Traditionelle Methoden der Prozessaufnahme basieren im Wesentlichen auf dem Beobachten der Tätigkeit der Prozessbeteiligten und der Befragung dieser Personen oder Auswertung von Dokumenten. Dabei werden in der Regel zunächst Teilbereiche gebildet, um den Umfang und die Komplexität der Aufnahme zu reduzieren. Diese Teilbereiche können entweder anhand der Aufbauorganisation oder der Ablauforganisation definiert werden. Wird die Aufbauorganisation zugrunde gelegt, erfolgt die Aufnahme von Prozessen in Abteilungen oder Ähnlichem. Dies bringt das Problem mit sich, dass eine Aufnahme der Prozesse über die Grenzen der betrachteten Organisationseinheit hinaus schwierig wird. Schnittstellen müssen definiert werden, die dann bei der Aufnahme der Prozesse in der angrenzenden Organisationseinheit wieder verknüpft werden müssen.
Baut die Aufnahme auf der Ablauforganisation auf, hat es sich bewährt, zunächst auf einer Metaebene in einer End-to-End Betrachtung die übergreifenden Prozesse aufzunehmen und diese dann in Teilprozesse zu zerlegen.
Wenngleich etwas seltener in der Praxis anzutreffen, besteht auch die Möglichkeit, ein konkretes Objekt, z. B. eine Rechnung oder Bestellung, durch die Abläufe zu verfolgen. Man spricht dann von einem objektorientierten Vorgehen.
Die konkrete Aufnahme der Prozesse erfolgt dann im nächsten Schritt. Dazu können klassische Interviewmethoden mit strukturierten, vorbereiteten Fragebögen genutzt werden oder auch Fragebögen, die an die entsprechenden Personen verteilt und von diesen ausgefüllt werden.
Eine weitere Möglichkeit ist die Beobachtung der konkreten Tätigkeit der Prozessbeteiligten. Dabei werden die einzelnen ausgeführten Handlungen in einer Art Protokoll festgehalten. Ergänzend können verwendete Dokumente etc. festgehalten werden.
Kommunikative Prozessaufnahme
Als eine der eher kommunikativen Methoden hat sich die sog. Brown Paper Methode bewährt. Dabei dokumentieren die am Prozess Beteiligten – meist unter Moderation des Projektteams – gemeinsam den Prozess mithilfe von Haftnotizen die einzelnen Prozessschritte auf einer langen Bahn Packpapier (daher der Name der Methode). Meist werden auch gleich Probleme oder andere Anmerkungen auf andersfarbigen Haftnotizen vermerkt. Damit geht die Prozessaufnahme gleich einher mit einer ersten Analyse der Prozesse.
Festgehalten werden bei allen diesen Arten der Aufnahme in der Regel folgende Punkte:
- Auslöser des Prozesses
- einzelne Verarbeitungsschritte
- benötigte Inputs (Material, Informationen, etc.)
- am Verarbeitungsschritt Beteiligte
- genutzte Software
- Outputs und gegebenenfalls deren Dokumentation
- zu treffende Entscheidungen
- Schnittstellen zu anderen Prozessen
- Zeiten für einzelne Verarbeitungsschritte
- etc.
Was konkret aufgezeichnet wird, muss sich vor allem nach dem Zweck der Prozessaufnahme richten.
Typischerweise werden auch die einzelnen Methoden und Vorgehensweisen zumindest teilweise kombiniert, um eine ausreichende Detailtiefe sicherzustellen bzw. eine bessere Vollständigkeit und Korrektheit der Aufzeichnung zu ermöglichen.
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