Die neue Haufe Zeugnisstudie 2026

Word war gestern. KI ist morgen. Aber was gilt heute?

Die Zeugniserstellung in deutschen Unternehmen befindet sich im Wandel und die dritte Haufe Zeugnisstudie zeigt genau, wohin die Reise geht. Seit 2015 hat sich die Systemlandschaft grundlegend verändert: Der Anteil klassischer Textverarbeitung hat sich mehr als halbiert, HR-Systeme und spezialisierte Tools gewinnen an Boden. Und erstmals steht KI auf der Agenda.

Doch Digitalisierung allein macht noch kein gutes Zeugnis.

Wo entsteht tatsächlich der Aufwand im Prozess? Warum nutzen viele Unternehmen die falsche elektronische Signatur, obwohl sie es besser wissen? Und warum wollen HR-Verantwortliche KI ausgerechnet dort einsetzen, wo die höchsten Anforderungen an Präzision und Rechtssicherheit gelten?

Die Antworten überraschen und liefern konkrete Impulse für die Praxis.

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Über Jahre war die klassische Textverarbeitung das Standardwerkzeug für Arbeitszeugnisse. Inzwischen ist die Systemlandschaft wesentlich vielfältiger. HR-Systeme mit Zeugnisfunktion, spezialisierte Programme, Tabellenlösungen und erste KI-Werkzeuge bestehen nebeneinander. Unternehmen wählen unterschiedliche Wege abhängig von Größe, Zeugnis­ volumen und vorhandener IT-Landschaft. Der Langzeitvergleich macht die Richtung sichtbar: 2015 nutzten 71 % der befragten HR-Mitarbeitenden Word oder vergleichbare Programme, 2023 waren es 51 % und 2026 noch 34 %. Die klassische Textverarbeitung bleibt damit relevant, hat ihre domi­nierende Stellung aber verloren.

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