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Digitale Personalakte
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13.12.2023
|
6 Min.

Alle Jahre wieder: Lohnsteuerbescheinigung in Papierform oder digital?

Catrin Birmele
Catrin Birmele
Content Marketing Managerin und Redakteurin HR & Management
Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, der Finanzverwaltung für jede:n Arbeitnehmer:in eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Spätester Zeitpunkt für die Datensendung ist der letzte Tag im Februar des Folgejahres. Auch den Arbeitnehmer:innen ist ein entsprechender Ausdruck auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Hier haben Sie noch die Wahl zwischen Papier oder digital. Zu welcher Kategorie gehören Sie?

Elektronische Übermittlung ans Finanzamt

Die Lohnsteuerbescheinigung ist nach Ablauf des Kalenderjahres oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses vom Arbeitgeber zu erteilen. Damit schließt der Arbeitgeber das Lohnkonto der:des Arbeitnehmer:in ab. Auf Basis der Eintragungen im Lohnkonto ist die Lohnsteuerbescheinigung zu erteilen. Die Daten aus der Lohnsteuerbescheinigung müssen elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden, das ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie bilden die Grundlage für die Durchführung der Einkommensteuerveranlagung der:des Arbeitnehmer:in durch das Finanzamt.

Lohnzettel per Post oder digitale Gehaltsabrechnung?

Nicht nur dem Finanzamt ist die Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Auch die Arbeitnehmer:innen haben einen Anspruch darauf – jedes Jahr aufs Neue! Hier können Sie wählen, ob Sie einen entsprechenden Ausdruck per Post an Ihre Arbeitnehmer:innen versenden oder aber digital bereitstellen. Ein kurzes Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden druckt 200 Lohnsteuerbescheinigungen jährlich aus. Diese müssen gefaltet und in das jeweils richtige personalisierte Briefkuvert gesteckt werden – eine Verwechslung kann fatale Folgen haben. Das braucht Zeit. Der Postversand birgt auch einige Risiken. Zwar selten, aber doch immer mal wieder kommt es vor, dass Briefe auf dem Postweg verloren gehen oder falsch zugestellt werden. Und das, wo eine Lohnsteuerbescheinigung mit die sensibelsten Daten von Berufstätigen enthält. Von den Kosten für Papier und Porto ganz zu schweigen. In Zeiten, in denen nachhaltiges Wirtschaften ganz oben auf der Agenda steht, eigentlich kein adäquates Vorgehen mehr, oder?

Die elektronische Lösung – einfach und sicher

Wäre es nicht so viel einfacher und wirtschaftlicher, wenn dieser Prozess, den Arbeitnehmer:innen die Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen, elektronisch wäre? Die Lösung kann ganz einfach sein:

  1. Die Lohnsteuerbescheinigung wird wie gewohnt in Ihrem Payroll-System generiert.
  2. Über eine standardisierte Schnittstelle wird sie an die digitale Personalakte übermittelt.
  3. Dort erfolgt durch ein automatisiertes Verteilungsprojekt die Verteilung der Bescheinigungen in die entsprechende Personalakte.
  4. Zusätzlich kann sie an das zugehörige elektronische Mitarbeiterschließfach gesendet werden, das wiederum eine sichere Zustellung an die Mitarbeitenden gewährt.
  5. Fertig!

Das elektronische Schließfach für Mitarbeiter:innen eliminiert die Notwendigkeit, Dokumente auszudrucken und kosten-/zeitintensiv zu versenden, indem die Zustellung direkt in den digitalen Arbeitsbereich der:des jeweiligen Mitarbeitenden erfolgt und dort immer wieder abgerufen werden kann. Damit entfällt auch das häufige Nachfragen nach einem weiteren Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung, weil sie verlegt oder verloren wurde…  

Mit dem Verteilungsprojekt lösen Sie endgültig das manuelle Zustellen der Bescheinigung ab. Es ermöglicht die automatische und fehlerfreie Verteilung von Dokumenten an die von Ihnen festgelegten Zieladressen. Und außerdem können nicht nur Lohnsteuerbescheinigungen auf diese Weise verteilt werden, sondern z.B. auch Sozialversicherungsunterlagen und Gehaltsabrechnungen innerhalb der von Ihnen definierten Zeitintervalle. Zeitsparend – nachhaltig – zuverlässig!

Die Vorteile des elektronischen Schließfachs auf einen Blick:

  • Zeit- und Kostenersparnis  
  • Sichere Bereitstellung von sensiblen Dokumenten  
  • Jederzeit verfügbar für alle Mitarbeitenden
  • Bescheinigungen können nicht verloren gehen
  • Einfache Nutzung  
  • Hohe Flexibilität
  • Datenschutzkonform

Der genaue Prozess hängt von Ihren bestehenden HR-Software Systemen ab. Unsere Lösung lässt sich leicht an viele unterschiedliche Lohnabrechnungssysteme anpassen. Sprechen Sie uns an. Wir entwickeln eine für Ihre Systeme passende Lösung mit Ihnen. Detaillierte Informationen erhalten Sie auch unter https://www.haufe.de/hr/elektronisches-schliessfach

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Über den Autor
Über die Autorin

Catrin Birmele ist Redakteurin und Content Marketing Managerin in der Haufe Group. Ihr Themenschwerpunkt liegt im HR-Management, insbesondere Recruiting, Onboarding, New Work und Talentmanagement. Sie vereint ihr Fachwissen mit Kreativität und der Freude am Experimentieren mit unterschiedlichen digitalen Medienformaten bei der Entwicklung von zielgruppenspezifischem Content.

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