Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Gesetzestitel: Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) Stand im Gesetzgebungsverfahren Wesentliche Inhalte Erleichterung des Schriftformerfordernisses: für den Nachweis über die wesentlichen ...mehr

Die Aufbewahrungsfrist für die technische Dokumentation beträgt mindestens 10 Jahre ab Inverkehrbringen. Die Unterlagen müssen bei einer Anfrage der Marktüberwachung "unverzüglich" (meist innerhalb weniger Tage) zur Verfügung gestellt werden können. Da die Akten nun oft digital vorliegen, wird hier eine höhere Geschwindigkeit als früher erwartet.mehr

Überblick Ab 20. Januar 2027 ersetzt die EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 (MVO) die bislang geltende Maschinenrichtlinie 2006/42/EG. Als unmittelbar geltende Verordnung steht sie über nationalem Recht und alle Maschinen, die ab diesem Stichtag bereitgestellt, verkauft oder in die EU eingeführt werden, müssen zwingend den Vorgaben der MVO entsprechen. Der Bestandsschutz ...mehr

• 2021 Aufbewahrungspflicht / Strafverfolgungsverjährung / § 147 AO / § 171 Abs. 7 AO § 147 Abs. 1 AO regelt die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 6 oder 10 Jahre. Allerdings läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Abgestellt ...mehr

• 2021 Auswirkungen der Verlängerung der Strafverfolgungsverjährung auf 15 Jahre auf die Selbstanzeige, die Festsetzungsverjährung und die Aufbewahrungsfrist / § 376 AO / § 371 AO / § 169 AO / § 147 AO Die Verjährungsfrist für die in § 370 Abs. 3 S. 2 Nr. 1 bis 6 AO genannten besonders schweren Fälle der Steuerhinterziehung wurde von 10 auf 15 Jahre erhöht. Es stellt sich die...mehr

Im Rahmen der Einrichtung und Nutzung von Hinweisgeberschutzsystemen werden zahlreiche Daten verarbeitet. Insoweit sind die Meldestellen befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist; dies gilt auch für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten abweichend von Art. 9 DSGVO. Hierzu zählen z. B. Daten,...mehr

Rz. 17 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kj., in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (vgl. § 14b Abs. 1 S. 3 1. HS UStG), wobei die Regelungen des § 147 Abs. 3 AO unberührt bleiben sollen (vgl. § 14b Abs. 1 S. 3 2. HS UStG). Da § 14b Abs. 1 S. 1 UStG als lex spezialis gegenüber den Vorschriften der AO die Aufbewahrungsfrist mit acht Jahre...mehr

Rz. 19 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Für die in den Rz. 11 und 13 genannten aufzuzeichnenden Angaben gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (vgl. § 22f Abs. 4 Satz 1 UStG). Rz. 20 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Die Vorschriften der AO zu den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten gelten entsprechend. Dies gilt insbesondere für § 146 AO und die Grundsätze zur ordnungsgemäßen F...mehr

Rz. 9 Stand: 6/01 – 02/2025 Nach § 14b Abs. 1 S. 1 UStG ist der Unternehmer verpflichtet, ein Doppel der Rechnungen, die er selber oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre) aufzubewahren (Ausgangsrechnungen). Dies gilt auch für vom Unternehmer erhaltene Rechnungen (Eingangsrechnungen) und für vom Leist...mehr

Tz. 111 Stand: EL 149 – ET: 06/2026 Steuerbegünstigte Vereine haben die Vereinnahmung von Zuwendungen (Spenden, Beiträge usw.) und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufzuzeichnen. Auch müssen sie ein Doppel der ausgestellten Zuwendungsbestätigungen aufbewahren (§ 50 Abs. 4 EStDV, Anhang 11). Bei Sachzuwendungen und Verzicht auf Erstattungsansprüche müssen sich a...mehr

Rz. 66 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung. Der Empfänger muss dem Empfang dieser Rechnung zustimmen. Um derartige Rechnungen ausstellen zu können, muss die Integrität und Authentizität der elektronischen Nachricht sichergestellt werden, und aus den Nachrichten müssen der Ort und Zeit der Versendung bzw. des Empf...mehr

Rz. 67 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Mit Wirkung zum 01.01.2013 wurde das italienische Umsatzsteuergesetz geändert, um nach den Vorgaben der Europäischen Union die digitale Rechnungstellung zu erleichtern. Grundsätzlich gilt seit diesem Zeitpunkt eine Gleichstellung digitaler Rechnungen mit Papierrechnungen. Allerdings ist es erforderlich, die Echtheit des Ursprungs, die Authent...mehr

Rz. 76 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg ausgestellte und übermittelte Rechnung, wobei eine schriftliche Zustimmung des Rechnungsempfängers über eine solche Übermittlungsart bestehen muss. Rz. 77 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Rechnungsaussteller muss die Echtheit der Herkunft, die Lesbarkeit und Vollständigkeit des Inhalts gewährleis...mehr

Rz. 135 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 § 14a Abs. 5 UStG regelt die Verpflichtung des leistenden Unternehmers zur Ausstellung von Rechnungen auch in den Fällen, in denen nicht er, sondern der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist. Die Rechnung muss zur Rechtssicherheit der Betroffenen neben den allgemeinen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG auch einen Hinweis auf die Steuerschuldners...mehr

Rz. 78 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Ein Steuerzahler, der eine steuerpflichtige Leistung oder eine echt steuerbefreite Leistung erbringt, ist verpflichtet, an einen Steuerpflichtigen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft einen Steuerbeleg auf Papier oder als elektronischen Beleg auszustellen. Der Steuerbeleg ist spätestens binnen 15 Tagen nach Erbringung d...mehr

Rz. 95 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer hat über die i. R. d. Regelung nach § 18 Abs. 4c und 4d UStG getätigten Umsätze Aufzeichnungen mit ausreichenden Angaben zu führen. Diese Aufzeichnungen sind dem Bundesamt für Finanzen auf Anfrage auf elektronischem Weg zur Verfügung zu stellen (§ 22 Abs. 1 S. 4 UStG). Die Aufbewahrungsfr...mehr

Rz. 34 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Inländische und ausländische Unternehmer bzw. in deren Auftrag handelnde Vertreter, die den Drittlands-OSS (§ 18i UStG), den EU-OSS (§ 18j UStG), den Import-OSS (§ 18k UStG) oder die Sonderregelung bei der Einfuhr von Sendungen mit einem Wert von höchstens 150 EUR (§ 21a UStG) nutzen, müssen zu den entsprechend getätigten Umsätzen Aufzeichnun...mehr

Rz. 103 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 §§ 8–11 UStDV regeln den Ausfuhrnachweis. Die Vorschriften wurden durch Art. 1 Nr. 1, 2 und 3 der Zweiten Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen vom 02.12.2011 (BGBl I 2011, 2416) neu gefasst und enthalten nunmehr durchweg hinsichtlich der Nachweise Mussvorschriften. In besonders begründeten Ausnahmefällen lässt die Verwaltung abw...mehr

Rz. 63 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Nach § 146 Abs. 5 AO können Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewa...mehr

Rz. 93 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Als weitere Konsequenz der Registrierung entsteht für jedes Steuersubjekt die Pflicht zur Rechnungsausstellung nach den ungarischen Vorschriften. Werden Lieferungen oder Leistungen von einem in Ungarn nicht registrierten EU-Unternehmen an inländische Leistungsempfänger erbracht und wird dabei die MwSt vom Leistungsempfänger geschuldet, sind a...mehr

Tz. 158 Stand: EL 117 – ET: 03/2025 § 63 Abs 3 AO schreibt vor, dass der Nachw über die den notwendigen Erfordernissen entspr tats Geschäftsführung durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben zu führen ist (s AEAO Nr 1 zu § 63). Für die gGmbH ist dieser Nachweis iR der hr-lichen Buchführungspflicht, die sich auf alle Tätigkeitsbereiche erstreckt, zu erb...mehr

Rz. 13 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung lesbar sein (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Durch das StVereinfG 2011 wurde § 14b Abs. 1 S. 2 UStG neu formuliert und verweist auf § 14 Abs. 3 S. 1 UStG (bis 31.12.2024 § 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Erforderlich ist daher, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Le...mehr

Rz. 18 Stand: 6/01 – 02/2025 Neben den Aufbewahrungspflichten für Fahrzeuglieferer nach § 2a UStG wurde durch das SchwarzArbBekG (Gesetz vom 23.07.2004, BGBl I 2004, 1842) m. W. z. 01.08.2004 erstmals eine Aufbewahrungspflicht auch für "echte" Nichtunternehmer eingeführt. Betroffen sind die Fälle des § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 UStG, in denen der Nichtunternehmer eine steuerpflich...mehr

Rz. 139 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der registrierte Steuerpflichtige verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Die Aufzeichnungspflicht des Steuerzahlers erstreckt sich insbesondere auf: ausführliche Aufzeichnungen nach einzelnen Besteuerungszeiträumen über gelieferte Waren und Dienstleis...mehr

Die innerstaatlichen rechtlichen Bestimmungen zu Steuern und Buchhaltung sind in der Gesetzessammlung der Slowakischen Republik veröffentlicht und die Richtlinien dazu sind im Finanzanzeiger (Amtsblatt des Ministeriums der Finanzen der Slowakischen Republik) veröffentlicht. Elektronisch sind sie auf den Websites http://http://www.zbierka.sk, http://www.zbierka.sk/section/32/...mehr

Rz. 60 Die Vorschrift des § 14 Abs. 3 UStG in der ab dem 1.1.2025 geltenden Fassung des Wachstumschancengesetzes v. 27.3.2024[1] hat einerseits die zuvor wortlautidentische Regelung über die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft der Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhaltes und ihre Lesbarkeit aus § 14 Abs. 1 S. 2 bis 6 UStG in § 14 Abs. 3 S. 1 bis 5 UStG unverändert üb...mehr

Ebenso sind die Aufbewahrungsfristen zu prüfen. Berichte nach Art. 9 ETRL folgen verschiedenen Zyklen; die Aufbewahrung der zugrunde liegenden Datenbestände muss diesen Zyklus abdecken. Ein Standard-Löschkonzept, das Gehaltsdaten nach 10 Jahren steuerlicher Frist gelöscht werden müssen, greift hier ohne Anpassung nicht mehr. Auch hier gilt: Die Gesamtsystematik im Datenschut...mehr

Rz. 1 Die Zwischenberichterstattung ist ein eigenständiges Instrument der Rechnungslegung,[1] die aufgrund gesetzlicher, vertraglicher Verpflichtung oder auch freiwillig erfolgen kann. Innerhalb der Zwischenberichterstattung werden von einem Unternehmen über eine kürzere Periode als dem Geschäftsjahr an die jeweiligen Adressaten quantitative und qualitative Informationen in ...mehr

Wenzel, Teilweise wieder verlängerte Aufbewahrungsfristen – was bedeutet das für die Selbstanzeige?, NWB 7/2026, S. 390; Thurow, (E-)Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe, BC 10/2025, S. 441; Schmidt, Bürokratieabbau oder Kontrollverlust? – kritische Analyse der verkürzten Aufbewahrungsfristen im Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, BB 26/2025, S. 1495; Zöllner,...mehr

Matzen, Caveat Emptor – (Bilanz-)Betrugsrisiken im M&A-Prozess, BB 6/2026, S. 298; Wenzel, Teilweise wieder verlängerte Aufbewahrungsfristen – was bedeutet das für die Selbstanzeige?, NWB 7/2026, S. 390; Müller/Reinke/War...mehr

Appelt/Ertl, E-Rechnung als Prüfungsnachweis – Mögliche Auswirkungen auf die Planung der Abschlussprüfung und den Prozess "Einkauf" aus Sicht des Abschlussprüfers, BC 10/2025, S. 448; Baumgartner/Holle, Rechnung und Vorsteuerabzug in der Praxis – Häufige Fehlerquellen und sichere Gestaltungen, BBK 18/2025, S. 817; Lamprecht, Neues und Ergänzendes zur E-Rechnung und den GoBD ...mehr

Das litauische Recht sieht vor, dass bei einer Kontrolle Unterlagen vorgelegt werden müssen: Daten des deutschen Unternehmens Daten des litauischen Unternehmens Daten der Arbeitnehmer Angaben zum Einsatzort und der Dauer der Tätigkeit Nachweise der A1-Bescheinigung.mehr

Grundsätzlich muss jeder Arbeitnehmer, der in Italien vorübergehend beschäftigt ist, über das Portal "cliclavoro" online gemeldet werden. Die Meldung muss spätestens am Tag vor der Einreise übermittelt werden. Hierbei handelt es sich um die Seite des italienischen Arbeits- und Sozialministeriums. Im Rahmen der Meldung müssen unter anderem Angaben zum Arbeitgeber, Arbeitnehmer ...mehr

Erbringt der Unternehmer seine Leistung an einen Nichtunternehmer, ist er nicht verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine ordnungsgemäße Rechnung oder einen Mietvertrag auszustellen, der den Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG entspricht. Praxis-Tipp Rechnung an Nichtunternehmer nicht zwingend Bei Vermietungsleistungen liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung auch keine "Leis...mehr

Der leistende Unternehmer ist berechtigt, dem Leistungsempfänger eine Rechnung erteilen[1], in bestimmten Fällen muss eine Rechnung – seit dem 1.1.2025 regelmäßig als Rechnung in einem strukturierten elektronischem Format, soweit die Leistung an einen inländischen Unternehmer ausgeführt wird – ausgestellt werden.[2] Der leistende Unternehmer ist verpflichtet, innerhalb von 6...mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt...mehr

3.2.1 Aufbewahrung bei schutzwürdigen Interessen des Arbeitgebers Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeit...mehr

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist die Speicherung der Arbeitnehmerdaten durch § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG legitimiert.[1] Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen auch nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Kollektivvere...mehr

In der Eisen- und Stahlindustrie muss ein Verzeichnis über die an arbeitsfreien Sonn- und Feiertagen eingesetzten Arbeitnehmer geführt und für 2 Jahre aufbewahrt werden.[1] Gleiches gilt für die Papierindustrie.[2] Besondere Aufbewahrungsfristen gibt es bei arbeitsmedizinischen Aufzeichnungen oder Unterlagen über Untersuchungen nach der Strahlenschutzverordnung und Röntgenver...mehr

Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeitgebers – beeinträchtigt werden würden.[1] Besonders relevant ist d...mehr

Weitgehend Klarheit hinsichtlich der Löschpflichten besteht, soweit klare gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen muss (und darf) der Arbeitgeber die Daten nicht löschen. Im Übrigen ist eine sofortige Löschung dann nicht notwendig, wenn ein berechtigtes Interesse an der weiteren Datenverarbeitung besteht, beispielsw...mehr

Aufbewahrung/Archivierung Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von ...mehr

Ross/Drögemüller, Rückstellungspflicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen?, WPg 2003, 223; Marx/Berg, Rückstellungen für Dokumentationsverpflichtungen nach HGB, IFRS und EStG, DB 2006, 169. Verwaltungsanweisungen: FinMin Berlin v 13.09.2006, III A – S 2175–1/06, DStR 2007, 156 (Geschäftsunterlagen: Rückstellung für die Aufbewahrung); OFD Magdeburg v 21.09.2006, S 2137–41...mehr

Rn. 165 Stand: EL 66 – ET: 05/2005 Im Bereich des EStG erfolgt durch dieses Gesetz die Umsetzung der Änderungen der Mutter-/Tochterrichtlinie (Änderung v 22.12.2003, ABIEU Nr L 7, 41) in nationales Recht. Das Gesetz ist darüber hinaus ein "Omnibusgesetz" u dadurch zum "SteueränderungsG 2004" mutiert: s Stellungnahme des FinMin NRW in DB 2004, 2660 ff. Im Einzelnen: § 11 Abs 1 ...mehr

Rz. 1 Stand: EL 146 – ET: 04/2026 Zu den wesentlichen ArbG-Pflichten beim LSt-Abzug gehört das Erstellen der LSt-Bescheinigung (§ 41b EStG). Diese LSt-Bescheinigung hat der ArbG der FinVerw für jeden ArbN und jedes Kalenderjahr elektronisch zu übermitteln; (§ 41b Abs 1 Satz 2 EStG). Das gilt grundsätzlich für sämtliche unbeschränkt oder beschränkt stpfl ArbN, für die der ArbG...mehr

Rn. 210 Stand: EL 102 – ET: 11/2013 Vorab s Rn 206 wegen des als Vorläufer gescheiterten JStG 2013. Der Deutsche Bundestag hat am 06.06.2013 die Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses (BT-Drucks 17/13 722) angenommen (BR-Drucks 477/13). Zum vorhergehenden langwierigen u konfusen Gesetzgebungsverfahren im Einzelnen s Ortmann-Babel/Bolik/Griesfeller, DB 2013, 1319. Dam...mehr

Der Arbeitgeber muss die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren.[1] 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor.[2] Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Ja...mehr

Rz. 132 MWv 1.1.2025 wurde mit dem Vierten Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie[1] ein neuer Abs. 40 in § 27 eingefügt, der die Einzelheiten der zeitlichen Geltung der neu eingeführten Verkürzung der Verpflichtung zur Aufbewahrung von Rechnungen von 10 auf 8 Jahre in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG[2] regelt. Danach ist §...mehr

Betriebsausgaben können nur berücksichtigt werden, wenn sie auf Verlangen durch Vorlage von Belegen nachgewiesen werden,[1] auch wenn der Steuerpflichtige die Betriebseinnahmen und -ausgaben nicht aufzeichnen muss.[2] Praxis-Tipp Belege auf Thermopapier Um die Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, können die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert ...mehr

Grundsätzlich ist ein Unternehmer berechtigt Rechnungen über seine Leistungen zu stellen. Soweit der Unternehmer an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person leistet, ist er jedoch zur Rechnungsstellung verpflichtet[1]; das gilt auch bei steuerfreien Leistungen.[2] Eine Rechnung muss binnen 6 Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden, bei vorheriger...mehr