Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabschluss, HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen

A. Vorbemerkungen – Allgemeines

Rn. 1

Stand: EL 46 – ET: 06/2025

Aufzubewahrende Unterlage(n)	Aufbewahrungsfrist (Jahre)	Aufbewahrungsmedium	Übereinstimmung mit Original
Handelsbücher	10	andere Datenträger	inhaltlich
Inventare, z. B. offene Posten-Listen, Lagerlisten, Anlagenkarteien	10	andere Datenträger	inhaltlich
Eröffnungsbilanz (nur zu Beginn der Geschäftstätigkeit)	10	Original	–
JA	10	Original	–
EA (i. S. d. § 325 Abs. 2a)	10	Original	–
Lageberichte	10	andere Datenträger	inhaltlich
KA	10	Original	–
Konzernlageberichte	10	andere Datenträger	inhaltlich
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, z. B. Kontenpläne, EDV-Verfahrensdokumentationen, Inventurzählzettel	10	andere Datenträger	inhaltlich
Empfangene Handelsbriefe, z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Rechnungen, Gutschriften, Verträge, Zahlungsbelege	6	Bildträger	bildlich
Abgesandte Handelsbriefe	6	andere Datenträger	inhaltlich
Buchungsbelege, auch interne Buchungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Umbuchungslisten, Abschlussbuchungen	8	Bildträger	bildlich

Vgl. zu einer detaillierten Auflistung der erforderlichen Aufbewahrungsfristen sowie der zulässigen Aufbewahrungsform für unterschiedliche Unterlagen AWV (2016), S. 70ff.; Beck Bil-Komm. (2024), § 257 HGB, Rn. 10ff., 20ff., 27; Haufe HGB-Komm. (2024), § 257, Rn. 30.

I. Historische Entwicklung

Rn. 2

Stand: EL 46 – ET: 06/2025

§ 257 und § 44 HGB 1977 sind bis auf die Passi "Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte", "Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a" sowie die auf zehn bzw. derweil acht Jahre verlängerte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (vgl. auch HdR-E, HGB § 257, Rn. 55) wortgleich.

§ 44 HGB 1898 bestimmte eine für Handelsbücher, Handelskorrespondenz, Inventare und Bilanzen einheitliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Nach dem Zweiten Weltkrieg zeichnete sich...

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