Digitalisierung in der Unternehmenspraxis / 1 Digitalisierung in der Betriebsprüfung

Mit Einführung der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) im Jahr 2002 erhielt die Finanzverwaltung erstmals das Recht, direkt auf die elektronischen Daten der Unternehmen zuzugreifen. Aktuell gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in der Fassung des BMF-Schreibens vom 28.11.2019 als maßgeblicher Ordnungsrahmen für die Speicherung steuerrelevanter Daten und den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung. Der Betriebsprüfer hat das Recht, die Herausgabe der steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen, um sie in seinem Prüfprogramm auszuwerten, oder das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zu nutzen. Während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein, dass die steuerrelevanten Daten jederzeit verfügbar, direkt lesbar und maschinell auswertbar sind.

Die Daten müssen aber nicht im ursprünglich benutzten System vorrätig gehalten werden. Sie dürfen in ein Archivierungssystem ausgelagert werden. Die Aufbewahrung der Daten in gedruckter Form ist nicht mehr erforderlich.

Der Prüfer darf nur auf Daten zugreifen, die für die Besteuerung relevant sind. Das sind Daten aus den Bereichen Finanzbuchführung, Anlagenbuchführung und Lohnbuchführung. Andere Daten sind dann steuerrelevant, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Wenn sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, müssen sie vom Steuerpflichtigen für den Datenzugriff des Steuerprüfers vorgehalten werden. Das können z. B. Daten der Waren- und Materialwirtschaft sein, soweit sie für die Bewertung des Vorratsbestands von Bedeutung sind. Auch Bereiche der Kostenrechnun...