Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Der Arbeitgeber muss die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren.[1] 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor.[2] Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Ja...mehr

Rz. 209 In den Fällen des Übergangs der Steuerschuldnerschaft gem. § 13b UStG regelt § 14a Abs. 5 UStG die Rechnungsanforderungen wie folgt: Der leistende Unternehmer ist zur Ausstellung einer Rechnung für seine Leistung, bei der der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, verpflichtet (§ 14a Abs. 5 S. 1 UStG). Ist der leistende Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat ansä...mehr

Der Bürokratieabbau ist etwas, was man sich nicht nur in Vereinen wünscht. Eine Reihe von Maßnahmen hat man in Angriff genommen. Im Mittelpunkt steht hier das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV). Folgende Maßnahmen des Bürokratieabbaus sind zu erwarten: In vielen Bereichen wird auf die Schriftform verzichtet und die Textform zugelassen, was zum Beispiel zum Ausbau der E-M...mehr

Künftige Aufwendungen aus der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB, § 147 AO) führen zur Rückstellungspflicht. Die Bewertungsvorgaben (künftige Kosten- und Preisverhältnisse, Abzinsung) sind zu beachten.[1] Steuerlich besteht ebenfalls Rückstellungspflicht, allerdings gelten hier andere Bewertungsvorgaben.[2] Praxis-Beispiel[3] Die ...mehr

Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze...mehr

Digitalisierung beim Finanzamt Auch in der Finanzverwaltung stehen die automationsgestützte Bearbeitung durch verstärkten IT-Einsatz mit dem Ziel der Kostenersparnis (weniger Personal) und einer schnelleren Bearbeitung im Vordergrund. Gleichzeitig soll eine effizientere Bearbeitung erfolgen, indem fehleranfällige Sachverhalte – insbesondere bei großer steuerlicher Auswirkung ...mehr

Rz. 63 Die Dauer der Aufbewahrung des betroffenen Unternehmers richtete sich in der bis zum 30.6.2021 geltenden Fassung des § 22f UStG nach der allgemeinen Regel des § 147 Abs. 3 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) nunmehr richtet sie sich nach § 22f Abs. 4 S. 1 UStG (Rz. 66), die erste Fassung des § 22f UStG (Rz. 4) enthielt keine Regelung über die...mehr

Rz. 20 Inhaltlich besteht die Vorschrift des § 22f UStG seit dem 1.7.2021 aus fünf Absätzen, bei denen die eigentlichen Aufzeichnungspflichten der Betreiber elektronischer Schnittstellen im ersten Absatz geregelt werden. Der zweite Absatz enthält eine wichtige Sonderregelung für Anbieter, die sich bei dem Betreiber der elektronischen Schnittstelle nicht als Unternehmer anmel...mehr

Rz. 10 Der ursprüngliche Zweck der Schaffung des § 22f UStG kann nur einheitlich mit der (zeitgleichen) Einfügung des neuen § 25e UStG (Haftung beim Handel auf einem elektronischen Marktplatz) gesehen und begründet werden. Beide Vorschriften sind inhaltlich eng miteinander verknüpft. Bereits in der einleitenden Begründung des Gesetzentwurfes der Bundesregierung vom 24.9.2918...mehr

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Rz. 212 Zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gehört die Pflicht, Belege und Buchungsunterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren, damit eine nachträgliche Kontrolle möglich ist. Eine ausdrückliche gesetzliche Regelung für die Dauer der Aufbewahrung von Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es nicht. Die Wohnungseigentümer können daher durch Mehrheitsbeschlus...mehr

Der Verein muss ein Doppel seiner Rechnungen im Rahmen seiner Buchführung 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahres lesbar aufbewahren. Dies gilt gleichermaßen für die Eingangsrechnungen. Aber Achtung: Die kürzere Aufbewahrungsfrist von nur noch 8 Jahren gilt lediglich für Buchungsbelege, während es z. B. bei Saldenlisten und vor allem Jahresabschlüssen bei 10 Jahren gebli...mehr

Es ist immer noch zulässig, bei Festen und Veranstaltungen mit Bewirtung und/oder Verkauf von Gegenständen, dies über eine oder mehrere Barkassen laufen zu lassen. Eine generelle Pflicht zur Nutzung von elektronischen Registrierkassen oder sonstigen elektronischen Geräten zur Erfassung der Verkäufe besteht noch nicht. Soweit Barkassen eingesetzt werden, muss darauf geachtet ...mehr

Der Wunsch, Massendaten platzsparend und fälschungssicher über die komplette Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, ist nicht neu. Einige, auf Archivierung von Daten spezialisierte Unternehmen stellen Apotheken im Auftrag von Pharmagroßhändlern die angesammelten steuerlich relevanten Daten auf einer Archiv-CD/-DVD zur Verfügung. Dabei handelt es sich um Daten,...mehr

Rz. 4 Nach § 15 Abs. 1 RVG entgelten die Gebühren die gesamte Tätigkeit des Rechtsanwaltes, vom Auftrag bis zur Erledigung der Angelegenheit. Damit stellt sich die Frage, was unter einer Angelegenheit zu verstehen ist. Das RVG bestimmt diesen Begriff nicht ausdrücklich. Es handelt sich um einen gebührenrechtlichen Begriff. Da die pauschalen Gebühren die gesamte Tätigkeit des...mehr

Schmidt, Bürokratieabbau oder Kontrollverlust? – kritische Analyse der verkürzten Aufbewahrungsfristen im Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, BB 26/2025, S. 1495; Zöllner, Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – Rückstellungen, b+b 4/2025, S. 28; Eggert, Neue Aufbewahrungsfrist für Buchungsbel...mehr

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Rz. 57 Der Schiedsrichtervertrag sollte mindestens die Parteien, die Schiedsrichter und den Streitgegenstand genau bezeichnen und angeben, wer die Schiedsrichter berufen hat und dass die Schiedsrichter ihr Amt angenommen haben. Empfehlenswert ist auch eine Vereinbarung über die Neubestellung eines Schiedsrichters für den Fall, dass ein Schiedsrichter wegfällt. Mit der Einbezi...mehr

Rz. 146 Im Finanzgerichtsprozess gelten aber die Grundsätze der objektiven Beweislast (Feststellungslast).[209] Zwar gibt es im öffentlichen Recht und insbesondere im Steuerrecht keine ausdrücklichen Vorschriften zur Beweislast. Aber der Grundsatz im Finanzgerichtsprozess ist unangefochten, dass jeder Beteiligte die Beweislast für das Vorhandensein aller (auch der negativen)...mehr

Rz. 65 Der Patient hat gem. §§ 630g, 830 BGB ein Recht auf Einsicht in die ihn betreffenden Krankenunterlagen. Daneben gilt die allgemeine Vorschrift des § 810 BGB.[221] Der Patient hat das Recht, sich Fotokopien fertigen zu lassen. Die erste Kopie ihrer Patientenakte haben die Patienten unentgeltlich zu enthalten.[222] Das gilt auch für die Herausgabe von Röntgen-, CT-, NMR...mehr

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Rz. 128 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 12.6: Datenschutzhinweise für Kunden Datenschutzhinweise für Kunden der _________________________ Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen im Zusammenhang des mit Ihnen geschlossenen Vertrages verarbeiten, welche Rechte Sie diesbezüglich haben und wie Sie uns...mehr

Das litauische Recht sieht vor, dass bei einer Kontrolle Unterlagen vorgelegt werden müssen: Daten des deutschen Unternehmens Daten des litauischen Unternehmens Daten der Arbeitnehmer Angaben zum Einsatzort und der Dauer der Tätigkeit Nachweise der A1-Bescheinigung.mehr

Grundsätzlich muss jeder Arbeitnehmer, der in Italien vorübergehend beschäftigt ist, über das Portal "cliclavoro" online gemeldet werden. Die Meldung muss spätestens am Tag vor der Einreise übermittelt werden. Hierbei handelt es sich um die Seite des italienischen Arbeits- und Sozialministeriums. Im Rahmen der Meldung müssen unter anderem Angaben zum Arbeitgeber, Arbeitnehmer ...mehr

Rz. 19 Das Gesetz enthält keine zeitliche Beschränkung. Die Grenze ist da zu ziehen, wo aus den Vorgängen keine Folgerungen mehr gezogen werden können, weil "organisatorische Maßnahmen zwecklos sind und Ersatzansprüche nicht bestehen oder verjährt sind" (KG GmbHR 1988, 223). Auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder die Verjährungsfrist des § 43 Abs. 4 kann nicht abgest...mehr

Rz. 18 Die gesetzliche Dokumentationspflicht hat folgende Voraussetzungen und Zielsetzungen: Grundlage ist der konkrete Arbeitsplatz und die konkrete Tätigkeit der Frau vor dem Hintergrund einer abstrakt möglichen Gefährdungslage durch die Ausübung der Tätigkeit, den Arbeitsplatz oder die Arbeitsumgebung. Dazu zählen die Arbeitsmaterialien, Werkzeuge, Arbeitsschritte, aber au...mehr

Zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gehört im Hinblick auf die Dokumentationsfunktion der Buchhaltung die geordnete Aufbewahrung der dazugehörigen Unterlagen. Das bezieht sich auf alle Unterlagen, die mit Geschäftsvorfällen zusammenhängen. Belege für Buchungen sind vom Verein neuerdings nur noch 8 Jahre lang aufzubewahren, während es bei der 10-jährigen Aufbewahrun...mehr

• 2020 GoBD 2019/Neuerungen/§ 147 AO Das BMF hat mit BMF-Schreiben v. 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 die GoBD aktualisiert. Die GoBD 2019 enthalten wesentliche Neuerungen. Cloud gestützte DV-Systeme werden wie DV-Systeme behandelt. Bei Verlagerung des Servers ins Ausland ist § 146 Abs. 2a AO zu beachten. Unternehmen sollten sich durch Vertragsklauseln über den Serverstandort ...mehr

• 2021 Auswirkungen der Verlängerung der Strafverfolgungsverjährung auf 15 Jahre auf die Selbstanzeige, die Festsetzungsverjährung und die Aufbewahrungsfrist / § 376 AO / § 371 AO / § 169 AO / § 147 AO Die Verjährungsfrist für die in § 370 Abs. 3 S. 2 Nr. 1 bis 6 AO genannten besonders schweren Fälle der Steuerhinterziehung wurde von 10 auf 15 Jahre erhöht. Es stellt sich die...mehr

Aufbewahrungsfristen § 147 AO Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten §§ 259, 260 BGB, § 238 HGB, § 140 AO, § 63 AO, §§ 15, 22 UStG Festsetzungsfrist §§ 169 Abs. 2 Satz 1, 171 AO Sportliche Veranstaltungen § 67a AO Zahlungen von dritter Seite § 38 Abs. 1 EStG Zeitnahe Mittelverwendung § 55 Abs. 1 AO Zweckgebundene Rücklagen § 62 Abs. 2 Nr. 1 AOmehr

Im Grundsatz ist es eine freie Entscheidung des Unternehmens , wie es Beiträge zu Klima- und Umweltzielen umsetzen möchte. Der betriebliche Umweltschutz ist zwar mit dem Betriebsrat zu diskutieren. §§ 88 Nr. 1a, 89 BetrVG sind jedoch nicht als Mitbestimmung, sondern als Beratungs- und Unterrichtungsrechte ausgestaltet. Den Arbeitnehmervertretern steht dabei kein generelles um...mehr

Rn. 145 Stand: EL 184 – ET: 10/2025 Der nach § 19a Abs 1 EStG nicht besteuerte gemeine Wert der Vermögensbeteiligung und die übrigen Angaben zur Durchführung des Besteuerungsverfahrens (dh zB die Höhe der Zuzahlung oder die Zustimmungserklärung des ArbN) sind vom ArbG im Lohnkonto aufzuzeichnen. Die zutreffende steuerliche Behandlung nach § 19a EStG prüft das zuständige Betrie...mehr

Tz. 189 Stand: EL 101 – ET: 03/2021 Nach § 50 Abs 7 EStDV ist ein Doppel der Zuwendungsbestätigung von der st-begünstigten Kö aufzubewahren. Es ist auch zulässig, das Doppel in elektronischer Form zu speichern. Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme gelten entspr (s Schr des BMF v 07.11.2013, BStBl I 2013, 1333 Rn 11). Zu dieser Regelung s auch BR-Dr...mehr

Rn. 55 Stand: EL 184 – ET: 10/2025 Das Besteuerungsverfahren soll durch den Einsatz elektronischer Kommunikation für alle Beteiligten effizienter werden (s BMF v 03.02.2010, WPg 2010, 252). § 5b EStG stellt daher ein gewichtiges Instrument zur Erhöhung der Effizienz im Besteuerungsverfahren, zur Durchführung von zeitnahen Bp und zur Sicherstellung der Gleichmäßigkeit der Best...mehr

Rz. 1348 [Autor/Stand] Die Bauabzugsteuer wurde mit dem Gesetz zur Eindämmung illegaler Betätigung im Baugewerbe (EIBE) vom 30.8.2001[2] mit Wirkung zum 1.1.2002 eingeführt und ist in den §§ 48–48d EStG geregelt. Siehe näher dazu § 380 Rz. 29.1 ff. Rz. 1348.1 [Autor/Stand] Ziel des Gesetzes war es, die Schwarzarbeit zu bekämpfen und Steueransprüche des deutschen Fiskus bei Ba...mehr

Tz. 183 Stand: EL 101 – ET: 03/2021 Nach § 50 Abs 2 EStDV besteht für den Zuwendungsempfänger die Möglichkeit, die Zuwendungsbestätigung der für seine Besteuerung nach dem Einkommen zuständigen Fin-Beh nach amtl vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe des § 93c AO zu übermitteln. Eine elektronische Übermittlung ist jedoch nur zulässig, wenn der Zuwe...mehr

Die Möglichkeit der elektronischen Rechnungsstellung besteht, wenn die Integrität des entsprechenden Systems gewährleistet ist durch eine vorausgegangene elektronische Signatur, durch elektronische Datenaustauschsysteme (EDI) oder andere Systeme. Für das Verfahren gibt es entsprechende Verwaltungsanweisungen, die von der Webseite www.revenue.ie abrufbar sind. Die elektronisch...mehr

Bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis ist eine Aufbewahrungspflicht dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Aufbewahrung besteht. Dazu gehören Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und andere relevante Unterlagen. Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber auch eine Aufbewahrungsp...mehr

Rz. 166 Aufgrund der Möglichkeit, einen wirksamen Pflichtteilsverzicht mit dem behinderten Angehörigen zu vereinbaren, erschließen sich ganz neue Gestaltungsmöglichkeiten für die Versorgung von behinderten Angehörigen, da das Problem des überleitbaren Pflichtteilsanspruchs durch einen wirksamen Pflichtteilsverzicht gelöst ist. Der behinderte Angehörige muss daher grundsätzli...mehr

Arbeitgeber sind verpflichtet, im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einzelne Dokumente und Informationen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Entsprechende Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben. Sinn und Zweck ist in erster Linie die Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden. Für ...mehr

Sachverhalt Der Arbeitnehmer verlangt vom Arbeitgeber die Löschung einer weit zurückliegenden Abmahnung. Kann bzw. muss der Arbeitgeber diese aus der Personalakte entfernen oder besteht noch eine Aufbewahrungspflicht? Ergebnis Das Entfernen von (berechtigten) Abmahnungen ist in der Praxis ein umstrittenes Thema. Es bestehen keine Verjährungsregelungen oder ein festes Ablaufdat...mehr

Sachverhalt Im Unternehmen gehen viele Aufträge per E-Mail ein. Auch intern besteht reger geschäftlicher Austausch über den elektronischen Schriftverkehr. Sollte der Arbeitgeber geschäftliche Korrespondenz aufbewahren? Ergebnis Obwohl es keine spezifische gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Korrespondenz (insbesondere intern) gibt, ist es ratsam, wichtige Geschäftsbr...mehr

Die Umstellung auf digitale (auch: elektronische) Personalakten ist im Rahmen des Art. 6 DSGVO zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen. Ob bei Einführung und Anwendung digitaler Personalakten das Mitbestimmungsrecht...mehr

Die Vorleistungspflicht des Steuerberaters bezieht sich nur auf die Fertigung der Hauptleistung und einer Rechnung. Hat der Steuerberater die vertraglich vereinbarte Leistung erbracht, kann er die Herausgabe der Arbeitsergebnisse grundsätzlich von der Zahlung der Vergütung abhängig machen und die zugehörigen Unterlagen bis zur Zahlung zurückhalten.[1] Gesetzlich geregelt ist ...mehr

1 Überblick Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insbes. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 211).[1] Rz. 2 A...mehr

Rz. 27 Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn oder sechs Jahre. Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, Buchungsbelege. Die Aufbewahrungsfrist von s...mehr

Rz. 31 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kj., in dem die letzte Eintragung in den Büchern, die Erstellung des Inventars, die Versendung bzw. der Erhalt von Handelsbriefen oder Feststellung des Jahresabschlusses oder die Erstellung des Buchungsbelegs erfolgt.[1] Es kommt also nicht auf ein evtl. abweichendes Gj an. Durch diese Regelung verlängert sich die Auf...mehr

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Rz. 66 Abs. 4 Satz 2 schreibt für auf Datenträgern geführten Büchern (Rz 49 f.) vor, dass die geführten Handelsbücher während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Rz. 67 Eine gleichlautende Vorschrift enthält § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, der eine Archivierung auf Bild- oder Datenträgern nur dann er...mehr