Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 3.5 Abweichungen bei den Aufbewahrungsfristen

Rz. 71

Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen, Arbeitsunterlagen und Buchungsbelege 10 Jahre; dies entspricht § 257 Abs. 4 HGB. Andere Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren. Ein Gesetzgebungsvorhaben im Jahr 2013, die Aufbewahrungsfristen auf 8 bzw. 6 Jahre zu verkürzen,^[1] ist bislang nicht umgesetzt worden.^[2] Allerdings sieht der Regierungsentwurf eines Vierten Gesetzes zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) u. a. die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre vor.^[3]

Rz. 72

Die Steuergesetze können kürzere Fristen zulassen, die dann maßgeblich sind, z. B. 6 Jahre für Lohnkonten gemäß § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Soweit sich hingegen aus außersteuerlichen Gesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen ergeben, sind diese unbeachtlich.^[4] Für empfangene als auch für die versandten Lieferscheine endet hingegen die Aufbewahrungsfrist bereits mit dem Erhalt bzw. Versand der Rechnung. Dies gilt jedoch nur dann, wenn der Lieferschein kein Buchungsbeleg i. S. d. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO ist und dementsprechend mit einem Kontierungsvermerk versehen wurde.^[5]

Rz. 73

Besteht eine Verpflichtung zur Abgabe der Steuererklärung oder Steueranmeldung (z. B. EUSt), so beginnt der Lauf der Festsetzungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuererklärung abgegeben bzw. die Anmeldung getätigt wurde, spätestens beginnt sie mit Ablauf des dritten Kalenderjahrs, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuer entstanden ist.^[6]

Rz. 74

Die Aufbewahrungsfristen stimmen zwar mit denen des HGB überein, die Finanzverwaltung will sich aber eine Nachprüfung offenhalten, solange der betreffende Steuerfall noch nicht bearbeit...