Entscheidend für Ihr Gelingen ist, realistisch und "schonungslos" die Ist-Situation in der Kanzlei zu analysieren:
Wie sieht die Arbeitszeit heute aus?
In vielen Kanzleien wird am Freitag schon länger nicht mehr "voll", also 8 Stunden gearbeitet. Die Arbeitszeit am Freitag bestimmt die notwendige Produktivitätssteigerung. Wie viel Zeit muss/kann realistisch eingespart werden?
Wie hoch ist Ihre Kapazitätsauslastung?
Die bloße Hoffnung: "Dann arbeiten wir eben etwas schneller." reicht bei weitem nicht. Im Gegenteil: Im Moment herrscht in vielen Kanzleien "Unterkapazität". Der Drehzahlmesser steht gefühlt kurz vor, oder schon im roten Bereich.
Hier empfehlen wir dringend eine genauere Analyse: Wo und in welchem Umfang "knirscht" es? Aktuell hören wir immer wieder: Die Jahresabschlüsse drücken. Die erst so willkommenen Fristverlängerungen führen für die Abschlüsse 2021 und 2022 zu einer sich aufbauenden "Welle". Bei einer sehr hohen Welle ist die Einführung einer Vier-Tage-Woche ein Ziel, das eher später in Angriff genommen werden kann. Die gute Nachricht: Allein das Ziel motiviert schon.
Wie sieht Ihr Digitalisierungsgrad aus?
Und hier reden wir nicht von PDF statt Papier, wir reden von Automatisierung – also im Wesentlichen von der konsequenten Nutzung von Schnittstellen. Auch hier gibt es eine gute Nachricht: In den meisten Kanzleien ist hier noch deutlich "Luft nach oben". Nutzen Sie die Analysemöglichkeiten Ihrer Kanzleisoftware, um Potentiale zu heben.
Digitale Möglichkeiten bei Mandanten
Nutzen Sie zusätzlich eine schnöde Excel-Tabelle, in der für jeden Mandanten steht, welche digitalen Möglichkeiten bei ihm schon genutzt werden (Kassenschnittstelle, Warenwirtschaft, Beleganlieferung etc.). Diese Tabelle liefert Ihnen über die Filtermöglichkeiten die Information, welche "Lücke" Sie als erstes schließen sollten.
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