Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Rz. 15 Für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis stellt Nr. 2 auf den Beginn des Kalenderjahres, das auf den Abschluss des Verwahrungsgeschäfts folgt, ab, Abs. 2 Nr. 2. Dies ist sachgerecht, weil die im Verwahrungsverzeichnis erfassten Daten in jedem Fall benötigt werden, so lange das Verwahrungsgeschäft noch nicht abgeschlossen ist. Daher soll die zur Löschung führende Auf...mehr

Rz. 4 Die Dokumentationspflicht erstreckt sich auf jeden einzelnen der in den §§ 55, 59 NotAktVV geregelten Berechtigungsvorgänge. Verpflichtend zu dokumentieren sind der jeweilige Zeitpunkt und die jeweils beteiligten Personen und Notarkammern des jeweiligen Berechtigungsvorgangs. Dem Zweck der Dokumentation entsprechend sollte aus den Aufzeichnungen nach S. 1 jeweils hervo...mehr

Rz. 2 Die Vorschrift hat wegen der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen in Urkundensammlung (30 Jahre, § 50 Abs. 1 Nr. 3 NotAktVV) und elektronischer Urkundensammlung (100 Jahre, § 50 Abs. 1 Nr. 5 NotAktVV) besondere Relevanz. Denn sind die 30 Jahre abgelaufen, hängt die Verfügbarkeit der Urkunde allein von der elektronischen Urkundensammlung ab.[2] Daher ist die Löschung ...mehr

Rz. 18 Hinsichtlich der Dokumente, die in der Urkundensammlung, der Erbvertragssammlung, der elektronischen Urkundensammlung, der Sondersammlung und der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrt werden, beginnt gemäß Abs. 2 Nr. 3 die Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren nach Abs. 1 Nr. 3 mit dem Kalenderjahr, das auf die Beurkundung oder die sonstige Amtshandlung folgt.mehr

(1) 1Nach Abschluss jedes Kalenderjahres sind die Eintragungen, die für dieses Kalenderjahr im Urkundenverzeichnis vorgenommen wurden, zeitnah in eine Datei zu exportieren. 2Die Datei ist mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars zu versehen. (2) 1Die in die Datei exportierten Eintragungen sind bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfristen zu speichern...mehr

Rz. 10 Angesichts der Aufbewahrungsfristen[13] wird deutlich, dass öffentliche Urkunden die in ihnen niedergelegten Erklärungen oder Feststellungen über längere Zeiträume vorhalten sollen. Dies war seit jeher Voraussetzung für die Qualität und den Rang der Urkunde als Beweismittel.[14] § 12 DONot führt die eher technischen Aspekte mit den Anforderungen an das zu verwendende ...mehr

Rz. 4 Die Behandlung gemischter Verträge bzw. kombinierte Verträge mit einem erbvertraglichen Teil sowie einem sonstigen Teil gestaltet sich wie folgt: Die amtliche Verwahrung ist gem. § 34 Abs. 2 Hs. 2 BeurkG im Zweifel ausgeschlossen, sodass die Urschrift in der Verwahrung des Notars verbleibt. Der nicht-erbvertragliche Teil müsste gem. § 31 Abs. 1 Nr. 2 NotAktVV in die Urk...mehr

Rz. 7 Hier geht der Normgeber davon aus, dass für eine einzelne konkrete Akte eine entsprechende Verfügung bei deren Archivierung vom Notar ausgesprochen wird. Dies kann und muss im Lichte der weiteren Voraussetzungen insbesondere dann sein, wenn ein berechtigtes Interesse des Notars (Haftungsgefahren) ein berechtigtes Interesse der Beteiligten oder des Rechtsverkehrs anzune...mehr

Rz. 6 Im Lichte des Regelungsziels des § 52 (vgl. oben Rdn 1), welches insbesondere Rücksicht auf die Organisationshoheit des Notars im sachlichen Bereich der Amtsführung nimmt, eröffnet Abs. 2 die Möglichkeit, für einzelne Arten von Rechtsgeschäften oder auch für einzelne Arten von Amtsgeschäften die Regelaufbewahrungsfrist von sieben Jahren zu verlängern.mehr

Rz. 9 Das pflichtgemäße Ermessen ist durch die vorstehend genannten Kriterien des jeweils berechtigten Interesses der genannten Verkehrskreise (Notar, Beteiligte, Rechtsverkehr insgesamt) in seinem Umfang geprägt. So sind beispielsweise pauschale Verfügungen für gesamte Aktenbestände bereits per Definition unzulässig, für eine Vielzahl von Amtsgeschäften möglicherweise auch ...mehr

Rz. 14 Für die in Abs. 1 Nr. 4 genannten Nebenakten des Notars (Altbestände) gilt eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren, die gemäß Abs. 2 Nr. 3 mit dem Kalenderjahr beginnt, welches auf den Abschluss des Amtsgeschäftes folgt, zu dem die Nebenakte angelegt wurde.[5]mehr

Rz. 14 In Abs. 4 ist festgelegt, dass die Daten über Vornahme von Änderungen und Löschungen gem. Abs. 1 Nr. 3 und Nr. 4 ebenso lange zu speichern sind, wie die eigentliche Eintragung einer Aufbewahrungsfrist/Speicherfrist unterliegt. Dies wiederum dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit (vgl. oben Rdn 8). Für nicht verpflichtende Verzeichnisinhalte können Ausnahmen vor...mehr

Rz. 5 Wie oben unter Rdn 1 ausgeführt, haben die Fristen unterschiedliche Wirkungsweisen im Ordnungsgefüge des Notariats. Sie stellen zum einen sicher, dass die Verfügbarkeit[3] der entsprechenden Unterlagen bzw. Dateien für eine bestimmte Zeit gewährleistet ist, sie verpflichten den Notar andererseits auch, nach Ablauf der Fristen die entsprechenden Dokumente unter Beachtun...mehr

Rz. 17 Für die in Abs. 1 Nr. 5 genannten Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste des Notars (Altbestände) gilt eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren, die gemäß Abs. 2 Nr. 4 mit dem Kalenderjahr beginnt, welches auf die Amtshandlung folgt.mehr

(1) 1Durch den Notar persönlich bestätigt werden müssen 2Der Inhalt von Änderungen oder Zusätzen und das Datum ihrer Vornahme müssen dauerhaft dokumentiert werden. (2) Einer persönlichen Bestätigung nach Absatz 1 be...mehr

Rz. 1 Nach § 55 Abs. 1 BeurkG, § 1 Nr. 1 NotAktVV hat der Notar ein elektronisches Verzeichnis über Beurkundungen und sonstige Amtshandlungen zu führen, das sog. Urkundenverzeichnis. Das Urkundenverzeichnis ist mit Wirkung vom 1.1.2022 [1] als einheitliches Verzeichnis an die Stelle der bislang in Papierform geführten Urkundenrolle, des dazu gehörenden Namensverzeichnisses un...mehr

Rz. 9 Die Abs. 2 und 4 stellen schließlich klar, dass nach dem bisherigen Recht erforderliche, nach der Neufassung so aber nicht mehr zu führende Unterlagen für Alturkunden weiter verwahrt werden müssen. Eine obligatorische Überführung in das neue System ist ausdrücklich nicht vorgesehen. Dies macht Sinn: denn nur, wenn der Notar Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis und Nam...mehr

Rz. 20 Für die in Abs. 1 Nr. 6 genannten Generalakten des Notars (Altbestände) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren, die gemäß Abs. 2 Nr. 5 mit dem Kalenderjahr beginnt, das auf das Erlöschen des Amtes des Notars oder die Verlegung seines Amtssitzes in einen anderen Amtsgerichtsbezirk folgt.mehr

Rz. 8 Gemäß Abs. 2 S. 2 hat die Speicherung im elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, wenn eine besondere Funktion durch die Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde vorgesehen ist. Dies ist für Jahresabschlüsse seit dem Jahr 2025 der Fall. Bis dato war eine lokale Speicherung im IT-System des Notars erforderlich, was auf jeden Fall als zusätzliche Möglichkeit auch we...mehr

Rz. 1 § 44 BeurkG überträgt frühere landesrechtliche Bestimmungen (z.B. Art. 63 PrFGG, Art. 72 HessFGG, Art. 56 NiedersFGG, § 73 BadFGV) ins Bundesrecht, ohne ihren rein ordnungsrechtlichen Charakter zu ändern. Die Norm findet ihre Entsprechung und Präzisierung in §§ 12 und 14 DONot, vgl. die dortige Kommentierung.[1] Zudem findet sich in § 3 NotAktVV[2] der allgemeine Hinwe...mehr

Rz. 10 Die Gegenmeinung betont demgegenüber, dass weder der Entstehungsgeschichte noch dem Wortlaut der Richtlinienempfehlung zu entnehmen ist, dass eine abschließende Regelung geschaffen werden sollte, die jedes Tätigwerden der Justizverwaltungen verbietet.[26] Insbesondere wird auf Folgendes verwiesen:mehr

Gesetzestext (1) Der Notar führt ein elektronisches Verzeichnis über Beurkundungen und sonstige Amtshandlungen (Urkundenverzeichnis). (2) Das Urkundenverzeichnis und die elektronische Urkundensammlung sind vom Notar im Elektronischen Urkundenarchiv (§ 78h der Bundesnotarordnung) zu führen. (3) Die im Urkundenverzeichnis registrierten Urkunden verwahrt der Notar in einer Urkun...mehr

Rz. 2 Gemäß Abs. 1 ist, wenn der Erbvertrag aus der Erbvertragssammlung zurückgegeben wird, stattdessen ein Vermerk zur Erbvertragssammlung zu nehmen. Zudem muss der Notar die Rückgabe gem. § 34a Abs. 2 BeurkG ans Zentrale Testamentsregister melden und die neue Registrierungsbestätigung gem. § 31 Abs. 1 Nr. 1b NotAktVV zur Urkundensammlung nehmen.[3] Der den Notar treffenden...mehr

Rz. 10 Die zunehmende Bedeutung der elektronischen Datenverarbeitung im Notariat wurde bei der grundlegenden Novelle 2000/2001 zwar durchaus erkannt.[14] Dennoch hatte man sich zunächst bewusst nicht vom Grundsatz der "papiergebundenen Bücherführung" getrennt.[15] Die DONot folgte auch nach der Novelle 2000/2001 dem Grundsatz, dass die Führung der Bücher und Verzeichnisse au...mehr

Rz. 3 S. 1 regelt nur die Ordnung innerhalb einer Nebenakte (Einzelakte oder Sammelakte). Zu den Anforderungen an die Ordnung der Nebenakten untereinander und deren geordnete Aufbewahrung siehe § 40 NotAktVV Rdn 26 ff. Rz. 4 Zweckmäßig ist neben der äußeren Beschriftung (mit einem Aktenzeichen und einer Kurzbezeichnung) ein Aktendeckblatt, aus dem sich nähere Angaben ergeben ...mehr

Rz. 5 Durch das Gesetz zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen usw. vom 1.6.2017[3] wurde die Zuständigkeit zur Aufbewahrung, wenn das Amt eines Notars erloschen ist oder sich aufgrund der Verlegung seines Amtssitzes sein Amtsbereich ändert, neu geregelt. Die einschlägigen Regelungen der BNotO wurden dahin geändert, dass an die Stelle des Amtsgerichts grds. d...mehr

Rz. 20 Gemäß § 39a Abs. 1 S. 4 BeurkG i.V.m. § 13a Abs. 4 S. 1 und 2 BeurkG soll die Signatur "auf einem Zertifikat beruhen, das auf Dauer prüfbar ist". Bereits aus der Ausgestaltung der Norm als Soll-Vorschrift ergibt sich, dass die dauerhafte Prüfbarkeit keine Wirksamkeitsvoraussetzung für einfache elektronische Zeugnisse i.S.d. § 39a BeurkG ist.[24] Welche Anforderungen h...mehr

Rz. 3 Abs. 1 definiert die Anforderungen, die an das Ergebnis des Medientransfers zu stellen sind. Nach S. 1 soll der Prozess der Übertragung technisch so gestaltet werden, dass die Darstellung des elektronischen Dokuments auf dem Wiedergabemedium inhaltlich und bildlich mit dem die Grundlage des Medientransfers bildenden und in Papierform vorhandenen Dokument übereinstimmt....mehr

Rz. 9 Da elektronische Nebenakten nicht verkörpert sind, sind sie einer chronologischen oder sonstigen physischen Ordnung nicht in gleicher Weise zugänglich wie Papierakten (§ 42 NotAktVV Rdn 4 ff.), so dass zwischen elektronischen Aktenbestandteilen auf andere Weise ein logischer Zusammenhang hergestellt werden muss, der eine innere Struktur und Ordnung der Akte erkennen lä...mehr

Rz. 4 Abs. 1, Abs. 2 ergänzen § 3 NotAktVV. Nach dessen Abs. 1 sind Urkunden so herzustellen, dass sie gut lesbar, dauerhaft und fälschungssicher sind.[4] Die Anforderungen gelten für die Niederschrift und grundsätzlich auch für die der Urkunde beigefügten Anlagen.[5] Vor allem bei Anlagen ergeben sich jedoch in der Praxis Einschränkungen. So ist dem Notar nicht zuzumuten, d...mehr

Rz. 6 Abs. 2 regelt die Ersetzung der elektronischen Fassung der Urschrift, falls diese ganz oder teilweise zerstört worden sein sollte. Die Regelung bezieht sich auf die nach § 56 BeurkG erstellten elektronischen Fassungen der Urschrift. Da der Notar gem. § 55 Abs. 3 BeurkG die im Urkundenverzeichnis registrierten Urkunden auch in einer elektronischen Urkundensammlung verwa...mehr

Rz. 1 § 45 Abs. 1 BeurkG a.F. wurde durch das 3. Gesetz zur Änderung der BNotO eingefügt. Vor der Novellierung war der Grundsatz der Urkundenverwahrung wortgleich in § 25 Abs. 1 BNotO a.F. geregelt. Die Regelung des § 25 Abs. 2 BNotO a.F., die die Verwahrung von Erbverträgen bei Ausschluss der besonderen amtlichen Verwahrung betraf, wurde in § 34 Abs. 3 BeurkG überführt (sie...mehr

Rz. 6 Da die Speicherung der Daten im UVZ bei der Urkundenarchivbehörde erfolgt und die NSW insoweit nur ein Hilfsmittel bei der Vorbereitung der erforderlichen Exportdaten darstellt, liegt es nahe, dass diese Exportfunktion auch von der Urkundenarchivbehörde im Programm XNP bereitgestellt wird. Diese Funktion steht für Jahresabschlüsse ab dem Jahr 2025 für das Urkundenverze...mehr

Rz. 1 Abs. 1 entspricht im Wortlaut § 26 Abs. 2 DONot a.F., an dem lediglich redaktionelle Anpassungen vorgenommen wurden. § 26 Abs. 1 DONot a.F., der die besondere Sorgfaltspflicht der Notare bei der Feststellung der Beteiligten wiederholte, wurde nicht übernommen, da ein über § 10, § 40 Abs. 4 BeurkG hinausgehender Regelungsgehalt nicht ersichtlich gewesen sei.[1] Abs. 2 wu...mehr

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Rn. 6 Stand: EL 49 – ET: 06/2026 Die Anordnung zur Vorlage der Handelsbücher nach § 258 kann lediglich greifen, sofern die betroffenen Prozessparteien zur Führung und Aufbewahrung von Handelsbüchern verpflichtet sind. Mithin muss es sich um einen Kaufmann i. S. d. §§ 1ff. handeln (vgl. HdR-E, HGB § 238, Rn. 4). Im Falle eines Insolvenzverfahrens sind bezüglich der Insolvenzma...mehr

Die innerstaatlichen rechtlichen Bestimmungen zu Steuern und Buchhaltung sind in der Gesetzessammlung der Slowakischen Republik veröffentlicht und die Richtlinien dazu sind im Finanzanzeiger (Amtsblatt des Ministeriums der Finanzen der Slowakischen Republik) veröffentlicht. Elektronisch sind sie auf den Websites http://http://www.zbierka.sk, http://www.zbierka.sk/section/32/...mehr

Rz. 60 Die Vorschrift des § 14 Abs. 3 UStG in der ab dem 1.1.2025 geltenden Fassung des Wachstumschancengesetzes v. 27.3.2024[1] hat einerseits die zuvor wortlautidentische Regelung über die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft der Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhaltes und ihre Lesbarkeit aus § 14 Abs. 1 S. 2 bis 6 UStG in § 14 Abs. 3 S. 1 bis 5 UStG unverändert üb...mehr

Ebenso sind die Aufbewahrungsfristen zu prüfen. Berichte nach Art. 9 ETRL folgen verschiedenen Zyklen; die Aufbewahrung der zugrunde liegenden Datenbestände muss diesen Zyklus abdecken. Ein Standard-Löschkonzept, das Gehaltsdaten nach 10 Jahren steuerlicher Frist gelöscht werden müssen, greift hier ohne Anpassung nicht mehr. Auch hier gilt: Die Gesamtsystematik im Datenschut...mehr

Rz. 1 Die Zwischenberichterstattung ist ein eigenständiges Instrument der Rechnungslegung,[1] die aufgrund gesetzlicher, vertraglicher Verpflichtung oder auch freiwillig erfolgen kann. Innerhalb der Zwischenberichterstattung werden von einem Unternehmen über eine kürzere Periode als dem Geschäftsjahr an die jeweiligen Adressaten quantitative und qualitative Informationen in ...mehr

Das litauische Recht sieht vor, dass bei einer Kontrolle Unterlagen vorgelegt werden müssen: Daten des deutschen Unternehmens Daten des litauischen Unternehmens Daten der Arbeitnehmer Angaben zum Einsatzort und der Dauer der Tätigkeit Nachweise der A1-Bescheinigung.mehr

Grundsätzlich muss jeder Arbeitnehmer, der in Italien vorübergehend beschäftigt ist, über das Portal "cliclavoro" online gemeldet werden. Die Meldung muss spätestens am Tag vor der Einreise übermittelt werden. Hierbei handelt es sich um die Seite des italienischen Arbeits- und Sozialministeriums. Im Rahmen der Meldung müssen unter anderem Angaben zum Arbeitgeber, Arbeitnehmer ...mehr

Erbringt der Unternehmer seine Leistung an einen Nichtunternehmer, ist er nicht verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine ordnungsgemäße Rechnung oder einen Mietvertrag auszustellen, der den Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG entspricht. Praxis-Tipp Rechnung an Nichtunternehmer nicht zwingend Bei Vermietungsleistungen liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung auch keine "Leis...mehr

Der leistende Unternehmer ist berechtigt, dem Leistungsempfänger eine Rechnung erteilen[1], in bestimmten Fällen muss eine Rechnung – seit dem 1.1.2025 regelmäßig als Rechnung in einem strukturierten elektronischem Format, soweit die Leistung an einen inländischen Unternehmer ausgeführt wird – ausgestellt werden.[2] Der leistende Unternehmer ist verpflichtet, innerhalb von 6...mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt...mehr