Fachbeiträge & Kommentare zu Digitalisierung

2.1.1 Einigung auf eine zentrale Datenbasis Ein elementarer Schritt für die Vereinfachung der Prozesse stellt für viele Organisationen die Entscheidung dar, eine zentrale IT zu definieren, die als Datenbasis für alle anderen Prozesse gilt. Dort werden die Stammdaten der Mitarbeiter ein einziges Mal erfasst (dieses System wird „System of record“ genannt) und von dort aus an al...mehr

Effiziente und transparente Lösungen, die zuverlässig funktionieren und allen Beteiligten das Leben erleichtern: Wie sollten digitale HR-Prozesse aufgebaut sein, damit sie die Personalarbeit in Zeiten von Fachkräftemangel und New Work verbessern? Nachdem die Ist-Situation beschrieben wurde, greift es zu kurz, als Ziel der Digitalisierung lediglich die Prozessverbesserung in ...mehr

Viele der Stolperfallen und Fehler kennen Sie aus anderen (IT-) Projekten – sie sind immer ähnlich und finden leider trotz allem überall statt. Deshalb finden Sie hier zum Abschluss unseres Leitfadens die Top-11 der häufigsten „Eigentore“, die Sie vermeiden sollten. Sie vergessen, den Betriebsrat (rechtzeitig) einzubinden. Sie denken zu spät an Themen wie Datensicherheit, Daten...mehr

Nun ist sichtbar geworden, wo die größten Pain Points heute liegen. Zeit also, Prozesse zu definieren, die am meisten Ressourcen rauben und am ineffizientesten sind. Ein wichtiges Ziel der Digitalisierung ist in der Regel, den Automatisierungsgrad zu erhöhen, Kosten und Reaktionszeiten zu senken oder auch, Aufgaben einfacher und benutzerfreundlicher zu erledigen. Falls mögli...mehr

Künstliche Intelligenz verändert die Arbeit in HR schneller und tiefgreifender, als viele es erwartet haben. Neue Technologien entstehen im Monatsrhythmus, und nicht jede Personalabteilung kann diesem Tempo problemlos folgen. Eines ist jedoch klar: Die aktive Auseinandersetzung mit KI ist längst Plicht, für die eigene Wettbewerbsfähigkeit ebenso wie für die Zukunftsfähigkeit...mehr

Betrachtet man Digitalisierungsstrategien in den Organisationen, werden in den meisten Unternehmen die folgenden Handlungsfelder umgesetzt:[1] Digitale Personalakte: Sie erlaubt zeitlich und räumlich unbegrenzten und revisionssicheren Zugriff auf die Mitarbeiterdokumente. Dies ist entscheidend dafür, die Zusammenarbeit in HR-Teams grundlegend zu ermöglichen. Auch Ablageprozes...mehr

So könnte ein Prozess-Raster nach dem Pareto-Prinzip aussehen. Prozess-Raster nach dem Pareto Prinzipmehr

Die vorhergehenden Überlegungen zum Umgang mit KI lassen sich nun ebenfalls als Gestaltungsprinzipien für die eigene HR-Digitalisierung heranziehen. Praxis-Beispiel Designprinzip mit Blick auf KI Designprinzip: Wir gestalten HR-Prozesse so, dass sie durch KI unterstützt, aber nicht ersetzt werden. Wir nehmen ein Kriterium in unsere Digitalisierungsroadmap mit auf, die das KI-Po...mehr

Überblick HR ist im (digitalen) Wandel – und das nicht erst seit der Corona-Pandemie. Viele HR-Abteilungen befinden sich auf dem Weg von einer reinen prozessorientierten Administration der Mitarbeiter hin zu menschzentrierten Services. Letztere haben das Ziel, die Mitarbeiter bestmöglich bei ihrer Arbeit zu unterstützen und für mehr Zufriedenheit im Unternehmen zu sorgen. Um ...mehr

Die folgenden Schritte dienen dazu, den Ausgangpunkt im eigenen Unternehmen einzuschätzen: Wo stehen wir heute mit unserer Digitalisierung? Hier ist es ratsam, jeden dieser Punkte Schritt für Schritt bezogen auf die eigene Situation durchzugehen, um den IST-Zustand genauer zu spezifizieren. Dabei werden wesentliche Informationen für die spätere Vorgehensweise zusammengetrage...mehr

Das nach dem italienischen Ingenieur Vilfredo Pareto benannte Pareto-Prinzip befasst sich mit der Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis und besagt, dass 80 Prozent der Wirkung (Ergebnisse) durch 20 Prozent der eingesetzten Faktoren erreicht werden können. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit. Andersherum ausgedrückt: 20 Pro...mehr

Die Digitalisierung von HR bringt enorme Effizienzgewinne. Gleichzeitig werden sensible personenbezogene Daten in großem Umfang digital verarbeitet. Grundpfeiler einer vertrauenswürdigen Digitalisierung von HR-Prozessen bildet damit der Datenschutz. Das Thema steht von Anfang an auf der Digitalisierungs-Agenda, um Mitarbeitende und Unternehmen zu schützen, Rechtssicherheit z...mehr

Heute wird der Einsatz von KI häufig begleitet von internen Hürden. Eine Studie aus dem Jahr 2024 zeigt folgende Barrieren beim Einsatz von KI in HR-Bereichen auf:[1] Bedenken über die Verletzung des Datenschutzes oder der Privatsphäre Zu viele rechtliche Vorgaben oder unklare rechtliche Konsequenzen Ethische Bedenken Mögliche Diskriminierung z. B. hinsichtlich Geschlechts, Alte...mehr

Nachdem in den letzten Schritten ein Blick auf das Zukunftsbild von HR sowie die übergeordnete Strategie geworfen wurde und zudem die Potentiale moderner IT-Systeme und KI analysiert sind, können die bisherigen Erkenntnisse aus Reifegrad, Pain Points und Nutzen systematisch mit diesen Ergänzungen verknüpft werden. Gezeigt wird das beispielhaft anhand folgender Tabelle.mehr

Bei der konkreten Planung hilft Ihnen folgendes Raster:mehr

Ein elementarer Schritt für die Vereinfachung der Prozesse stellt für viele Organisationen die Entscheidung dar, eine zentrale IT zu definieren, die als Datenbasis für alle anderen Prozesse gilt. Dort werden die Stammdaten der Mitarbeiter ein einziges Mal erfasst (dieses System wird „System of record“ genannt) und von dort aus an alle anderen Systeme automatisiert übergeben....mehr

4.2.1 All-in-one oder doch Einzellösungen Nun sind die Anforderungen und der Optimierungsbedarf beschrieben und es ist klar, welche Funktionen eine neue HR-Lösung haben sollte. Aber was, wenn es mehrere Tools benötigt, um alle Bedürfnisse zu digitalisieren? Eines für alles, oder Viele für alles? Eine Frage, die zwar nicht so alt wie die Menschheit ist, jedoch seit der Erfindun...mehr

4.1.1 Den zukünftigen Prozess beschreiben Wie soll der neue Prozess aussehen? Hier kann den Beschreibungen von 3.2 bis 3.4 gefolgt werden. Es geht darum, einen Zukunftsprozess zu entwickeln, der: effizienter läuft als heute, die Zufriedenheit aller Beteiligten erhöht, die technologischen Möglichkeiten sinnvoll nutzt, sich in die Systemlandschaft integriert, ohne den Prozess zu ve...mehr

Die Künstliche Intelligenz erlaubt es, dass Maschinen menschliche Intelligenz nachahmen und Fähigkeiten wie logisches Denken, Erinnern, Lernen und Kreativität durch die Maschinen bereitzustellen. KI-Technologien All diese Technologien verändern die HR-Arbeit fundamental und werden unseren Alltag immens erleichtern und / oder auf den Kopf stellen). Folgende KI-Technologien sind...mehr

Die künstliche Intelligenz wie oben beschrieben ist heute so weit, mit all den Technologien alle im Mitarbeiter-Lifecycle genannten Prozesse in eine ganz neue Leistungsfähigkeit zu bringen. Die folgende Tabelle zeigt Beispiele für die Anwendungsbereiche für jeden Aufgabenbereich.mehr

Ohne die Festschreibung von quantitativen und qualitativen Kennzahlenkann der Erfolg der Prozessdigitalisierung nicht überprüft werden. Daher ist es nützlich, aus den Zielkriterien für den Prozess die KPI’s abzuleiten. Vielleicht gibt es ja bereits nützliche Kennzahlen (z. B. die time-to-hire), dann lassen sich daraus neue Zielvorgaben generieren. Vorgaben können auch von an...mehr

Nützliche Kriterien, bezogen auf den „Reifegrad“ von HR, werden von einer großen Anzahl an Beratungsunternehmen herangezogen. Sie sind in der nachfolgenden Tabelle zu sehen. Im allerersten Schritt fällt es sicherlich nicht schwer, sich anhand solcher Kriterien selbst einzuordnen.mehr

Mit der Umsetzungsplanung auf dem Papier und der Entscheidung für einen Anbieter ist es leider noch nicht getan. Um die Digitalisierung in Ihren Arbeitsalltag umzusetzen, sollten Sie regelmäßig die Ängste und Befürchtungen Ihrer Kollegen adressieren. Sicher können Softwarehäuser Sie bei der Einführung, Anpassung an Ihre IT-Landschaft und dem Roll-Out unterstützen – schließlic...mehr

Zusammenfassung Überblick HR ist im (digitalen) Wandel – und das nicht erst seit der Corona-Pandemie. Viele HR-Abteilungen befinden sich auf dem Weg von einer reinen prozessorientierten Administration der Mitarbeiter hin zu menschzentrierten Services. Letztere haben das Ziel, die Mitarbeiter bestmöglich bei ihrer Arbeit zu unterstützen und für mehr Zufriedenheit im Unternehme...mehr

Der Mitarbeiter-Live-Cycle gibt den gesamten Lebensweg eines Mitarbeitenden im Unternehmen wieder. Er zeigt auf, an welchen Stellen Mitarbeiter mit den Angeboten des Unternehmens in Berührung kommen. Anhand dieses Lebenswegs lassen sich Aktivitäten strukturieren. Zudem lassen sich die einzelnen Prozesse im Mitarbeiter-Life-Cycle getrennt mit Blick auf den Digitalisierungsreif...mehr

Im Zuge der Digitalisierung werden häufig die Aufgabenfelder des Personalbereichs grundlegend neu gedacht. In welche Richtung es in der eigenen Organisation gehen soll wurde in Kapitel 2 beleuchtet. Mit dem enormen und stetig wachsenden Einfluss von Künstlicher Intelligenz beschleunigt sich diese Entwicklung zusätzlich. Für HR-Leitungen bedeutet das: Es ist elementar, die zuk...mehr

Viel Theorie, wenig Praxis – doch jetzt wird es konkret. Einige Digitalisierungsmaßnahmen können sofort umgesetzt werden, nämlich dann, wenn kein Softwareauswahlprozess benötigt wird. Dazu ist es empfehlenswert, mit dem Projektteam im Rahmen eines Workshopsden gemeinsamen Umsetzungsfahrplan zu erarbeiten. 3.1 Starten Sie mit den "Low Hanging Fruits" Nehmen Sie sich Ihre Digita...mehr

In diesem letzten Schritt der IST-Analyse entsteht eine Übersicht über IT-Lösungen, die aktuell im Einsatz sind. Hierfür kann die Aufgabenübersicht aus Schritt 2.4 genommen werden und die bereits eingesetzte Software beim jeweiligen Arbeitspaket ergänzt werden. Bei der Recherche sollte sich das Projektteam zunächst auf Software konzentrieren, die im Personalwesen genutzt wird...mehr

Ist nun ein Favorit identifiziert, geht es darum, das C-Level von der geplanten Digitalisierungsstrategie und der nötigen Investition zu überzeugen. Die Praxis zeigt, dass sich Prozessdigitalisierungen innerhalb der ersten zwei bis drei Jahre amortisieren, wenn eingesparte Ressourcen, das optimierte Service-Level sowie die Investition in das Humankapital zusammengerechnet we...mehr

Nachdem alle HR-Aufgaben aufgeführt und grob geclustert sind, geht es im zweiten Schritt darum, zu analysieren, in welchen Bereichen der größte Bedarf an Digitalisierung besteht und womit am besten gestartet werden sollte. Hier empfiehlt es sich, auf Grundlage des jetzt vorhandenen Überblicks (Schritt 2.3) vom „Großen ins Kleine“ zu denken. Dafür wird nun ein Gesamtprozess be...mehr

Im Folgenden werden Kompetenzen eines digitalisierten HR-Teams beispielhaft dargestellt, denn gerade die Qualifikationslücken mit Blick auf HR sind als Umsetzungshürde zu betrachten, die dem Entwicklungstempo auf der technologischen Seite entgegensteht. Digitale Prozesskompetenz Fähigkeit, Prozesse zu analysieren, zu vereinfachen und digital abzubilden, das Verständnis von HR...mehr

Bevor der bestehenden Prozess genau angeschaut wird, ist es empfehlenswert die Unvoreingenommenheit und Diversität des Arbeitsteams zu nutzen, um auf der grünen Wiese den gewünschten, idealen Prozess zu entwerfen. Vorgehensweise: Festlegung des Prozess-Ausgangspunktes (Was ist der Auslöser? Wie kann er aussehen? Z. B. Ticket, Anforderungsformular oder Krankmeldung) und des gew...mehr

Für manche Digitalisierungsvorhaben ist während der IST-Analyse bereits festgestellt worden, dass diese für den HR-Bereich einen Quantensprung bedeuten würden. An dieser Stelle ist es elementar, sich dem Projekt aus vielen Perspektiven anzunähern. Die nachfolgenden Kapitel dienen dazu, einzelne Entscheidungen für den Quantensprung vorzubereiten und neue Software sowie die dam...mehr

Diese Fragen sollten Sie sich bei der Softwareauswahl immer stellen: Gehen Sie auf eine Cloud-basierte Lösung oder entscheiden Sie sich für das lokale Rechenzentrum? Vor allem regulatorische Voraussetzungen, strategische Fragen und organisatorische Details sind ausschlaggebend dafür, auf die lokale Softwareverwendung zu setzen. Unternehmen mit extrem hohen Datenschutzregelunge...mehr

Wenn die Angebote eingeholt wurden, geht es darum, eine Entscheidung für eine Lösung herbeizuführen. Hier hat sich ein mehrstufiges Verfahren bewährt: Im ersten Schritt wird über die möglichen Anbieter ein relativ grober Vergleich durchgeführt. Sind die Kosten im machbaren Bereich? Können unsere Muss-Kriterien grundsätzlich realisiert werden? Im nächsten Schritt wurden dann durc...mehr

Im nächsten Schritt ist es empfehlenswert, alle eigenen HR-Prozesse zu sammeln. Dabei werden zuerst alle Prozesse oder zusammenhängende Aufgabenpakete, die bei einzelnen Personen und innerhalb des HR-Teams anfallen, zusammengestellt. Das können Vorgänge sein, die in Excel-Listen oder in Print-Ordner vorgehalten werden, aber auch Aktionen, die über E-Mail-Formulare oder per Te...mehr

Der Digitalisierungsprozess und die Integration von KI wird in HR in den nächsten Jahren ein ständiger Begleitprozess sein, will man die neuen Technologien für die Verbesserung der eigenen Abläufe und Ausrichtung nutzen. Innerhalb dieses Prozesses werden sich auch Aufgabenbereiche fundamental verändern. Vor allem für die Entwicklung neuer Rollenbilder im HR-Team ist das relev...mehr

Nehmen Sie sich Ihre Digitalisierungsroadmap vor. Haben Sie dort bereits ein bis zwei Prozesse identifiziert, mit denen begonnen werden soll, die sog. „low hanging fruits“, bei denen schnell und mit wenig Aufwand ein Erfolg erzielt werden kann und der Aufwand als eher gering oder mittel bewertet wurde? Sortieren Sie die einzelnen Tabelleninhalte in das folgende Chart ein und...mehr

Jetzt ist der Zeitpunkt, an dem es sich lohnt, den bestehenden analogen oder in Teilen analogen Prozess zu analysieren: Es gibt ja bereits Routinen und Verantwortlichkeiten in der Organisation. Es erfolgt nun die Prüfung, welche der bestehenden Prozessschritte beibehalten und „nur“ digitalisiert werden müssen – und was es neu braucht. Dabei ist es nützlich, sich an die Worte...mehr

Wenn der neue Prozess ausreichend beschrieben wurde, geht es an die Umsetzung in folgenden Schritten: Rollen festlegen: An erster Stelle ist zu klären, wer welche Rolle einnimmt. Dies ist häufig ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Ein Prozess-Inhaber ist verantwortlich für den Prozess und die saubere Umsetzung. Ein technischer Support sorgt für die Umsetzung der technischen Grundla...mehr

Können wir mit neuen digitalen Prozessen die zentralen Herausforderungen unserer Organisation lösen? Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel, und gerade HR hat eine besondere Verantwortung, diesen Wandel gewinnbringend zu begleiten. Ob Fachkräftemangel, Führungskultur in Zeiten von Homeoffice oder die Betreuung von Kollegen mit flexiblen Arbeitszeiten: HR steht allen Mitarbe...mehr

Nun ist es soweit: die Bestandsaufnahme bis hierher mit Reifegrad, Prozessen und Pain Points kann einmal in einen Überblick gebracht werden. Hier werden die bisher als hoch bewerteten Handlungsschritte gesammelt. Der Überblick kann wie folgt aussehen und im nachfolgenden Prozess wieder herangezogen werden:mehr

Wie soll der neue Prozess aussehen? Hier kann den Beschreibungen von 3.2 bis 3.4 gefolgt werden. Es geht darum, einen Zukunftsprozess zu entwickeln, der: effizienter läuft als heute, die Zufriedenheit aller Beteiligten erhöht, die technologischen Möglichkeiten sinnvoll nutzt, sich in die Systemlandschaft integriert, ohne den Prozess zu verkomplizieren durch klare KPIs messbar und...mehr

Nun sind die Anforderungen und der Optimierungsbedarf beschrieben und es ist klar, welche Funktionen eine neue HR-Lösung haben sollte. Aber was, wenn es mehrere Tools benötigt, um alle Bedürfnisse zu digitalisieren? Eines für alles, oder Viele für alles? Eine Frage, die zwar nicht so alt wie die Menschheit ist, jedoch seit der Erfindung der ersten Unternehmenssoftware unzähli...mehr

Der Anforderungskatalog beschreibt die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die neue Softwarelösung und dient als Grundlage für die Auswahl, Bewertung und Implementierung. Ziel des Anforderungskataloges ist es, ausreichend klar die Grundlagen für die Systemanforderungen zu beschreiben, ohne sich dabei jedoch in Details zu verlieren. Es sollte schli...mehr

Folgende Kosten sind zu vergleichen und, das ist ganz wichtig, mit Referenzkunden zu evaluieren. Folgende Tabelle kann einen guten Überblick darstellen. Folgende Kost...mehr

Rz. 2a Das Achte Kapitel enthält Pflichten zur Meldung, Anzeige, Bescheinigung, Auskunft, Mitwirkung, Duldung und sonstige Pflichten sowie eine Schadensersatzregelung bei Pflichtverletzungen. Darüber hinaus delegiert der Gesetzgeber Befugnisse auf den Verordnungs- und Anordnungsgeber. Das Kapitel verfolgt den Hauptzweck, ein möglichst reibungsloses Verfahren bei den verschie...mehr

Rz. 2 Die Vorschrift bezieht sich auf die Arbeitsbescheinigung (§ 312), die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a) sowie die Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313). Sie gestattet demjenigen, der zur Ausstellung der Bescheinigung nach den genannten Vorschriften verpflichtet ist, grundsätzlich eine elektronische Übermittlung an die Bund...mehr

Aktuell besteht keine gesetzliche Pflicht, Mentale Ersthelfer zu benennen. Ihre Einführung kann jedoch als eine Maßnahme angesehen werden, um der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (§ 618 BGB) nachzukommen und die Anforderungen der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (§ 5 ArbSchG) zu erfüllen. Die Einbindung Mentaler Ersthelfer ist zwar keine Pflicht, ste...mehr

I. Einleitung Die Digitalisierung bietet neue Möglichkeiten der Kommunikation. Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, welche Implikationen damit für das Umgangsrecht eines jeden Elternteils nach § 1684 Abs. 1 BGB verbunden sind. Während in früheren Diskussionen noch darauf verwiesen werden konnte, dass der Umgangszweck durch die Nutzung eines "normalen Telefons" gesich...mehr