Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Der Arbeitgeber ist gut beraten, auch ohne gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfri...mehr

Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde bei dem Datenzugriff aktiv unterstützen.[1] Dabei entstehende Kosten hat der Steuerpflichtige selbst zu tragen.[2] Eine Kostenübernahme durch die Finanzverwaltung erfolgt nicht. Wichtig Vorsicht bei Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen Eine Außenprüfung umfasst das Recht der Finanzverwaltung, die Überlassung der gespeicherten U...mehr

Die Finanzbehörde hat das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Wichtig Datenzugriff nur während der Außenprüfung Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Um...mehr

Kommentar Zum 1.1.2025 tritt die gesetzliche Verpflichtung in Kraft, bei bestimmten Umsätzen mit einer strukturierten elektronischen Rechnung abzurechnen (E-Rechnung). Dies ist allerdings (derzeit) auf Umsätze beschränkt, die zwischen inländischen Unternehmern ausgeführt werden und wird durch verschiedene Übergangsregelungen flankiert. Wegen der weitreichenden Bedeutung hatt...mehr

Rz. 6 Versicherte können verlangen, dass ihre personenbezogenen Gesundheitsdaten herausgegeben werden (Satz 1). Der Herausgabeanspruch richtet sich gegen Leistungserbringer (§§ 69 ff.) und Anbieter digitaler Gesundheitsanwendungen (§ 33a) bzw. deren Datenverantwortliche. Die Willenserklärung des Versicherten ist an keine bestimmte Form gebunden. Der Adressat (z. B. der behan...mehr

a) Allgemeines Rz. 256 [Autor/Stand] Der Bußgeldtatbestand des § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 AO wurde gemeinsam mit § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 8, Abs. 2 Nr. 1h und Nr. 1i AO durch Art. 3 des Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22.3.2021[2] zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung u...mehr

a) Allgemeines Rz. 258 [Autor/Stand] Der Bußgeldtatbestand des § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 8 AO wurde gemeinsam mit § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7, Abs. 2 Nr. 1h und 1i AO durch Art. 3 des Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22.3.2021[2] zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und z...mehr

Soweit ersichtlich hat das interdiözesane Datenschutzgericht (IDSG)[53] erstmalig eine Entscheidung zur Frage der Aufbewahrungspflicht der Akte eines Verfahrensbeistandes gemäß § 158 FamFG veröffentlicht. In den Gründen setzte es sich eingehend mit der Frage auseinander, ob im konkreten Fall der gerichtlich bestellte Verfahrensbeistand personenbezogene Daten verarbeitet hat....mehr

Tz. 111 Stand: EL 139 – ET: 10/2024 Steuerbegünstigte Vereine haben die Vereinnahmung von Zuwendungen (Spenden, Beiträge usw.) und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufzuzeichnen. Auch müssen sie ein Doppel der ausgestellten Zuwendungsbestätigungen aufbewahren (§ 50 Abs. 4 EStDV, Anhang 11). Bei Sachzuwendungen und Verzicht auf Erstattungsansprüche müssen sich a...mehr

Eine Rechnung kann aus mehreren (Teil-) Dokumenten bestehen. Wichtig ist, dass alle Dokumente in ihrer Gesamtheit alle Pflichtangaben beinhalten. Auch Bestellscheine bzw. Lieferscheine können Teile einer Rechnung sein. Die einzelnen Teildokumente werden über die gemeinsame Rechnungsnummer zusammengeführt, die auf allen Teildokumenten zu vermerken ist. Alle Teildokumente einer...mehr

a) Allgemeines Rz. 210 [Autor/Stand] § 146a Abs. 1 Satz 2 AO sieht bei elektronischen Aufzeichnungssystemen i.S.d. KassenSichV das Vorhandensein einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz vor Manipulationen vor. Jener Schutz wird durch § 146a Abs. 1 Satz 3 und 4 AO weiter konkretisiert. Gemäß § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 AO handelt ordnungswidrig, wer ent...mehr

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Wird eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer oder nichtunternehmerischen Bereich eines Unternehmers erbracht, muss dieser die Rechnung 2 Jahre lang aufbewahren[1] , [2]. Der leistende Unternehmer muss in seiner Rechnung einen Hinweis zur Aufbewahrungspflicht anbringen[3]. Vorschlagstext: "Als Pri...mehr

Seit dem 1.1.2002 kann die Finanzverwaltung direkt auf die elektronischen Daten der Unternehmen zugreifen (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen = GDPdU). Der Betriebsprüfer hat das Recht, die Herausgabe der steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen, um sie dann in seinem Prüfprogramm auszuwerten oder das Datenverarbeitungssyste...mehr

Auch 2025 bleiben Verwalter nicht vor Veränderungen im Arbeitsalltag verschont, die es gilt, möglichst zeitnah und gesetzeskonform umzusetzen. Denn die elektronische Rechnungsstellung – kurz E-Rechnung – wird ab dem 1.1.2025 im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Außerdem müssen leistende Unternehmer sowie Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiet nach § 1 Abs. ...mehr

Formelle Mängel liegen vor, wenn Formvorschriften der Abgabenordnung [1] oder sonstige Buchführungs- oder Aufzeichnungsvorschriften nicht eingehalten worden sind. Folgende Vorschriften sind zu beachten:mehr

Rz. 85 Der Rechtsanwalt muss durch das Anlegen von – elektronischen (§ 50 Abs. 4 BRAO) oder analogen – Handakten ein geordnetes Bild über die von ihm entfaltete Tätigkeit geben können, § 50 Abs. 1 BRAO.[58] Wird die anwaltliche Handakte ausschließlich elektronisch geführt, muss sie ihrem Inhalt nach einer analogen Akte entsprechen. Sie muss speziell zu Fristnotierung ebenso ...mehr

Rz. 55–56 Stand: EL 139 – ET: 09/2024 Der nicht besteuerte Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übertragung der Vermögensbeteiligung und die übrigen Angaben der aufgeschobenen Besteuerung sind vom Arbeitgeber im Lohnkonto aufzuzeichnen. Die im Lohnsteuerabzugsverfahren maßgebliche sechsjährige Aufbewahrungsfrist verlängert sich; sie endet hier nicht vor Ablauf vo...mehr

§ 51 Aufbewahrung von Geld, Wertsachen und Kostbarkeiten Der Gerichtsvollzieher hat fremde Geldbeträge, Wertpapiere und Kostbarkeiten getrennt von seinen eigenen unter sicherem Verschluss (zum Beispiel in einem einbruchsicheren Behältnis) aufzubewahren. § 52 Zahlungsverkehr (Fn 7) (1) Der Gerichtsvollzieher ist verpflichtet, für den dienstlichen Zahlungsverkehr ein Dienstkonto ...mehr

Rz. 166 Stand: EL 139 – ET: 09/2024 Der vorerst nicht besteuerte gemeine Wert der Vermögensbeteiligung und die weiteren erforderlichen Angaben sind im > Lohnkonto aufzuzeichnen (vgl § 19a Abs 6 Satz 1 EStG). Damit diese im Zeitpunkt der Besteuerung noch zur Verfügung stehen und die FinVerw ausreichend Zeit für eine Prüfung hat, endet die Aufbewahrungsfrist für das Lohnkonto (...mehr

Im betriebswirtschaftlichen Jargon werden gerne Anglizismen verwendet. Ein Begriff, der mittlerweile nicht mehr wegzudenken ist, lautet Compliance. Gemeint ist damit die Rechtskonformität, also die Umsetzung und das Befolgen aller gesetzlichen und vertraglichen Regelungen und Verpflichtungen. Betroffen vom Compliance-Gebot sind alle Kapitalgesellschaften – also auch kleine G...mehr

Die Vorsorgekartei ist eine sich ständig verändernde Datensammlung, für die es in der Gesamtheit keine Aufbewahrungsfrist gibt. Daten von ausscheidenden Beschäftigten sind kontinuierlich zu löschen (siehe unten Punkt 5). Darüber hinaus gelten die vom Betriebsarzt ausgestellten Vorsorgebescheinigungen als ärztliche Unterlagen gemäß der AMR Nr. 6.1 "Fristen für die Aufbewahrun...mehr

Für die Erteilung von Rechnungen über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen sind gem. § 14, § 14a UStG Besonderheiten zu beachten. Danach ist der Unternehmer verpflichtet, Rechnungen auszustellen, in denen er auf die Steuerfreiheit hinweist. In den Rechnungen sind außerdem die USt-IdNr. des liefernden Unternehmers und die USt-IdNr. des Leistungsempfängers anzugeben....mehr

Rz. 71 Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen, Arbeitsunterlagen und Buchungsbelege 10 Jahre; dies entspricht § 257 Abs. 4 HGB. Andere Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren. Ein Gesetzgebungsvorhaben im Jahr 2013, die Aufbewahrungsfristen auf 8 bzw. 6 Jahre zu verkürzen,[1] ist bislang nicht umgesetzt worden.[2] All...mehr

Rz. 38 Das Handelsrecht sieht Aufbewahrungsfristen von 6 bzw. 10 Jahren vor. Für die steuerrechtlichen Regelungen gelten grundsätzlich die gleichen Fristen, es können sich aber durch Ablaufhemmungen tatsächlich längere Fristen ergeben. Rz. 39 Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für die in § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 HGB genannten Unterlagen, das sind die Handelsbücher, I...mehr

Rz. 46 Die Buchführungspflicht endet zwar mit dem Wegfall der Kaufmannseigenschaft, die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen, die während der Dauer der kaufmännischen Tätigkeit entstanden sind, besteht aber fort, solange die entsprechenden Aufbewahrungsfristen laufen. Rz. 47 Beim Tode des Kaufmanns tritt der Gesamtrechtsnachfolger (Erbe) in die Aufbewahrungspflichten...mehr

Rz. 4 Im Dritten Buch (Dritter Unterabschnitt) des HGB sind in den §§ 257 bis 261 die Aufbewahrung und die Vorlage von Unterlagen der Rechnungslegung geregelt. § 257 HGB trifft die Regelungen zur Aufbewahrung von Unterlagen und zu den Aufbewahrungsfristen. § 261 HGB bestimmt insoweit ergänzend, dass der Aufbewahrungspflichtige, der von Erleichterungen Gebrauch macht, auf sei...mehr

Rz. 21 Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt 10 Jahre. Erhaltene oder abgesandte Handelsbriefe, für die grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt, sind folglich 10 Jahre aufzubewahren, sofern sie gleichzeitig als Buchungsbeleg dienen (z. B. durch Hinzufügung von Buchungsanweisungen oder Kontierungsstempel).[1] Rz. 22 Die bekannte Buchführungsregel "k...mehr

Rz. 31 Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können sämtliche Unterlagen auch als Wiedergaben auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dabei müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:[1] bei empfangenen Handelsbriefen und bei den Buchungsbelegen muss – wegen der...mehr

Rz. 41 Aus Vereinfachungsgründen hat das HGB einen individuellen Beginn des Fristenlaufs vermieden und knüpft daran an, dass das auslösende Ereignis (z. B. die Entstehung des Belegs) in einem bestimmten Kalenderjahr eintritt. Der Beginn des Fristenlaufs beginnt dann mit Ablauf des letzten Tages dieses Kalenderjahrs, also mit Ablauf des 31.12.[1] Das kann zu einer faktischen ...mehr

Rz. 59 Sowohl das Handelsrecht als auch das Steuerrecht lassen es zu, dass nahezu alle Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden dürfen, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten „mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den...mehr

Rz. 1 § 238 HGB verpflichtet den Kaufmann zu Aufzeichnungen, mit denen er seine Handelsgeschäfte sowie die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen hat. Die Aufzeichnungen folgen dem System der sog. "doppelten Buchführung". Dabei finden die Unterlagen ihren Niederschlag in systematischen Zahlenausweisen. Zugleich sind...mehr

Rz. 78 Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht nach Handelsrecht führt zu keinen direkten Sanktionen.[1] Anders ist dies aus strafrechtlicher Sicht. Eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren oder eine Geldstrafe droht demjenigen, der vor Ablauf der gesetzlichen (handelsrechtlichen) Aufbewahrungsfrist Handelsbücher oder sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen beiseiteschaf...mehr

Rz. 49 Nach § 140 AO müssen alle nach außersteuerlichen Gesetzen zur Buchführung Verpflichteten auch für Zwecke der Besteuerung Bücher führen, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (sog. derivative [abgeleitete] Buchführungspflicht). Die wohl wichtigste außersteuerliche Buchführungspflicht ist im HGB (§§ 238 ff. HGB) verortet. Daneben gibt es für eine ganze Reihe v...mehr

Rz. 26 Das HGB schreibt eine geordnete Aufbewahrung vor. Da die Dokumentation der Nachprüfbarkeit und der Beweissicherung der Rechnungslegung dient und nach § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB die Buchführung so beschaffen sein muss, dass eine Prüfung innerhalb einer angemessenen Zeit möglich sein muss, wird dadurch die Art und Weise der Aufbewahrung vorgegeben: Es muss ein entsprechend...mehr

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsunterlagen bzw. Rechnungen beträgt 10 Jahre.[1] Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Unterlagen (z. B. Rechnungen) jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.[2] Auf Verlangen des Finanzamts muss der Steuerpflichtige die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbar machen.[3]mehr

Rz. 78 Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle für jeden Entgeltzahlungszeitraum 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge einen Beitragsnachweis durch Datenübertragung zu übermitteln, in dem er den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (vgl. § 28d) nach Beitragsgruppen aufgegliedert angibt (Abs. 3 Satz 1 HS 1). Die Beitragsnachweis-Datensätze sind sowohl für den allgemeinen Beitra...mehr

Rz. 13 Die Grundaussage zur Aufzeichnungspflicht trifft Abs. 1 Satz 1. Hiernach hat der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Hierdurch sollen die Versicherungst...mehr

Tz. 6 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Der Grundsatz der materiellen Richtigkeit besagt, dass die Buchführung auf richtigen Grundaufzeichnungen aufgebaut sein muss; dazu muss die Beschreibung der Geschäftsvorfälle mit den zugrunde liegenden Tatbeständen dem Grunde und der Höhe nach übereinstimmen (vgl. Leffson (1987), S. 200). Eine dem Grunde nach richtige Buchführung liegt vor, we...mehr

Betriebsausgaben können nur berücksichtigt werden, wenn sie auf Verlangen durch Vorlage von Belegen nachgewiesen werden,[1] auch wenn der Steuerpflichtige die Betriebseinnahmen und -ausgaben nicht aufzeichnen muss.[2] Praxis-Tipp Belege auf Thermopapier Um die Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, können die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert ...mehr

Tz. 20 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Während der Grundsatz der materiellen Richtigkeit fordert, dass Buchführung und JA materiell richtig zu sein haben, verlangt der Grundsatz der Klarheit, dass Buchführung und JA formell richtig sein müssen (vgl. Leffson (1987), S. 207). Somit kann der Grundsatz der Klarheit der Handelsbücher auch als Grundsatz der formellen Richtigkeit bezeich...mehr

Tz. 4 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Das verwendete Buchführungssystem muss gewährleisten, dass alle buchführungspflichtigen Vorgänge den formalen Anforderungen der Abs. 1–3 entsprechend aufgezeichnet werden, unabhängig von den dabei verwendeten Organisationsformen und der eingesetzten Organisationsmittel der Buchführung (z. B. konventionelle, papierbasierte Buchführung, mittels ...mehr

Tz. 33 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Die Vorschrift, dass die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden können, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den GoB entsprechen, führt zur Überlegung, welche Buchführungsformen generell zul...mehr

Einnahmen sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen,[1] das gilt auch für Bareinnahmen. Ausnahmen gibt es bei einer Vielzahl von einzelnen Geschäften mit geringem Wert, z. B. für Einzelhändler, die Waren an unbekannte Kunden gegen Barzahlung verkaufen. Einzelheiten sind auch dem BMF-Schreiben v. 19.6.2018 zu entnehmen.[2] Auch wenn eine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbu...mehr

Tz. 5 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Der Grundsatz der Wahrheit fordert eine vollständige und richtige Verbuchung. Das Gebot der Vollständigkeit der Verbuchung beinhaltet die lückenlose und uneingeschränkte Erfassung aller RL-relevanten Geschäftsvorfälle und sämtlicher Güter des UN sowie die Auswertung aller zugänglichen Informationen, d. h., es dürfen keine Vorfälle ausgelassen,...mehr

Tz. 30 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Die Vorschrift des § 239 Abs. 3, wonach eine Eintragung oder eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist und dass auch solche Veränderungen nicht vorgenommen werden dürfen, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sin...mehr

Rn. 20b Stand: EL 43 – ET: 08/2024 Gemäß Art. 1 enthält die AP-VO a) Anforderungen an die Prüfung von JA und konsolidierten Abschlüssen bei PIE, b) Vorschriften für die Organisation von AP und Prüfungsgesellschaften und für deren Auswahl durch PIE mit dem Ziel, deren Unabhängigkeit und die Vermeidung von Interessenkonflikten zu fördern, sowie c) Vorschriften für die Überwachu...mehr

Rz. 63 Die durch Art. 1 Nr. 1 i. V. m. Art. 2 des 10. SGB V-ÄndG ab 29.3.2002 angefügte Regelung des Abs. 1 Nr. 6 gewährte bis dahin freiwillig versicherten Rentnern die Option (daher wird der Ausdruck Optionsrentner verwandt), statt der ab 1.4.2002 eintretenden Krankenversicherungspflicht als Rentner die freiwillige Versicherung durch Erklärung des Beitritts mit Rückwirkung...mehr

Rz. 13 Die Dauer der grundsätzlichen Aufbewahrungsfrist für Geschäfts-, Kontroll- und Überwachungsunterlagen wurde im Zuge der fünften MaRisk-Novelle von zwei auf fünf Jahre angehoben. Hintergrund der Anhebung dürfte eine Angleichung der Regelung an die gesetzliche Aufbewahrungsdauer in § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 KWG sein, wonach die für eine lückenlose Überwachung der Geschä...mehr