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Digitale Personalakte
|
8.1.2024
|
6 Min.

Individuelle HR-Dokumentenerstellung kann so einfach sein

Catrin Birmele
Catrin Birmele
Content Marketing Managerin und Redakteurin HR & Management
Dokumente über Dokumente: von A wie Arbeitsvertrag bis Z wie Zeugnis – die Bandbreite der benötigten Schreiben ist breit gefächert und die Erstellung mitunter sehr zeitaufwändig. Aber die Erstellung und Verwaltung von unterschiedlichen mitarbeiterbezogenen Dokumenten ist nun mal ein wichtiger Bestandteil der HR-Arbeit. Und genau hier gibt es verlässliche und einfache Abhilfe, die HR-Profis das Leben spürbar erleichtert. Lesen Sie, wie die Haufe Personalakte mit den inkludierten und anpassbaren Vorlagen Ihre Dokumentenerstellung zu einem reibungslosen und rechtssicheren Prozess macht.

Verwechslung ausgeschlossen: Personalakte liefert verlässliche Stammdaten

Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler – das ist ganz natürlich und in der Regel nicht weiter dramatisch. Doch der Umgang mit mitarbeiterbezogenen Daten ist äußerst sensibel. Wie peinlich und unprofessionell wäre es doch, wenn Sie ein Schreiben mit diffizilem Inhalt für Herrn „Mayer“ erstellen, der sich eigentlich „Meier“schreibt. Das kann zu fatalen Verwechslungen führen, wirft aber in jedem Fall ein schlechtes Licht auf Ihre HR-Abteilung. Diese Fehler sollten und können komplett vermieden werden. Eine der herausragenden Eigenschaften der Haufe Dokumentengenerierung in der Haufe Digitale Personalakte ist nämlich die automatische Verknüpfung von Stammdatenfeldern. Das bedeutet, dass Stammdaten, wie Name, Adresse, Geburtsdatum etc., automatisch aus der Personalakte in die gewählte Vorlage übernommen werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Schreibfehlern.

Individuelles Zusammenstellen der Vorlagen

Nicht nur dem Finanzamt ist die Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Auch die Arbeitnehmer:innen haben einen Anspruch darauf – jedes Jahr aufs Neue! Hier können Sie wählen, ob Sie einen entsprechenden Ausdruck per Post an Ihre Arbeitnehmer:innen versenden oder aber digital bereitstellen. Ein kurzes Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden druckt 200 Lohnsteuerbescheinigungen jährlich aus. Diese müssen gefaltet und in das jeweils richtige personalisierte Briefkuvert gesteckt werden – eine Verwechslung kann fatale Folgen haben. Das braucht Zeit. Der Postversand birgt auch einige Risiken. Zwar selten, aber doch immer mal wieder kommt es vor, dass Briefe auf dem Postweg verloren gehen oder falsch zugestellt werden. Und das, wo eine Lohnsteuerbescheinigung mit die sensibelsten Daten von Berufstätigen enthält. Von den Kosten für Papier und Porto ganz zu schweigen. In Zeiten, in denen nachhaltiges Wirtschaften ganz oben auf der Agenda steht, eigentlich kein adäquates Vorgehen mehr, oder?

Microsoft Word: Gewohntes ist weiterhin kompatibel

Haufe versteht, dass jede Organisation unterschiedliche Präferenzen und spezifische Anforderungen an ihre Dokumente stellt. Daher können alle Vorlagen in Microsoft Word angepasst werden, um den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration der Haufe Vorlagen in Ihre bestehenden Prozesse. Auch die speziellen Vorgaben zur jeweiligen Unternehmens-Corporate Identity (CI) sind entscheidend und wurden mitgedacht: In den Vorlagen können Sie zentrale Elemente wie Briefkopf, Logo, Fußzeile etc. anpassen, damit Ihre Dokumente immer professionell und konsistent aussehen und den CI Vorgaben entsprechen, egal um welches Dokument es sich handelt.

Elektronische oder nasse Unterschrift

Den Deutschen ist die Unterschrift heilig. Was unterschrieben ist, gilt! Doch die Digitalisierung sorgt auch hier für Veränderungen. Welche Art der Unterschrift braucht es unter welches Dokument? Sicherheit bringen die Haufe Dokumentenvorlagen mit zusätzlichen rechtssicheren Hinweisen der Haufe Fachredaktion. Dokumente, die eine Unterschrift benötigen, enthalten stets zusätzliche und rechtlich aktuelle Informationen darüber, ob das Dokument elektronisch unterschrieben werden kann oder ob eine herkömmliche, also nasse Unterschrift erforderlich ist. Das spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch die Einhaltung der aktuellen gesetzlichen Vorschriften.

Software trifft Content: Verknüpfung zur Haufe Personal Fachdatenbank

Googlen, was aktuell gültig ist, gehört dann der Vergangenheit an. Die Haufe Redaktion kümmert sich für Sie darum. Die Verbindung der Dokumentenvorlagen der Haufe Digitale Personalakte zur Haufe Fachdatenbank, dem Haufe Personal Office, ist ein einzigartiger Vorteil der Haufe Lösung. Jede Vorlage ist mit einer entsprechenden Haufe Indexnummer aus dem Haufe Personal Office versehen. Wenn Sie auch Nutzer:in des Haufe Personal Office sind, gelangen Sie durch Eingabe der Indexnummer direkt zum entsprechenden Fachartikel mit weiteren ausführlichen Informationen zur aktuellen Rechtslage und redaktionellen Hinweisen, die bei der Erstellung rechtssicherer Dokumente von unschätzbarem Wert sind.

Sofort startklar mit den 50 häufigsten Dokumentenvorlagen

Startklar heißt direkt loslegen, ohne dass Sie erst bei Null anfangen müssen. Die Haufe Lösung stellt mehr als 50 gängige Beispiele der am häufigsten genutzten Dokumentenvorlagen zur Verfügung. Sie können diese Vorlagen einfach kopieren und individuell anpassen. Das ist einfacher und viel schneller, als jedes Dokument von Grund auf selbst zu erstellen. Am besten gleich ausprobieren.

Best Practice Aktenstruktur & Aufbewahrungsregeln

Beim Umstieg von Papierakten auf die Digitale Personalakte, ist das auch immer eine gute Gelegenheit, die vorhandene Aktenstruktur neu zu überdenken. Wie sollen die Dokumente sortiert und strukturiert werden? Die - in der Haufe Digitale Personalakte - enthaltene „Best-Practice Aktenstruktur“ ist das Ergebnis aus vielen Kundenprojekten und -gesprächen. Die dargestellte Nummern-Systematik wird für Aktenregister, Dokumententypen sowie für benutzerdefinierte Felder verwendet. Die Aktenstruktur ist so gegliedert, dass auch unsere Best Practice Aufbewahrungsregeln einfach und automatisch angewendet werden können. Somit erinnert Sie das System sehr komfortabel, welches Dokument wie lange aufbewahrt werden muss und wann diese Dokumente aktualisiert oder vernichtet werden sollten. Lästige Wiedervorlagen entfallen somit komplett.

Die Vorteile auf einen Blick

Zusammengefasst bieten die Dokumentenvorlagen der Haufe Digitale Personalakte eine rechtssichere und äußerst effiziente Lösung für HR-Abteilungen:

  • Automatische Verknüpfung von Stammdatenfeldern
  • Flexibles Zusammenstellen der vorgegebenen Textpassagen
  • Anpassbarkeit und Layout in MS Word
  • CI durch Einfügen zentraler Elemente wie Briefkopf, Logo, Fußzeile etc.
  • Rechtssichere Hinweise zur elektronischen oder nassen Unterschrift
  • Verknüpfung mit der Fachdatenbank Haufe Personal Office
  • Sofort startklar mit über 50 smarten, rechtssicheren Vorlage-Beispielen
  • Best Practice Aktenstruktur & Aufbewahrungsregeln

Ein unschätzbares Werkzeug für jedes HR-Team. Nutzen Sie die smarten Vorlagen von Haufe, um Zeit zu sparen und rechtssichere Dokumente zu erstellen, die den höchsten Standards gerecht werden. Hier finden Sie weitere detaillierte Informationen rund um die Haufe Digitale Personalakte und die Haufe Dokumentenvorlagen www.haufe.de/hr/dokumentengenerierung.

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Über den Autor
Über die Autorin

Catrin Birmele ist Redakteurin und Content Marketing Managerin in der Haufe Group. Ihr Themenschwerpunkt liegt im HR-Management, insbesondere Recruiting, Onboarding, New Work und Talentmanagement. Sie vereint ihr Fachwissen mit Kreativität und der Freude am Experimentieren mit unterschiedlichen digitalen Medienformaten bei der Entwicklung von zielgruppenspezifischem Content.

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