Digitale Zusammenarbeit in Steuerkanzleien

Zusammenfassung

Überblick

Die Corona-Pandemie hat es auch dem letzten Skeptiker deutlich vor Augen geführt: Die Zukunft der Steuerberaterbranche liegt in der Digitalisierung. Nicht nur in Bezug auf die Mandantenkommunikation, sondern auch im Hinblick auf die interne Zusammenarbeit der Kanzlei-Mitarbeiter. Flexible Arbeitszeiten, Schichtbetrieb und Heimarbeitsplätze waren für viele Steuerkanzleien bisher undenkbar. Doch die Krise hat gezeigt, dass die Digitalisierung ein wesentliches Fundament ist, um sich zukunftssicher und wettbewerbsfähig aufzustellen – um flexibel auf besondere Situationen reagieren zu können.

Im Folgenden werden Ansätze aufgezeigt, wie sich die Zusammenarbeit der Mitarbeiter digital gestalten lässt und welche Lösungen dafür geeignet sind.

1 Chancen und Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit von Mitarbeitern

Eine große Herausforderung interner Digitalisierungsprozesse waren in der Vergangenheit die Mitarbeiter. Sie mussten von der Notwendigkeit der Veränderungen überzeugt werden. Diese Hürde liegt nach Corona deutlich niedriger. Auch die technischen Schwierigkeiten können jetzt schneller überwunden werden: Was im Shutdown mit heißer Nadel gestrickt werden musste, lieferte wertvolle Erfahrungen und kann mit Bedacht richtig bzw. noch besser umgesetzt werden.

Viele Herausforderungen bestehen jedoch weiterhin: Mitarbeiter müssen umdenken, neue Prozesse und vor allem den Umgang mit neuen digitalen Lösungen und eventuell auch Geräten erlernen. Dafür sind häufig Mitarbeiter-Schulungen und Trainings notwendig. Gleichzeitig gilt es weiterhin, den Mitarbeitern die Ängste zu nehmen, sich durch die aktive Beteiligung an der Digitalisierung selbst überflüssig zu machen. Doch diese Herausforderungen waren nie niedriger als jetzt.

Gleichzeitig liegen die Chancen auf der Hand: eine digitale Zusammenarbeit in der Steuerkanzlei ist in vielen Fällen effizienter. Wiederkehrende Prozesse werden automatisiert, Fehlerquellen durch standardisierte technische Abläufe minimiert. Da jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt auf dem aktuellen Bearbeitungsstand ist, werden auch Fehler in der Zusammenarbeit minimiert und Abläufe beschleunigt. Die gewonnene Zeit kann in Beratungsprojekte investiert werden.

Gleichzeitig profitieren die Mitarbeiter von neuen Freiheiten. Wer im Homeoffice arbeiten darf, kann z. B. die Kinderbetreuung besser und flexibler organisieren. Viele Online-Konferenzen sind zudem effizienter und zielführender, weil sie sich auf das Wesentliche beschränken. Die Digitalisierung der internen Kanzleiprozesse und der Mitarbeiterkommunikation trägt somit auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Nicht zuletzt kann sie auch positive Effekte auf die Rekrutierung neuer Mitarbeiter haben. Eine moderne, digital aufgestellte Steuerkanzlei ist besser in der Lage, eine junge Generation anzusprechen, die bereits mit Tablet und Smartphone aufgewachsen ist.

Link zum Videointerview mit Steuerberater Florian Gößmann-Schmitt

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2 Verteilte Teams organisieren und führen

Homeoffice, Digitale Dokumentenablage, Video-Konferenz, Mitarbeiter-Chat, Intranet: Die Digitalisierung der internen Zusammenarbeit stellt neue Anforderungen an die Kanzleiführung. Die Zusammenarbeit muss neu gedacht werden.

2.1 Technische Voraussetzungen schaffen

Wesentliches Element einer digitalen Zusammenarbeit ist die Option, dass Mitarbeiter nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice arbeiten. Um dies zu ermöglichen, müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen werden: Sie reichen von der passenden Hardware über den Arbeitsplatz bis hin zum schnellen und sicheren Internetzugang. Empfohlen wird die Ausgabe von Firmen-Laptops, die sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder an anderen Kanzlei-Standorten genutzt werden können. Dabei muss die Kanzleiführung sicherstellen, dass die Kanzleigeräte ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden und nur über diese auf Kanzlei-Anwendungen zugegriffen wird.

Eine sichere Anbindung des Homeoffice an die Kanzlei kann über ein sog. virtuelles privates Netz erfolgen. Ein solches VPN (Virtual Private Networks) baut innerhalb der bestehenden Internetverbindung einen verschlüsselten Tunnel auf. Durch Passwörter oder ein digitales Zertifikat kann die Authentifizierung des VPN sichergestellt werden. Ein schneller Internetzugang ist Grundvoraussetzung und in vielen Regionen Deutschlands heute Standard. Zusätzlich muss die Verfügbarkeit aller relevanten Programme und Tools sichergestellt sein.

2.2 Führen und trainieren

Neben den technischen Anforderungen ist Digitalisierung vor allem ein Führungsthema: Die Kanzleiführung muss den Digitalisierungsprozess anstoßen und alle Mitarbeiter für diese Strategie gewinnen. Ein möglicher Anstoß kann ein gemeinsames Event sein, in dem der Wandel der Branche und die Notwendigkeit einer Digitalisierung thematisiert werden. Chancen und Risiken sollten offen angesprochen werden.

Da eine Automatisierung von internen Prozessen auch zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeiten führt, müssen interne Abläufe neu organisiert werden. Die Post-it-Zettel am Computerbildschirm werden ebenso durch digitale Lösungen ersetzt, wie viele Aktenordner. Um Mitarbeiter für digitale Umstellu...