Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Die für die Aufbewahrung von Lohnkonten vorgeschriebene 6-Jahresfrist[1] wird immer dann ausreichend sein, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer bereits während des aktiven Arbeitsverhältnisses bzw. spätestens bis zum Ablauf des 6. Kalen­derjahres eintritt, das auf die zuletzt eingetragene ­Lohnzahlung folgt, und dies eine dauerhafte Versorgungsleistung zur Folge hat... mehr

Rz. 33 Unter einem Produktiv- bzw. Hauptsystem ist dasjenige System, bestehend aus Software und benötigter Hardware, zu verstehen, in dem die elektronischen Daten erzeugt, verarbeitet und gespeichert werden. Bei steuerrelevanten Daten sind dies i. d. R. kaufmännische Anwendungen, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssysteme. Solange dieses System in Bet... mehr

Rz. 23 Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in elektronischer Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung elektronischer Daten in Papierform ist zwar weiterhin zulässig, j... mehr

Rz. 22 Seit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff können die nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspric... mehr

Rz. 47 Steuerlich relevante Daten, die in elektronischer Form vorliegen, dürfen auch nach Ausdruck dieser Daten nicht vernichtet werden. Die GoBD schreiben vor, dass im Unternehmen eingehende digitale Dokumente mit einem eindeutigen Index zu versehen und unter diesem über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicher vorzuhalten sind.[1] Trotz dieser Vorgaben werden im Prüfungsfall ... mehr

Überblick Der Beitrag behandelt umfassend die digitale Betriebsprüfung und die damit verbundenen Rechte der Finanzverwaltung sowie die Pflichten der Steuerpflichtigen. Ausgangspunkt ist die Anpassung der Abgabenordnung an die tatsächliche Praxis der elektronischen Buchführung. Während Außenprüfungen früher stark auf Papierunterlagen ausgerichtet waren, ermöglicht das geltend... mehr

Rz. 28 Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, die in Papierform empfangen werden, können entweder in Papierform oder als elektronisches Dokument aufbewahrt werden. Entscheidet sich der Steuerpflichtige, die Papierbelege elektronisch bildlich zu erfassen (scannen oder fotografieren), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wi... mehr

Rz. 41 Generell stellt sich bei der elektronischen Datenübermittlung die Frage, wie die ausgetauschten elektronischen Nachrichten zu behandeln sind, um den Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden. Grundsätzlich sind eingehende EDI-Nachrichten[1] und E-Mails insoweit aufbewahrungspflichtig, als Daten, die über das standardisierte EDI-Verfahren oder per E-Mail übermittelt wer... mehr

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Im betriebswirtschaftlichen Jargon werden gerne Anglizismen verwendet. Ein Begriff, der mittlerweile nicht mehr wegzudenken ist, lautet Compliance. Gemeint ist damit die Rechtskonformität, also die Umsetzung und das Befolgen aller gesetzlichen und vertraglichen Regelungen und Verpflichtungen. Betroffen vom Compliance-Gebot sind alle Kapitalgesellschaften – also auch kleine G... mehr

Rz. 60 Die Vorschrift des § 14 Abs. 3 UStG in der ab dem 1.1.2025 geltenden Fassung des Wachstumschancengesetzes v. 27.3.2024[1] hat einerseits die zuvor wortlautidentische Regelung über die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft der Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhaltes und ihre Lesbarkeit aus § 14 Abs. 1 S. 2 bis 6 UStG in § 14 Abs. 3 S. 1 bis 5 UStG unverändert üb... mehr

Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto des Arbeitnehmers folgende Aufzeichnungen zu führen[1]: Die Höhe der steuerfreien Beiträge zur bAV, die Höhe der pauschalierten Beiträge zur bAV sowie die darauf entfallende Lohnsteuer, bei Direktversicherungen und kapitalgedeckten Pensionskassen den Nachweis, dass vor dem 1.1.2018 mindestens ein Beitrag nach § 40b EStG a. F. pauschal besteuert ... mehr

Bartuschka, Pflicht zur E-Mail-Archivierung für die Betriebsprüfung – notwendige Anpassungen in Prozessen und Systemen von Unternehmen, BB 22/2026, S. 1259; Wenzel, Teilweise wieder verlängerte Aufbewahrungsfristen – was bedeutet das für die Selbstanzeige?, NWB 7/2026, S. 390; Thurow, (E-)Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe, BC 10/2025, S. 441; Schmidt, Bürokr... mehr

Prinz, Im Beratungsfokus: Heilung von Bilanzierungsfehlern bei ertragsteuerlicher Organschaft – Die Sorge um gescheiterte Organschaften, StuB 5/2026, S. 180; Matzen, Caveat Emptor – (Bilanz-)Betrugsrisiken im M&A-Prozess, BB 6/2026, S. 298; Wenzel, Teilweise wieder verlängerte Aufbewahrungsfristen – was bedeutet das für die Selbstanzeige?, NWB 7/2026, S. 390; Müller/Reinke/Wa... mehr

Hillmer, E-Rechnungen: Vorgehensweise bei der Rechnungsprüfung – BStBK, FAQ zur E-Rechnung v. 17.3.2026, BC 5/2026, S. 200; Lamprecht, E-Rechnung: Abgrenzung hybrider Formate und Folgen für den Verarbeitungsprozess – Leserfrage kompakt: Antworten für die Beratungspraxis, BBK 9/2026, S. 437; Thurow, Verzu... mehr

Rz. 408 Nach § 50 Abs. 1 BRAO (vgl. § 66 StBerG für Steuerberater; § 51b WPO für Wirtschaftsprüfer) muss ein Rechtsanwalt durch das Führen von Handakten ein geordnetes Bild über die von ihm entfaltete Tätigkeit geben können. Der Rechtsanwalt hat die Handakten gem. § 50 Abs. 1 Satz 2 BRAO für die Dauer von sechs Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderj... mehr

Rz. 12 Die alte Sonderverjährung (§§ 51b, 59m Abs. 2 BRAO a.F., §§ 45b, 52m Abs. 2 PatAnwO a.F., §§ 68, 72 Abs. 2 StBerG a.F.) hatte für die Vertragshaftung der Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater und die Gesellschaften dieser Berufskreise wegen des kenntnisunabhängigen Beginns der Verjährungsfrist von drei Jahren, die unter engen Voraussetzungen durch eine Sekundärh... mehr

Rz. 240 Unter besonderen Voraussetzungen kommt auch eine Pflicht zur Belehrung des früheren Auftraggebers über materiell-rechtlich Fragen in Betracht. Zwar entbindet das Vertragsende den Rechtsanwalt von seiner Pflicht, die zuvor vertraglich übernommene Angelegenheit auch nur zu einem provisorischen Ende zu führen. Der Auftraggeber darf ferner nicht etwa beanspruchen, über d... mehr

Rz. 409 Gem. §§ 666, 667, 675 Abs. 1, 611 bzw. 631 BGB ist ein Rechtsanwalt verpflichtet, dem Auftraggeber alles herauszugeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat.[1744] Zur Ausführung des Auftrags erlangt ist alles, was dem Beauftragten zum Zwecke der Geschäftsbesorgung zur Verfügung gestellt worden ist. Dazu gehören grund... mehr

Rz. 174d Gem. des mit dem durch das JStG 2022[1] mWv 1.1.2024 eingeführten § 22g Abs. 6 UStG (Rz. 17) hat der Zahlungsdienstleister die Aufzeichnungen i. S. d. § 22g Abs. 1 S. 1 UStG in elektronischer Form für einen Zeitraum von drei Kalenderjahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Zahlung ausgeführt wurde, aufzubewahren. Rz. 174e Tatsächlich gibt es auch zu dieser "... mehr

Rz. 120 Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG wird verwirklicht, wenn in den in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG genannten Fällen, auch i. V. m. S. 4 dieser Regelung, ein dort bezeichnetes Doppel oder eine dort bezeichnete Rechnung nicht oder nicht mindestens 8 Jahre aufbewahrt wird.[1] Die diesen Tatbestand ausfüllende Vorschrift des § 14b Abs. 1 UStG hat folgenden Wor... mehr

Rz. 130 Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 3 UStG wird verwirklicht, wenn ein bestimmter Empfänger einer Leistung entgegen § 14b Abs. 1 S. 5 UStG eine dort bezeichnete Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. Diese Regelung hat folgenden Wortlaut: Zitat 5 In den Fällen des § 14 Abs... mehr

• 2021 Aufbewahrungspflicht / Strafverfolgungsverjährung / § 147 AO / § 171 Abs. 7 AO § 147 Abs. 1 AO regelt die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 6 oder 10 Jahre. Allerdings läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Abgestellt ... mehr

• 2021 Auswirkungen der Verlängerung der Strafverfolgungsverjährung auf 15 Jahre auf die Selbstanzeige, die Festsetzungsverjährung und die Aufbewahrungsfrist / § 376 AO / § 371 AO / § 169 AO / § 147 AO Die Verjährungsfrist für die in § 370 Abs. 3 S. 2 Nr. 1 bis 6 AO genannten besonders schweren Fälle der Steuerhinterziehung wurde von 10 auf 15 Jahre erhöht. Es stellt sich die... mehr

Energiesparmaßnahmen sind keine "Einmal-gemacht-und-fertig"-Lösungen. Um die Energieeffizienz einer Immobilie dauerhaft zu sichern, sind regelmäßige Wartung und Instandhaltung entscheidend. Mit dem GEG 2024 wurden mit den §§ 60a bis 60c erstmals Vorschriften aufgenommen, die Wartung, Instandhaltung und Optimierung von Heizungsanlagen betreffen. Diese Vorschriften wurden zwar... mehr

Rz. 7 Der Anbieter hat die nach Abs. 1 zu erstellenden Aufzeichnungen gem. Abs. 2 S. 1 für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Beginn dieser Frist ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen erstellt wurden. Rz. 8 Nach Ablauf dieser Frist sind gem. Abs. 2 S. 2 sämtliche gespeicherten Informationen zu vernichten. Dies dient dem Recht auf Löschung des betrof... mehr

Rz. 1 Die in § 14 KStTG dargestellten Anforderungen an die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten dienen der Umsetzung von Anhang VI Abschnitt V Unterabschnitt B Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] In Abs. 1 werden die konkret aufzuzeichnenden Inhalte und die Zeitpunkte, zu denen die Aufzeichnungen zu erfolgen haben, im Einzelnen benannt. Abs. 2 bestimmt Beginn und Dauer de... mehr

Rz. 13 Die Dauer der grundsätzlichen Aufbewahrungsfrist für Geschäfts-, Kontroll- und Überwachungsunterlagen wurde im Zuge der fünften MaRisk-Novelle von zwei auf fünf Jahre angehoben. Hintergrund der Anhebung dürfte eine Angleichung der Regelung an die gesetzliche Aufbewahrungsdauer in § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 KWG sein, wonach die für eine lückenlose Überwachung der Geschä... mehr

Rz. 52 Geschäfts-, Kontroll- und Überwachungsunterlagen sind, vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen, grundsätzlich fünf Jahre aufzubewahren (→ AT 6 Tz. 1). Die bis zum Jahr 2017 in den MaRisk enthaltenen Aufbewahrungspflichten von zwei Jahren wurden im Zuge der fünften MaRisk-Novelle auf fünf Jahre angepasst und ergeben sich zudem aus § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 KWG. Rz. 53 Hin... mehr

Rz. 147 Gesetzliche Grundlage der MaRisk und Anknüpfungspunkt für die Umsetzung des "Supervisory Review Process" (SRP) ist § 25a Abs. 1 KWG, der von den Instituten eine "ordnungsgemäße Geschäftsorganisation" fordert. Das KWG zielt diesbezüglich in erster Linie auf ein aus qualitativer Sicht angemessenes Risikoumfeld in den Instituten ab, das zur Stärkung des Risikobewusstsei... mehr

Rz. 33 In welcher Form die Berichterstattung an die Geschäftsleitung erfolgt, kann institutsintern geregelt werden. Neben der Papierform ist dem heutigen Stand der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) entsprechend insbesondere eine Bereitstellung in Dateiform möglich, mit deren Hilfe die Papierflut wirksam eingedämmt werden kann. In der Praxis werden zunehmend d... mehr

Rz. 54 Die Art und Weise der Aufbewahrung kann ebenfalls entsprechend den handelsrechtlichen Vorschriften erfolgen. Insofern können die Revisionsberichte und Arbeitsunterlagen neben der Papierform gemäß § 257 Abs. 3 HGB auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht un... mehr

Rz. 12 Die MaRisk enthalten keine weiteren spezifischen Regelungen hinsichtlich der Form der Aufbewahrung. Der Verwendung moderner Aufzeichnungsmethoden steht insoweit nichts entgegen (z. B. elektronische Archivierung). Gemäß § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 KWG i. V. m. § 257 Abs. 3 HGB gelten die handelsrechtlichen Grundsätze. Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, der Jahresabschl... mehr

Rz. 1805 [Autor/Stand] Cum-Cum-Geschäfte werden mitunter als großer Bruder der Cum-Ex-Geschäfte bezeichnet. Denn das Volumen der Cum-Cum-Geschäfte – der Steuerschaden beläuft sich nach konservativer Schätzung allein für den deutschen Staat auf ca. 28,5 Mrd. EUR – übertrifft das Volumen der Cum-Ex-Geschäfte (ca. 7,2 Mrd. EUR geschätzter Steuerschaden) nochmal erheblich.[2] Ve... mehr

Rz. 1 Dokumentationspflichten werden von der Kreditwirtschaft häufig kritisch beurteilt. Die Kritik richtet sich dabei vor allem gegen "überzogene" Dokumentationsanforderungen, die durch die Bankenaufsicht allgemein oder im Rahmen von Prüfungshandlungen von den Instituten abverlangt werden und im Regelfall einen erheblichen Mehraufwand für die Institute bedeuten. Trotz diese... mehr

Rz. 65 Mit der siebten MaRisk-Novelle wurde ergänzt, dass für die Dokumentation des Handels über Handelssysteme "entsprechende Verfahren" vorzuhalten sind. Da die in das Handelssystem eingegebenen Geschäftsdaten ohnehin gespeichert werden, kann es sich nur um ergänzende Informationen handeln, die mit der elektronischen Kommunikation zwischen den Kontrahenten im Zusammenhang ... mehr

Rz. 1348 [Autor/Stand] Die Bauabzugsteuer wurde mit dem Gesetz zur Eindämmung illegaler Betätigung im Baugewerbe (EIBE) vom 30.8.2001[2] mit Wirkung zum 1.1.2002 eingeführt und ist in den §§ 48–48d EStG geregelt. Siehe näher dazu § 380 Rz. 29.1 ff. Rz. 1348.1 [Autor/Stand] Ziel des Gesetzes war es, die Schwarzarbeit zu bekämpfen und Steueransprüche des deutschen Fiskus bei Ba... mehr

Rz. 60 Die Aufzeichnung der Geschäftsgespräche von Händlern im Telefonhandel auf Tonträger hat sich vor allem bei handelsintensiven Häusern zu einer Usance entwickelt. Wegen der hohen Handelsvolumina, die am Telefon i. d. R. sehr schnell abgewickelt werden, kommt der Tonträgeraufzeichnung als Instrument zur Beweissicherung eine wichtige Bedeutung zu. Sie dient der Absicherun... mehr

Für die Erteilung von Rechnungen über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen sind gem. § 14, § 14a UStG Besonderheiten zu beachten. Danach ist der Unternehmer verpflichtet, Rechnungen auszustellen, in denen er auf die Steuerfreiheit hinweist. In den Rechnungen sind außerdem die USt-IdNr. des liefernden Unternehmers und die USt-IdNr. des Leistungsempfängers anzugeben.... mehr

Die Unternehmererklärung des § 96 GModG bietet die Möglichkeit des privaten Nachweises. Sie findet lediglich Anwendung bei bestehenden und nicht bei neu errichteten Gebäuden. Unerheblich ist dabei, ob es sich um ein Wohngebäude oder ein Nichtwohngebäude handelt. Das Unternehmen, das an oder in einem bestehenden Gebäude Arbeiten durchführt, hat dem Eigentümer nach § 96 Abs. 1... mehr

Die Vorsorgekartei ist eine sich ständig verändernde Datensammlung, für die es in der Gesamtheit keine Aufbewahrungsfrist gibt. Daten von ausscheidenden Beschäftigten sind kontinuierlich zu löschen. Darüber hinaus gelten die vom Betriebsarzt ausgestellten Vorsorgebescheinigungen als ärztliche Unterlagen gemäß der AMR Nr. 6.1 "Fristen für die Aufbewahrung ärztlicher Unterlage... mehr

Rz. 12 Der MD darf Sozialdaten erheben und speichern, soweit dies für die Prüfungen, Beratungen und gutachtlichen Stellungnahmen nach §§ 275 bis 275c erforderlich ist (Satz 1). Erhebung und Speicherung der Sozialdaten richten sich nach Art. 4 Nr. 2 der Verordnung (EU) 2016/679. Abs. 4a ist zu beachten. Rz. 12a Sozialdaten können auch einem anderen Medizinischen Dienst übermit... mehr

Mit Einführung der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) im Jahr 2002 erhielt die Finanzverwaltung erstmals das Recht, direkt auf die elektronischen Daten der Unternehmen zuzugreifen. Aktuell gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie z... mehr

Rz. 259 Der reine Zeitablauf führt noch nicht zu einer Beweislastumkehr. Auch wenn beweistaugliche Urkunden nach Ablauf der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet werden, geschieht dies auf "eigenes Risiko". "Solange die Verjährung eines Anspruchs nicht eingetreten ist (oder seine Verwirkung nach materiell-rechtlichen Grundsätzen), muss der Schuldner damit rechne... mehr

Rz. 184 Wenn eine Partei an der Aufklärung eines Umstandes nicht mitwirkt, obwohl sie die näheren Umstände kennt und ihr die entsprechenden Angaben zumutbar sind, muss nach der Lebenserfahrung vermutet werden, dass sie diese Umstände nicht vorträgt, weil sie die Behauptung des Gegners stützen würden.[361] Regelmäßig und typisch ist die zu beweisende Tatsachenbehauptung in di... mehr

In Art. 17 DSGVO ist das sogenannte "Recht auf Vergessenwerden", also das Recht, Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, geregelt. Im Zuge der Umsetzung der DSGVO wurde das "Recht auf Vergessenwerden" breit diskutiert und befürchtet. In der Praxis zeigt sich, dass es zumindest im Beschäftigtenverhältnis keine neuen Herausforderungen an die Unternehmen stellt. U... mehr

Rz. 109 Für die Wirksamkeit einer Vergütungsrechnung sind zwei verschiedene Aspekte zu unterscheiden. Zum einen geht es um die Frage, unter welchen Voraussetzungen die Rechnung gegenüber dem Zahlungspflichtigen zivilrechtlich wirksam ist, und zum anderen besteht das Problem, dass die Rechnung bestimmte steuerrechtliche Vorgaben erfüllen muss, damit der Zahlungspflichtige – w... mehr

Rz. 61 Eine Einschränkung ist nach § 322 Abs. 4 Satz 1 HGB geboten, wenn Einwendungen gegen die Rechnungslegung zu erheben sind und eine Versagung nicht in Betracht kommt. Rz. 62 Ob ein festgestellter Verstoß die Nichtigkeit des Jahresabschlusses bewirken kann, hat grds. keine Auswirkung darauf, ob eine Einschränkung oder eine Versagung vorzunehmen ist. Die notwendigen Schlus... mehr

Rn. 48 Stand: EL 190 – ET: 07/2026 Die Korrektur oder Stornierung von Datensätzen, die an das BZSt übermittelt wurden, richtet sich verfahrenstechnisch nach § 93c Abs 3 AO. Weil nach Auffassung des Gesetzgebers aus den Erfahrungen mit dem Cum/Ex- und Cum/Cum-Skandal auch mit erheblicher zeitlicher Verzögerung noch neue Details zu derartigen steuerlichen Gestaltungen zu Tage g... mehr