Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Rn. 146 Stand: EL 180 – ET: 04/2025 Gem § 50 Abs 4 EStDV kann, sofern die weiteren Voraussetzungen des § 50 Abs 4 S 1 Nr 1 Buchst a und b EStDV gegeben sind, bei (Geld-)Zuwendungen zur Hilfe in Katastrophenfällen oder in Fällen von geringer Bedeutung (ab dem VZ 2021 bis zu EUR 300 (in den VZ 2007–20120: EUR 200; die Vorschrift wurde durch Art 6 Nr 1 JStG 2020 mWv 01.01.2021 geä...mehr

Rz. 74 Sofern sich aus dem USt-Recht keine besonderen Regelungen ergeben (Rz. 74a), finden sich die genauen Aufbewahrungsfristen über 10, 8 bzw. 6 Jahre in § 147 AO. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht worden ist oder die Geschäftspapiere oder sonstigen Unterlagen entstanden sind.[1] Mit Ablauf der zehn-, ach...mehr

Für Not- bzw. Ersatzbelege als Buchungsbeleg galt bisher eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.[1] Für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) wurden die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 Jahre verkürzt.[2] Diese Änderung gilt auch für Eigenbelege und Ersatz- bzw. Notbelege, da es sich um Buchungsbelege handelt. Die Verkürzung der Aufbewahrung...mehr

Die allgemeinen Grundsätze, die für buchführungspflichtige Unternehmer gelten, ergeben sich aus §§ 238–263 HGB (Handelsgesetzbuch). Danach muss die Buchführung kaufmännisch ausgestaltet sein. Ein bestimmtes System ist nicht erforderlich und wird auch nicht vorgeschrieben. Der Kaufmann ist verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens ersichtli...mehr

Rz. 1 Einerseits ist § 22 UStG eine sehr umfangreiche Vorschrift, andererseits weitestgehend unbekannt. Zwar wird vorgeschrieben, dass jeder Unternehmer nach § 22 Abs. 1 UStG verpflichtet ist, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen, jedoch erfüllen die meisten Unternehmer diese Vorgabe bereits aufgrund anderer Rechtsvorschrif...mehr

Rz. 29 Die Bestimmungen des § 22 UStG stehen mit den Vorgaben der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie in Einklang. So bestimmt Art. 242 MwStSystRL, dass jeder Steuerpflichtige Aufzeichnungen zu führen hat, die so ausführlich sind, dass sie die Anwendung der Mehrwertsteuer und ihre Kontrolle durch die Steuerverwaltung ermöglichen. Die gesetzlichen Vorschriften des § 22 UStG beweg...mehr

Rz. 142 Das UStG enthält keine Verpflichtung, die Entgelte für im Ausland bewirkte Lieferungen oder sonstige Leistungen aufzuzeichnen. Diese ergibt sich jedoch aus dem Sinn und Zweck des § 22 UStG, der die Grundlagen der Steuerberechnung transparent machen soll. Aus den Aufzeichnungen muss erkennbar sein, wie der Unternehmer seine Leistungen umsatzsteuerrechtlich gewürdigt u...mehr

Beispiel einer unwirksamen Klausel im Verwaltervertrag "Die Hausverwaltung ist berechtigt, alle Verwaltungsunterlagen aus laufender Verwaltung (wie Kontoauszüge, Belege und bedingte Teile von Korrespondenz) nach Ablauf von 5 Kalenderjahren datenschutzsicher zu vernichten." Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die Dauer der Aufbewahrungspflicht von Belegen und B...mehr

Rz. 174d Gem. des mit dem durch das JStG 2022[1] mWv 1.1.2024 eingeführten § 22g Abs. 6 UStG (Rz. 17) hat der Zahlungsdienstleister die Aufzeichnungen i. S. d. § 22g Abs. 1 S. 1 UStG in elektronischer Form für einen Zeitraum von drei Kalenderjahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Zahlung ausgeführt wurde, aufzubewahren. Rz. 174e Tatsächlich gibt es auch zu dieser "...mehr

Rz. 120 Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG wird verwirklicht, wenn in den in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG genannten Fällen, auch i. V. m. S. 4 dieser Regelung, ein dort bezeichnetes Doppel oder eine dort bezeichnete Rechnung nicht oder nicht mindestens 8 Jahre aufbewahrt wird.[1] Die diesen Tatbestand ausfüllende Vorschrift des § 14b Abs. 1 UStG hat folgenden Wor...mehr

Rz. 130 Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 3 UStG wird verwirklicht, wenn ein bestimmter Empfänger einer Leistung entgegen § 14b Abs. 1 S. 5 UStG eine dort bezeichnete Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. Diese Regelung hat folgenden Wortlaut: Zitat 5 In den Fällen des § 14 Abs...mehr

Die Einzelsteuergesetze enthalten ferner eine Vielzahl von Vorschriften, die bestimmte Institutionen (sog. "mitteilungspflichtige Stellen" i.S.v. § 93c AO) verpflichten, ihnen vorliegende, besteuerungsrelevante Daten anderer Steuerpflichtiger elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln (sog. "eDaten"). Die mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens v...mehr

In § 147 AO ist geregelt, welche Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen beachtet werden müssen. Wird die elektronische Buchführung in eine Cloud ausgelagert, sind insbesondere die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 2 AO, die Verpflichtung zur Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen nach § 147 Abs. 5 AO und die Ermöglichung des Datenzugriffs auf d...mehr

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gewährleistet die sachliche Richtigkeit der Buchungen:[1] Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.[2] Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung un...mehr

Auch die Aufbewahrungspflicht gehört zur handels- bzw. steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.[1] Bis auf Handelsbriefe, für die eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht gilt, müssen alle Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sein können, 10 Jahre aufbewahrt werden.[2] Belege für...mehr

Rz. 174 Seit 1.1.2009 ist über § 2 Abs. 1a die Gruppe der Personen versichert, die nach näherer Maßgabe der Regelung den Freiwilligendienst der Generationen leisten. Das Bestehen der Versicherung nach Abs. 1a ist auch Voraussetzung für den (weiteren) Bezug von Kindergeld (§ 32 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 Buchst. d EStG). Freiwilligendienst leisten nicht nur die Jugendlichen nach dem...mehr

Rz. 12 Der MD darf Sozialdaten erheben und speichern, soweit dies für die Prüfungen, Beratungen und gutachtlichen Stellungnahmen nach §§ 275 bis 275c erforderlich ist (Satz 1). Erhebung und Speicherung der Sozialdaten richten sich nach Art. 4 Nr. 2 der Verordnung (EU) 2016/679. Abs. 4a ist zu beachten. Rz. 12a Sozialdaten können auch einem anderen Medizinischen Dienst übermit...mehr

Aus ihrem Wesen als Informationsmedium über die Beschluss- und somit wesentliche Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft folgt, dass Versammlungsniederschriften zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden müssen.[1] Handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten nicht. Wegen des Unterschriftenerfordernisses des § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG sind sie grundsätzlich im Original au...mehr

Der Verwalter ist verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen zu führen. Nach § 9a Abs. 3 WEG ist Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die GdWE. Die Verwaltungsunterlagen sind Teil des Gemeinschaftsvermögens und daher Eigentum der GdWE und nicht der Wohnungseigentümer in Bruchteilsgemeinschaft – und schon gar nicht des Verwalters.[1] Aufbewahrung und Archivierung Die Verwaltungsun...mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen nach § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV...mehr

Die für die Gefährdungsbeurteilung notwendigen Informationen zum Gefahrstoff erhält der Arbeitgeber aus dem Sicherheitsdatenblatt, weiteren Informationen des Herstellers, der Kennzeichnung, anderen ohne weiteres zugänglichen Quellen. Achtung Aufbewahrungsfrist von Sicherheitsdatenblättern Die Aufbewahrungsfrist von Sicherheitsdatenblättern, die im Zusammenhang mit der Erstellung d...mehr

Aktuell wird im Kontext des Umwelt- und Klimaschutzes das Thema Digitalisierung vielfach diskutiert. Immer mehr Unternehmen führen digitale Lösungen ein, um ein effizienteres und vernetzteres Arbeiten zu ermöglichen, bei dem zudem Ressourcen eingespart werden. Wenn z. B. weniger ausgedruckt wird, werden auch weniger Druckerpatronen und Papier benötigt. Bei der Einführung von...mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Maklers und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Makler zunächst nur die Pflicht, die Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikate zu sammeln und zu archivieren. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von sich aus zu einem bestimmten ...mehr

Die vorerwähnten Unterlagen sind gemäß § 14 MaBV 5 Jahre in den Geschäftsräumen des Maklers aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist. Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen bleiben hiervon unberührt. Die Unterlagen können in ele...mehr

Auf Grundlage der ermittelten Risikofaktoren hat der Makler betriebsinterne Sicherungsmaßnahmen durchzuführen. Er muss also geeignete Strategien, Kontrollen und Verfahren etablieren, um die Risiken der Geldwäsche zu minimieren und möglichst ganz zu vermeiden. In erster Linie sind hier die Mitarbeiter auf Zuverlässigkeit zu überprüfen und mit Blick auf die Vorgaben des GwG zu...mehr

Gemäß § 257 HGB ist jeder Kaufmann handelsrechtlich verpflichtet, folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren: Handelsbücher Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB Lageberichte Konzernabschlüsse Konzernlageberichte inkl. dazugehöriger Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen Empfangene und abgesandte Handelsbriefe Buchungsbelege im S...mehr

Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen auch im Steuerrecht analoge Pflichten, die für alle buchführenden Steuerpflichtigen gelten. Gemäß § 147 Abs. 1 AO sind zu den bereits in § 257 HGB genannten Unterlagen folgende Dokumente für steuerliche Zwecke aufzubewahren: Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.[1] Sonstige Unte...mehr

Die jährlichen Aufwendungen für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres werden gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.mehr

Um als ordnungsgemäß anerkannt zu werden, müssen Inventur und Inventar insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllen: Nach dem Vollständigkeitsgebot müssen alle Wirtschaftsgüter erfasst werden. Ausnahmen gelten jedoch für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis zu 250 EUR,[1] für geringwertige Wirtschaftsgüter und Poolwirtschaftsgüter,[2] die bereits in einem gesonderten...mehr

Alternativ werden zur Berechnung der Rückstellung die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Dieser Faktor ist das arithmetische Mittel der Jahre 1 bis 10: Die Summe aus 10 und 1 dividiert durch 2 ergibt 5,5 und spiegelt die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer wider. Ausgangspunkt ist hier die Überlegung, dass in jedem Geschäft...mehr

Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind folgende Kosten bei der Bildung einer Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nicht zu berücksichtigen: Kosten für die künftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern, da es sich hierbei um Anschaffungs- oder Herstellungskosten künftiger Wirtschaftsjahre handelt,[1] Kosten der Entsorgung der Unterlagen nach ...mehr

Gemietete Räumlichkeiten Bei gemieteten Geschäftsräumen werden die anteiligen Aufwendungen für das Archiv oder den Lagerraum zur Berechnung der Rückstellung herangezogen. Diese Kosten machen in der Praxis den größten Teil der Rückstellung aus. Zur Ermittlung der anteiligen Mietkosten kann aus Vereinfachungsgründen auf das Verhältnis der Nutzflächen Bezug genommen werden – es ...mehr

Rz. 56 Der nicht besteuerte Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übertragung der Vermögensbeteiligung und die übrigen Angaben der aufgeschobenen Besteuerung sind vom Arbeitgeber im Lohnkonto aufzuzeichnen (§ 41, § 19a Abs. 6 S. 1 EStG). Die im LSt-Abzugsverfahren maßgebliche sechsjährige Aufbewahrungsfrist verlängert sich; sie endet hier nicht vor Ablauf von 6 J...mehr

Rz. 11 Der Arbeitgeber muss die Nachweise, also sowohl die Arbeitsaufzeichnungen als auch das Verzeichnis der Arbeitnehmer, mindestens 2 Jahre aufbewahren. Die Berechnung der 2-Jahres-Frist erfolgt nach §§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 BGB.[1] Da das Gesetz nicht vorschreibt, wie die Aufbewahrung zu erfolgen hat, kann der Arbeitgeber diese frei wählen, wobei entscheidend ist, dass ...mehr

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Rn. 924 Stand: EL 45 – ET: 02/2025 Adler, Hans/Düring, Walther/Schmaltz, Kurt (1995), Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl., Stuttgart. Arbeitskreis Bilanzrecht der Hochschullehrer Rechtswissenschaft (2008), Stellungnahme zu dem Entwurf eines BilMoG: Einzelfragen zum materiellen Bilanzrecht, in: BB 2008, S. 209–216. Arbeitskreis Steuern und Revision im Bundesver...mehr

Rn. 229 Stand: EL 15 – ET: 11/2012 Rückstellungen kommen insbes. für folgende Fälle in Betracht:mehr

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Rz. 47 Stehen einer Löschung nicht mehr erforderlicher Sozialdaten satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegen, so gilt ergänzend zu Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO Abs. 1, d. h. die Verarbeitung dieser Sozialdaten wird eingeschränkt (vgl. Rz. 38). § 84 Abs. 4 regelt damit unverändert die bis zum 24.5.2018 in § 84 Abs. 3 Nr. 1 enthaltene Fallgestaltung.mehr

Überblick Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz ist in Kraft getreten – mit wichtigen Änderungen für Vermieter und Mieter. So können etwa Belege über Betriebskostenabrechnungen digital bereitgestellt werden und bei Gewerbemietverträgen entfällt die Schriftformerfordernis. Das ist zu beachten. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) trat zum großen Teil am 1.1.2025 i...mehr

Aufbewahrungsfristen wurden verkürzt, Belege über die Betriebskostenabrechnung können digital bereitgestellt werden, das Schriftformerfordernis für langfristige Gewerbemietverträge wurde abgeschafft – das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ist am 1.1.2025 zum großen Teil in Kraft getreten.mehr

Im Jahr 2022 wurde die Krebsrichtlinie (EU-Richtlinie 2004/37/EG: CMD) um die reproduktionstoxischen Stoffe ("R") erweitert (CMRD). In der Richtlinie (EU) 2022/431 wurde für reproduktionstoxische Gefahrstoffe der Kategorie 1A oder 1B festgelegt, das Verzeichnis fünf Jahre nach Ende der Exposition aufzubewahren – siehe Tab. 17.mehr

Aus ihrem Wesen als Informationsmedium über die Beschluss- und somit wesentliche Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft folgt, dass Versammlungsniederschriften zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden müssen. Handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten nicht. Wegen des Unterschriftenerfordernisses des § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG sind sie grundsätzlich im Original aufzu...mehr

Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Regelung über die Aufbewahrungsfristen von Verwaltungsunterlagen. Allgemein anerkannt – wenn auch dogmatisch nicht gesichert – ist, dass insoweit bezüglich der Verwaltungsunterlagen die in § 257 Abs. 4 HGB und 147 Abs. 3 AO geregelten Fristen entsprechend anwendbar sind.[1] Beide Vorschriften regeln für bestimmte Unterlagen eine Aufb...mehr

Da die Verwaltungsunterlagen zum Gemeinschaftsvermögen nach § 9a Abs. 3 WEG gehören und Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist, gehört die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zu den ureigensten Amtspflichten des amtierenden Verwalters. Gesetzliche Regelungen darüber, wo, in welcher Art und Weise und wie lange Verwaltungsunterlagen...mehr

Wichtige Verwaltungsunterlagen Die nachfolgenden Verwaltungsunterlagen stellen die elementaren Unterlagen dar, wobei die Aufzählung nicht abschließend ist[1]: Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, ggf. Hausordnung, vollständige Auflistung aller Eigentümer mit Namen und ggf. Anschriften, vollständige Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichke...mehr

Abberufung bei verweigerter Einsicht Verweigert der Verwalter den Wohnungseigentümern die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, stellt dies einen wichtigen Grund zu dessen Abberufung dar.[1] Anmerkung: Der Verwalter kann jederzeit grundlos von seinem Amt abberufen werden. Allerdings endet der Verwaltervertrag nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG erst spätestens 6 Monate nach der Abber...mehr

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Eine weitere Alternative ist die "Frankfurter Räumung"[1]: Der Vermieter schafft das Räumungsgut mit eigenem Personal in eigene verschließbare, für den Gerichtsvollzieher aber zugängliche Räume und lagert es dort ein. Auch diese Alternative führt zu deutlicher Kostenersparnis in Form eines geringeren Kostenvorschusses für den Gerichtsvollzieher. Wichtig Kosten nach Ablauf der...mehr

Am 29.10.2024 wurde das "Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie" bekannt gemacht.[1] Aus Sicht der Wirtschaft ist das Gesetz enttäuschend, im HGB werden lediglich die Aufbewahrungspflichten bestimmter Unterlagen um 2 Jahre reduziert. Grundsätzlich ist jeder Kaufmann handels- und auch steuerrechtlich zu Aufze...mehr