Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Wird das alte Kassensystem gegen ein moderneres System ausgetauscht, so muss der Unternehmer um den unmittelbaren Datenzugriff ("Z 1-Zugriff") zu gewährleisten, von Rechts wegen auch die alte Hardware weiter vorhalten. Um dies zu umgehen, kann er stattdessen den Kassenaufsteller mit der Auslesung der Daten beauftragen. Hierzu gehören neben den Kassenjournaldaten die Tagesabs...mehr

Fast jede Kasse verfügt über eine Trainingsfunktion. Um neues Personal einzulernen oder um komplizierte Kassenmanöver zu üben, ist diese Funktion unerlässlich. Praxis-Beispiel Separieren Beim Separieren kann das spätere eigenmächtige Umsetzen der Gäste an andere Tische, für die anderes Bedienpersonal zuständig ist, digital nachvollzogen werden. Solche Situationen entstehen mei...mehr

Auch wenn im Einzelfall ein Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters (§ 13 Abs. 4 BOStB)[1] an Unterlagen des Mandanten begründet scheint (wegen offener Honorarforderungen),[2] sollte unter Haftungsgesichtspunkten davon kein Gebrauch gemacht werden. Es besteht zugunsten des Mandanten eine umfassende (nachvertragliche) Schadensminderungspflicht seitens des Steuerberaters. Spä...mehr

Rz. 114 Wie bei der Verletzung der Aufzeichnungspflicht ist das Finanzamt auch bei der Verletzung der Aufbewahrungsfrist dem Grunde nach zur Schätzung nach § 162 Abs. 1 und 2 AO berechtigt.[1] Rz. 115 Die Regelungen der Aufbewahrungspflichten des § 147 AO gelten auch bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG.[2] Die in § 147 Abs. 1 Nrn. 1 und 4a AO genannten Unterlagen sin...mehr

Rz. 39 Es ist erforderlich, dass die Träger der Rentenversicherung und die BA die Prüfung trotz des Einsatzes von EDV-Anlagen nachvollziehen können. Deshalb haben die Einzugsstellen und die "anderen Stellen" i. S. d. Abs. 4 alle für die Prüfung erforderlichen Unterlagen – außer den nach Abs. 1 Satz 3 bei der DRV Bund gespeicherten Daten – bis zur nächsten Einzugsstellenprüfu...mehr

Die GuV ist als Teil der Jahresabschlussunterlagen 10 Jahre aufzubewahren.[1] Die Aufbewahrungspflicht läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.[2] An dieser Regelung zu den Aufbewahrungsfristen hat sich durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz[3] nichts geändert.mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält;[1] die Echtheit der H...mehr

Erbringt ein Unternehmen steuerpflichtige Leistungen an einen anderen Unternehmer, kann dieser für die Abschlagszahlungen die Ausstellung einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis verlangen. Die Abschlagsrechnungen sind hinsichtlich des gesonderten Umsatzsteuerausweises wie normale Rechnungen auszustellen. Wichtig hierbei: Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, dass ...mehr

Weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer im Besitz einer Rechnung ist.[1] Dabei muss der Unternehmer grundsätzlich im Besitz der Originalrechnung sein.[2] Sofern eine solche Rechnung durch Verlust oder Vernichtung nicht mehr vorhanden ist, kann der Nachweis, dass eine Rechnung ausgestellt wurde, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln g...mehr

Die Anordnung einer Betreuung bedeutet nicht die Entmündigung oder Entrechtung des Betroffenen. Die betreute Person bleibt weiterhin geschäftsfähig. Eine Betreuung darf nicht länger als notwendig dauern. Dementsprechend wird in die gerichtliche Entscheidung ein festes Datum für eine Überprüfung der Betreuung und ihrer weiteren Notwendigkeit aufgenommen. Nach spätestens 5 Jahr...mehr

Voraussetzungen E-Rechnungen müssen so archiviert werden, dass ihre Authentizität, Unversehrtheit und Lesbarkeit während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind. Das heißt: Unveränderlichkeit: Die elektronischen Daten dürfen nach der Archivierung nicht unbemerkt geändert werden können. Jede Änderung – sofern überhaupt zulässig – muss protokolliert werde...mehr

Ross/Drögemüller, Rückstellungspflicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen?, WPg 2003, 223; Marx/Berg, Rückstellungen für Dokumentationsverpflichtungen nach HGB, IFRS und EStG, DB 2006, 169. Verwaltungsanweisungen: FinMin Berlin v 13.09.2006, III A – S 2175–1/06, DStR 2007, 156 (Geschäftsunterlagen: Rückstellung für die Aufbewahrung); OFD Magdeburg v 21.09.2006, S 2137–41...mehr

Rn. 146 Stand: EL 180 – ET: 04/2025 Gem § 50 Abs 4 EStDV kann, sofern die weiteren Voraussetzungen des § 50 Abs 4 S 1 Nr 1 Buchst a und b EStDV gegeben sind, bei (Geld-)Zuwendungen zur Hilfe in Katastrophenfällen oder in Fällen von geringer Bedeutung (ab dem VZ 2021 bis zu EUR 300 (in den VZ 2007–20120: EUR 200; die Vorschrift wurde durch Art 6 Nr 1 JStG 2020 mWv 01.01.2021 geä...mehr

Rz. 74 Sofern sich aus dem USt-Recht keine besonderen Regelungen ergeben (Rz. 74a), finden sich die genauen Aufbewahrungsfristen über 10, 8 bzw. 6 Jahre in § 147 AO. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht worden ist oder die Geschäftspapiere oder sonstigen Unterlagen entstanden sind.[1] Mit Ablauf der zehn-, ach...mehr

Für Not- bzw. Ersatzbelege als Buchungsbeleg galt bisher eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.[1] Für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) wurden die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 Jahre verkürzt.[2] Diese Änderung gilt auch für Eigenbelege und Ersatz- bzw. Notbelege, da es sich um Buchungsbelege handelt. Die Verkürzung der Aufbewahrungs...mehr

Rz. 1 Einerseits ist § 22 UStG eine sehr umfangreiche Vorschrift, andererseits weitestgehend unbekannt. Zwar wird vorgeschrieben, dass jeder Unternehmer nach § 22 Abs. 1 UStG verpflichtet ist, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen, jedoch erfüllen die meisten Unternehmer diese Vorgabe bereits aufgrund anderer Rechtsvorschrif...mehr

Die allgemeinen Grundsätze, die für buchführungspflichtige Unternehmer gelten, ergeben sich aus §§ 238–263 HGB (Handelsgesetzbuch). Danach muss die Buchführung kaufmännisch ausgestaltet sein. Ein bestimmtes System ist nicht erforderlich und wird auch nicht vorgeschrieben. Der Kaufmann ist verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens ersichtli...mehr

Rz. 29 Die Bestimmungen des § 22 UStG stehen mit den Vorgaben der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie in Einklang. So bestimmt Art. 242 MwStSystRL, dass jeder Steuerpflichtige Aufzeichnungen zu führen hat, die so ausführlich sind, dass sie die Anwendung der Mehrwertsteuer und ihre Kontrolle durch die Steuerverwaltung ermöglichen. Die gesetzlichen Vorschriften des § 22 UStG beweg...mehr

Rz. 142 Das UStG enthält keine Verpflichtung, die Entgelte für im Ausland bewirkte Lieferungen oder sonstige Leistungen aufzuzeichnen. Diese ergibt sich jedoch aus dem Sinn und Zweck des § 22 UStG, der die Grundlagen der Steuerberechnung transparent machen soll. Aus den Aufzeichnungen muss erkennbar sein, wie der Unternehmer seine Leistungen umsatzsteuerrechtlich gewürdigt u...mehr

Beispiel einer unwirksamen Klausel im Verwaltervertrag "Die Hausverwaltung ist berechtigt, alle Verwaltungsunterlagen aus laufender Verwaltung (wie Kontoauszüge, Belege und bedingte Teile von Korrespondenz) nach Ablauf von 5 Kalenderjahren datenschutzsicher zu vernichten." Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die Dauer der Aufbewahrungspflicht von Belegen und B...mehr

Rz. 174d Gem. des mit dem durch das JStG 2022[1] mWv 1.1.2024 eingeführten § 22g Abs. 6 UStG (Rz. 17) hat der Zahlungsdienstleister die Aufzeichnungen i. S. d. § 22g Abs. 1 S. 1 UStG in elektronischer Form für einen Zeitraum von drei Kalenderjahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Zahlung ausgeführt wurde, aufzubewahren. Rz. 174e Tatsächlich gibt es auch zu dieser "...mehr

Rz. 120 Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG wird verwirklicht, wenn in den in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG genannten Fällen, auch i. V. m. S. 4 dieser Regelung, ein dort bezeichnetes Doppel oder eine dort bezeichnete Rechnung nicht oder nicht mindestens 8 Jahre aufbewahrt wird.[1] Die diesen Tatbestand ausfüllende Vorschrift des § 14b Abs. 1 UStG hat folgenden Wor...mehr

Rz. 130 Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 3 UStG wird verwirklicht, wenn ein bestimmter Empfänger einer Leistung entgegen § 14b Abs. 1 S. 5 UStG eine dort bezeichnete Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. Diese Regelung hat folgenden Wortlaut: Zitat 5 In den Fällen des § 14 Abs...mehr

Die Einzelsteuergesetze enthalten ferner eine Vielzahl von Vorschriften, die bestimmte Institutionen (sog. "mitteilungspflichtige Stellen" i.S.v. § 93c AO) verpflichten, ihnen vorliegende, besteuerungsrelevante Daten anderer Steuerpflichtiger elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln (sog. "eDaten"). Die mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens v...mehr

Die Rechnungen sind innerhalb des Gebietes der Europäischen Gemeinschaft aufzubewahren. Jeder Steuerpflichtige muss Auskunft geben darüber, wo genau er seine Rechnungen (und sonstigen Dokumente) aufbewahrt. Diese Vorschrift ist immer anzuwenden (für elektronische Rechnungen und solche in Papierform gleichermaßen, ob sie im Inland oder einem anderen Mitgliedstaat aufbewahrt w...mehr

In § 147 AO ist geregelt, welche Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen beachtet werden müssen. Wird die elektronische Buchführung in eine Cloud ausgelagert, sind insbesondere die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 2 AO, die Verpflichtung zur Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen nach § 147 Abs. 5 AO und die Ermöglichung des Datenzugriffs auf d...mehr

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gewährleistet die sachliche Richtigkeit der Buchungen:[1] Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.[2] Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung un...mehr

Auch die Aufbewahrungspflicht gehört zur handels- bzw. steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.[1] Bis auf Handelsbriefe, für die eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht gilt, müssen alle Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sein können, 10 Jahre aufbewahrt werden.[2] Belege für...mehr

Tz. 158 Stand: EL 117 – ET: 03/2025 § 63 Abs 3 AO schreibt vor, dass der Nachw über die den notwendigen Erfordernissen entspr tats Geschäftsführung durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben zu führen ist (s AEAO Nr 1 zu § 63). Für die gGmbH ist dieser Nachweis iR der hr-lichen Buchführungspflicht, die sich auf alle Tätigkeitsbereiche erstreckt, zu erb...mehr

Rz. 174 Seit 1.1.2009 ist über § 2 Abs. 1a die Gruppe der Personen versichert, die nach näherer Maßgabe der Regelung den Freiwilligendienst der Generationen leisten. Das Bestehen der Versicherung nach Abs. 1a ist auch Voraussetzung für den (weiteren) Bezug von Kindergeld (§ 32 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 Buchst. d EStG). Freiwilligendienst leisten nicht nur die Jugendlichen nach dem...mehr

Rz. 12 Der MD darf Sozialdaten erheben und speichern, soweit dies für die Prüfungen, Beratungen und gutachtlichen Stellungnahmen nach §§ 275 bis 275c erforderlich ist (Satz 1). Erhebung und Speicherung der Sozialdaten richten sich nach Art. 4 Nr. 2 der Verordnung (EU) 2016/679. Abs. 4a ist zu beachten. Rz. 12a Sozialdaten können auch einem anderen Medizinischen Dienst übermit...mehr

Aus ihrem Wesen als Informationsmedium über die Beschluss- und somit wesentliche Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft folgt, dass Versammlungsniederschriften zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden müssen.[1] Handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten nicht. Wegen des Unterschriftenerfordernisses des § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG sind sie grundsätzlich im Original au...mehr

Der Verwalter ist verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen zu führen. Nach § 9a Abs. 3 WEG ist Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die GdWE. Die Verwaltungsunterlagen sind Teil des Gemeinschaftsvermögens und daher Eigentum der GdWE und nicht der Wohnungseigentümer in Bruchteilsgemeinschaft – und schon gar nicht des Verwalters.[1] Aufbewahrung und Archivierung Die Verwaltungsun...mehr

Wie im vorstehenden Kapitel ausgeführt, unterliegt der Kaufmann nach HGB der Buchführungspflicht (§§ 238-241a HGB). Wer nach handelsrechtlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist, ist nach § 140 AO ebenso steuerrechtlich buchführungspflichtig oder gemäß den nach § 141 AO geregelten Schwellenwerten. Steuerrechtlich sind dann die Vorschriften der §§ 140-148 AO zu beachten....mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen nach § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV...mehr

Die für die Gefährdungsbeurteilung notwendigen Informationen zum Gefahrstoff erhält der Arbeitgeber aus dem Sicherheitsdatenblatt, weiteren Informationen des Herstellers, der Kennzeichnung, anderen ohne weiteres zugänglichen Quellen. Achtung Aufbewahrungsfrist von Sicherheitsdatenblättern Die Aufbewahrungsfrist von Sicherheitsdatenblättern, die im Zusammenhang mit der Erstellung d...mehr

Aktuell wird im Kontext des Umwelt- und Klimaschutzes das Thema Digitalisierung vielfach diskutiert. Immer mehr Unternehmen führen digitale Lösungen ein, um ein effizienteres und vernetzteres Arbeiten zu ermöglichen, bei dem zudem Ressourcen eingespart werden. Wenn z. B. weniger ausgedruckt wird, werden auch weniger Druckerpatronen und Papier benötigt. Bei der Einführung von...mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Maklers und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Makler zunächst nur die Pflicht, die Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikate zu sammeln und zu archivieren. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von sich aus zu einem bestimmten ...mehr

Die vorerwähnten Unterlagen sind gemäß § 14 MaBV 5 Jahre in den Geschäftsräumen des Maklers aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist. Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen bleiben hiervon unberührt. Die Unterlagen können in ele...mehr

Auf Grundlage der ermittelten Risikofaktoren hat der Makler betriebsinterne Sicherungsmaßnahmen durchzuführen. Er muss also geeignete Strategien, Kontrollen und Verfahren etablieren, um die Risiken der Geldwäsche zu minimieren und möglichst ganz zu vermeiden. In erster Linie sind hier die Mitarbeiter auf Zuverlässigkeit zu überprüfen und mit Blick auf die Vorgaben des GwG zu...mehr

Rz. 17 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kj., in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (vgl. § 14b Abs. 1 S. 3 1. HS UStG), wobei die Regelungen des § 147 Abs. 3 AO unberührt bleiben sollen (vgl. § 14b Abs. 1 S. 3 2. HS UStG). Da § 14b Abs. 1 S. 1 UStG als lex spezialis gegenüber den Vorschriften der AO die Aufbewahrungsfrist mit acht Jahre...mehr

Rz. 9 Stand: 6/01 – 02/2025 Nach § 14b Abs. 1 S. 1 UStG ist der Unternehmer verpflichtet, ein Doppel der Rechnungen, die er selber oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre) aufzubewahren (Ausgangsrechnungen). Dies gilt auch für vom Unternehmer erhaltene Rechnungen (Eingangsrechnungen) und für vom Leist...mehr

Rz. 13 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung lesbar sein (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Durch das StVereinfG 2011 wurde § 14b Abs. 1 S. 2 UStG neu formuliert und verweist auf § 14 Abs. 3 S. 1 UStG (bis 31.12.2024 § 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Erforderlich ist daher, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Le...mehr

Rz. 18 Stand: 6/01 – 02/2025 Neben den Aufbewahrungspflichten für Fahrzeuglieferer nach § 2a UStG wurde durch das SchwarzArbBekG (Gesetz vom 23.07.2004, BGBl I 2004, 1842) m. W. z. 01.08.2004 erstmals eine Aufbewahrungspflicht auch für "echte" Nichtunternehmer eingeführt. Betroffen sind die Fälle des § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 UStG, in denen der Nichtunternehmer eine steuerpflich...mehr

Gemäß § 257 HGB ist jeder Kaufmann handelsrechtlich verpflichtet, folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren: Handelsbücher Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB Lageberichte Konzernabschlüsse Konzernlageberichte inkl. dazugehöriger Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen Empfangene und abgesandte Handelsbriefe Buchungsbelege im S...mehr

Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen auch im Steuerrecht analoge Pflichten, die für alle buchführenden Steuerpflichtigen gelten. Gemäß § 147 Abs. 1 AO sind zu den bereits in § 257 HGB genannten Unterlagen folgende Dokumente für steuerliche Zwecke aufzubewahren: Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.[1] Sonstige Unte...mehr

Die jährlichen Aufwendungen für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres werden gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.mehr

Um als ordnungsgemäß anerkannt zu werden, müssen Inventur und Inventar insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllen: Nach dem Vollständigkeitsgebot müssen alle Wirtschaftsgüter erfasst werden. Ausnahmen gelten jedoch für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis zu 250 EUR,[1] für geringwertige Wirtschaftsgüter und Poolwirtschaftsgüter,[2] die bereits in einem gesonderten...mehr

Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind folgende Kosten bei der Bildung einer Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nicht zu berücksichtigen: Kosten für die künftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern, da es sich hierbei um Anschaffungs- oder Herstellungskosten künftiger Wirtschaftsjahre handelt,[1] Kosten der Entsorgung der Unterlagen nach ...mehr

Alternativ werden zur Berechnung der Rückstellung die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Dieser Faktor ist das arithmetische Mittel der Jahre 1 bis 10: Die Summe aus 10 und 1 dividiert durch 2 ergibt 5,5 und spiegelt die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer wider. Ausgangspunkt ist hier die Überlegung, dass in jedem Geschäft...mehr