Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

A. Vorbemerkungen – Allgemeines Rn. 1 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 mehr

I. Handelsrecht Rn. 92 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Frist beträgt zehn Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 1, acht Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 4 sowie sechs Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 2f. Diese Fristen sind Mindestfristen. Sie gelten mit der Maßgabe, dass durch ihre Ausnutzung die Aufbewahrung von Unterlagen, deren Frist noch... mehr

Rn. 2 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 § 257 und § 44 HGB 1977 sind bis auf die Passi "Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte", "Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a" sowie die auf zehn bzw. derweil acht Jahre verlängerte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (vgl. auch HdR-E, HGB § 257, Rn. 55) wortgleich. § 44 HGB 1898 bestimmte eine für Handelsbücher, Handelskorrespondenz, Inve... mehr

Rn. 95 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Bei der Bestimmung der Aufbewahrungsfrist ist neben der handelsrechtlichen Berechnung (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 96f.) grds. die steuerrechtliche Ablaufhemmung gemäß § 147 Abs. 3 Satz 5 AO (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 101) zu bedenken. Durch Verweis auf die Festsetzungsfrist nach § 169 AO und von dort konkludent auf die §§ 170f. AO wird die k... mehr

Rn. 100 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Gemäß § 147 Abs. 3 Satz 5 AO kann die Aufbewahrungsfrist in ihrem Ablauf gehemmt werden. Danach läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die fünf- bzw. zehnjährige Festsetzungsfrist gemäß § 169 Abs. 2 Satz 2 AO gilt ins... mehr

Rn. 55 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Durch das StÄndG (1998) wurden zunächst sowohl die handels- als auch steuerrechtlichen (vgl. § 147 Abs. 3 AO) Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von sechs auf zehn Jahre erhöht (vgl. BT-Drs. 14/158, S. 5). Im Zuge des BEG IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 4 (bzw. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) schließli... mehr

Rn. 93 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die steuerrechtlichen Fristen entsprechen dem handelsrechtlichen Pendant. Gemäß § 147 Abs. 3 Satz 1 AO kann die Aufbewahrungsfrist verkürzt werden, sofern in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Ausweislich § 147 Abs. 3 Satz 2 AO lassen kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen die in Satz 1 ... mehr

Rn. 102 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Für AG, KGaA, SE, GmbH und eG beginnt im Liquidationsfall die Aufbewahrungsfrist gemäß § 273 Abs. 3 i. V. m. Abs. 2 AktG, § 74 Abs. 1 Satz 1 i. V. m. Abs. 2 Satz 1 GmbHG, § 93 Satz 1 GenG (jeweils zehn Jahre) unabhängig von dem Lauf der Frist aus § 257 erst mit Beendigung der Liquidation. Dadurch kann sich die Aufbewahrungsfrist erheblich ve... mehr

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Rn. 12 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Aufbewahrungspflichtig sind Einzelkaufleute ((auch solche nach § 241a, wenngleich die handelsrechtliche Pflicht für die in Folge der Ausübung des Wahlrechts nach § 241a nicht erstellten Unterlagen erlischt); vgl. stellvertretend Beck Bil-Komm. (2024), § 257 HGB, Rn. 1f.), Handelsgesellschaften (bei der OHG alle Gesellschafter, bei der KG ledi... mehr

Rn. 18 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Endet die Kaufmannseigenschaft (z. B. durch Tod des Kaufmanns oder Insolvenz bzw. Einstellung des Geschäftsbetriebs), entfällt für ab diesem Zeitpunkt entstehende Unterlagen auch die Aufbewahrungspflicht. Bezüglich davor entstandener Unterlagen bleibt die bereits begonnene Aufbewahrungsfrist unberührt. mehr

Rn. 9 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die handelsrechtliche Regelung des § 257 ist weitgehend wortgleich mit der steuerrechtlichen Vorschrift des § 147 AO (vgl. auch AEAO zu § 147). Der Wortlaut des § 147 AO geht ebenfalls – wie § 257 – auf das BiRiLiG zurück (vgl. BT-Drs. 10/317, S. 58, 133). Für Kaufleute hat § 147 AO indes, soweit Wortgleichheit mit § 257 besteht, nur deklarato... mehr

Rn. 80 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Wiedergaben auf einem Bildträger bzw. die Aufbewahrung auf anderen Datenträgern müssen so dauerhaft beschaffen sein, dass bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist ihre Lesbarmachung ohne Weiteres möglich ist. Sie müssen an einem Ort aufbewahrt werden, von dem aus bei Bedarf Zugang zu ihnen verschafft werden kann. Das trifft auch dann zu, wenn ... mehr

Rn. 82 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Originale dürfen vernichtet werden, wenn der Bildträger bzw. ein anderer Datenträger ordnungsgemäß hergestellt worden ist und sie für Verständnis und Prüfbarkeit des Surrogats nicht mehr erforderlich sind (vgl. Biener, DB 1977, S. 527 (531); weiterführend sodann IDW RS FAIT 3 (2015), Rn. 81ff.; BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 03... mehr

Rn. 86 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Der Kaufmann ist verpflichtet, die Unterlagen vor Zerstörung, Beschädigung oder Manipulation zu schützen. Dies ergibt sich aus § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. mehr

Rn. 92 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Frist beträgt zehn Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 1, acht Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 4 sowie sechs Jahre für Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 Nr. 2f. Diese Fristen sind Mindestfristen. Sie gelten mit der Maßgabe, dass durch ihre Ausnutzung die Aufbewahrung von Unterlagen, deren Frist noch nicht abgelauf... mehr

Rn. 87 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Ein Wechsel unter den zulässigen Aufbewahrungsformen während der Aufbewahrungsfrist ist handelsrechtlich möglich (vgl. Biener, DB 1977, S. 527 (530)). Allerdings wird der Wechsel der Aufbewahrungsform steuerlich durch die Änderungen des § 147 AO eingeschränkt (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 84). Bei einem Wechsel des Archivsystems muss das neue S... mehr

Rn. 97 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Das Fristende erfolgt gemäß § 188 Abs. 2 BGB i. V. m. § 187 Abs. 1 BGB jeweils zum 31.12., 24:00 Uhr. Beispiel: * Zur Bestimmung ... mehr

Rn. 106 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Folgende Straftaten können in Betracht kommen: Eine Urkundenfälschung gemäß § 267 StGB ist möglich, indem z. B. bei Handelsbüchern – in strafrechtlichem Sinne u. U. Gesamturkunden – nur Teile aufbewahrt werden und dadurch der Erklärungswert des Ganzen bzw. der aufbewahrten restlichen Teile verändert wird. Fälschung technischer Aufzeichnungen i... mehr

Rn. 51 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Für die Auslegung dieser Begriffe ist § 238 Abs. 1 heranzuziehen: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Frist einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des UN bilden können. Daraus folgt, dass es wiederum vom jeweiligen Einzelfall (insbesondere von der betrieblichen Organisation des Rechnungswesens) abhängig ist... mehr

Rn. 78a Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Aus steuerlicher Sicht führt die Finanzverwaltung aus, dass Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und Unterlagen, die im UN entstanden oder dort eingegangen und auch aufbewahrungspflichtig sind, nur in dieser Form aufzubewahren sind. Diese dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019... mehr

Rn. 71 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Es gelten die sog. Mikrofilm-Grundsätze, die von der AWV für das Steuerrecht entwickelt wurden, aber nach Ansicht des BMF (vgl. das sog. Mikrofilm-Begleitschreiben vom 01.02.1984, IV A 7 – S 0318–1/84, BB 1984, S. 1283ff.) die handelsrechtlichen GoB ergänzen. Ihr Geltungsbereich erstreckt sich nur auf im herkömmlichen Sinne verfilmbares Schri... mehr

Seit dem 1.1.2020 müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, zu denen auch Registrierkassensysteme zählen, mit einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet werden.[1] Dieses soll nachträgliche unerkannte Veränderungen im System aufzeigen und somit steuerschädliche Manipulationen verhin... mehr

Wird das alte Kassensystem gegen ein moderneres System ausgetauscht, so muss der Unternehmer um den unmittelbaren Datenzugriff ("Z 1-Zugriff") zu gewährleisten, von Rechts wegen auch die alte Hardware weiter vorhalten. Um dies zu umgehen, kann er stattdessen den Kassenaufsteller mit der Auslesung der Daten beauftragen. Hierzu gehören neben den Kassenjournaldaten die Tagesabs... mehr

Fast jede Kasse verfügt über eine Trainingsfunktion. Um neues Personal einzulernen oder um komplizierte Kassenmanöver zu üben, ist diese Funktion unerlässlich. Praxis-Beispiel Separieren Beim Separieren kann das spätere eigenmächtige Umsetzen der Gäste an andere Tische, für die anderes Bedienpersonal zuständig ist, digital nachvollzogen werden. Solche Situationen entstehen mei... mehr

Auch wenn im Einzelfall ein Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters (§ 13 Abs. 4 BOStB)[1] an Unterlagen des Mandanten begründet scheint (wegen offener Honorarforderungen),[2] sollte unter Haftungsgesichtspunkten davon kein Gebrauch gemacht werden. Es besteht zugunsten des Mandanten eine umfassende (nachvertragliche) Schadensminderungspflicht seitens des Steuerberaters. Spä... mehr

Rz. 114 Wie bei der Verletzung der Aufzeichnungspflicht ist das Finanzamt auch bei der Verletzung der Aufbewahrungsfrist dem Grunde nach zur Schätzung nach § 162 Abs. 1 und 2 AO berechtigt.[1] Rz. 115 Die Regelungen der Aufbewahrungspflichten des § 147 AO gelten auch bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG.[2] Die in § 147 Abs. 1 Nrn. 1 und 4a AO genannten Unterlagen sin... mehr

Rz. 39 Es ist erforderlich, dass die Träger der Rentenversicherung und die BA die Prüfung trotz des Einsatzes von EDV-Anlagen nachvollziehen können. Deshalb haben die Einzugsstellen und die "anderen Stellen" i. S. d. Abs. 4 alle für die Prüfung erforderlichen Unterlagen – außer den nach Abs. 1 Satz 3 bei der DRV Bund gespeicherten Daten – bis zur nächsten Einzugsstellenprüfu... mehr

Die GuV ist als Teil der Jahresabschlussunterlagen 10 Jahre aufzubewahren.[1] Die Aufbewahrungspflicht läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.[2] An dieser Regelung zu den Aufbewahrungsfristen hat sich durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz[3] nichts geändert. mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält;[1] die Echtheit der H... mehr

Erbringt ein Unternehmen steuerpflichtige Leistungen an einen anderen Unternehmer, kann dieser für die Abschlagszahlungen die Ausstellung einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis verlangen. Die Abschlagsrechnungen sind hinsichtlich des gesonderten Umsatzsteuerausweises wie normale Rechnungen auszustellen. Wichtig hierbei: Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, dass ... mehr

Weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer im Besitz einer Rechnung ist.[1] Dabei muss der Unternehmer grundsätzlich im Besitz der Originalrechnung sein.[2] Sofern eine solche Rechnung durch Verlust oder Vernichtung nicht mehr vorhanden ist, kann der Nachweis, dass eine Rechnung ausgestellt wurde, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln g... mehr

Die Anordnung einer Betreuung bedeutet nicht die Entmündigung oder Entrechtung des Betroffenen. Die betreute Person bleibt weiterhin geschäftsfähig. Eine Betreuung darf nicht länger als notwendig dauern. Dementsprechend wird in die gerichtliche Entscheidung ein festes Datum für eine Überprüfung der Betreuung und ihrer weiteren Notwendigkeit aufgenommen. Nach spätestens 5 Jahr... mehr

Rn. 146 Stand: EL 180 – ET: 04/2025 Gem § 50 Abs 4 EStDV kann, sofern die weiteren Voraussetzungen des § 50 Abs 4 S 1 Nr 1 Buchst a und b EStDV gegeben sind, bei (Geld-)Zuwendungen zur Hilfe in Katastrophenfällen oder in Fällen von geringer Bedeutung (ab dem VZ 2021 bis zu EUR 300 (in den VZ 2007–20120: EUR 200; die Vorschrift wurde durch Art 6 Nr 1 JStG 2020 mWv 01.01.2021 geä... mehr

Rz. 74 Sofern sich aus dem USt-Recht keine besonderen Regelungen ergeben (Rz. 74a), finden sich die genauen Aufbewahrungsfristen über 10, 8 bzw. 6 Jahre in § 147 AO. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht worden ist oder die Geschäftspapiere oder sonstigen Unterlagen entstanden sind.[1] Mit Ablauf der zehn-, ach... mehr

Für Not- bzw. Ersatzbelege als Buchungsbeleg galt bisher eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.[1] Für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) wurden die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 Jahre verkürzt.[2] Diese Änderung gilt auch für Eigenbelege und Ersatz- bzw. Notbelege, da es sich um Buchungsbelege handelt. Die Verkürzung der Aufbewahrung... mehr

Die allgemeinen Grundsätze, die für buchführungspflichtige Unternehmer gelten, ergeben sich aus §§ 238–263 HGB (Handelsgesetzbuch). Danach muss die Buchführung kaufmännisch ausgestaltet sein. Ein bestimmtes System ist nicht erforderlich und wird auch nicht vorgeschrieben. Der Kaufmann ist verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens ersichtli... mehr

Rz. 1 Einerseits ist § 22 UStG eine sehr umfangreiche Vorschrift, andererseits weitestgehend unbekannt. Zwar wird vorgeschrieben, dass jeder Unternehmer nach § 22 Abs. 1 UStG verpflichtet ist, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen, jedoch erfüllen die meisten Unternehmer diese Vorgabe bereits aufgrund anderer Rechtsvorschrif... mehr

Rz. 29 Die Bestimmungen des § 22 UStG stehen mit den Vorgaben der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie in Einklang. So bestimmt Art. 242 MwStSystRL, dass jeder Steuerpflichtige Aufzeichnungen zu führen hat, die so ausführlich sind, dass sie die Anwendung der Mehrwertsteuer und ihre Kontrolle durch die Steuerverwaltung ermöglichen. Die gesetzlichen Vorschriften des § 22 UStG beweg... mehr

Rz. 142 Das UStG enthält keine Verpflichtung, die Entgelte für im Ausland bewirkte Lieferungen oder sonstige Leistungen aufzuzeichnen. Diese ergibt sich jedoch aus dem Sinn und Zweck des § 22 UStG, der die Grundlagen der Steuerberechnung transparent machen soll. Aus den Aufzeichnungen muss erkennbar sein, wie der Unternehmer seine Leistungen umsatzsteuerrechtlich gewürdigt u... mehr

Beispiel einer unwirksamen Klausel im Verwaltervertrag "Die Hausverwaltung ist berechtigt, alle Verwaltungsunterlagen aus laufender Verwaltung (wie Kontoauszüge, Belege und bedingte Teile von Korrespondenz) nach Ablauf von 5 Kalenderjahren datenschutzsicher zu vernichten." Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die Dauer der Aufbewahrungspflicht von Belegen und B... mehr

Die Einzelsteuergesetze enthalten ferner eine Vielzahl von Vorschriften, die bestimmte Institutionen (sog. "mitteilungspflichtige Stellen" i.S.v. § 93c AO) verpflichten, ihnen vorliegende, besteuerungsrelevante Daten anderer Steuerpflichtiger elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln (sog. "eDaten"). Die mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens v... mehr

In § 147 AO ist geregelt, welche Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen beachtet werden müssen. Wird die elektronische Buchführung in eine Cloud ausgelagert, sind insbesondere die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 2 AO, die Verpflichtung zur Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen nach § 147 Abs. 5 AO und die Ermöglichung des Datenzugriffs auf d... mehr

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gewährleistet die sachliche Richtigkeit der Buchungen:[1] Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.[2] Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung un... mehr

Auch die Aufbewahrungspflicht gehört zur handels- bzw. steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.[1] Bis auf Handelsbriefe, für die eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht gilt, müssen alle Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sein können, 10 Jahre aufbewahrt werden.[2] Belege für... mehr

Rz. 174 Seit 1.1.2009 ist über § 2 Abs. 1a die Gruppe der Personen versichert, die nach näherer Maßgabe der Regelung den Freiwilligendienst der Generationen leisten. Das Bestehen der Versicherung nach Abs. 1a ist auch Voraussetzung für den (weiteren) Bezug von Kindergeld (§ 32 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 Buchst. d EStG). Freiwilligendienst leisten nicht nur die Jugendlichen nach dem... mehr

Aus ihrem Wesen als Informationsmedium über die Beschluss- und somit wesentliche Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft folgt, dass Versammlungsniederschriften zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden müssen.[1] Handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten nicht. Wegen des Unterschriftenerfordernisses des § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG sind sie grundsätzlich im Original au... mehr

Der Verwalter ist verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen zu führen. Nach § 9a Abs. 3 WEG ist Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die GdWE. Die Verwaltungsunterlagen sind Teil des Gemeinschaftsvermögens und daher Eigentum der GdWE und nicht der Wohnungseigentümer in Bruchteilsgemeinschaft – und schon gar nicht des Verwalters.[1] Aufbewahrung und Archivierung Die Verwaltungsun... mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen nach § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV... mehr

Die für die Gefährdungsbeurteilung notwendigen Informationen zum Gefahrstoff erhält der Arbeitgeber aus dem Sicherheitsdatenblatt, weiteren Informationen des Herstellers, der Kennzeichnung, anderen ohne weiteres zugänglichen Quellen. Achtung Aufbewahrungsfrist von Sicherheitsdatenblättern Die Aufbewahrungsfrist von Sicherheitsdatenblättern, die im Zusammenhang mit der Erstellung d... mehr