Nachweisgesetz: Was muss im Arbeitsvertrag stehen? Die wichtigsten Pflichtangaben für HR

Was regelt das Nachweisgesetz beim Arbeitsvertrag?

Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten und den Beschäftigten die entsprechenden Informationen zugänglich zu machen. In der Praxis wird diese Pflicht häufig durch einen schriftlichen Arbeitsvertrag erfüllt, der die gesetzlich geforderten Angaben enthält. Seit dem 1. Januar 2025 gibt es durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) eine wichtige Erleichterung: Der Nachweis kann unter bestimmten Voraussetzungen auch in Textform erstellt und elektronisch übermittelt werden. Das Dokument muss für den:die Arbeitnehmer:in zugänglich sowie speicher- und ausdruckbar sein. Der Arbeitgeber muss den:die Arbeitnehmerin um eine Bestätigung des Empfangs bitten. Auf Wunsch des Arbeitnehmers ist die Niederschrift weiterhin in Papierform auszuhändigen. Doch für bestimmte Wirtschaftsbereiche gilt diese digitale Erleichterung nicht.

Wichtig: Das BEG IV hat die Schriftform nicht generell für arbeitsrechtliche Vereinbarungen abgeschafft. Die Möglichkeit der Textform betrifft nur den Nachweis nach dem Nachweisgesetz. So muss beispielsweise die Befristung eines Arbeitsvertrags weiterhin schriftlich vereinbart werden, damit sie wirksam ist.

Welche Pflichtangaben muss ein Arbeitsvertrag enthalten?

Das Nachweisgesetz nennt 15 Kategorien von wesentlichen Vertragsbedingungen. Dazu gehören insbesondere:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Beginn des Arbeitsverhältnisses und bei Befristungen dessen Enddatum oder voraussichtliche Dauer
• Arbeitsort bzw. Hinweise auf wechselnde oder frei wählbare Arbeitsorte
• Beschreibung der Tätigkeit
• Dauer einer vereinbarten Probezeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen
• Fälligkeit und Art der Auszahlung
• vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie gegebenenfalls Angaben zur Schichtarbeit
• Bei Arbeit auf Abruf die gesetzlich erforderlichen Angaben
• Sofern vereinbart: Möglichkeit und Voraussetzungen für die Anordnung von Überstunden
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen
• Angaben zu einer zugesagten betrieblichen Altersversorgung
• Kündigungsverfahren, Kündigungsfristen und Frist für eine Kündigungsschutzklage
• Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Dabei müssen nicht sämtliche Regelungen zwingend vollständig im Arbeitsvertrag ausformuliert werden. Das Nachweisgesetz erlaubt bei verschiedenen Angaben auch Verweise auf gesetzliche Regelungen,Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.

Tipp: Wer sicherstellen möchte, dass alle Pflichtangaben vollständig und aktuell enthalten sind, auf rechtssicherer Basis kann auf fachlich geprüfte Vorlagen zurückgreifen, zum Beispiel mit einem digitalen Dokumentengenerator wie Haufe HR Dokumente.

Nachweisgesetz: Welche Fristen gelten für den Arbeitsvertrag?

Die Nachweispflichten sind nach dem Inhalt der jeweiligen Angabe gestaffelt:

• ‍Spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung müssen die zentralen Angaben vorliegen, zumBeispiel zu den Vertragsparteien, zum Arbeitsentgelt sowie zur Arbeitszeiteinschließlich Ruhepausen und Ruhezeiten.‍
• Spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn desArbeitsverhältnisses müssen weitere Angaben nachgewiesen werden, etwa zu Beginnund gegebenenfalls Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit sowie zu Arbeitauf Abruf und Überstunden.‍
• Spätestens innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses müssen alleübrigen nach dem Nachweisgesetz vorgeschriebenen Angaben vorliegen.

Praxistipp: Es ist sinnvoll, den Arbeitsvertrag von Anfang an möglichst vollständig zuerstellen. So lassen sich zusätzliche Nachweisschritte und damit verbundenerVerwaltungsaufwand reduzieren.

Was gilt bei einem digitalen Arbeitsvertrag?

Die Neuregelung durch das BEG IV schafft mehr Spielraum für digitale HR-Prozesse. Die nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Angaben können nun auch in Textform dokumentiert und elektronisch übermittelt werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten werden und das Dokument alle erforderlichen Angaben enthält.

Achtung: Nicht jede Form eines digitalen Arbeitsvertrags ist automatisch rechtlich einwandfrei. Insbesondere bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss dieBefristungsabrede weiterhin der gesetzlichen Schriftform entsprechen. Für HR ist daher wichtig, zwischen den unterschiedlichen Formvorschriften und den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen zu unterscheiden.

Was passiert, wenn Angaben im Arbeitsvertrag fehlen?

Werden vorgeschriebene Angaben nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig nachgewiesen, kann dies eine Ordnungswidrigkeit darstellen. Nach § 4 NachwG kann ein Verstoß mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro geahndet werden. Die Wirksamkeit des Arbeitsvertrags wird dadurch in der Regel nicht berührt. Für HR geht es deshalb nicht nur darum, einen Arbeitsvertrag schnell zu erstellen. Entscheidend ist, die jeweils relevanten Angaben vollständig und aktuell abzubilden.

Warum fachlich geprüfte Dokumente HR entlasten

Arbeitsverträge gehören zu den Dokumenten, bei denen Fehler schnell zusätzlichen Aufwand und Konsequenzen nach sich ziehen können. Gleichzeitig ändern sich gesetzliche Vorgaben und die Anforderungen an HR-Dokumente regelmäßig. Fachlich geprüfte Dokumente können hier eine wichtige Unterstützung sein. Statt Vorlagen selbst zu recherchieren, rechtlich zu überprüfen und bei Änderungen anzupassen, kann HR auf bereits geprüfte und strukturierte Dokumente zurückgreifen, etwa über einen digitalen Dokumentengenerator. Das spart Zeit, reduziert typische Fehlerquellen und sorgt für Einheitlichkeit bei wiederkehrenden HR-Prozessen. Besonders bei Arbeitsverträgen und anderen personalrechtlichen Dokumenten kann eine aktuelle Vorlage deshalb eine sinnvolle Grundlage für die tägliche Arbeit sein.

Fazit: Aktuelle Vorlagen erleichtern die HR-Arbeit

Das Nachweisgesetz stellt konkrete Anforderungen an den Inhalt und die Dokumentation eines Arbeitsvertrags – von Pflichtangaben über Fristen bis hin zu den zulässigen Formen der Übermittlung. Durch das BEG IV sind digitale Nachweise seit 2025 in vielen Fällen möglich. Gleichzeitig bestehen weiterhin wichtige Ausnahmen und besondere Formvorschriften, etwa bei befristeten Arbeitsverträgen. Aktuelle und fachlich geprüfte Dokumente können HR dabei unterstützen, solche Anforderungen im Arbeitsalltag zuverlässig zu berücksichtigen. Sie reduzieren den Recherche aufwand, helfen typische Fehler zu vermeiden und schaffen eine verlässliche Grundlage für wiederkehrendeHR-Prozesse.

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