Nachhaltigkeit: Arbeitsrechtliche Herausforderungen / 3.2 Digitalisierung

Aktuell wird im Kontext des Umwelt- und Klimaschutzes das Thema Digitalisierung vielfach diskutiert. Immer mehr Unternehmen führen digitale Lösungen ein, um ein effizienteres und vernetzteres Arbeiten zu ermöglichen, bei dem zudem Ressourcen eingespart werden. Wenn z. B. weniger ausgedruckt wird, werden auch weniger Druckerpatronen und Papier benötigt. Bei der Einführung von digitalen Prozessen spielt neben den vielen positiven Nebeneffekten für den Umwelt- und Klimaschutz aber auch das Thema "Digital Waste" auf lange Sicht eine wichtige Rolle. Auch Speicherkapazitäten kosten Energie, sodass zur Reduktion des Fußabdrucks des Unternehmens auf ein gutes Speicherkonzept und auf energieeffiziente Cloudlösungen geachtet werden kann.

Bei der Umstellung der "analogen Prozesse" auf digitale Prozesse müssen aber gesetzliche Verpflichtungen beachtet werden. Z. B. müssen bei der Einführung der digitalen Personalakte oder digitalen Gehaltsabrechnung handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen oder gesetzliche Schriftformerfordernisse beachtet werden. Insofern kann es sinnvoll sein, neben einer digitalen Personalakte noch eine analoge Rumpfakte zu führen. In diesem Zusammenhang passt auch das BEG IV, welches Erleichterungen im Bereich der Formerfordernisse vorsieht und insbesondere das viel kritisierte Nachweisgesetz von "harten" Schriftformerfordernissen befreit. Es muss aber beachtet werden, dass es für Arbeitgeber in bestimmten Bereichen Ausnahmen von der Textform gibt. Zudem sind bei Einführung dieser digitalen Prozesse immer auch datenschutzrechtliche Berechtigungskonzepte festzulegen. So dürfen auf bestimmte sensible Daten gemäß Art. 9 DSGVO, wie z. B. Gesundheitsdaten, nicht derselbe Personenkreis Zugriff haben, wie auf sonstige personenbezogene Daten. Sollten bei der Einf...