsvorfälle in sachlicher und wertmäßiger Hinsicht. Die notwendige Übereinstimmung von Buchung und Geschäftsvorfall ist erfüllt, wenn der zugrunde liegende Tatbestand dem Buchungssatz sowie den Belegen vollständig entspricht.[2] Die (kontenmäß...mehr

Beitrag aus Finance Office Professional
Buchführung: Rechtsgrundlag... / 2.2.5 Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Rz. 49 Nach § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB sowie § 146 Abs. 5 AO ist explizit die EDV-Buchführung als Buchführungsform erwähnt und zulässig. In den letzten Jahrzehnten hat diese Buchführungsformältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt. Grundsätzlich gelten für die DV-gestützte Buchführung dieselben Grundsätze wie für die manuelle Buchführung. Mit BMF-Schreiben vom 2...mehr

Beitrag aus Finance Office Professional
Betriebsprüfung: Aufbewahru... / 3.1.1 Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen

Rz. 23 Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in elektronischer Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung elektronischer Daten in Papierform ist zwar weiterhin zulässig, j...mehr

Beitrag aus Finance Office Professional
Betriebsprüfung: Aufbewahru... / 3.3 Produktivsystem und Systemwechsel

Rz. 33 Unter einem Produktiv- bzw. Hauptsystem ist dasjenige System, bestehend aus Software und benötigter Hardware, zu verstehen, in dem die elektronischen Daten erzeugt, verarbeitet und gespeichert werden. Bei steuerrelevanten Daten sind dies i. d. R. kaufmännische Anwendungen, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssysteme. Solange dieses System in Bet...mehr

Beitrag aus Finance Office Professional
Betriebsprüfung: Aufbewahru... / 3.1 Aufbewahrung von Unterlagen

Rz. 22 Seit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff können die nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspric...mehr

Beitrag aus Finance Office Professional
Betriebsprüfung: Aufbewahru... / 3.4 Aufbewahrung von EDI-Nachrichten und E-Mails

Rz. 41 Generell stellt sich bei der elektronischen Datenübermittlung die Frage, wie die ausgetauschten elektronischen Nachrichten zu behandeln sind, um den Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden. Grundsätzlich sind eingehende EDI-Nachrichten[1] und E-Mails insoweit aufbewahrungspflichtig, als Daten, die über das standardisierte EDI-Verfahren oder per E-Mail übermittelt wer...mehr

Beitrag aus Finance Office Professional
Betriebsprüfung: Aufbewahru... / 3.7 Folgen bei der Verletzung der Aufbewahrungspflichten

Rz. 47 Steuerlich relevante Daten, die in elektronischer Form vorliegen, dürfen auch nach Ausdruck dieser Daten nicht vernichtet werden. Die GoBD schreiben vor, dass im Unternehmen eingehende digitale Dokumente mit einem eindeutigen Index zu versehen und unter diesem über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicher vorzuhalten sind.[1] Trotz dieser Vorgaben werden im Prüfungsfall ...mehr

Beitrag aus Finance Office Professional
Betriebsprüfung: Aufbewahru... / 3.1.2 Digitalisierung von Papierunterlagen

Rz. 28 Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, die in Papierform empfangen werden, können entweder in Papierform oder als elektronisches Dokument aufbewahrt werden. Entscheidet sich der Steuerpflichtige, die Papierbelege elektronisch bildlich zu erfassen (scannen oder fotografieren), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wi...mehr

Beitrag aus VerwalterPraxis Professional
Bürokratieentlastungsgesetz: Weniger Papierkram für Vermieter

Aufbewahrungsfristen sollen verkürzt, Belege über die Betriebskostenabrechnung ausschließlich digital bereitgestellt werden – der Bundestag hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz beschlossen. Das gilt für Mieter und Vermieter. Der Bundestag hat am 26.9.2024 das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in zweiter und dritter Lesung beschlossen. Das enthält unter anderem...mehr

Kommentar aus Steuer Office Kanzlei-Edition
Die neue E-Rechnung ab 2025 (zu § 14 UStG)

Kommentar Zum 1.1.2025 tritt die gesetzliche Verpflichtung in Kraft, bei bestimmten Umsätzen mit einer strukturierten elektronischen Rechnung abzurechnen (E-Rechnung). Dies ist allerdings (derzeit) auf Umsätze beschränkt, die zwischen inländischen Unternehmern ausgeführt werden und wird durch verschiedene Übergangsregelungen flankiert. Wegen der weitreichenden Bedeutung hatt...mehr

Kommentar aus Steuer Office Gold
Sommer, SGB V § 386 Recht a... / 2.2 Herausgabeanspruch (Abs. 2)

Rz. 6 Versicherte können verlangen, dass ihre personenbezogenen Gesundheitsdaten herausgegeben werden (Satz 1). Der Herausgabeanspruch richtet sich gegen Leistungserbringer (§§ 69 ff.) und Anbieter digitaler Gesundheitsanwendungen (§ 33a) bzw. deren Datenverantwortliche. Die Willenserklärung des Versicherten ist an keine bestimmte Form gebunden. Der Adressat (z. B. der behan...mehr

Kommentar aus Steuer Office Gold
Kohlmann, Steuerstrafrecht,... / 7. Nicht oder nicht ausreichend lange Aufbewahrung von Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 AO)

a) Allgemeines Rz. 256 [Autor/Stand] Der Bußgeldtatbestand des § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 AO wurde gemeinsam mit § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 8, Abs. 2 Nr. 1h und Nr. 1i AO durch Art. 3 des Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22.3.2021[2] zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung u...mehr

Beitrag aus Deutsches Anwalt Office Premium
FF 10/2024, (Offene) Rechts... / VI. Aufbewahrungspflicht der Akte eines Verfahrensbeistandes gemäß § 158 FamFG

Soweit ersichtlich hat das interdiözesane Datenschutzgericht (IDSG)[53] erstmalig eine Entscheidung zur Frage der Aufbewahrungspflicht der Akte eines Verfahrensbeistandes gemäß § 158 FamFG veröffentlicht. In den Gründen setzte es sich eingehend mit der Frage auseinander, ob im konkreten Fall der gerichtlich bestellte Verfahrensbeistand personenbezogene Daten verarbeitet hat....mehr

Kommentar aus Steuer Office Gold
Kohlmann, Steuerstrafrecht,... / 8. Nicht oder nicht oder nicht ausreichend lange Aufbewahrung von Aufzeichnungen oder Unterlagen nach § 147a AO (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 8 AO)

a) Allgemeines Rz. 258 [Autor/Stand] Der Bußgeldtatbestand des § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 8 AO wurde gemeinsam mit § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7, Abs. 2 Nr. 1h und 1i AO durch Art. 3 des Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22.3.2021[2] zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und z...mehr

Beitrag aus Reuber, Die Besteuerung der Vereine
Reuber, Die Besteuerung der... / 6. Aufbewahrungspflichten

Tz. 111 Stand: EL 139 – ET: 10/2024 Steuerbegünstigte Vereine haben die Vereinnahmung von Zuwendungen (Spenden, Beiträge usw.) und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufzuzeichnen. Auch müssen sie ein Doppel der ausgestellten Zuwendungsbestätigungen aufbewahren (§ 50 Abs. 4 EStDV, Anhang 11). Bei Sachzuwendungen und Verzicht auf Erstattungsansprüche müssen sich a...mehr