Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Rz. 193 Abbruchkosten: Für vertragliche Verpflichtungen zum Abbruch von Gebäuden auf fremdem Grund und Boden besteht Rückstellungspflicht.[1] Die Rückstellungsbildung erfolgt als sog. unechte Ansammlungsrückstellung bzw. Verteilungsrückstellung.[2] Für öffentlich-rechtliche Verpflichtungen ist analog zu verfahren, soweit mit einer hinreichenden Wahrscheinlichkeit der Inanspr... mehr

Die Aufbewahrungsfrist für die technische Dokumentation beträgt mindestens 10 Jahre ab Inverkehrbringen. Die Unterlagen müssen bei einer Anfrage der Marktüberwachung "unverzüglich" (meist innerhalb weniger Tage) zur Verfügung gestellt werden können. Da die Akten nun oft digital vorliegen, wird hier eine höhere Geschwindigkeit als früher erwartet. mehr

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde mit Wirkung ab 1.1.2025 die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von bisher 10 auf 8 Jahre verkürzt. Der Gesetzgeber begründet das damit, dass dadurch für Kaufleute, die ihre Buchungsbelege in analoger Form aufbewahren und keine Möglichkeit zur Aufbewahrung in den eigenen Betriebsräumlichkeiten haben, die Notwendigkeit entf... mehr

Überblick Ab 20. Januar 2027 ersetzt die EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 (MVO) die bislang geltende Maschinenrichtlinie 2006/42/EG. Als unmittelbar geltende Verordnung steht sie über nationalem Recht und alle Maschinen, die ab diesem Stichtag bereitgestellt, verkauft oder in die EU eingeführt werden, müssen zwingend den Vorgaben der MVO entsprechen. Der Bestandsschutz ... mehr

Im Rahmen der Einrichtung und Nutzung von Hinweisgeberschutzsystemen werden zahlreiche Daten verarbeitet. Insoweit sind die Meldestellen befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist; dies gilt auch für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten abweichend von Art. 9 DSGVO. Hierzu zählen z. B. Daten,... mehr

Rz. 17 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kj., in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (vgl. § 14b Abs. 1 S. 3 1. HS UStG), wobei die Regelungen des § 147 Abs. 3 AO unberührt bleiben sollen (vgl. § 14b Abs. 1 S. 3 2. HS UStG). Da § 14b Abs. 1 S. 1 UStG als lex spezialis gegenüber den Vorschriften der AO die Aufbewahrungsfrist mit acht Jahre... mehr

Rz. 19 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Für die in den Rz. 11 und 13 genannten aufzuzeichnenden Angaben gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (vgl. § 22f Abs. 4 Satz 1 UStG). Rz. 20 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Die Vorschriften der AO zu den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten gelten entsprechend. Dies gilt insbesondere für § 146 AO und die Grundsätze zur ordnungsgemäßen F... mehr

Rz. 9 Stand: 6/01 – 02/2025 Nach § 14b Abs. 1 S. 1 UStG ist der Unternehmer verpflichtet, ein Doppel der Rechnungen, die er selber oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre) aufzubewahren (Ausgangsrechnungen). Dies gilt auch für vom Unternehmer erhaltene Rechnungen (Eingangsrechnungen) und für vom Leist... mehr

Tz. 111 Stand: EL 149 – ET: 06/2026 Steuerbegünstigte Vereine haben die Vereinnahmung von Zuwendungen (Spenden, Beiträge usw.) und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufzuzeichnen. Auch müssen sie ein Doppel der ausgestellten Zuwendungsbestätigungen aufbewahren (§ 50 Abs. 4 EStDV, Anhang 11). Bei Sachzuwendungen und Verzicht auf Erstattungsansprüche müssen sich a... mehr

Rz. 66 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung. Der Empfänger muss dem Empfang dieser Rechnung zustimmen. Um derartige Rechnungen ausstellen zu können, muss die Integrität und Authentizität der elektronischen Nachricht sichergestellt werden, und aus den Nachrichten müssen der Ort und Zeit der Versendung bzw. des Empf... mehr

Rz. 67 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Mit Wirkung zum 01.01.2013 wurde das italienische Umsatzsteuergesetz geändert, um nach den Vorgaben der Europäischen Union die digitale Rechnungstellung zu erleichtern. Grundsätzlich gilt seit diesem Zeitpunkt eine Gleichstellung digitaler Rechnungen mit Papierrechnungen. Allerdings ist es erforderlich, die Echtheit des Ursprungs, die Authent... mehr

Rz. 76 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg ausgestellte und übermittelte Rechnung, wobei eine schriftliche Zustimmung des Rechnungsempfängers über eine solche Übermittlungsart bestehen muss. Rz. 77 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Rechnungsaussteller muss die Echtheit der Herkunft, die Lesbarkeit und Vollständigkeit des Inhalts gewährleis... mehr

Rz. 135 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 § 14a Abs. 5 UStG regelt die Verpflichtung des leistenden Unternehmers zur Ausstellung von Rechnungen auch in den Fällen, in denen nicht er, sondern der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist. Die Rechnung muss zur Rechtssicherheit der Betroffenen neben den allgemeinen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG auch einen Hinweis auf die Steuerschuldners... mehr

Rz. 78 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Ein Steuerzahler, der eine steuerpflichtige Leistung oder eine echt steuerbefreite Leistung erbringt, ist verpflichtet, an einen Steuerpflichtigen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft einen Steuerbeleg auf Papier oder als elektronischen Beleg auszustellen. Der Steuerbeleg ist spätestens binnen 15 Tagen nach Erbringung d... mehr

Rz. 95 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer hat über die i. R. d. Regelung nach § 18 Abs. 4c und 4d UStG getätigten Umsätze Aufzeichnungen mit ausreichenden Angaben zu führen. Diese Aufzeichnungen sind dem Bundesamt für Finanzen auf Anfrage auf elektronischem Weg zur Verfügung zu stellen (§ 22 Abs. 1 S. 4 UStG). Die Aufbewahrungsfr... mehr

Rz. 34 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Inländische und ausländische Unternehmer bzw. in deren Auftrag handelnde Vertreter, die den Drittlands-OSS (§ 18i UStG), den EU-OSS (§ 18j UStG), den Import-OSS (§ 18k UStG) oder die Sonderregelung bei der Einfuhr von Sendungen mit einem Wert von höchstens 150 EUR (§ 21a UStG) nutzen, müssen zu den entsprechend getätigten Umsätzen Aufzeichnun... mehr

Rz. 103 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 §§ 8–11 UStDV regeln den Ausfuhrnachweis. Die Vorschriften wurden durch Art. 1 Nr. 1, 2 und 3 der Zweiten Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen vom 02.12.2011 (BGBl I 2011, 2416) neu gefasst und enthalten nunmehr durchweg hinsichtlich der Nachweise Mussvorschriften. In besonders begründeten Ausnahmefällen lässt die Verwaltung abw... mehr

Rz. 63 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Nach § 146 Abs. 5 AO können Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewa... mehr

Rz. 93 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Als weitere Konsequenz der Registrierung entsteht für jedes Steuersubjekt die Pflicht zur Rechnungsausstellung nach den ungarischen Vorschriften. Werden Lieferungen oder Leistungen von einem in Ungarn nicht registrierten EU-Unternehmen an inländische Leistungsempfänger erbracht und wird dabei die MwSt vom Leistungsempfänger geschuldet, sind a... mehr

Tz. 158 Stand: EL 117 – ET: 03/2025 § 63 Abs 3 AO schreibt vor, dass der Nachw über die den notwendigen Erfordernissen entspr tats Geschäftsführung durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben zu führen ist (s AEAO Nr 1 zu § 63). Für die gGmbH ist dieser Nachweis iR der hr-lichen Buchführungspflicht, die sich auf alle Tätigkeitsbereiche erstreckt, zu erb... mehr

Rz. 13 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung lesbar sein (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Durch das StVereinfG 2011 wurde § 14b Abs. 1 S. 2 UStG neu formuliert und verweist auf § 14 Abs. 3 S. 1 UStG (bis 31.12.2024 § 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Erforderlich ist daher, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Le... mehr

Rz. 18 Stand: 6/01 – 02/2025 Neben den Aufbewahrungspflichten für Fahrzeuglieferer nach § 2a UStG wurde durch das SchwarzArbBekG (Gesetz vom 23.07.2004, BGBl I 2004, 1842) m. W. z. 01.08.2004 erstmals eine Aufbewahrungspflicht auch für "echte" Nichtunternehmer eingeführt. Betroffen sind die Fälle des § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 UStG, in denen der Nichtunternehmer eine steuerpflich... mehr

(1) Abweichend von § 32 ist der Verrechnungspreis für die anzunehmende schuldrechtliche Beziehung zwischen der Bau- und Montagebetriebsstätte und dem übrigen Unternehmen nach einer Gewinnaufteilungsmethode zu bestimmen, wenn mehr

Rz. 139 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der registrierte Steuerpflichtige verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Die Aufzeichnungspflicht des Steuerzahlers erstreckt sich insbesondere auf: ausführliche Aufzeichnungen nach einzelnen Besteuerungszeiträumen über gelieferte Waren und Dienstleis... mehr

Rz. 5 Die Aufbewahrungsfrist beträgt hier grundsätzlich – wie für andere Nebenakten auch – sieben Jahre. Diese Frist kann gemäß den Bestimmungen des Abs. 2 verlängert werden. Für eine Verlängerung wird in der Regel aber kein Bedarf bestehen, da bei Sammelakten – auch wegen des geringen Umfangs der darin enthaltenen Vorgänge (Wesensvoraussetzung einer Sammelakte) die Frist zu... mehr

Rz. 2 § 5 Abs. 4 DONot a.F. regelte lediglich die Aufbewahrungsfrist und eine Vernichtungspflicht für die Bücher und Verzeichnisse des Notars, jedoch – zumindest nicht ausdrücklich – nicht für die zu ihrer Führung verwendeten Hilfsmittel. In der Literatur war zur früheren Rechtslage umstritten,[1] ob und inwieweit eine Aufbewahrungsfrist und eine Vernichtungspflicht für Hilf... mehr

I. Aufbewahrungsfrist, Datenlöschung Rz. 7 Die nach Abs. 2 S. 1 zu beachtende Aufbewahrungsfrist für die Aufbewahrung von Daten im UVZ beträgt regelmäßig 100 Jahre, vgl. die Kommentierung bei § 50 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV. Dies gilt auch für lokal gespeicherte Sicherungen. Für nachträgliche Änderungen beginnt diese Frist nicht neu zu laufen. Sie ist streng jahrgangsbezogen. Nach ... mehr

Rz. 12 Ab diesem Zeitpunkt – nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist – besteht kein schützenswertes Interesse an der Erhaltung der zu löschenden Inhalte. Die amtliche Begründung sieht vor, dass Ausnahmen, die die Relevanz etwa für öffentliche Archive, keine Interessen der Beteiligten und des Beurkundungsverfahrens als solches betreffen und daher organisatorisch anderweitig gelöst... mehr

Rz. 7 Die nach Abs. 2 S. 1 zu beachtende Aufbewahrungsfrist für die Aufbewahrung von Daten im UVZ beträgt regelmäßig 100 Jahre, vgl. die Kommentierung bei § 50 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV. Dies gilt auch für lokal gespeicherte Sicherungen. Für nachträgliche Änderungen beginnt diese Frist nicht neu zu laufen. Sie ist streng jahrgangsbezogen. Nach Ablauf der Frist hat die datenschutz... mehr

I. Anwendungsbereich Rz. 6 Im Lichte des Regelungsziels des § 52 (vgl. oben Rdn 1), welches insbesondere Rücksicht auf die Organisationshoheit des Notars im sachlichen Bereich der Amtsführung nimmt, eröffnet Abs. 2 die Möglichkeit, für einzelne Arten von Rechtsgeschäften oder auch für einzelne Arten von Amtsgeschäften die Regelaufbewahrungsfrist von sieben Jahren zu verlänger... mehr

I. Anwendungsbereich Rz. 12 § 35 Abs. 6 S. 1 und 2 BNotO ordnen das vom Notar zu beachtende Verfahren nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an. § 35 Abs. 6 S. 3 BNotO enthält eine zusätzliche Option für die verwahrende Stelle, im Einzelfall – auch nach Ablauf der ursprünglich angeordneten Verwahrungsfristen inklusive Verlängerungsoptionen – abermals eine Verlängerung der Verwahr... mehr

Gesetzestext (1) Für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 erstellt werden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen: mehr

Gesetzestext 1Erhält oder erstellt der Notar in Papierform ein Dokument, für das die Frist zur Aufbewahrung in der Urkundensammlung bereits abgelaufen ist, so ist dieses Dokument in elektronischer Form in die elektronische Urkundensammlung einzustellen und dort zu verwahren. 2Das in Papierform vorliegende Dokument darf nach der Einstellung in die elektronische Urkundensammlu... mehr

Gesetzestext (1) 1Für Unterlagen, die vom 1. Januar 1950 bis zum 31. Dezember 2021 erstellt wurden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen: mehr

(1) Werden die Nebenakten für mehrere Amtsgeschäfte gemeinsam geführt, darf ihr gesamter Inhalt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist des letzten Amtsgeschäfts aufbewahrt werden. (2) 1Der Notar kann im Einzelfall, für einzelne Arten von Rechtsgeschäften oder für einzelne Arten von Amtsgeschäften eine längere Aufbewahrungsfrist für die Nebenakten bestimmen, wenn er hieran ein... mehr

Rz. 13 Zitat "Nach Nr. 1 beträgt die Aufbewahrungsfrist für die Eintragungen im Urkundenverzeichnis 100 Jahre. Dies entspricht der bisherigen Aufbewahrungsfrist für die Urkundenrolle, an deren Stelle das Urkundenverzeichnis tritt. Anders als bisher stellt die Vorschrift jedoch nicht mehr allgemein auf die Urkundenrolle beziehungsweise nun das Urkundenverzeichnis als Gegenstan... mehr

(1) 1Für Unterlagen, die vom 1. Januar 1950 bis zum 31. Dezember 2021 erstellt wurden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen: mehr

Rz. 25 Zitat Nach Nr. 5 beträgt die Aufbewahrungsfrist für die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre. Dies entspricht der bisherigen Aufbewahrungsfrist für die Urkundensammlung und ist die Rechtfertigung dafür, dass die Aufbewahrungsfrist für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente verkürzt werden kann. [10] mehr

Rz. 23 Regelmäßig werden auf Wunsch der Beteiligten – welche auch nach Jahr und Tag beim Notar einen schnellen Zugriff auf ihre ursprünglichen Verfügungen ohne den gefährlichen Weg der Rückgabe derselben aus der amtlichen Verwahrung erwarten – beglaubigte Abschriften von Verfügungen von Todes wegen in Nebenakten verwahrt. Abs. 3 knüpft an § 5 Abs. 4 S. 2 DONot a.F. an und ent... mehr

Rz. 39 Abs. 2 Nr. 2 besagt überdies, dass auch die Aktenvernichtung zu prüfen ist. Die Regelung ist vor dem Hintergrund der Vorschrift in § 35 Abs. 6 BNotO zu sehen. Nach dessen Satz 1 bietet die verwahrende Stelle zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist die Einträge im Urkundeverzeichnis sowie die in der elektronischen Urkundensammlung und in der Sondersammlung verwahr... mehr

Rz. 1 Die Festlegung der Aufbewahrungsfristen ist gleich in mehrerlei Hinsicht bedeutsam. Zum einen war die Dauer der Aufbewahrung der Papierakten seinerzeit der Hauptauslöser für die Initiative zur Umstellung auf eine elektronische Verwahrung der notariellen Urkunden.[1] Zum anderen ist die Begrenzung der Fristen – wie auch schon in der DONot a.F. – Ausdruck der Bedeutung d... mehr

Rz. 31 Zitat Nr. 7 bestimmt die regelmäßige Aufbewahrungsfrist für Nebenakten auf unverändert sieben Jahre. Ergänzende Sonderbestimmungen für die Aufbewahrungsfrist von Nebenakten finden sich in § 52 (siehe dort). mehr

(1) Für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 erstellt werden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen: mehr

Rz. 16 Zitat Nach Nr. 2 beträgt die Aufbewahrungsfrist für die Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre. Dies entspricht der bisherigen Aufbewahrungsfrist für das Verwahrungsbuch, an dessen Stelle das Verwahrungsverzeichnis tritt. Die Vorschrift stellt – wie auch Nr. 1 hinsichtlich des Urkundenverzeichnisses – nunmehr auf die darin enthaltenen Eintragungen als Gegensta... mehr

Rz. 15 Abs. 2 bezieht sich auf Unterlagen, die der Urkunde beigefügt und mit dieser verwahrt werden, ohne aber nach § 44 BeurkG zwingend mit Schnur und Siegel verbunden zu werden. Hierunter fallen etwa:[23] mehr

Rz. 1 Die Norm ist den Bestimmungen der DONot a.F. nachempfunden. Anders als bei Büchern und Verzeichnissen des Notars steht bei den Akten des Notars die ordnungsmäßige Struktur nicht primär im Vordergrund. Diese Akten dienen der Abwicklung der Amtsgeschäfte und sind damit auch mit einer größeren Flexibilität versehen. Sie sind letzten Endes auch Ausdruck der sachlichen Unab... mehr

Rz. 4 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist des in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokuments ist keine persönliche Bestätigung des Notars erforderlich, weil nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kein zu schützendes Interesse an der Erhaltung der zu löschenden Dokumente mehr besteht.[6] Sollte im Einzelfall ein besonderes öffentliches Interesse an einer weitergehenden... mehr

Rz. 19 Zitat Nach Nr. 3 wird die Aufbewahrungsfrist für Dokumente, die in der Urkundensammlung in Papierform verwahrt werden, von bislang 100 Jahren auf 30 Jahre verkürzt. Die Möglichkeit der Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für die in Papierform verwahrten Dokumente war einer der tragenden Gründe für die Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs, in dem diese Dokumente ... mehr

Rz. 22 Zitat Nach Nr. 4 beträgt die Aufbewahrungsfrist für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre. Dies entspricht ebenfalls der bisherigen Frist. Für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Erbverträge existiert keine der Urschrift gleichgestellte elektronische Fassung, so dass eine Verkürzung der Aufbewahrungsfrist nicht in Betracht kommt. [9] mehr

Rz. 28 Zitat Dokumente, die statt in der elektronischen Urkundensammlung in der Sondersammlung verwahrt werden, weil ihre Übertragung in die elektronische Form nicht möglich oder zumutbar ist, sind nach Nr. 6 ebenfalls für 100 Jahre zu verwahren. Da die Existenz einer elektronischen Fassung die Rechtfertigung dafür ist, die derzeitigen Aufbewahrungsfristen für die in Papierfo... mehr