Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Tz. 111 Stand: EL 149 – ET: 06/2026 Steuerbegünstigte Vereine haben die Vereinnahmung von Zuwendungen (Spenden, Beiträge usw.) und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufzuzeichnen. Auch müssen sie ein Doppel der ausgestellten Zuwendungsbestätigungen aufbewahren (§ 50 Abs. 4 EStDV, Anhang 11). Bei Sachzuwendungen und Verzicht auf Erstattungsansprüche müssen sich a...mehr

Gesetzestitel: Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) Stand im Gesetzgebungsverfahren Wesentliche Inhalte Erleichterung des Schriftformerfordernisses: für den Nachweis über die wesentlichen ...mehr

Ebenso sind die Aufbewahrungsfristen zu prüfen. Berichte nach Art. 9 ETRL folgen verschiedenen Zyklen; die Aufbewahrung der zugrunde liegenden Datenbestände muss diesen Zyklus abdecken. Ein Standard-Löschkonzept, das Gehaltsdaten nach 10 Jahren steuerlicher Frist gelöscht werden müssen, greift hier ohne Anpassung nicht mehr. Auch hier gilt: Die Gesamtsystematik im Datenschut...mehr

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Rz. 1 Die Zwischenberichterstattung ist ein eigenständiges Instrument der Rechnungslegung,[1] die aufgrund gesetzlicher, vertraglicher Verpflichtung oder auch freiwillig erfolgen kann. Innerhalb der Zwischenberichterstattung werden von einem Unternehmen über eine kürzere Periode als dem Geschäftsjahr an die jeweiligen Adressaten quantitative und qualitative Informationen in ...mehr

Wenzel, Teilweise wieder verlängerte Aufbewahrungsfristen – was bedeutet das für die Selbstanzeige?, NWB 7/2026, S. 390; Thurow, (E-)Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe, BC 10/2025, S. 441; Schmidt, Bürokratieabbau oder Kontrollverlust? – kritische Analyse der verkürzten Aufbewahrungsfristen im Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, BB 26/2025, S. 1495; Zöllner,...mehr

Matzen, Caveat Emptor – (Bilanz-)Betrugsrisiken im M&A-Prozess, BB 6/2026, S. 298; Wenzel, Teilweise wieder verlängerte Aufbewahrungsfristen – was bedeutet das für die Selbstanzeige?, NWB 7/2026, S. 390; Müller/Reinke/War...mehr

Appelt/Ertl, E-Rechnung als Prüfungsnachweis – Mögliche Auswirkungen auf die Planung der Abschlussprüfung und den Prozess "Einkauf" aus Sicht des Abschlussprüfers, BC 10/2025, S. 448; Baumgartner/Holle, Rechnung und Vorsteuerabzug in der Praxis – Häufige Fehlerquellen und sichere Gestaltungen, BBK 18/2025, S. 817; Lamprecht, Neues und Ergänzendes zur E-Rechnung und den GoBD ...mehr

Das litauische Recht sieht vor, dass bei einer Kontrolle Unterlagen vorgelegt werden müssen: Daten des deutschen Unternehmens Daten des litauischen Unternehmens Daten der Arbeitnehmer Angaben zum Einsatzort und der Dauer der Tätigkeit Nachweise der A1-Bescheinigung.mehr

Grundsätzlich muss jeder Arbeitnehmer, der in Italien vorübergehend beschäftigt ist, über das Portal "cliclavoro" online gemeldet werden. Die Meldung muss spätestens am Tag vor der Einreise übermittelt werden. Hierbei handelt es sich um die Seite des italienischen Arbeits- und Sozialministeriums. Im Rahmen der Meldung müssen unter anderem Angaben zum Arbeitgeber, Arbeitnehmer ...mehr

Erbringt der Unternehmer seine Leistung an einen Nichtunternehmer, ist er nicht verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine ordnungsgemäße Rechnung oder einen Mietvertrag auszustellen, der den Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG entspricht. Praxis-Tipp Rechnung an Nichtunternehmer nicht zwingend Bei Vermietungsleistungen liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung auch keine "Leis...mehr

Der leistende Unternehmer ist berechtigt, dem Leistungsempfänger eine Rechnung erteilen[1], in bestimmten Fällen muss eine Rechnung – seit dem 1.1.2025 regelmäßig als Rechnung in einem strukturierten elektronischem Format, soweit die Leistung an einen inländischen Unternehmer ausgeführt wird – ausgestellt werden.[2] Der leistende Unternehmer ist verpflichtet, innerhalb von 6...mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt...mehr

3.2.1 Aufbewahrung bei schutzwürdigen Interessen des Arbeitgebers Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeit...mehr

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist die Speicherung der Arbeitnehmerdaten durch § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG legitimiert.[1] Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen auch nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Kollektivvere...mehr

In der Eisen- und Stahlindustrie muss ein Verzeichnis über die an arbeitsfreien Sonn- und Feiertagen eingesetzten Arbeitnehmer geführt und für 2 Jahre aufbewahrt werden.[1] Gleiches gilt für die Papierindustrie.[2] Besondere Aufbewahrungsfristen gibt es bei arbeitsmedizinischen Aufzeichnungen oder Unterlagen über Untersuchungen nach der Strahlenschutzverordnung und Röntgenver...mehr

Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeitgebers – beeinträchtigt werden würden.[1] Besonders relevant ist d...mehr

Weitgehend Klarheit hinsichtlich der Löschpflichten besteht, soweit klare gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen muss (und darf) der Arbeitgeber die Daten nicht löschen. Im Übrigen ist eine sofortige Löschung dann nicht notwendig, wenn ein berechtigtes Interesse an der weiteren Datenverarbeitung besteht, beispielsw...mehr

Aufbewahrung/Archivierung Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von ...mehr

Ross/Drögemüller, Rückstellungspflicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen?, WPg 2003, 223; Marx/Berg, Rückstellungen für Dokumentationsverpflichtungen nach HGB, IFRS und EStG, DB 2006, 169. Verwaltungsanweisungen: FinMin Berlin v 13.09.2006, III A – S 2175–1/06, DStR 2007, 156 (Geschäftsunterlagen: Rückstellung für die Aufbewahrung); OFD Magdeburg v 21.09.2006, S 2137–41...mehr

Rn. 165 Stand: EL 66 – ET: 05/2005 Im Bereich des EStG erfolgt durch dieses Gesetz die Umsetzung der Änderungen der Mutter-/Tochterrichtlinie (Änderung v 22.12.2003, ABIEU Nr L 7, 41) in nationales Recht. Das Gesetz ist darüber hinaus ein "Omnibusgesetz" u dadurch zum "SteueränderungsG 2004" mutiert: s Stellungnahme des FinMin NRW in DB 2004, 2660 ff. Im Einzelnen: § 11 Abs 1 ...mehr

Rz. 1 Stand: EL 146 – ET: 04/2026 Zu den wesentlichen ArbG-Pflichten beim LSt-Abzug gehört das Erstellen der LSt-Bescheinigung (§ 41b EStG). Diese LSt-Bescheinigung hat der ArbG der FinVerw für jeden ArbN und jedes Kalenderjahr elektronisch zu übermitteln; (§ 41b Abs 1 Satz 2 EStG). Das gilt grundsätzlich für sämtliche unbeschränkt oder beschränkt stpfl ArbN, für die der ArbG...mehr

Rn. 210 Stand: EL 102 – ET: 11/2013 Vorab s Rn 206 wegen des als Vorläufer gescheiterten JStG 2013. Der Deutsche Bundestag hat am 06.06.2013 die Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses (BT-Drucks 17/13 722) angenommen (BR-Drucks 477/13). Zum vorhergehenden langwierigen u konfusen Gesetzgebungsverfahren im Einzelnen s Ortmann-Babel/Bolik/Griesfeller, DB 2013, 1319. Dam...mehr

Der Arbeitgeber muss die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren.[1] 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor.[2] Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Ja...mehr

Rz. 132 MWv 1.1.2025 wurde mit dem Vierten Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie[1] ein neuer Abs. 40 in § 27 eingefügt, der die Einzelheiten der zeitlichen Geltung der neu eingeführten Verkürzung der Verpflichtung zur Aufbewahrung von Rechnungen von 10 auf 8 Jahre in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG[2] regelt. Danach ist §...mehr

Betriebsausgaben können nur berücksichtigt werden, wenn sie auf Verlangen durch Vorlage von Belegen nachgewiesen werden,[1] auch wenn der Steuerpflichtige die Betriebseinnahmen und -ausgaben nicht aufzeichnen muss.[2] Praxis-Tipp Belege auf Thermopapier Um die Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, können die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert ...mehr

Grundsätzlich ist ein Unternehmer berechtigt Rechnungen über seine Leistungen zu stellen. Soweit der Unternehmer an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person leistet, ist er jedoch zur Rechnungsstellung verpflichtet[1]; das gilt auch bei steuerfreien Leistungen.[2] Eine Rechnung muss binnen 6 Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden, bei vorheriger...mehr

Einnahmen sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen,[1] das gilt auch für Bareinnahmen. Ausnahmen gibt es bei einer Vielzahl von einzelnen Geschäften mit geringem Wert, z. B. für Einzelhändler, die Waren an unbekannte Kunden gegen Barzahlung verkaufen. Einzelheiten sind auch dem BMF-Schreiben v. 19.6.2018 zu entnehmen.[2] Auch wenn eine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbu...mehr

Rz. 4 Die GoB beziehen sich auf die vertiefende Regelung der §§ 238, 239 HGB, in denen die Buchführungspflicht der Kaufleute festgelegt ist. Die GoB regeln die Buchführungsorganisation und die Eintragung in die Handelsbücher; sie liefern Vorschriften, in welcher Weise die Buchführung der kaufmännischen Unternehmen zu geschehen hat und gelten gleichermaßen für die Handels- un...mehr

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst (oder ein Dritter in seinem Namen oder für seine Rechnung) ausgestellt oder erhalten hat, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist[1] beträgt 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahrs.[2] Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit der ...mehr

Arbeitsmedizinische Vorsorge führen grundsätzlich Betriebsärzte durch. Nach § 7 ArbMedVV muss der Arzt die Gebietsbezeichnung "Arbeitsmedizin" oder die Zusatzbezeichnung "Betriebsmedizin" führen. Hat der bestellte Betriebsarzt für bestimmte Untersuchungen nicht die erforderlichen Fachkenntnisse oder die speziellen Anerkennungen oder Ausrüstungen, muss ein Arzt hinzugezogen w...mehr

Die Rechnungen sind innerhalb des Gebietes der Europäischen Gemeinschaft aufzubewahren. Jeder Steuerpflichtige muss Auskunft geben darüber, wo genau er seine Rechnungen (und sonstigen Dokumente) aufbewahrt. Diese Vorschrift ist immer anzuwenden (für elektronische Rechnungen und solche in Papierform gleichermaßen, ob sie im Inland oder einem anderen Mitgliedstaat aufbewahrt w...mehr

Führt der Anwalt eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person (z. B. GmbH, AG) aus, muss er innerhalb von sechs Monaten nach Ausführen der Leistung eine Rechnung ausstellen.[1] Der Leistungsempfänger hat in diesen Fällen einen zivilrechtlichen Anspruch auf die Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, den er notfalls auch e...mehr

Der schon bestehende Katalog an Ordnungswidrigkeiten wird dahingehend erweitert, dass nun auch ein vorsätzlicher oder leichtfertiger Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht wie auch gegen die Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 1 AO eine Ordnungswidrigkeit darstellt.[1] Dies betrifft einmal dieelementaren Unterlagen und Dokumente wie Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Geschäf...mehr

Rz. 14 Beckmann/Lohse, Gesetz zur Stärkung der Strukturen gegen sexuelle Gewalt an Kindern und Jugendlichen im Überblick, JAmt 2025, 278; Deutsches Institut für Jugendhilfe und Familienrecht e. V., DIJuF-Rechtsgutachten 16.5.2025 – SN 2025 0682 Bm – Pflicht zur Aufbewahrung von Akten nach dem sog. "UBSKM-Gesetz", JAmt 2025, 308; Reinhardt, Akteneinsicht im Jugendamt, JAmt 2025...mehr

Prüfung der Aufbewahrungsfristen: Die Löschung digitaler Archivbestände erfolgt nicht vor Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen. Dabei werden die Besonderheiten bei der Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit Anlagevermögen beachtet (siehe GoBD, Rz. 81). Autorisation und Durchführung: Die Löschung muss ausschließlich von den dafür zuständigen Mitarbeitern autor...mehr

Ordnungssystem: Jede Rechnung wird im Zuge der Nachverarbeitung in einem festgelegten, nachvollziehbaren Ordnungssystem abgelegt, um eine jederzeitige Auffindbarkeit zu gewährleisten. Als Indexsystem kann ein numerisches, alphabetisches oder alphanumerisches System verwendet werden. Aufbewahrungssystematik: Die Rechnungen werden nach einem klaren System aufbewahrt, das zum Be...mehr

Mit der Frage der Aufbewahrungspflicht der Akte eines Verfahrensbeistandes hat sich das Interdiözesane Datenschutzgericht[28] zu befassen gehabt. Es vertrat die Ansicht, dass auch nach Rechtskraft einer familiengerichtlichen Entscheidung eine weitere Aufbewahrung der Beistandsakte geboten ist. Die Aufbewahrungspflicht orientiert das Gericht am Erreichen der Volljährigkeit de...mehr

Neben dem ersten Anspruchsschreiben an den Erben[190] betreffend Auskunft über den effektiven und den fiktiven Nachlass[191] nebst noch unbezifferter Verzugsbegründung[192] sind in jedem Fall Einsicht in die Nachlass- und eine etwaige Betreuungsakte[193] zu beantragen; ferner ist das Grundbuchamt anzuschreiben betreffend (a) Immobiliarvermögen im Nachlass und (b), dies zeitl...mehr

Rz. 220 Die Aufzeichnungen und sonstigen Belege sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren, soweit nicht andere gesetzliche Bestimmungen über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten eine längere Frist[1] vorsehen (§ 8 Abs. 4 Satz 1 GwG). Die gem. § 66 Abs. 1 Satz 2 StBerG geltende Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren führt nur dann zu einer Verlängerung der fünfjährigen Aufbew...mehr

Wie lange müssen welche Unterlagen im Handels- und Steuerrecht aufbewahrt werden? Es ist nach den aufzubewahrenden Unterlagen zu differenzieren. Die Aufbewahrungsfristen betragen zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständ...mehr

Für aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente sollte keine Löschmöglichkeit vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist vorhanden sein. Auch sollte keine automatisierte Löschung nach Ende der Aufbewahrungsfrist (z. B.: "stets alle Daten löschen, die älter als 11 Jahre sind") erfolgen. Vor dem Löschprozess sollte zwingend eine organisatorische Freigabe eingeholt werden, um dem Umsta...mehr

Rz. 1 Damit die Aufsichtsbehörde Maßnahmen zur Umsetzung des MuSchG ergreifen kann, muss sie über mutterschutzrechtlich relevante Sachverhalte informiert werden. § 27 Abs. 1 begründet daher zunächst die Verpflichtung des Arbeitsgebers, die Aufsichtsbehörde darüber zu unterrichten, dass – und ggf. zu welchen Zeiten – er eine schwangere oder stillende Frau beschäftigt. Ausgehe...mehr

Grundsätzlich sind im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Das gilt ni...mehr

Rz. 24 Der Arbeitgeber muss die in § 27 Abs. 3 genannten Unterlagen gem. § 27 Abs. 4 mindestens bis zum Ablauf von 2 Jahren nach der letzten Eintragung aufbewahren. Diese Aufbewahrungspflicht versetzt die Aufsichtsbehörde in die Lage, die Einhaltung der Vorgaben des MuSchG auch noch im Nachhinein zu prüfen. Rz. 25 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit der letzten i. S. d. MuSchG...mehr

Seit dem 1. Januar 2017 muss sichergestellt sein, dass alle "Kassendaten (Einzelaufzeichnungen)" während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar gemacht werden können. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, 3152) hat der Gesetzgeber neue Anforderungen an...mehr

Rz. 210 Die Aufzeichnungspflicht umfasst im Fall des § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GwG (Überprüfung der Identität des Mandanten durch Ausweisdokumente) auch Art und Nummer des vorgelegten Dokuments sowie die ausstellende Behörde (§ 8 Abs. 2 Satz 1 GwG). Rz. 211 Hinsichtlich der zur Überprüfung der Identität vorgelegten oder herangezogenen Dokumente und Unterlagen i. S. d. § 12 Abs...mehr

Rechnungen in Papierform sind in Slowenien aufzubewahren. Für elektronische Rechnungen gelten besondere Bestimmungen: Sie dürfen von Steuerpflichtigen auch außerhalb Sloweniens aufbewahrt werden (dann ist der Aufbewahrungsort mitzuteilen). Bewahrt ein in Slowenien ansässiger Steuerpflichtiger Rechnungen, die elektronisch von ihm oder an ihn ausgestellt wurden, in einem ander...mehr

Allgemeine Informationen zur Rechnungserteilung finden sich in den guidelines des National Tax Board Nr. 1731/40/2003. Sie können von der website www.vero.fi abgerufen werden. Unternehmer müssen immer Rechnungen ausstellen, wenn sie Leistungen an einen anderen Unternehmer oder eine nicht steuerpflichtige juristische Person erbringen. Das gilt auch für steuerfreie Leistungen ...mehr