Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist

Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichten. Eine genaue Kenntnis der Aufbewahrungsfristen und deren Berechnung ist deshalb unerlässlich.

Die Aufbewahrungsfristen laut Handelsrecht sollen in erster Linie sicherstellen, dass die Unterlagen in einem evtl. Zivilprozess bzw. in einer zivilrechtlichen Auseinandersetzung vorgelegt werden können. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, die aus praktischen Gründen den handelsrechtlichen weitgehend angepasst sind, dienen dem Finanzamt, speziell der Betriebsprüfung, die oft erst mehrere Jahre nach dem Besteuerungszeitraum beginnt.

Arbeitgeber müssen sowohl im Arbeits- als auch im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufbewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen.

Nichtunternehmer sind gesetzlich verpflichtet, Handwerkerrechnungen und Kontoauszüge für Werkleistungen, Wartungs- oder Reparaturarbeiten an einer Immobilie oder einem Grundstück mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten betreffen ausschließlich Kaufleute und sind in den §§ 257, 261 HGB geregelt.

Weitere Regelungen zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen sind zu finden in:

• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB); diese gelten für das Handelsrecht^[1] und werden durch § 140 AO in das Steuerrecht übernommen.
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von B...