DMS und Collaboration Tools: Informationsfluss kanzleiintern optimieren

Zusammenfassung

Überblick

Wie viel Zeit ver(sch)wenden Sie und Ihre Mitarbeiter Tag für Tag um Ordner oder Belege zu suchen, den Mailposteingang zu verwalten und Unterlagen abzulegen? Aus der Zeiterfassung lässt sich das gar nicht so einfach herausfinden. Doch gefühlt und spontan werden die meisten Mitarbeiter einen hohen Prozentteil nennen. Und je mehr Sie und Ihre Mitarbeiter noch mit Papierunterlagen arbeiten, desto mehr Reibungsverlust haben Sie beim Informationsfluss.

1 Dokumentenmanagementsysteme

Dokumentenmanagementsystem oder DMS bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und im erweiterten Sinn die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen.

Sehen wir uns an dieser Stelle einmal nur die kanzleiinternen Prozesse an. Viele Kanzleien führen hier noch ein Doppelleben oder zeitgemäß ausgedrückt: sind hybrid. Das heißt, parallel werden Dateien und Papierunterlagen genutzt. Was sich im Ordner findet, ist auch als Datei abgelegt. Dem Papier wird aus Gewohnheit oder Unsicherheit mehr vertraut. Das Abarbeiten erfolgt auf den Papierbelegen, sodass

• Ordner an den Schreibtisch holen
• als Dateien vorhandene Arbeitspapiere ausdrucken
• auf Papier bearbeiten
• wieder einscannen als Datei
• Papier im Ordner ablegen
• Ordner zurück an seinen Platz

einen Arbeitsschritt ganz schön aufblähen kann. In der digitalen Welt sieht das so aus:

• Datei aus dem digitalen Ordner aufrufen
• Bearbeiten
• Speichern

Welche kanzleiinternen Prozesse sind betroffen?

• Die Aktenpflege – für jedes Jahr/jeden Mandanten/jeden Leistungsbereich gibt es einen eigenen physischen Ordner. Abgesehen vom Platzbedarf sind Ihre Mitarbeiter mit jährlicher Anlage, Ausdrucken und Ablegen gut beschäftigt.
• Arbeitsunterlagen zu den Leistungsprozessen Fibu, Lohn, Abschluss, Steuern bearbeiten
• Interne Kan...