Schnittstellen clever nutzen

Trendbericht 12.05.2021 Transformation & Change Management

Die Digitalisierung der Branche schreitet weiter voran. Über Schnittstellen können immer mehr Lösungen integriert werden, die Steuerberatern die Arbeit erleichtern.

Software für Steuerberater: Schnittstellen clever nutzen

Digitalisierung lohnt sich, das hat nicht zuletzt die Corona-Pandemie mit ihren Lockdowns gezeigt. Kanzleien, die sich frühzeitig digital aufgestellt hatten, konnten den Ansturm an Fragen und Aufgaben, die mit der neuen Lage entstanden waren, besser bewältigen. Doch ein Ausruhen gibt es nicht. Technologien entwickeln sich weiter, neue Lösungen drängen auf den Markt und die Möglichkeiten effizienter zu arbeiten, werden vielfältiger.

Must Have: Digitale Buchhaltung

Ein Treiber der Digitalisierung sind häufig die Mandanten. Viele Unternehmen stecken selbst im Prozess der digitalen Umgestaltung, optimieren kontinuierlich ihre Prozesse und nutzen dafür modernste Technologien. Bestes Beispiel ist die Buchhaltung: Insbesondere Selbstständige und kleine Firmen setzen dafür gern auf webbasierten Lösungen: Mit einer zugehörigen Smartphone-App können sie Belege abfotografieren, Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen und Zahlungseingänge über einen Bankabgleich automatisiert korrekt zuordnen lassen. Offene Rechnungen können so auf einen Blick erkannt werden. Einige Buchhaltungslösungen beinhalten sogar ein Kassenbuch, um auch die bar bezahlten Geschäftsvorfälle zu dokumentieren.

Ein Ausruhen gibt es nicht. Technologien entwickeln sich weiter, neue Lösungen drängen auf den Markt und die Möglichkeiten effizienter zu arbeiten, werden vielfältiger.

Da es sich um Cloud-Anwendungen handelt, und die meisten Buchhaltungslösungen es den Anwendern erlauben, Rollen und Zugriffsrechte zu vergeben, können Unternehmen und Steuerberater auf diese Weise sehr gut digital zusammenarbeiten. Um Daten aus der Cloud-Buchhaltung an die Software des Steuerberaters zu übergeben, bieten die Lösungen diverse Export-Möglichkeiten. Viele Tools (z.B. Sevdesk, Fastbill, Lexoffice)  verfügen sogar über eine direkte Datev-Connect-Online-Schnittstelle. Auf diese Weise können alle relevanten Daten per Mausklick von der Lösung des Mandanten in die Datev-Kanzleisoftware des Steuerberaters übertragen werden – inklusive der zugehörigen Belege.

Eine solche Anbindung reduziert die Fehleranfälligkeit und beschleunigt die Standard-Prozesse. Die Zeitersparnis können Steuerberater für ihr Kerngeschäft Beratung nutzen. Die digitale Zusammenarbeit bietet einen weiteren Vorteil: Wird dem Steuerberater vom Unternehmen ein Zugang zum Buchhaltungstool eingeräumt, kann er sich dort einloggen, Buchungen einsehen und wenn nötig sofort Fehler korrigieren oder punktuelle Beratung anbieten.

Immer wichtiger: Daten-Analysen

Die zunehmende Automatisierung von Mandanten-Prozessen führt zwangsläufig auch zu einer Zunahme digitaler Daten. Steuerberater und auch Wirtschaftsprüfer sind dadurch einer immer größeren Datenflut ausgesetzt. Die gute Nachricht ist, das darin oft wertvolle Informationen verborgen sind. Umso wichtiger wird es, die Daten zu analysieren, Informationen auszuwerten und die richtigen Schlüsse aus den Ergebnisse zu ziehen.

Die zunehmende Automatisierung von Mandanten-Prozessen führt zwangsläufig auch zu einer Zunahme digitaler Daten. Die gute Nachricht ist, das darin oft wertvolle Informationen verborgen sind.

Auch für solche Einsatzzwecke gibt es immer mehr Technologien. Mit der Datenanalyse-Lösung von auditbee können beispielsweise Wirtschaftsprüfer und Steuerberater unter anderem Jahresabschlussprüfungen analysieren – zum Beispiel im Rahmen des Journal Entry Testing, also einer Datenanalyse, mit der sich auffällige Journaleinträge identifizieren lassen, die auf Fehler im Jahresabschluss hinweisen können. Um bei Analysen Auffälligkeiten schneller zu erkennen, können Daten grafisch dargestellt werden. Somit hilft das Tool dem Prüfer, Zusammenhänge schnell zu erfassen und bei Bedarf sofort zu reagieren. Ähnliche Analyse-Möglichkeiten bieten auch große Anbieter wie Caseware IDEA oder die Datev an.

Neue Chancen: Mit digitalen Lösungen Geschäftsfelder stärken

Die Digitalisierung eröffnet den Steuerkanzleien zusätzlich die Chance, neue Geschäftsfelder zu erschließen beziehungsweise bestehende zu vertiefen. So können Steuerberater mit Hilfe von Datenanalysen zum Beispiel ihre betriebswirtschaftliche Beratung ausbauen. Mit speziellen Softwarelösungen sind sie zum Beispiel in der Lage, wichtige Kennzahlen des Mandanten zu analysieren und mit Branchen-Benchmarks zu vergleichen. Dashboards visualisieren die Informationen und liefern den grafischen Überblick. Buchhalterische Daten können ausgewertet, Berichte erzeugt und Handlungsempfehlungen direkt abgeleitet werden. Die Analyse-Ergebnisse sind auch als Basis für weitere Beratungsgespräche geeignet.

Die Digitalisierung eröffnet den Steuerkanzleien zusätzlich die Chance, neue Geschäftsfelder zu erschließen beziehungsweise bestehende zu vertiefen.

Selbst Nischen können Steuerberater heutzutage mit digitalen Services abdecken. So bietet beispielsweise fintegra für Steuerberater eine automatisierte Wertpapierbuchhaltung für Unternehmen und Stiftungen an. Nach der Zustimmung des Depot-Inhabers greift die Lösung über eine Schnittstelle auf die Depotinformationen der jeweiligen Depotbank zu. Nachdem die Kerndaten in eine Datenbank des Dienstleisters eingepflegt worden sind, werden unter anderem die nötigen Kurs- und Währungsinformationen ergänzt. Die Daten werden veredelt und so strukturiert, dass ein Steuerberater sie mit einem Klick in sein Datev-System importieren kann. Fintech-Lösungen wie diese, werden für Steuerberater immer interessanter.

Im Trend: Fintechs berücksichtigen

Der verkürzte Begriff „Fintech“ steht für „Finanztechnologien“. Vor allem junge Firmen und Startups drängen auf diesen Markt und bieten ihre Lösungen auch für Geschäftskunden an. Im Fokus stehen dabei Fintech-Banken. Bei ihnen ist das Smartphone der zentrale Zugangspunkt. Das Log-In in die zugehörige Banking App erfolgt hier per Gesichtserkennung oder Fingerscan, mit wenigen Fingertipps lassen sich Transaktionen tätigen, aktuelle Entwicklungen hat man jederzeit und an jedem Ort im Blick. Einer der bekanntesten Vertreter ist N26, eine Direktbank mit Banklizenz, Geschäftskonto und Mastercard in Wunschfarbe. Das Geschäftskonto richtet sich an Selbstständige und bietet unter anderem ein Statistik-Feature, das Ausgaben automatisch kategorisiert und übersichtlich darstellt.

Wie klassische Bankverbindungen können erste Fintech-Lösung mit Cloud-Buchhaltungslösungen verbunden werden. Somit können auch die Finanztransaktionen der Finanz-App automatisiert verbucht werden. Eingehende Zahlungen werden maschinell den passenden Rechnungen zugewiesen und Eingangsrechnungen für Lieferanten können direkt aus dem Buchhaltungssystem überwiesen werden. Im Business-Konto von Penta ist beispielsweise eine Datev-Schnittstelle integriert.

Andere Fintechs wie Spendesk und Pleo verfügen ebenfalls über entsprechende Schnittstellen. Diese Lösungen bieten zwar kein Konto, aber vereinfachen die Buchführung trotzdem, da sie auf eine digitale Ausgabenverwaltung fokussieren. Sie lassen sich mit verschiedensten Buchhaltungsprogrammen verbinden. Belege werden per App erfasst, Rechnungen digital verwaltet und Firmenausgaben in Echtzeit angezeigt. Das entlastet die Steuerberater.

Die Zukunft: Symbiose aus Technologie und Beratung

Einige Fintech-Lösungen beinhalten sogar eigene Steuer-Features. Kontist beispielsweise richtet sich vorrangig an Selbstständige und bietet neben einem integrierten Geschäftskonto und einer automatisierten Unterstützung für die Buchhaltung auch einen Steuer-Feature an: Das Tool berechnet mit jeder Transaktion in Echtzeit die anfallenden Steuern und leitet die nötigen Beträge auf entsprechende Unterkonten. Das Konto lässt sich nahtlos mit Buchhaltungs-Tools wie Lexoffice verbinden. Zusätzlich bietet man echte Beratung durch Steuerberater der Kontist Steuerberatungsgesellschaft an. Durch diese Kooperation kann der Anbieter komplett die Steuer für die Selbständigen übernehmen. 

Viele Technologie-Firmen pflegen bereits Netzwerke von Steuerberatern und bieten auf ihren Websites eine Steuerberater-Suche an.

Das Beispiel zeigt, wie sich echte Steuerberatung und Technologien sinnvoll miteinander verknüpfen lassen. Nicht immer muss es ein eigenes Tool sein, doch Kooperationen mit Lösungsanbietern können neue Perspektiven  eröffnen. Viele Technologie-Firmen pflegen bereits Netzwerke von Steuerberatern und bieten auf ihren Websites eine Steuerberater-Suche an. Nutzer können so Steuerberater finden, die mit der gleichen Lösung arbeiten und Steuerberater ihre Reichweite dank digitaler Zusammenarbeit mit den Mandanten deutlich erweitern.

Schlagworte zum Thema:  Software, Digitalisierung, Steuerberater
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