Zeugnissprache: Hintergrund, Formulierungen, Noten und Geheimcodes

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Key Facts

• Ein Arbeitszeugnis muss eindeutig, klar und verständlich formuliert sein. Mehrdeutigkeiten, die Raum für Interpretationen lassen, sind nicht erlaubt. Das geht aus dem Gebot der Zeugnisklarheit hervor (§ 109Abs. 2 GewO).

• „Geheimcodes“ sind im Zeugnis nicht zulässig. Dazu zählen auch sprachliche Kennzeichen oder Stilmittel, die anzeigen, dass in Wirklichkeit etwas anderes gemeint ist, als buchstäblich im Zeugnis steht, z.B. Ironie.

• Wer ein Arbeitszeugnis anfordert, braucht es in der Regel als Bewerbungsunterlage. Nach diesem Zweck muss sich der gesetzlich geschuldete Inhalt richten. Deshalb soll ein Zeugnis grundsätzlich wohlwollend formuliert sein – schlechte Arbeitsleistung darf aber darin aufgeführt werden.

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Wie formuliert man ein Arbeitszeugnis?

Gesetzliche Vorgaben zur Formulierung

Aus dem Gesetz ergibt sich neben dem Gebot der Zeugniswahrheit auch das Gebot der  Zeugnisklarheit  (§ 109 Abs. 2 GewO). Erfüllt ein erteiltes Arbeitszeugnis diese Anforderungen nicht, kann der oder die Arbeitnehmer:in verlangen, dass das Zeugnis berichtigt oder ergänzt wird. Für die Praxis bedeutet das: Das Arbeitszeugnis muss klar und verständlich formuliert sein.

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Doch warum gibt es überhaupt gesetzliche Vorgaben zur Formulierung von Arbeitszeugnissen?

Der vom Gesetz vorgeschriebene Inhalt eines Arbeitszeugnisses richtet sich nach dem Zweck, der mit dem Zeugnisverfolgt wird: In erster Linie dient ein Arbeitszeugnis Beschäftigten als Bewerbungsunterlage. Für mögliche zukünftige Arbeitgeber ist es damit Grundlage für die Personalauswahl. Bei der Wort- und Ausdruckswahl ist es deshalb sehr wichtig, dass alle potenziellen neuen Arbeitgeber mit dem Zeugnis im Wesentlichen die gleichen Vorstellungen von der oder dem Zeugnisinhaber:in bekommen.

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Was ist bei der Formulierung nicht erlaubt?

Das Zeugnis darf keine Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage treffen sollen, als buchstäblich im Zeugnis steht. D. h., unklare Formulierungen, durch die der oder die Beschäftigte in Wirklichkeit anders beurteilt werden soll, sind nicht zulässig.

Denn: Ein Zeugnis ist inhaltlich „falsch“, wenn aus den Formulierungen hervorgeht, dass sich der Arbeitgeber vom buchstäblichen Wortlaut seiner Erklärungen distanziert. Wenn also herausgelesen werden kann, der oder die Beschäftigte wird in Wahrheit anders beurteilt – nämlich schlechter als im Zeugnis bescheinigt.

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Bedeutung der Zeugnissprache: Warum so viele Wiederholungen?

Arbeitgeber müssen sich beim Verfassen des Zeugnistextes in der allgemein angewandten Zeugnissprache ausdrücken, die in der Personal- und Zeugnispraxis üblich ist. Im Laufe der Jahrzehnte haben sich in der Zeugnissprache dabei ständig wiederkehrende, floskelhafte Begriffe und Sätze entwickelt. Das führt in der Praxis dazu, dass Zeugnisse kaum individuell, sondern eher floskelhaft klingen. Einfach, weil in ihnen oft dieselben Formulierungen auftauchen und diese auch noch wiederholt werden –auch in ein und demselben Zeugnis.

Das ist die logische Konsequenz der Zeugnissprache: Denn sie besteht aus Worten und Begriffen, die bereits durch die Arbeitsgerichte gebilligt wurden. Um ein rechtssicheres Zeugnis zu erstellen, müssen sich Arbeitgeber also u. a. an die Zeugnissprache halten.

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Wie hängen Noten und Formulierungen im Zeugnis zusammen?

In qualifizierten Arbeitszeugnissen wird seit Langem bei der Notengebung eine „Zufriedenheitsskala“ genutzt. Die Leistung des oder der Beschäftigten wird daran gemessen, wie der Arbeitgeber mit der Aufgabenerfüllung zufrieden war.

Wie funktioniert das System hinter den Noten?

Die Theorie bei der Formulierung der einzelnen Noten sieht so aus:

• Die Mitte der Zufriedenheitsskala ist eine Schulnote 3, also eine durchschnittliche oder befriedigende Leistung. Zum Beispiel wird einer Arbeitnehmerin bescheinigt, sie habe „zur vollen Zufriedenheit“ oder „stets zur Zufriedenheit“ des Arbeitgebers gearbeitet.

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• Ausgehend von der durchschnittlichen Leistung werden einzelne Aussagen als über- oder unterdurchschnittlich zugerechnet: So setzt die Endnote „gut“ (= Schulnote 2)  voraus, dass mehr als die „volle Zufriedenheit“ bescheinigt wird. Das kann durch Berücksichtigung des Zeitmoments geschehen, der für die Beurteilung besonders wichtig ist. Damit sagt der Arbeitgeber etwas über die Beständigkeit der Leistungen aus. „Gut“ im Sinne der Zufriedenheitsskala ist ein Arbeitnehmer also, wenn ihm bescheinigt wird, er habe „stets“, „immer“ oder „durchgehend“ zur vollen Zufriedenheit des Arbeitgebers gearbeitet. Viele Begriffe haben in der Zeugnissprache eine eigenständige Bedeutung:

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• Eine weitere Steigerung verlangt die Endnote „sehr gut“ oder auch Schulnote 1. In der Zeugnissprache entspricht das z. B. der Formulierung „… stets zur vollsten Zufriedenheit…“. Grammatikalisch gesehen geht mehr als „voll“ eigentlich nicht, denn das Adjektiv „voll“ ist nicht vergleichs- oder steigerungsfähig. In der Zeugnissprache wird aber der Begriff „vollste Zufriedenheit“ ausdrücklich in Kauf genommen.

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So funktioniert das Formulierungsschema für Note 1 bis 3:

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Beispiele: Noten im Arbeitszeugnis entschlüsseln

Kennt man die Zufriedenheitsskala, lässt sich die Bedeutung der Formulierungen schnell entschlüsseln und auf Noten herunterbrechen. Hier sind Beispiele für die wichtigsten Bewertungsstufen:

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Aufgepasst bei Bewertungen, die schlechter als Note 3 ausfallen sollen:

‍Eine durchschnittliche Beurteilung im Zeugnis entspricht der Note 3 bzw. „befriedigend“. Soll die Bewertung schlechter ausfallen, braucht es stichhaltige Gründe, die der Arbeitgeber beweisen können muss. Möchte die oder der Beschäftigte dagegen besser bewertet werden (sehr gut und gut), muss sie ihre bzw. er seine überdurchschnittliche Leistung bzw. Verhalten darlegen und beweisen.

Fremdsprachige Arbeitszeugnisse: Einfach übersetzen?

Grundsätzlich besteht Anspruch auf ein deutschsprachiges Zeugnis. Eine Besonderheit ergibt sich in Fällen mit Auslandsbezug. Wenn eine Fremdsprache das Arbeitsverhältnis maßgeblich geprägt hat, z. B. durch Auslandseinsätze, kann ausnahmsweise verlangt werden, dass das Arbeitszeugnis in der entsprechenden Fremdsprache abgefasst wird.

Das ist allerdings problematisch: Arbeitszeugnisse können nicht ohne Weiteres in eine Fremdsprache übersetzt werden. Denn dabei geht in der Regel die Bedeutung einzelner Begriffe und Formulierungen – und damit Noten– verloren oder wird unverständlich.

Eine mögliche Lösung des Problems: Statt der Übersetzung eines „klassischen“ deutschen Arbeitszeugnisses kann gegebenenfalls zusätzlich eine Art Empfehlungs- oder Referenzschreiben in der jeweiligen Fremdsprache erstellt werden („reference“, „letter of recommendation”). Dieses kann und muss dann allerdings nicht den Anforderungen der deutschen Zeugnissprache entsprechen.

Geheimcodes: Welche Formulierungen sind im Arbeitszeugnis nicht erlaubt?

Die Verwendung von „Geheimcodes“ in Arbeitszeugnissen ist unzulässig – schließlich geht hier nicht um einen Roman oder Krimi. Es ist zwar grundsätzlich Sache des Arbeitgebers, das Arbeitszeugnis im Einzelnen zu verfassen. Ein „Aber“ gibt es trotzdem: Weder Wortwahl noch Auslassungen dürfen dazu führen, dass beim Lesen des Zeugnisses Vorstellungen entstehen, die nicht der Wahrheit entsprechen.

Wichtig: Verboten sind nicht bestimmte Begriffe als solche, sondern Merkmale, die zur Kennzeichnung des Begriffs bestimmt sind. Zum Beispiel auffällige Ironie oder eine Verwendung von Wörtern außerhalb ihrer üblichen sprachlichen Bedeutung als Codewort.

Doch wo fängt Ironie an und wo endet die „übliche sprachliche Bedeutung“ eines Wortes?

Maßgeblich für die Beurteilung, ob ein Begriff einen Code darstellt, ist dabei der sogenannte „objektive Empfängerhorizont“ der Zeugnisleser:innen– also dem durchschnittlichen Personenkreis, der mit einem Arbeitszeugnis in Berührung kommt. Sie dürfen weder harmlos oder positivklingenden Formulierungen aufsitzen, noch dürfen negative Eigenschaften durch die Wort- und Ausdruckswahl ins Gegenteil verkehrt werden. Als ─ nicht ganz ernst gemeintes ─ Beispiel wäre es unzulässig, einem Auszubildenden zum Metzger, der Knochen entwendet hat, zu bescheinigen, er sei „getreu bis auf die Knochen“.

Merkmale von Zeugniscodes erkennen und entschlüsseln

Auch wenn es keine allgemeingültigen Geheimcodes gibt: Bestimmte Merkmale deuten auf verschlüsselte Aussagen hin. Diese Formulierungen und was sie wirklich aussagen, zeigt die nachfolgende Tabelle.

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Zeugnistools für individuelle und rechtssichere Formulierungen

Bei der Formulierung von Zeugnissen lauern eine Menge Fallstricke. Und nicht nur das: Abwechslungsreiche Formulierungen zu finden, die der oder dem Beschäftigten wirklich gerecht werden und auch noch rechtssicher sind, kann sehr mühsam sein. Im Internet findet sich zwar viel Inspiration – doch wer weiß, ob die Formulierungen vor Gericht wirklich Bestand haben?

Arbeitszeugnisgeneratoren bieten mit ihren geprüften Muster-Formulierungen Sicherheit. Die Kompetenzen der oder des Beschäftigtenlassen sich mit Noten bewerten und die Software bietet entsprechende Textbausteine und Alternativen an. Die Vielfalt an Formulierungen ist in der Regel groß, sodass ein möglichst individueller und passgenauer Zeugnistexterstellt werden kann. Die Rechtssicherheit der Formulierungen prüft der Anbieter – im besten Fall regelmäßig, im Kontext neuer Rechtsprechung. Ein Zeugnistool, wie der Haufe Zeugnis Manager, sichert das Unternehmen ab, reduziert Recherche-Aufwand und macht aus der Zeugnis-Pflicht eine Kür.