Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Rz. 39 Abs. 2 Nr. 2 besagt überdies, dass auch die Aktenvernichtung zu prüfen ist. Die Regelung ist vor dem Hintergrund der Vorschrift in § 35 Abs. 6 BNotO zu sehen. Nach dessen Satz 1 bietet die verwahrende Stelle zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist die Einträge im Urkundeverzeichnis sowie die in der elektronischen Urkundensammlung und in der Sondersammlung verwahr...mehr

Rz. 1 Die Festlegung der Aufbewahrungsfristen ist gleich in mehrerlei Hinsicht bedeutsam. Zum einen war die Dauer der Aufbewahrung der Papierakten seinerzeit der Hauptauslöser für die Initiative zur Umstellung auf eine elektronische Verwahrung der notariellen Urkunden.[1] Zum anderen ist die Begrenzung der Fristen – wie auch schon in der DONot a.F. – Ausdruck der Bedeutung d...mehr

Rz. 31 Zitat Nr. 7 bestimmt die regelmäßige Aufbewahrungsfrist für Nebenakten auf unverändert sieben Jahre. Ergänzende Sonderbestimmungen für die Aufbewahrungsfrist von Nebenakten finden sich in § 52 (siehe dort).mehr

(1) Für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 erstellt werden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen:mehr

Rz. 16 Zitat Nach Nr. 2 beträgt die Aufbewahrungsfrist für die Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre. Dies entspricht der bisherigen Aufbewahrungsfrist für das Verwahrungsbuch, an dessen Stelle das Verwahrungsverzeichnis tritt. Die Vorschrift stellt – wie auch Nr. 1 hinsichtlich des Urkundenverzeichnisses – nunmehr auf die darin enthaltenen Eintragungen als Gegensta...mehr

Rz. 15 Abs. 2 bezieht sich auf Unterlagen, die der Urkunde beigefügt und mit dieser verwahrt werden, ohne aber nach § 44 BeurkG zwingend mit Schnur und Siegel verbunden zu werden. Hierunter fallen etwa:[23]mehr

Rz. 1 Die Norm ist den Bestimmungen der DONot a.F. nachempfunden. Anders als bei Büchern und Verzeichnissen des Notars steht bei den Akten des Notars die ordnungsmäßige Struktur nicht primär im Vordergrund. Diese Akten dienen der Abwicklung der Amtsgeschäfte und sind damit auch mit einer größeren Flexibilität versehen. Sie sind letzten Endes auch Ausdruck der sachlichen Unab...mehr

Rz. 4 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist des in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokuments ist keine persönliche Bestätigung des Notars erforderlich, weil nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kein zu schützendes Interesse an der Erhaltung der zu löschenden Dokumente mehr besteht.[6] Sollte im Einzelfall ein besonderes öffentliches Interesse an einer weitergehenden...mehr

Rz. 19 Zitat Nach Nr. 3 wird die Aufbewahrungsfrist für Dokumente, die in der Urkundensammlung in Papierform verwahrt werden, von bislang 100 Jahren auf 30 Jahre verkürzt. Die Möglichkeit der Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für die in Papierform verwahrten Dokumente war einer der tragenden Gründe für die Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs, in dem diese Dokumente ...mehr

Rz. 22 Zitat Nach Nr. 4 beträgt die Aufbewahrungsfrist für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre. Dies entspricht ebenfalls der bisherigen Frist. Für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Erbverträge existiert keine der Urschrift gleichgestellte elektronische Fassung, so dass eine Verkürzung der Aufbewahrungsfrist nicht in Betracht kommt. [9]mehr

Rz. 28 Zitat Dokumente, die statt in der elektronischen Urkundensammlung in der Sondersammlung verwahrt werden, weil ihre Übertragung in die elektronische Form nicht möglich oder zumutbar ist, sind nach Nr. 6 ebenfalls für 100 Jahre zu verwahren. Da die Existenz einer elektronischen Fassung die Rechtfertigung dafür ist, die derzeitigen Aufbewahrungsfristen für die in Papierfo...mehr

Rz. 4 Die Verwahrung der Urschrift einer notariellen Urkunde durch den Notar dient der Sicherung der Urkundenexistenz.[8] Sie kann nicht allein mit der Annahme, die Urschrift einer Niederschrift stehe im Eigentum des Staates, begründet werden.[9] Die Urschrift nimmt nicht am Rechtsverkehr teil. Sie wird deshalb vertreten durch die Ausfertigung (§ 47 BeurkG). Die Urkundenverw...mehr

Rz. 7 Geht man davon aus, dass der Notar Gründe hat, das Papier amtlich weiter aufzubewahren (z.B. weil eine Rückgabe an die Beteiligten nicht tunlich erscheint oder diese auch nicht erreichbar sind) stellt sich die Frage, wo das papiergebundene Dokument zu verwahren ist. Die eigentlich dafür vorhergesehene Stelle, nämlich die Urkunde in der Papiersammlung ist nach Ablauf de...mehr

Rz. 38 Der Beginn der Aufbewahrungsfrist der in der Generalakte geführten Dokumente ist der Beginn des Kalenderjahres, das auf das Erlöschen des Amtes oder die Verlegung des Amtssitzes in einen anderen Amtsgerichtsbezirk folgt. In der ersten Fassung war noch der Beginn Kalenderjahres, in dem Dokumente zur Generalakte genommen werden, vorgesehen. Das hätte eine jährliche Durc...mehr

Rz. 11 Die Anordnung der Bindung an die vom Amtsvorgänger in der Verwahrung getroffene Verfügung über die Aufbewahrungsdauer ist Ausdruck zum einen der Ämterkontinuität, zum anderen aber auch Ausdruck für die Fürsorgepflicht der die Verwahrung übernehmenden Stelle in Bezug auf die Entscheidung über Aufbewahrung oder Vernichtung. Damit unterstützt die Norm den Amtsvorgänger a...mehr

Rz. 1 Die Norm beruht auf der Umstellung der Verwahrung von Urschriften als elektronische Fassung der Urschrift in der elektronischen Urkundensammlung und der Vernichtung der Papierurkunden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Damit wird die Norm wohl erst zum 1.7.2052 praktische Bedeutung erlangen, denn dann läuft für die ersten Dokumente, die in der papiergebundenen Urkunden...mehr

Rz. 34 Zitat Nr. 8 legt die Aufbewahrungsfrist für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente abweichend von der bisherigen Bestimmung des § 5 Abs. 4 DONot nicht mehr auf fünf, sondern auf sieben Jahre fest. Damit besteht bei der Aufbewahrungsfrist nunmehr ein Gleichlauf zu der Regelaufbewahrungsfrist von Nebenakten. [13]mehr

Rz. 12 § 35 Abs. 6 S. 1 und 2 BNotO ordnen das vom Notar zu beachtende Verfahren nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an. § 35 Abs. 6 S. 3 BNotO enthält eine zusätzliche Option für die verwahrende Stelle, im Einzelfall – auch nach Ablauf der ursprünglich angeordneten Verwahrungsfristen inklusive Verlängerungsoptionen – abermals eine Verlängerung der Verwahrung anzuordnen.[5] F...mehr

(1) Zum Schutz und zur Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit der im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten und zu speichernden Daten, der damit verbundenen Datenübermittlungen sowie der elektronischen Kommunikation hat die Bundesnotarkammer insbesondere sicherzustellen, dassmehr

1. Entscheidung im Einzelfall Rz. 7 Hier geht der Normgeber davon aus, dass für eine einzelne konkrete Akte eine entsprechende Verfügung bei deren Archivierung vom Notar ausgesprochen wird. Dies kann und muss im Lichte der weiteren Voraussetzungen insbesondere dann sein, wenn ein berechtigtes Interesse des Notars (Haftungsgefahren) ein berechtigtes Interesse der Beteiligten o...mehr

Rz. 3 Ein papiergebundenes Dokument zu einer in der Urkundensammlung verwahrten Urkunde geht nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist beim Notar ein. Es handelt sich dabei nicht um Dokumente, die üblicherweise zur Nebenakte genommen werden, sondern es muss sich um solche handeln, die klassisch mit der Urschrift verbunden werden.mehr

Rz. 38 Haben die Beteiligten ein ärztliches Gutachten vorgelegt, sollte dieser Umstand ebenfalls in dem Vermerk des Notars erwähnt werden. Da das Gutachten oftmals für eine spätere gerichtliche Beweiserhebung wichtige Anknüpfungstatsachen liefern wird, stellt sich die Frage, wie es so zum Gegenstand des Vermerks gemacht werden kann, dass es möglichst uneingeschränkt für ein ...mehr

Rz. 15 Abs. 1 S. 1 eröffnet dem Notar nunmehr ausdrücklich die Möglichkeit zur Führung von Nebenakten zu allen Amtsgeschäften. Auch § 22 DONot a.F. ging von dieser Möglichkeit aus, ohne dass sich dies ausdrücklich aus dem Wortlaut ergab. Die Klarstellung ist im Hinblick auf die Entwicklung des datenschutzrechtlichen Bewusstseins zu begrüßen, da sie nunmehr unmissverständlich...mehr

(1) 1Änderungen und Zusätze, die eine Eintragung im Verwahrungsverzeichnis betreffen, müssen durch den Notar persönlich bestätigt werden. 2Der Inhalt der Änderung oder des Zusatzes und das Datum ihrer Vornahme müssen dauerhaft dokumentiert werden. (2) Absatz 1 gilt nicht fürmehr

1Die Löschung von Dokumenten, die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden, muss durch den Notar persönlich bestätigt werden. 2Dies gilt nicht für die Löschung von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.mehr

Rz. 2 Die Bestimmungen für die Führung der Nebenakten waren in § 22 DONot a.F. geregelt, die Dauer der Aufbewahrungsfrist in § 5 Abs. 4 dritter Spiegelstrich DONot a.F.mehr

Rz. 15 Abs. 4 ordnet die rechtliche Gleichstellung der in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten elektronischen Dokumente mit den in Papierform vorliegenden Original-Dokumenten an, sofern das elektronische Dokument nach Abs. 1 und 2 erstellt wurde und im Elektronischen Urkundenarchiv verwahrt wird. Das elektronische Dokument teilt mithin die Qualität des in Papierform...mehr

Rz. 3 Bislang waren die Aufbewahrungsfristen für notarielle Unterlagen in § 5 Abs. 4 DONot a.F. geregelt. Mit der Umstellung auf die elektronische Registerführung zum 1.1.2022 wurde die Normierung in der NotAktVV unter Vornahme einzelner Anpassungen erforderlich.mehr

Rz. 37 Zitat Nach Nr. 9 verbleibt es für die in der Generalakte verwahrten Dokumente bei der auch bisher bereits geltenden Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren. [14]mehr

Rz. 24 Zitat Die Regelung bezieht sich inhaltlich auf solche beglaubigten Abschriften, die auf Wunsch der Beteiligten im Sinne des § 20 Abs. 1 S. 3 DONot von der Notarin oder dem Notar zurückbehalten wurden. Während solche Abschriften nach dem derzeit geltenden (je nach Land 2000 oder 2001 in Kraft getretenen) § 20 Abs. 1 S. 4 DONot in der Urkundensammlung zu verwahren sind, ...mehr

Rz. 40 Zitat S. 1 verweist für die Aufbewahrungsfrist von Hilfsmitteln im Sinne des § 35 Abs. 2 S. 2 BNotO auf die für die für die betreffenden Unterlagen geltenden Fristen. In der Regel werden Hilfsmittel zu den Nebenakten verwendet, so dass die für diese geltenden Fristen auch für die Hilfsmittel gelten. Die Regelung ist dennoch allgemein gefasst, da auch Hilfsmittel zur Fü...mehr

Rz. 26 Zitat Die Regelungen in [§ 51 Abs. 4] S. 1 und 2 orientieren sich an § 5 Abs. 4 S. 3 DONot. Die dauernde Aufbewahrung der vor dem Jahr 1950 entstandenen Urkunden hat den Hintergrund, dass durch Kriegsereignisse bedingt diese Urkunden an anderen Verwahrstellen teilweise nicht mehr vorhanden sind. Im Falle einer nachträglichen Übertragung in die elektronische Form müssen...mehr

Rz. 1 Die Vorschrift regelt die Frist zur Aufbewahrung der zur Aktenführung verwendeten Hilfsmittel sowie die Übergabe elektronischer Hilfsmittel. Zum Begriff der Hilfsmittel siehe § 40 NotAktVV Rdn 8 ff. Bis zur Einfügung des § 35 Abs. 2 S. 3 BNotO und zum Inkrafttreten der NotAktVV enthielten weder das Gesetz noch die DONot a.F. eine Regelung zur Aufbewahrungsfrist von Hilf...mehr

Rz. 3 Die wesentlichen Regelungen zu den Nebenakten finden sich im 6. Abschnitt der NotAktVV in §§ 40 ff. Die grundsätzliche Regelung für die Mindestaufbewahrungsdauer von sieben Jahren für Nebenakten findet sich in § 50 Abs. 1 Nr. 7 NotAktVV. Für die Altbestände ergibt sich die entsprechende Regelung aus § 51 Abs. 1 Nr. 4 NotAktVV. § 11 Abs. 1 DONot sieht für den Fall der e...mehr

Rz. 5 Für die in Abs. 1 Nr. 1 genannten Verzeichnisse des Notars (Altbestände) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 100 Jahren, die gemäß Abs. 2 Nr. 1 mit dem Kalenderjahr beginnt, in dem die jeweiligen Verzeichnisse geführt (und in der Regel) abgeschlossen wurden.mehr

Rz. 8 Für die in Abs. 1 Nr. 2 genannten Bücher und Verzeichnisse des Notars (Altbestände) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren, die gemäß Abs. 2 Nr. 1 mit dem Kalenderjahr beginnt, in dem die jeweiligen Verzeichnisse geführt (und in der Regel) abgeschlossen wurden.mehr

Rz. 8 Durfte die Elektronisierung gem. Abs. 1 unterbleiben, so ist das Papierdokument unter Nennung der Urkundenverzeichnisnummer in der Sondersammlung zu verwahren. Gemäß Abs. 3 kann zusätzlich eine Abschrift zur Urkundensammlung genommen werden, auf der angegeben werden muss, dass sich die Urschrift in der Sondersammlung befindet. Ohne Übertragung in die elektronische Form...mehr

1Ist die Zuständigkeit für die Verwahrung von Akten und Verzeichnissen auf eine andere Stelle übergegangen, so darf diese die Akten und Verzeichnisse mindestens bis zum Ende des siebten Kalenderjahres aufbewahren, das auf die Übernahme der Verwahrzuständigkeit für diese Akten und Verzeichnisse folgt. 2Satz 1 gilt nichtmehr

Rz. 8 Abs. 1 Nr. 4a) sieht einen Sicherheitsmechanismus gegen die versehentliche Löschung von Dokumenten aus der eUSL vor. Der Löschungsbefehl durch die zuständige Verwahrstelle führt nicht unmittelbar zum Datenverlust, sondern verschiebt gelöschte Inhalte in ein gesperrtes System, in dem die Daten für 150 Tage noch abrufbar sind.[6] In dieser Zeit können sie wiederhergestel...mehr

Rz. 8 Nicht nur der übliche Verlauf der haftungsrechtlichen Inanspruchnahme der Notare kennt bestimmte zeitliche Gesetzlichkeiten, die für eine entsprechende Anordnung bei bestimmten Rechtsgeschäften ausschlaggebend sein kann. Auch die Bedeutung, die aus dem Rechtsgeschäft selbst resultiert kann dafür ausschlaggebend sein.mehr

Rz. 11 Für die in Abs. 1 Nr. 3 genannte Urkundensammlung sowie die Sammlung der Erbverträge des Notars (Altbestände) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 100 Jahren, die gemäß Abs. 2 Nr. 2 mit dem Kalenderjahr beginnt, das auf die Beurkundung folgt.mehr

Rz. 3 Spiegelbildlich zu § 33 Abs. 5 NotAktVV soll die Aushändigung bzw. Löschung einer Verfügung von Todes wegen vor deren Registrierung im Zentralen Testamentsregister auch in der elektronischen Urkundensammlung durch die Aufnahme des Vermerks dokumentiert werden.[4] Der Rückgabevermerk unterliegt dann auch der 100-jährigen Aufbewahrungsfrist.mehr

Rz. 10 Die vorgesehene Mindestfrist für die Aufbewahrung, die für den Regelfall gleichzeitig auch eine Höchstaufbewahrungsdauer festlegt, beträgt sieben Jahre. Aufgrund und infolge des ausgeübten Ermessens ist eine Verlängerung dieser Frist auf bis zu 30 Jahren möglich. Für den Fristbeginn vergleiche oben § 51 NotAktVV Rdn 4 ff.mehr

Rz. 10 Durch die Hinterlegung der Bestätigung im UVZ mit den dort vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen ist das Merkmal der Dauerhaftigkeit automatisch gewährleistet. Für die im Rahmen der Generalausnahme nach Abs. 2 Nr. 3 zu beachtende Dauerhaftigkeit wird diese über die jahrgangsweise vom Notar zu signierende Exportdatei gewährleistet, vgl. § 19 NotAktVV Rdn 1, 11 f.mehr

Rz. 1 Verordnungsermächtigung für § 34 NotAktVV ist § 36 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 BNotO. Eine gesetzliche Regelung der elektronischen Urkundensammlung findet sich in § 55 Abs. 3 Alt. 2 BeurkG. Die Rechtswirkung elektronischer Dokumente ist in § 56 Abs. 3 BeurkG geregelt: Demnach stehen elektronische Dokumente den papierenen, aus denen sie entstanden sind, gleich. Von der Bezeichnun...mehr

(1) 1Für Vorgänge, die die Amtsführung im Allgemeinen betreffen, ist eine Generalakte zu führen. 2Sie enthält insbesonderemehr

Rz. 4 Mit Blick auf unterschiedliche Aktenbestände (papiergebundenen oder elektronisch) innerhalb eines Notariats, bedingt durch die stichtagsbezogene Einführung der elektronischen Registerführung (zum 1.1.2022, aber auch der elektronischen Urkundensammlung zum 1.7.2022) gelten auch unterschiedliche Fristen bzw. Normen bezüglich der Aufbewahrung von Altbeständen, vgl. § 51 N...mehr

Rz. 13 Auch wenn § 35 Abs. 6 S. 3 BNotO keine weiteren Vorgaben enthält, ist davon auszugehen, dass das pflichtgemäße Ermessen der verwahrenden Stelle (vgl. Rdn 9) der Maßstab für eine abermalige Verlängerung zu sein hat. Während Abs. 2 nur die Ausübung des Ermessens voraussetzt und keine Dokumentation verlangt, ist im Fall der abermaligen Verlängerung der Grund (und somit d...mehr

Rz. 2 Grundnorm für die Möglichkeit der Übertragung der Verwahrung von Unterlagen des Notars ist § 51 BNotO. § 51a BNotO in der seit 1.1.2022 gültigen Fassung regelt die Modalitäten der Ablieferung bzw. Vernichtung bei Übergabe von Unterlagen, bei denen die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind,[2] vergleiche auch § 50 NotAktVV Rdn 4 – Teil A III.mehr

Rz. 4 Die Norm sieht nicht ausdrücklich eine Verlängerung der Aufbewahrungsfristen durch individuelle Entscheidung vor, stellt aber faktisch eine Befreiung von der Pflicht zur Vernichtung von Akten und Verzeichnissen für die neue Verwahrstelle dar (Moratorium), denn nach S. 1 dürfen die übergebenen Unterlagen in den Fällen solcher Übertragungen in der Regel für einen Zeitrau...mehr