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Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabschluss, HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen

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A. Vorbemerkungen – Allgemeines

 

Rn. 1

Stand: EL 46 – ET: 06/2025

 
Aufzubewahrende Unterlage(n)

Aufbewahrungsfrist

(Jahre)		 Aufbewahrungsmedium Übereinstimmung mit Original
Handelsbücher 10 andere Datenträger inhaltlich
Inventare, z. B. offene Posten-Listen, Lagerlisten, Anlagenkarteien 10 andere Datenträger inhaltlich
Eröffnungsbilanz (nur zu Beginn der Geschäftstätigkeit) 10 Original –
JA 10 Original –
EA (i. S. d. § 325 Abs. 2a) 10 Original –
Lageberichte 10 andere Datenträger inhaltlich
KA 10 Original –
Konzernlageberichte 10 andere Datenträger inhaltlich
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, z. B. Kontenpläne, EDV-Verfahrensdokumentationen, Inventurzählzettel 10 andere Datenträger inhaltlich
Empfangene Handelsbriefe, z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Rechnungen, Gutschriften, Verträge, Zahlungsbelege 6 Bildträger bildlich
Abgesandte Handelsbriefe 6 andere Datenträger inhaltlich
Buchungsbelege, auch interne Buchungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Umbuchungslisten, Abschlussbuchungen 8 Bildträger bildlich

Vgl. zu einer detaillierten Auflistung der erforderlichen Aufbewahrungsfristen sowie der zulässigen Aufbewahrungsform für unterschiedliche Unterlagen AWV (2016), S. 70ff.; Beck Bil-Komm. (2024), § 257 HGB, Rn. 10ff., 20ff., 27; Haufe HGB-Komm. (2024), § 257, Rn. 30.

I. Historische Entwicklung

 

Rn. 2

Stand: EL 46 – ET: 06/2025

§ 257 und § 44 HGB 1977 sind bis auf die Passi "Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte", "Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a" sowie die auf zehn bzw. derweil acht Jahre verlängerte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (vgl. auch HdR-E, HGB § 257, Rn. 55) wortgleich.

§ 44 HGB 1898 bestimmte eine für Handelsbücher, Handelskorrespondenz, Inventare und Bilanzen einheitliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Nach dem Zweiten Weltkrieg zeichnete sich...

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Weitere Inhalte finden Sie u.a. in folgendem Produkt Küting, Handbuch der Rechnungslegung - Einzelabschluss (Schäffer-Poeschel)
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  (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:   1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, ...

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