Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Das JArbSchG sieht in den §§ 32 ff. JArbSchG die Pflicht zu ärztlichen Begutachtung der Jugendlichen[1] vor Aufnahme einer Tätigkeit und in deren Verlauf vor. Mithilfe dieser Untersuchungen soll gesundheitlichen Schädigungen der Jugendlichen durch die Beschäftigung vorgebeugt werden. Arbeitgeber von Jugendlichen haben die anlässlich der Untersuchungen erstellten ärztlichen B...mehr

Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.[1] Auch Steuerpflichtige, die nach § 4 Abs. 3 EStG als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen, sind verpflichtet, Aufzeichnungen und Unterlagen aufzubewahren.[2] 4.1 Speicherung auf Bild- oder Datenträger ist zulässig Die a...mehr

Für Privatpersonen besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, außer bei Personen mit positiven Überschusseinkünften von mehr als 500.000 (750.000 – vgl. Tz. 15) EUR und bei Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Jedoch sollte dieser Personenkreis schon im Hinblick auf die Gewährleistungsfrist von 2 Jahren Belege und Kontoauszüge länger aufbewahren. Belege, ...mehr

Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren..[1] Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit auch ohne Ausgleich aufgrund einer tarifvertr...mehr

Das MuSchG sieht verschiedene Mitteilungs- und Dokumentationspflichten des Arbeitgebers betreffend schwangere und stillende Arbeitnehmerinnen vor.[1] Unterlagen aus denen die Namen der beschäftigten schwangeren oder stillenden Frauen, die Art und der zeitliche Umfang ihrer Beschäftigung, die Entgelte, die an sie gezahlt worden sind, die Ergebnisse der mutterschutzrechtlichen...mehr

Steuerberater können für die Kosten der Aufbewahrung von Mandantendaten und Handakten im DATEV-Rechenzentrum keine Rückstellung bilden. Laut BFH[1] fehlt es an einer öffentlich-rechtlichen wie auch an einer zivilrechtlichen Verpflichtung zur Datenaufbewahrung durch den Steuerberater.mehr

1 Wer ist aufbewahrungspflichtig? Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten. Wichtig Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft Bei Einzelunternehmen ist der Inhabe...mehr

Einige Bundesländer haben Unternehmen, Händler und Gastwirte bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit gegeben. Die Finanzverwaltungen der Bundesländer beanstanden Kassensysteme ab dem 1.4.2021, wenn der Einbau einer Sicherungseinrichtung unterblieben ist. Eine Ausnahme bestand für Kassenmodelle, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1. 1.2020 angeschafft wurde...mehr

Führt ein Unternehmer einen Dienst- oder Werkvertrag im Baugewerbe aus, hat er die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung so zu gestalten, dass eine Zuordnung des Arbeitnehmers, des Arbeitsentgelts und des darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags zu dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag möglich ist. Dies gilt auch für Unternehmer im Speditions-, Transpor...mehr

Eine maschinelle Auswertbarkeit[1] ist bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen gegeben, die mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen, eine Volltextsuche ermöglichen, auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen, z. B. Bildschirmabfragen, die ...mehr

Für Arbeitnehmer, die als Fahrer oder Beifahrer bei Straßenverkehrstätigkeiten beschäftigt werden, hat der Arbeitgeber nach § 21a Abs. 7 ArbZG die Arbeitszeit i. S. d. Arbeitszeitgesetzes insgesamt aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen 2 Jahre aufzubewahren, um die Kontrolle der Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten zu erleichtern.[1]mehr

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Für die Abzinsung ist der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend.[1] Da die Aufbewahrungspflicht aber mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt, ergibt sich hier kein Abzinsungszeitraum.mehr

Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aus dem Produktivsystem einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies regelt der neue § 147 Abs. 6 S. 6 AO und der Anwendungserlass zur Abgabenordnung in Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO. Diese Erleichterung gilt erstmals für aufzeichnungs- und aufbe...mehr

Für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen – auch in elektronischer Form – sind einzig und allein der Kaufmann/Unternehmer/Freiberufler und Personen mit hohen Überschusseinkünften (Steuerpflichtige) verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführu...mehr

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält sie sonst keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papi...mehr

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Denn bei der Aufbewahrungspflicht handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung.[1]. Die Passivierungspflicht besteht über den Maßgeblichkeitsgrundsatz[2] sowohl in der Handelsbilanz als auch in der Steuerbilanz. Bei d...mehr

Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Unternehmer muss hierzu eine Organisationsanweisung erstellen, die u. a. regelt: wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung, welches Schriftgut gescannt wird, ob ein...mehr

Entgeltunterlagen sind seit dem 1.1.2022 grundsätzlich in elektronischer Form zu führen. Die Spitzenorganisationen haben bundeseinheitlich die Rahmenbedingungen für die Art und den Umfang der Speicherung bestimmt.[1] Arbeitgeber können sich auf ihren Antrag hin von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen bis zum 31.12.2026 befreien lassen.mehr

Verstöße gegen die Regelungen zur Aufbewahrung sind eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeld bis zu 50.000 EUR belegt werden kann. Wenn im Baugewerbe oder in der Kurier-, Express- oder Paketbranche Entgeltunterlagen nicht oder nicht richtig gestaltet sind, kann dies mit einem Bußgeld bis zu 5.000 EUR belegt werden.[1] Feststellung des Verstoßes bei einer Betriebsprüfung Hat ei...mehr

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.mehr

Die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten ist auch über eine Cloud möglich. Im BMF-Schreiben v. 28.11.2019 [1] wird die Cloud als Speichermedium genannt. Aber Vorsicht! Der Server sollte sich grundsätzlich in der Bundesrepublik oder einem Mitgliedstaat der Europäischen Union befinden. Befindet sich der Server in keinem Mitgliedstaat der Europäischen Union (Drittstaat), ist zu...mehr

Es ist möglich, dass Rechnungen auch außerhalb des Gemeinschaftsgebiets und Drittstaatenelektronisch aufbewahrt werden.[1] Achtung Daten müssen auswertbar sein Die Vorlage von Papierbelegen und Kontenausdrucken reicht nicht mehr. Diese Regelung wird von der Finanzverwaltung auf alle ab dem Jahr 2002 erstellten Buchführungen und anderen Unterlagen angewandt. Bei vorher erstellten...mehr

Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Daten, z. B. Grund(buch)aufzeichnungen in Vor- und Nebensystemen, Buchungen, generierte Datensätze zur Erstellung von Ausgangsrechnungen, oder darin empfangene Daten, z. B. EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch), müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden. Im DV-System erzeugte Dokumente, z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsr...mehr

Im Arbeitsrecht sind Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellten Unterlagen in erster Linie zur Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden geregelt. Unter anderem sollen bestimmte Aufbewahrungspflichten effektive Kontrollen des gesetzlichen Mindestlohns nach dem MiLoG sowie...mehr

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Entgeltunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer[1] bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Hat ein Arbeitgeber keinen Sitz im Inland, hat er zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht einen Bevollmächtigten, der seinen ...mehr

Jeder Arbeitgeber, der Minijobber und kurzfristig Beschäftigte (= geringfügig Beschäftigte i. S. v. § 8 Abs. 1 SGB IV) beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Er hat diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginne...mehr

Aus eigenem Interesse sollten folgende Unterlagen rund 30 Jahre aufbewahrt werden: Urteile Mahnbescheide Prozessakten Vielfach kommt es vor, dass diese Unterlagen auch nach Jahrzehnten noch einmal als Nachweis gebraucht werden. In diesem Fall kann die Aufbewahrung einen entscheidenden Vorteil haben. Für bestimmte Unterlagen gibt es keinen Vernichtungszeitpunkt. Diese sollten desh...mehr

Die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz darf den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten.[1] Der BFH hat diese Auffassung mit Urteil vom 11.10.2012 bestätigt.[2] Praxis-Beispiel Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung in digitaler Form Der Einzelunternehmer bewahrt seine Geschäftsunterlagen in digitaler Form am Arbeitsplatz des Büromitarbeiter...mehr

Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde bei dem Datenzugriff aktiv unterstützen.[1] Dabei entstehende Kosten hat der Steuerpflichtige selbst zu tragen.[2] Eine Kostenübernahme durch die Finanzverwaltung erfolgt nicht. Wichtig Vorsicht bei Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen Eine Außenprüfung umfasst das Recht der Finanzverwaltung, die Überlassung der gespeicherten U...mehr

Der Arbeitgeber ist gut beraten, auch ohne gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfri...mehr

Die Finanzbehörde hat das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Wichtig Datenzugriff nur während der Außenprüfung Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Um...mehr

Problemüberblick Im Fall will ein Wohnungseigentümer die Einsichtnahme in die nach seiner Ansicht vorhandenen Originale der Verwaltungsunterlagen erzwingen. Auf ihm übersandte Kopien will er sich nicht einlassen. Bei der Einsichtnahme will er sich begleiten lassen. Originale und Durchführung der Einsichtnahme Wie vom LG entschieden, hat der Einsichtsberechtigte das Recht, die O...mehr

Im Rahmen der Einrichtung und Nutzung von Hinweisgeberschutzsystemen werden zahlreiche Daten verarbeitet. Insoweit sind die Meldestellen befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist; dies gilt auch für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten abweichend von Art. 9 DSGVO. Hierzu zählen z. B. Daten,...mehr

Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr erzielen, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufzubewahren. In § 147a Abs. 1 AO soll der für die Aufbewahrungspflicht für Überschusseinkünfte maßgebliche Schwellenwert von derzeit 500.000 EUR auf 75...mehr

Der Arbeitgeber muss die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren.[1] 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor.[2] Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Ja...mehr

Der Behandelnde ist verpflichtet, zum Zweck der Dokumentation im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Patientenakte in Papierform oder elektronisch zu führen. Patientenakten sind vollständig und sorgfältig zu führen. Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, wird im Prozess (z. B. zur Klärung eines Behandlungsfehlers) zulasten des Behandeln...mehr

Weitere Änderungen, die sich im HGB niederschlagen werden, sind angekündigt, ohne dass zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Ausarbeitung absehbar war, ob und wann sie umgesetzt werden. Insofern seien sie an dieser Stellung nur kurz erwähnt: Die Merkmale für die Unternehmensgrößenklassen nach HGB (§ 267 HGB und § 267a HGB) sollen angehoben werden (bis auf die Mitarbeiterzahl). ...mehr

Rz. 31 Gelegentliche Fahrzeuglieferer i. S. d. § 2a UStG sind zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet, in denen auf die Steuerfreiheit der Lieferung hingewiesen wird. Die Rechnungen müssen spätestens bis zum 15. Tag des auf den Verkauf folgenden Monats ausgestellt werden.[1] Die gelegentlichen Fahrzeuglieferer haben von diesen Rechnungen ein Doppel zehn Jahre lang aufzub...mehr

Von jeder Sitzung ist eine Niederschrift (Protokoll) anzufertigen. Dies dient zum einen der Dokumentation der Sitzung, zum anderen auch der Information der nicht anwesenden Mitglieder. Das Protokoll muss Ort, Tag und Beginn und Ende der Sitzung, den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst wurden, enthalten. Sie muss ferner unterschrieben sein, und...mehr

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsunterlagen bzw. Rechnungen beträgt 10 Jahre.[1] Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Unterlagen (z. B. Rechnungen) jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.[2] Auf Verlangen des Finanzamts muss der Steuerpflichtige die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbar machen.[3]mehr

Rz. 1070 Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher füh...mehr

Rz. 18 Die gesetzliche Dokumentationspflicht hat folgende Voraussetzungen und Zielsetzungen: Grundlage ist der konkrete Arbeitsplatz und die konkrete Tätigkeit der Frau vor dem Hintergrund einer abstrakt möglichen Gefährdungslage durch die Ausübung der Tätigkeit, den Arbeitsplatz oder die Arbeitsumgebung. Dazu zählen die Arbeitsmaterialien, Werkzeuge, Arbeitsschritte, aber au...mehr

Führt der Anwalt eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person (z. B. GmbH, AG) aus, muss er innerhalb von sechs Monaten nach Ausführen der Leistung eine Rechnung ausstellen.[1] Der Leistungsempfänger hat in diesen Fällen einen zivilrechtlichen Anspruch auf die Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, den er notfalls auch e...mehr

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Die steuerliche Aufbewahrungsfrist beginnt[1] am Schluss des Kalenderjahres, in welchem die Bilanz aufgestellt wurde, das Inventar aufgestellt wurde, die letzte Eintragung im Geschäftsbuch vorgenommen wurde, die Aufzeichnungen gemacht worden sind, die Unterlagen entstanden sind, der Geschäfts- oder Handelsbrief eingegangen ist, der Geschäfts- oder Handelsbrief versandt worden ist. D...mehr

Gem. § 147 AO müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden: Bücher und Aufzeichnungen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[1] Inventare (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[2] Jahresabschlüsse, Lageberichte (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[3] die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre...mehr

Für eine Ordnungsmäßigkeit muss die Buchführung einige formelle Vorgaben erfüllen, die im Folgenden näher dargestellt werden. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit [1] Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beinhaltet folgende Punkte: Belegprinzip, d. h. zu jeder Buchung muss es einen entsprechenden Beleg geben. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener...mehr

1 Allgemeines Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über di...mehr

Rz. 10 Die vom Plattformbetreiber nach § 24 Abs. 1 PStTG zu erstellenden umfangreichen Aufzeichnungen sind für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Die Aufzeichnungen nach § 24 Abs. 1 Nrn. 2 bis 5 sind nach Ablauf dieser Frist zu löschen. Die Frist zur Aufbewahrung beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen erstellt worden sind.mehr

Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über die Erfüllung d...mehr