Dr. Werner Niedenführ, WEG – Kommentar und Handbuch zum ... / D. Buchführung für die WEG-Verwaltung

Rz. 207

Ein Verwalter, der gewerbsmäßig WEG-Verwaltung betreibt, ist nach den Vorschriften des HGB zur Buchführung für seinen eigenen Geschäftsbetrieb verpflichtet (auch bezeichnet als Finanz- oder Geschäftsbuchführung oder financial accounting). Die betriebliche Buchführung dokumentiert durch die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle die Tätigkeit eines Unternehmens und ermöglicht dadurch eine Rechenschaftslegung gegenüber Anteilseignern, Banken, dem Staat und der Öffentlichkeit. Außerdem ermöglicht die Buchführung den periodischen Erfolg zu ermitteln (Bilanz, Gewinn und Verlustrechnung).

Rz. 208

Darüber hinaus hat der WEG-Verwalter aber eine von seinem Betrieb getrennte und gesonderte Buchführung über alle Geschäftsvorfälle der Wohnungseigentümergemeinschaft zu betreiben (Verwaltungsbuchführung). Vorgaben für die Buchführung des WEG-Verwalters ergeben sich aus den Bestimmungen des WEG in Verbindung mit den Vorschriften des BGB über die Rechnungslegung (§ 259 BGB). Die Verwaltungsbuchführung muss danach so organisiert sein, dass sie den Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnung und eine Einnahmen- und Ausgabenübersicht ermöglicht.

I. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Rz. 209

Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Abrechnung ist eine Buchführung des Verwalters, die den wesentlichen Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) entspricht. Aufzeichnungen und Belege über die Einnahmen und Ausgaben und über den Stand der Gemeinschaftskonten müssen vollständig und richtig sein und zeitlich ­sowie nach Sachgruppen geordnet sein. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind ein unbestimmter Rechtsbegriff. Er spezifiziert die gesetzlichen Regelungen und wird fortlaufend an den gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Wandel angepasst. Die formellen GoB sollen Klarheit und Übersichtlichkeit der Aufzeichnung sicher...