Die Rechnung als zentrales Dokument in Geschäftsprozessen

Zusammenfassung

Eine Rechnung wird in einem Fakturasystem erstellt und dort in einer Datenbank digital gespeichert, auf Papier ausgedruckt und verschickt. Der Empfänger muss aus dem Rechnungsbild für die Buchführung wieder Daten machen, die bei ihm dann wieder in einer Datenbank digital gespeichert werden. Ein zeitraubender und kostenträchtiger Medienbruch: digital – Papier – digital. Das muss nicht sein. Wie das Ziel eines medienbruchfreien Rechnungsaustauschs in der Fläche erreicht werden kann, wird nachfolgend schrittweise entwickelt.

1 Bedeutung der Rechnung

Die Rechnung ist

• das zentrale Dokument im Geschäftsprozess; eine Rechnung gibt es immer, andere Dokumente wie Bestellung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein fehlen oft;
• die wichtigste Belegart, die bei einer Auftragsbuchführung zwischen Steuerberater und Unternehmen ausgetauscht wird.

Die Rechnung hat damit eine Schlüsselfunktion bei der digitalen Transformation. Funktionieren der Austausch und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, dann ist der Durchbruch bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geschafft. Alles was für Rechnungen gilt und umgesetzt wurde, lässt sich dann leicht auf andere Dokument- und Belegarten übertragen. An der elektronischen Rechnung lassen sich exemplarisch besonders gut zeigen,

1. die Vorteile der Digitalisierung einerseits und
2. die – insbesondere fiskalischen – Pflichten, die es dabei zu erfüllen gilt, andererseits.

1.1 An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei

"Alles was sich digitalisieren lässt, wird digitalisiert werden. Dann kann ich es vernetzen. Und wenn es digitalisiert und vernetzt ist, dann kann ich es auch automatisieren". Diese Regel formuliert der sich als digitaler Darwinist und Evangelist bezeichnende Karl-Heinz Land im Interview "Was der digitale Wandel für Steuerberater bedeutet" [Link auf Beitrag Kanzlei der Zukunft: Was der digitale Wandel ...