Erbringt ein Unternehmen steuerpflichtige Leistungen an einen anderen Unternehmer, kann dieser für die Abschlagszahlungen die Ausstellung einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis verlangen.
Die Abschlagsrechnungen sind hinsichtlich des gesonderten Umsatzsteuerausweises wie normale Rechnungen auszustellen. Wichtig hierbei: Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt.
Folgende Pflichtangaben gem. § 14 Abs. 4 UStG müssen in einer (Abschlags-)Rechnung enthalten sein:
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Rechnungsdatum,
- eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird,
- Menge und Bezeichnung des gelieferten Gegenstands oder der erbrachten Leistung,
- der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
- das Entgelt, ggf. getrennt nach unterschiedlichen Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen,
- eine eventuell im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- der jeweilige Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung,
- im Fall einer Gutschrift die Angabe "Gutschrift"
- darüber hinaus bei nichtunternehmerischen Leistungsempfängern der Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungsfrist. Bei Verstoß kann ein Ordnungsgeld bis zu 1.000 EUR festgesetzt werden.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die von einem Unternehmen erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer können eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenkombinationen verwendet werden. Auch die Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist zulässig. Eine lückenlose Reihenfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist dabei jedoch nicht zwingend erforderlich.
Rechnungsdatum als Grundlage für die Rechnungsnummer möglich
Für kleinere Unternehmen bietet sich hierbei an, dass Rechnungsdatum als Grundlage für die Rechnungsnummer zu wählen. Dies hat auch den Vorteil, dass der Rechnungsempfänger aus der Rechnungsnummer nicht auf die Anzahl der Rechnungen und damit auf den ungefähren Umsatz schließen kann. Werden an einem Tag, z. B. am Monatsende, mehrere Rechnungen erstellt, so kann das Datum durch eine fortlaufende Nummerierung oder fortlaufende Buchstaben ergänzt werden.
So kann eine Rechnungsnummer aufgebaut werden
Rechnungsstellung am 20.7.2025
1. fortlaufende Nummerierung
20250720001 (Jahr-Monat-Tag-fortlaufende, z. B. dreistellige Nummer, der am Tag ausgestellten Rechnungen)
2. Buchstabenergänzung
20250720A (Jahr-Monat-Tag-fortlaufender Groß- oder Kleinbuchstabe der am Tag ausgestellten Rechnungen)
Ausgangs-, aber auch Eingangsrechnungen sollten immer auf ihre Vollständigkeit und die Richtigkeit der enthaltenden Angaben überprüft werden. Fehlende Pflichtangaben auf einer Eingangsrechnung führen dazu, dass der Leistungsempfänger die in der Rechnung aufgeführte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen kann. In jedem Fall ist eine Rechnungskorrektur mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden.
Weiterhin ist bei Abschlagszahlungen die anschließend korrekte Erstellung der Schlussrechnung zu beachten. Werden hierbei Fehler gemacht – und dies kommt in der Praxis leider immer noch vor –, so müssen ggf. erhöhte Umsatzsteuerbeträge gezahlt, aufwendige Korrekturen durchgeführt und u. U. ein erheblicher Zinsaufwand in Kauf genommen werden.
Um die Problematik zu verdeutlichen, nachfolgend ein Beispiel mit einer falsch ausgestellten Schlussrechnung und den sich daraus ergebenden Problemen.
Falsch ausgestellte Schlussrechnung
Ein Maschinenbauunternehmen fertigt eine Druckmaschine. Der Auftragswert beträgt netto 120.000 EUR. Es werden 2 Abschlagsrechnungen über 50.000 EUR und 40.000 EUR vereinbart.
Abschlagsrechnung 1 am 1.5.01:
| Nettowert |
50.000 EUR |
| + 19 % USt |
9.500 EUR |
| Bruttowert |
59.500 EUR |
Abschlagsrechnung 2 am 1.7.01:
| Nettowert |
40.000 EUR |
| + 19 % USt |
7.600 EUR |
| Bruttowert |
47.600 EUR |
Schlussrechnung am 15.10.01:
| Druckmaschine |
120.000 EUR |
| + 19 % USt |
22.800 EUR |
| Summe |
142.800 EUR |
| – |
erhaltene Akontozahlungen |
107.100 EUR |
| = |
Restforderung |
35.700 EUR |
Die Fehlerhaftigkeit der Schlussrechnung liegt darin begründet, dass die Abschlagszahlungen brutto, d. h. ohne Ausweis der in ihnen enthaltenen Umsatzsteuer, abgesetzt wurden.
Daraus ergibt sich folgende Problematik:
Die Umsatzsteuer entsteht regelmäßig mit Ablauf des Voranmeldezeitraums, in den der Zahlungseingang fällt. Angenommen, der Zahlungseingang liegt immer im gleichen Monat wie die Rechnung, so ist die Umsatzsteuer jeweils zum nächsten Voranmeldetermin fällig. Da in der Schlussrechnung die Umsatzsteuerbeträge aus den Abschlagszahlungen nicht abgesetzt wurden, entsteht aus dieser eine Steuerschuld i. H. v. 22.800 EU...