Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.[1] Die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen des Rechnungswesens ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Es gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 6 Jahren.[2] Die Prüfmitteilungen sind vom Arbeitgeber bis zur näch...mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält; die Echtheit d...mehr

Erbringt ein Unternehmen steuerpflichtige Leistungen an einen anderen Unternehmer, kann dieser für die Abschlagszahlungen die Ausstellung einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis verlangen. Die Abschlagsrechnungen sind hinsichtlich des gesonderten Umsatzsteuerausweises wie normale Rechnungen auszustellen. Wichtig hierbei: Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, dass ...mehr

Problemüberblick Im Fall verlangt ein Wohnungseigentümer Einsicht in die Originale der Verwaltungsunterlagen. Das LG gibt ihm diesen Anspruch. Zu Recht. Originale der Verwaltungsunterlagen Der Einsichtsberechtigte hat das Recht, die Originale der Verwaltungsunterlagen einzusehen. Allerdings ist vorstellbar, dass die Originalbelege nur digital vorliegen. Nach herrschender Meinun...mehr

1 Überblick Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insb. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 210).[1] Rz. 2 Adr...mehr

Rz. 27 Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn oder sechs Jahre. Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, Buchungsbelege. Die Aufbewahrungsfrist von s...mehr

Rz. 30 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kj., in dem die letzte Eintragung in den Büchern, die Erstellung des Inventars, die Versendung bzw. der Erhalt von Handelsbriefen oder Feststellung des Jahresabschlusses oder die Erstellung des Buchungsbelegs erfolgt.[1] Es kommt also nicht auf ein evtl. abweichendes Gj an. Durch diese Regelung verlängert sich die Auf...mehr

Rz. 56 Abs. 4 Satz 2 schreibt für auf Datenträgern geführten Büchern (Rz 39 f.) vor, dass die geführten Handelsbücher während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Rz. 57 Eine gleichlautende Vorschrift enthält § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, der eine Archivierung auf Bild- oder Datenträgern nur dann er...mehr

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Rz. 7 Die Beweismittelvorlagepflicht nach § 258 Abs. 1 HGB beschränkt sich ausschl. auf Handelsbücher eines streitenden Kaufmanns.[1] Diesem Handelsbücherbegriff liegt das gleiche Verständnis wie in den §§ 238, 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB zugrunde. Darunter fallen das Grundbuch, das Hauptbuch und die Nebenbücher (vgl. weiterführend, insb. zur strittigen Klassifizierung von Warenein...mehr

Rz. 16 Trotz der Fülle an Vorgaben in § 257 HGB verbleiben Zweifelsfälle. Unklar ist etwa, wie lange Prüfungsberichte des AP und Vorstands- bzw. Aufsichtsratsprotokolle aufbewahrungspflichtig sind. Stellt man auf ihre Bedeutung für das Verständnis der Geschäftsvorfälle und/oder des Jahresabschlusses ab, so ist eine Aufbewahrung von zehn Jahren nahe liegend.[1] Auch die Aufbe...mehr

Rz. 67 § 238 Abs. 2 HGB schreibt die Zurückbehaltung einer Kopie der abgesandten Handelsbriefe vor. An diese Vorschrift zur Zurückbehaltung knüpfen die Aufbewahrungsfristen des § 257 HGB an (§ 257 Rz 8). Zum Begriff Handelsbrief vgl. § 257 Rz 13. Zum Begriff vollständige Kopie bzw. zur Aufbewahrung auf Datenträgern vgl. § 257 Rz 17 ff.mehr

Rz. 39 Die Buchführung auf Datenträgern ist nach § 239 Abs. 4 HGB zulässig; als Datenträger kommen infrage: Mikrofilm oder andere Bildträger und EDV-Datenträger. Rz. 40 Bei der Mikrofilm-Buchführung erfolgt die Dokumentation der Buchführung nicht in Papierform, sondern auf Mikrofilm; diese Form der Buchführung spielt in der heutigen Praxis keine wesentliche Rolle mehr. Rz. 41 Be...mehr

Rz. 35 Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, können die Unterlagen grds. vernichtet werden, ohne dass hieraus nachteilige Konsequenzen (weder handels- noch steuerrechtlich) resultieren. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf § 257 HGB bzw. § 147 AO. Sofern nach anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrung geboten ist oder die Fristen anders berechnet werden, verbleibt es hi...mehr

Rz. 2 § 261 HGB konstituiert keine Vorlagepflichten für Kaufleute. Die Vorschrift setzt diese voraus (Rz 3). Die Pflichten und Rechte aus § 261 HGB beziehen sich nur auf solche vorzulegenden Unterlagen, die beim Kaufmann ausschl. auf einem Bild- oder Datenträger und nicht in anderer Form, insb. auf Papier, vorliegen. Von den nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahrenden Unterlagen ...mehr

Rz. 14 Der nach § 299 Abs. 2 Satz 2 HGB aufzustellende Zwischenabschluss dient ausschl. als Grundlage für die Aufstellung des Konzernabschlusses. [1] Durch den Zwischenabschluss ist es möglich, für den Zeitraum des Konzern-Gj die Daten des TU mit abweichendem Stichtag des Einzelabschlusses in den Konzernabschluss einzubeziehen. Bei der Aufstellung des Zwischenabschlusses ist ...mehr

Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insb. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 210).[1] Rz. 2 Adressaten von...mehr

Rz. 61 Eine Einschränkung ist nach § 322 Abs. 4 Satz 1 HGB geboten, wenn Einwendungen gegen die Rechnungslegung zu erheben sind und eine Versagung nicht in Betracht kommt. Rz. 62 Ob ein festgestellter Verstoß die Nichtigkeit des Jahresabschlusses bewirken kann, hat grds. keine Auswirkung darauf, ob eine Einschränkung oder eine Versagung vorzunehmen ist. Die notwendigen Schlus...mehr

Rz. 9 Der durch das AReG neu geschaffene § 317 Abs. 3a HGB trug dem Umstand Rechnung, dass ab dem 17.6.2016 für Abschlussprüfungen bei Unt, die kapitalmarktorientiert i. S. v. § 264d, aber keine Kreditinstitute oder VersicherungsUnt sind, die unmittelbar geltende EU-Verordnung für spezifische Anforderungen bei Unt von öffentlichem Interesse[1] anzuwenden war. Die Vorschrift ...mehr

Rz. 193 Abbruchkosten: Für vertragliche Verpflichtungen zum Abbruch von Gebäuden auf fremdem Grund und Boden besteht Rückstellungspflicht.[1] Die Rückstellungsbildung erfolgt als sog. unechte Ansammlungsrückstellung bzw. Verteilungsrückstellung.[2] Für öffentlich-rechtliche Verpflichtungen ist analog zu verfahren, soweit mit einer hinreichenden Wahrscheinlichkeit der Inanspr...mehr

Rz. 174d Gem. des mit dem durch das JStG 2022[1] mWv 1.1.2024 eingeführten § 22g Abs. 6 UStG (Rz. 17) hat der Zahlungsdienstleister die Aufzeichnungen i. S. d. § 22g Abs. 1 S. 1 UStG in elektronischer Form für einen Zeitraum von drei Kalenderjahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Zahlung ausgeführt wurde, aufzubewahren. Rz. 174e Tatsächlich gibt es auch zu dieser "...mehr

Rz. 130 Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 3 UStG wird verwirklicht, wenn ein bestimmter Empfänger einer Leistung entgegen § 14b Abs. 1 S. 5 UStG eine dort bezeichnete Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. Diese Regelung hat folgenden Wortlaut: Zitat 5 In den Fällen des § 14 Abs...mehr

Rz. 200 Das Umsatzsteuerrecht kennt als belegmäßigen Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung nur den Verbringungsnachweis und den Be- oder Verarbeitungsnachweis. Wie die Nachweise im Einzelnen zu führen sind, ist in der UStDV geregelt, und zwar a. die Gelangensvermutung (§ 17a UStDV; Rz. 207ff.), b. der Verbringungsnachweis (§ 17b Abs. 2 und 3 UStDV; Rz. 221), in Beför...mehr

Der schon bestehende Katalog an Ordnungswidrigkeiten wird dahingehend erweitert, dass nun auch ein vorsätzlicher oder leichtfertiger Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht wie auch gegen die Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 1 AO eine Ordnungswidrigkeit darstellt.[1] Dies betrifft einmal die elementaren, für 10 Jahre aufzubewahrenden Unterlagen und Dokumente wie Jahresabschl...mehr

Künftige Aufwendungen aus der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB, § 147 AO) führen zur Rückstellungspflicht. Die Bewertungsvorgaben (künftige Kosten- und Preisverhältnisse, Abzinsung) sind zu beachten.[1] Steuerlich besteht ebenfalls Rückstellungspflicht, allerdings gelten hier andere Bewertungsvorgaben.[2] Praxis-Beispiel[3] Die ...mehr

Rz. 1348 [Autor/Stand] Die Bauabzugsteuer wurde mit dem Gesetz zur Eindämmung illegaler Betätigung im Baugewerbe (EIBE) vom 30.8.2001[2] mit Wirkung zum 1.1.2002 eingeführt und ist in den §§ 48–48d EStG geregelt. Siehe näher dazu § 380 Rz. 29.1 ff. Rz. 1348.1 [Autor/Stand] Ziel des Gesetzes war es, die Schwarzarbeit zu bekämpfen und Steueransprüche des deutschen Fiskus bei Ba...mehr

Die für die Gefährdungsbeurteilung notwendigen Informationen zum Gefahrstoff erhält der Arbeitgeber aus dem Sicherheitsdatenblatt, weiteren Informationen des Herstellers, der Kennzeichnung, anderen ohne weiteres zugänglichen Quellen. Achtung Aufbewahrungsfrist von Sicherheitsdatenblättern Die Aufbewahrungsfrist von Sicherheitsdatenblättern, die im Zusammenhang mit der Erstellung d...mehr

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterung mit den Vertretern der obersten Finanzbehörden der Länder gilt für die Prüfung der Einkunftsabgrenzung zwischen international verbundenen Unternehmen in Bezug auf Ermittlungs- und Mitwirkungspflichten, Berichtigungen sowie auf Verständigungs- und EU-Schiedsverfahren Folgendes: Inhaltsangabemehr

(1) Abweichend von § 32 ist der Verrechnungspreis für die anzunehmende schuldrechtliche Beziehung zwischen der Bau- und Montagebetriebsstätte und dem übrigen Unternehmen nach einer Gewinnaufteilungsmethode zu bestimmen, wennmehr

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterung mit den Vertretern der obersten Finanzbehörden der Länder gilt für die Prüfung der Einkunftsabgrenzung zwischen international verbundenen Unternehmen in Bezug auf Mitwirkungspflichten sowie Schätzung von Besteuerungsgrundlagen und Zuschlägen Folgendes:mehr

Die für die Aufbewahrung von Lohnkonten vorgeschriebene 6-Jahresfrist[1] wird immer dann ausreichend sein, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer bereits während des aktiven Arbeitsverhältnisses bzw. spätestens bis zum Ablauf des 6. Kalen­derjahres eintritt, das auf die zuletzt eingetragene ­Lohnzahlung folgt, und dies eine dauerhafte Versorgungsleistung zur Folge hat...mehr

Rz. 68 Die lebhafte Diskussion in Rechtsprechung und Literatur um die Einsicht in die "Lebensakte" des verwendeten Messgerätes wurde durch das Urteil des Bundesverfassungsgerichts vom 12.11.2020 zumindest auf die wesentlichen Aspekte reduziert. Gem. § 31 MessEG sind nämlich sämtliche Eingriffe am Messgerät mindestens für drei Monate, längstens für fünf Jahre über die Eichfris...mehr

Rz. 9 Messgeräte, die zur amtlichen Überwachung des Straßenverkehrs eingesetzt werden, dürfen nach wie vor nicht ungeeicht verwendet werden. § 25 Abs. 1 Nr. 3 EichG a.F. stellte noch ein explizites Verbot auf, Messgeräte für die amtliche Überwachung des Straßenverkehrs ungeeicht zu verwenden. Hieran hat sich nichts geändert, denn das Verbot soll ausweislich der Gesetzesbegrü...mehr

Rz. 9a Auch wenn die Wartezeit von 15 Jahren für die Altersrenten wegen Arbeitslosigkeit, nach Altersteilzeitarbeit oder für Frauen in die Übergangsbestimmungen (§ 244 Abs. 2) aufgenommen wurde, ist diese Wartezeit auch in § 51 erforderlich. Die Wartezeit von 15 Jahren ist versicherungsrechtliche Voraussetzung für Leistungen zur Teilhabe nach § 11 Abs. 1 Nr. 1. Rz. 10 Für Ver...mehr

Für Not- bzw. Ersatzbelege als Buchungsbeleg gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.[1]mehr

Eine Rechnung kann aus mehreren (Teil-) Dokumenten bestehen. Wichtig ist, dass alle Dokumente in ihrer Gesamtheit alle Pflichtangaben beinhalten. Auch Bestellscheine bzw. Lieferscheine können Teile einer Rechnung sein. Die einzelnen Teildokumente werden über die gemeinsame Rechnungsnummer zusammengeführt, die auf allen Teildokumenten zu vermerken ist. Alle Teildokumente einer...mehr

Wird eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer oder nichtunternehmerischen Bereich eines Unternehmers erbracht, muss dieser die Rechnung 2 Jahre lang aufbewahren[1] , [2]. Der leistende Unternehmer muss in seiner Rechnung einen Hinweis zur Aufbewahrungspflicht anbringen[3]. Vorschlagstext: "Als Pri...mehr

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Tz. 272 Stand: EL 133 – ET: 08/2023 In der gesetzlichen Vorschrift des § 14b UStG (Anhang 5) wird die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen geregelt. Wird diesem Erfordernis nicht Rechnung getragen, kann dies unter Heranziehung der gesetzlichen Bestimmungen des § 26a Abs. 1 UStG (Anhang 5) mit einer Ordnungswidrigkeit (Geldbuße bis zur Höhe von 500 EUR bzw. 5 000 EUR) geahndet ...mehr

Rn. 26 Stand: EL 166 – ET: 08/2023 Die LSt-Anrufungsauskunft wird nur auf Anfrage eines Beteiligten erteilt (BFH vom 22.08.1957, IV 541/56 U, BStBl III 1957, 366). Das Auskunftsbegehren muss eine konkrete formelle oder materiell rechtliche Rechtfrage zum Gegenstand haben, welche sich auf eine lohnsteuerliche Vorschrift bezieht, die für den Steuereinbehalt, die Abführung der LS...mehr

Rz. 1 Der Arbeitnehmer muss jede schriftliche Kündigung, die er nicht akzeptieren will, weil er sie für sozial ungerechtfertigt oder aus anderen Gründen für rechtsunwirksam hält, gem. § 4 KSchG innerhalb von drei Wochen nach Zugang beim ArbG mit der Kündigungsschutzklage angreifen. Allerdings kann der Arbeitnehmer gem. § 6 KSchG bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung ers...mehr

Rz. 439 I.R.d. administrativen Abwicklung betrieblicher Versorgungswerke ist vielfach ein Datentransfer aus dem Unternehmen heraus an dritte Stellen zwingend erforderlich. So sind z.B. Versorgungsverpflichtungen bilanziell zu erfassen, was je nach Durchführungsweg unterschiedliche versicherungsmathematische Bewertungsansätze erfordert. Diese Bilanzwerte sind im Regelfall dur...mehr

Rz. 42 Die Kündigung unter Abwesenden ist dann zugegangen, wenn sie so in den Machtbereich des Kündigungsempfängers gelangt ist, dass bei Annahme gewöhnlicher Verhältnisse mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist (BAG v. 11.11.1992 – 2 AZR 328/92, NJW 1993, 1093 = NZA 1993, 259; BGH v. 7.6.1995, NJW 1995, 2217). Rz. 43 Der Zugang einer schriftlichen Willenserklärung hängt somit v...mehr

Rz. 7 Die beim BZSt als zentralem Verbindungsbüro gespeicherten Daten werden nach Abs. 4 mit Ablauf des 15. Jahres, das dem Jahr der Weiterleitung folgt, gelöscht. Erfolgt eine Änderung einer ursprünglichen Meldung, so verlängert sich damit die Aufbewahrungsfrist für die ursprüngliche Meldung. Die Regelung in Abs. 4 ist mit derjenigen in § 5 Abs. 5 FKAustG identisch. Die Fri...mehr

Rz. 61a Dem Tatbestand des § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO liegt die Erkenntnis zugrunde, dass die nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 oder 4 AO aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen [1] – u. a. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen s...mehr

Rz. 61j § 379 Abs. 1 Nr. 8 AO sanktioniert – ähnlich wie § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO – die nicht vollständige Aufbewahrung oder Nichtaufbewahrung der nach § 147a Abs. 1 S. 1 sowie Abs. 2 S. 1 AO aufzubewahrenden Unterlagen. Es besteht zwar die Möglichkeit, dass auch eine Steuerhinterziehung, hinter die der Bußgeldtatbestand zurücktreten würde, für dieselbe Steuerart und denselben ...mehr

Rz. 47 § 146a AO normiert besondere Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme. Auch wenn die Regelung in die AO bereits durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[1] eingefügt wurde, so ist die Norm doch erst auf Kalenderjahre nach dem 31.12.2019 anzuwenden.[2...mehr

Rz. 136 Wird die Auskunft verweigert oder nur unzureichend erteilt, sollte zügig Klage erhoben werden. Bei allen Risiken des Auskunftsanspruchs birgt jede zeitliche Verzögerung das zusätzliche Risiko einer ungenauen oder gar unmöglichen Information. Hier spielen insbesondere die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen eine Rolle. Wenn z.B. Buchungsunterlagen und Bankbelege n...mehr

Rz. 100 Die Banken haben den Erben umfassend Auskunft über die Kontenbewegungen zu erteilen, so lange sie hierzu in der Lage sind. Die reguläre Aufbewahrungsfrist für Kontenbelege beträgt gem. § 257 Abs. 4 HGB sechs Jahre. Da das Kreditinstitut in aller Regel die Unterlagen über einen längeren Zeitraum (meist über zehn Jahre) aufbewahrt, ist es auch über diesen Zeitraum hina...mehr

Seit 2017 sind nur noch PC-Kassen mit unveränderbarer Speicherung der einmal eingegebenen Daten zulässig. Die erfassten Eingaben sind über Jahre hinweg, entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist[1] im Speicher zu belassen.mehr