Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Rz. 4 Die Verwahrung der Urschrift einer notariellen Urkunde durch den Notar dient der Sicherung der Urkundenexistenz.[8] Sie kann nicht allein mit der Annahme, die Urschrift einer Niederschrift stehe im Eigentum des Staates, begründet werden.[9] Die Urschrift nimmt nicht am Rechtsverkehr teil. Sie wird deshalb vertreten durch die Ausfertigung (§ 47 BeurkG). Die Urkundenverw... mehr

Rz. 7 Geht man davon aus, dass der Notar Gründe hat, das Papier amtlich weiter aufzubewahren (z.B. weil eine Rückgabe an die Beteiligten nicht tunlich erscheint oder diese auch nicht erreichbar sind) stellt sich die Frage, wo das papiergebundene Dokument zu verwahren ist. Die eigentlich dafür vorhergesehene Stelle, nämlich die Urkunde in der Papiersammlung ist nach Ablauf de... mehr

Rz. 38 Der Beginn der Aufbewahrungsfrist der in der Generalakte geführten Dokumente ist der Beginn des Kalenderjahres, das auf das Erlöschen des Amtes oder die Verlegung des Amtssitzes in einen anderen Amtsgerichtsbezirk folgt. In der ersten Fassung war noch der Beginn Kalenderjahres, in dem Dokumente zur Generalakte genommen werden, vorgesehen. Das hätte eine jährliche Durc... mehr

Rz. 11 Die Anordnung der Bindung an die vom Amtsvorgänger in der Verwahrung getroffene Verfügung über die Aufbewahrungsdauer ist Ausdruck zum einen der Ämterkontinuität, zum anderen aber auch Ausdruck für die Fürsorgepflicht der die Verwahrung übernehmenden Stelle in Bezug auf die Entscheidung über Aufbewahrung oder Vernichtung. Damit unterstützt die Norm den Amtsvorgänger a... mehr

Rz. 1 Die Norm beruht auf der Umstellung der Verwahrung von Urschriften als elektronische Fassung der Urschrift in der elektronischen Urkundensammlung und der Vernichtung der Papierurkunden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Damit wird die Norm wohl erst zum 1.7.2052 praktische Bedeutung erlangen, denn dann läuft für die ersten Dokumente, die in der papiergebundenen Urkunden... mehr

Rz. 34 Zitat Nr. 8 legt die Aufbewahrungsfrist für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente abweichend von der bisherigen Bestimmung des § 5 Abs. 4 DONot nicht mehr auf fünf, sondern auf sieben Jahre fest. Damit besteht bei der Aufbewahrungsfrist nunmehr ein Gleichlauf zu der Regelaufbewahrungsfrist von Nebenakten. [13] mehr

Rz. 12 § 35 Abs. 6 S. 1 und 2 BNotO ordnen das vom Notar zu beachtende Verfahren nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an. § 35 Abs. 6 S. 3 BNotO enthält eine zusätzliche Option für die verwahrende Stelle, im Einzelfall – auch nach Ablauf der ursprünglich angeordneten Verwahrungsfristen inklusive Verlängerungsoptionen – abermals eine Verlängerung der Verwahrung anzuordnen.[5] F... mehr

(1) Zum Schutz und zur Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit der im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten und zu speichernden Daten, der damit verbundenen Datenübermittlungen sowie der elektronischen Kommunikation hat die Bundesnotarkammer insbesondere sicherzustellen, dass mehr

1. Entscheidung im Einzelfall Rz. 7 Hier geht der Normgeber davon aus, dass für eine einzelne konkrete Akte eine entsprechende Verfügung bei deren Archivierung vom Notar ausgesprochen wird. Dies kann und muss im Lichte der weiteren Voraussetzungen insbesondere dann sein, wenn ein berechtigtes Interesse des Notars (Haftungsgefahren) ein berechtigtes Interesse der Beteiligten o... mehr

Rz. 3 Ein papiergebundenes Dokument zu einer in der Urkundensammlung verwahrten Urkunde geht nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist beim Notar ein. Es handelt sich dabei nicht um Dokumente, die üblicherweise zur Nebenakte genommen werden, sondern es muss sich um solche handeln, die klassisch mit der Urschrift verbunden werden. mehr

Rz. 38 Haben die Beteiligten ein ärztliches Gutachten vorgelegt, sollte dieser Umstand ebenfalls in dem Vermerk des Notars erwähnt werden. Da das Gutachten oftmals für eine spätere gerichtliche Beweiserhebung wichtige Anknüpfungstatsachen liefern wird, stellt sich die Frage, wie es so zum Gegenstand des Vermerks gemacht werden kann, dass es möglichst uneingeschränkt für ein ... mehr

Rz. 15 Abs. 1 S. 1 eröffnet dem Notar nunmehr ausdrücklich die Möglichkeit zur Führung von Nebenakten zu allen Amtsgeschäften. Auch § 22 DONot a.F. ging von dieser Möglichkeit aus, ohne dass sich dies ausdrücklich aus dem Wortlaut ergab. Die Klarstellung ist im Hinblick auf die Entwicklung des datenschutzrechtlichen Bewusstseins zu begrüßen, da sie nunmehr unmissverständlich... mehr

1Die Löschung von Dokumenten, die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden, muss durch den Notar persönlich bestätigt werden. 2Dies gilt nicht für die Löschung von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. mehr

Rz. 2 Die Bestimmungen für die Führung der Nebenakten waren in § 22 DONot a.F. geregelt, die Dauer der Aufbewahrungsfrist in § 5 Abs. 4 dritter Spiegelstrich DONot a.F. mehr

Rz. 15 Abs. 4 ordnet die rechtliche Gleichstellung der in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten elektronischen Dokumente mit den in Papierform vorliegenden Original-Dokumenten an, sofern das elektronische Dokument nach Abs. 1 und 2 erstellt wurde und im Elektronischen Urkundenarchiv verwahrt wird. Das elektronische Dokument teilt mithin die Qualität des in Papierform... mehr

Rz. 3 Bislang waren die Aufbewahrungsfristen für notarielle Unterlagen in § 5 Abs. 4 DONot a.F. geregelt. Mit der Umstellung auf die elektronische Registerführung zum 1.1.2022 wurde die Normierung in der NotAktVV unter Vornahme einzelner Anpassungen erforderlich. mehr

Rz. 37 Zitat Nach Nr. 9 verbleibt es für die in der Generalakte verwahrten Dokumente bei der auch bisher bereits geltenden Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren. [14] mehr

Rz. 24 Zitat Die Regelung bezieht sich inhaltlich auf solche beglaubigten Abschriften, die auf Wunsch der Beteiligten im Sinne des § 20 Abs. 1 S. 3 DONot von der Notarin oder dem Notar zurückbehalten wurden. Während solche Abschriften nach dem derzeit geltenden (je nach Land 2000 oder 2001 in Kraft getretenen) § 20 Abs. 1 S. 4 DONot in der Urkundensammlung zu verwahren sind, ... mehr

Rz. 40 Zitat S. 1 verweist für die Aufbewahrungsfrist von Hilfsmitteln im Sinne des § 35 Abs. 2 S. 2 BNotO auf die für die für die betreffenden Unterlagen geltenden Fristen. In der Regel werden Hilfsmittel zu den Nebenakten verwendet, so dass die für diese geltenden Fristen auch für die Hilfsmittel gelten. Die Regelung ist dennoch allgemein gefasst, da auch Hilfsmittel zur Fü... mehr

Rz. 26 Zitat Die Regelungen in [§ 51 Abs. 4] S. 1 und 2 orientieren sich an § 5 Abs. 4 S. 3 DONot. Die dauernde Aufbewahrung der vor dem Jahr 1950 entstandenen Urkunden hat den Hintergrund, dass durch Kriegsereignisse bedingt diese Urkunden an anderen Verwahrstellen teilweise nicht mehr vorhanden sind. Im Falle einer nachträglichen Übertragung in die elektronische Form müssen... mehr

Rz. 1 Die Vorschrift regelt die Frist zur Aufbewahrung der zur Aktenführung verwendeten Hilfsmittel sowie die Übergabe elektronischer Hilfsmittel. Zum Begriff der Hilfsmittel siehe § 40 NotAktVV Rdn 8 ff. Bis zur Einfügung des § 35 Abs. 2 S. 3 BNotO und zum Inkrafttreten der NotAktVV enthielten weder das Gesetz noch die DONot a.F. eine Regelung zur Aufbewahrungsfrist von Hilf... mehr

Rz. 3 Die wesentlichen Regelungen zu den Nebenakten finden sich im 6. Abschnitt der NotAktVV in §§ 40 ff. Die grundsätzliche Regelung für die Mindestaufbewahrungsdauer von sieben Jahren für Nebenakten findet sich in § 50 Abs. 1 Nr. 7 NotAktVV. Für die Altbestände ergibt sich die entsprechende Regelung aus § 51 Abs. 1 Nr. 4 NotAktVV. § 11 Abs. 1 DONot sieht für den Fall der e... mehr

Rz. 5 Für die in Abs. 1 Nr. 1 genannten Verzeichnisse des Notars (Altbestände) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 100 Jahren, die gemäß Abs. 2 Nr. 1 mit dem Kalenderjahr beginnt, in dem die jeweiligen Verzeichnisse geführt (und in der Regel) abgeschlossen wurden. mehr

Rz. 8 Für die in Abs. 1 Nr. 2 genannten Bücher und Verzeichnisse des Notars (Altbestände) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren, die gemäß Abs. 2 Nr. 1 mit dem Kalenderjahr beginnt, in dem die jeweiligen Verzeichnisse geführt (und in der Regel) abgeschlossen wurden. mehr

Rz. 8 Durfte die Elektronisierung gem. Abs. 1 unterbleiben, so ist das Papierdokument unter Nennung der Urkundenverzeichnisnummer in der Sondersammlung zu verwahren. Gemäß Abs. 3 kann zusätzlich eine Abschrift zur Urkundensammlung genommen werden, auf der angegeben werden muss, dass sich die Urschrift in der Sondersammlung befindet. Ohne Übertragung in die elektronische Form... mehr

1Ist die Zuständigkeit für die Verwahrung von Akten und Verzeichnissen auf eine andere Stelle übergegangen, so darf diese die Akten und Verzeichnisse mindestens bis zum Ende des siebten Kalenderjahres aufbewahren, das auf die Übernahme der Verwahrzuständigkeit für diese Akten und Verzeichnisse folgt. 2Satz 1 gilt nicht mehr

Rz. 8 Abs. 1 Nr. 4a) sieht einen Sicherheitsmechanismus gegen die versehentliche Löschung von Dokumenten aus der eUSL vor. Der Löschungsbefehl durch die zuständige Verwahrstelle führt nicht unmittelbar zum Datenverlust, sondern verschiebt gelöschte Inhalte in ein gesperrtes System, in dem die Daten für 150 Tage noch abrufbar sind.[6] In dieser Zeit können sie wiederhergestel... mehr

Rz. 8 Nicht nur der übliche Verlauf der haftungsrechtlichen Inanspruchnahme der Notare kennt bestimmte zeitliche Gesetzlichkeiten, die für eine entsprechende Anordnung bei bestimmten Rechtsgeschäften ausschlaggebend sein kann. Auch die Bedeutung, die aus dem Rechtsgeschäft selbst resultiert kann dafür ausschlaggebend sein. mehr

Rz. 11 Für die in Abs. 1 Nr. 3 genannte Urkundensammlung sowie die Sammlung der Erbverträge des Notars (Altbestände) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 100 Jahren, die gemäß Abs. 2 Nr. 2 mit dem Kalenderjahr beginnt, das auf die Beurkundung folgt. mehr

Rz. 3 Spiegelbildlich zu § 33 Abs. 5 NotAktVV soll die Aushändigung bzw. Löschung einer Verfügung von Todes wegen vor deren Registrierung im Zentralen Testamentsregister auch in der elektronischen Urkundensammlung durch die Aufnahme des Vermerks dokumentiert werden.[4] Der Rückgabevermerk unterliegt dann auch der 100-jährigen Aufbewahrungsfrist. mehr

Rz. 10 Die vorgesehene Mindestfrist für die Aufbewahrung, die für den Regelfall gleichzeitig auch eine Höchstaufbewahrungsdauer festlegt, beträgt sieben Jahre. Aufgrund und infolge des ausgeübten Ermessens ist eine Verlängerung dieser Frist auf bis zu 30 Jahren möglich. Für den Fristbeginn vergleiche oben § 51 NotAktVV Rdn 4 ff. mehr

Rz. 10 Durch die Hinterlegung der Bestätigung im UVZ mit den dort vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen ist das Merkmal der Dauerhaftigkeit automatisch gewährleistet. Für die im Rahmen der Generalausnahme nach Abs. 2 Nr. 3 zu beachtende Dauerhaftigkeit wird diese über die jahrgangsweise vom Notar zu signierende Exportdatei gewährleistet, vgl. § 19 NotAktVV Rdn 1, 11 f. mehr

Rz. 1 Verordnungsermächtigung für § 34 NotAktVV ist § 36 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 BNotO. Eine gesetzliche Regelung der elektronischen Urkundensammlung findet sich in § 55 Abs. 3 Alt. 2 BeurkG. Die Rechtswirkung elektronischer Dokumente ist in § 56 Abs. 3 BeurkG geregelt: Demnach stehen elektronische Dokumente den papierenen, aus denen sie entstanden sind, gleich. Von der Bezeichnun... mehr

(1) 1Für Vorgänge, die die Amtsführung im Allgemeinen betreffen, ist eine Generalakte zu führen. 2Sie enthält insbesondere mehr

Rz. 4 Mit Blick auf unterschiedliche Aktenbestände (papiergebundenen oder elektronisch) innerhalb eines Notariats, bedingt durch die stichtagsbezogene Einführung der elektronischen Registerführung (zum 1.1.2022, aber auch der elektronischen Urkundensammlung zum 1.7.2022) gelten auch unterschiedliche Fristen bzw. Normen bezüglich der Aufbewahrung von Altbeständen, vgl. § 51 N... mehr

Rz. 13 Auch wenn § 35 Abs. 6 S. 3 BNotO keine weiteren Vorgaben enthält, ist davon auszugehen, dass das pflichtgemäße Ermessen der verwahrenden Stelle (vgl. Rdn 9) der Maßstab für eine abermalige Verlängerung zu sein hat. Während Abs. 2 nur die Ausübung des Ermessens voraussetzt und keine Dokumentation verlangt, ist im Fall der abermaligen Verlängerung der Grund (und somit d... mehr

Rz. 2 Grundnorm für die Möglichkeit der Übertragung der Verwahrung von Unterlagen des Notars ist § 51 BNotO. § 51a BNotO in der seit 1.1.2022 gültigen Fassung regelt die Modalitäten der Ablieferung bzw. Vernichtung bei Übergabe von Unterlagen, bei denen die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind,[2] vergleiche auch § 50 NotAktVV Rdn 4 – Teil A III. mehr

Rz. 4 Die Norm sieht nicht ausdrücklich eine Verlängerung der Aufbewahrungsfristen durch individuelle Entscheidung vor, stellt aber faktisch eine Befreiung von der Pflicht zur Vernichtung von Akten und Verzeichnissen für die neue Verwahrstelle dar (Moratorium), denn nach S. 1 dürfen die übergebenen Unterlagen in den Fällen solcher Übertragungen in der Regel für einen Zeitrau... mehr

Rz. 15 Für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis stellt Nr. 2 auf den Beginn des Kalenderjahres, das auf den Abschluss des Verwahrungsgeschäfts folgt, ab, Abs. 2 Nr. 2. Dies ist sachgerecht, weil die im Verwahrungsverzeichnis erfassten Daten in jedem Fall benötigt werden, so lange das Verwahrungsgeschäft noch nicht abgeschlossen ist. Daher soll die zur Löschung führende Auf... mehr

Rz. 4 Die Dokumentationspflicht erstreckt sich auf jeden einzelnen der in den §§ 55, 59 NotAktVV geregelten Berechtigungsvorgänge. Verpflichtend zu dokumentieren sind der jeweilige Zeitpunkt und die jeweils beteiligten Personen und Notarkammern des jeweiligen Berechtigungsvorgangs. Dem Zweck der Dokumentation entsprechend sollte aus den Aufzeichnungen nach S. 1 jeweils hervo... mehr

(1) 1Änderungen und Zusätze, die eine Eintragung im Verwahrungsverzeichnis betreffen, müssen durch den Notar persönlich bestätigt werden. 2Der Inhalt der Änderung oder des Zusatzes und das Datum ihrer Vornahme müssen dauerhaft dokumentiert werden. (2) Absatz 1 gilt nicht für mehr

Rz. 2 Die Vorschrift hat wegen der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen in Urkundensammlung (30 Jahre, § 50 Abs. 1 Nr. 3 NotAktVV) und elektronischer Urkundensammlung (100 Jahre, § 50 Abs. 1 Nr. 5 NotAktVV) besondere Relevanz. Denn sind die 30 Jahre abgelaufen, hängt die Verfügbarkeit der Urkunde allein von der elektronischen Urkundensammlung ab.[2] Daher ist die Löschung ... mehr

Rz. 18 Hinsichtlich der Dokumente, die in der Urkundensammlung, der Erbvertragssammlung, der elektronischen Urkundensammlung, der Sondersammlung und der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrt werden, beginnt gemäß Abs. 2 Nr. 3 die Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren nach Abs. 1 Nr. 3 mit dem Kalenderjahr, das auf die Beurkundung oder die sonstige Amtshandlung folgt. mehr

(1) 1Nach Abschluss jedes Kalenderjahres sind die Eintragungen, die für dieses Kalenderjahr im Urkundenverzeichnis vorgenommen wurden, zeitnah in eine Datei zu exportieren. 2Die Datei ist mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars zu versehen. (2) 1Die in die Datei exportierten Eintragungen sind bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfristen zu speichern... mehr

Rz. 10 Angesichts der Aufbewahrungsfristen[13] wird deutlich, dass öffentliche Urkunden die in ihnen niedergelegten Erklärungen oder Feststellungen über längere Zeiträume vorhalten sollen. Dies war seit jeher Voraussetzung für die Qualität und den Rang der Urkunde als Beweismittel.[14] § 12 DONot führt die eher technischen Aspekte mit den Anforderungen an das zu verwendende ... mehr

Rz. 4 Die Behandlung gemischter Verträge bzw. kombinierte Verträge mit einem erbvertraglichen Teil sowie einem sonstigen Teil gestaltet sich wie folgt: Die amtliche Verwahrung ist gem. § 34 Abs. 2 Hs. 2 BeurkG im Zweifel ausgeschlossen, sodass die Urschrift in der Verwahrung des Notars verbleibt. Der nicht-erbvertragliche Teil müsste gem. § 31 Abs. 1 Nr. 2 NotAktVV in die Urk... mehr

Rz. 7 Hier geht der Normgeber davon aus, dass für eine einzelne konkrete Akte eine entsprechende Verfügung bei deren Archivierung vom Notar ausgesprochen wird. Dies kann und muss im Lichte der weiteren Voraussetzungen insbesondere dann sein, wenn ein berechtigtes Interesse des Notars (Haftungsgefahren) ein berechtigtes Interesse der Beteiligten oder des Rechtsverkehrs anzune... mehr

Rz. 6 Im Lichte des Regelungsziels des § 52 (vgl. oben Rdn 1), welches insbesondere Rücksicht auf die Organisationshoheit des Notars im sachlichen Bereich der Amtsführung nimmt, eröffnet Abs. 2 die Möglichkeit, für einzelne Arten von Rechtsgeschäften oder auch für einzelne Arten von Amtsgeschäften die Regelaufbewahrungsfrist von sieben Jahren zu verlängern. mehr

Rz. 9 Das pflichtgemäße Ermessen ist durch die vorstehend genannten Kriterien des jeweils berechtigten Interesses der genannten Verkehrskreise (Notar, Beteiligte, Rechtsverkehr insgesamt) in seinem Umfang geprägt. So sind beispielsweise pauschale Verfügungen für gesamte Aktenbestände bereits per Definition unzulässig, für eine Vielzahl von Amtsgeschäften möglicherweise auch ... mehr

Rz. 14 Für die in Abs. 1 Nr. 4 genannten Nebenakten des Notars (Altbestände) gilt eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren, die gemäß Abs. 2 Nr. 3 mit dem Kalenderjahr beginnt, welches auf den Abschluss des Amtsgeschäftes folgt, zu dem die Nebenakte angelegt wurde.[5] mehr