Kommunikation ist alles. So könnte man die Arbeitsweise von Kanzleiinhaberin Melanie Fix-Neuhäuser zusammenfassen. Was die Steuerberaterin damit meint, und wieso sie manchmal morgens zwei Stunden braucht, bis sie bei ihrem Schreibtisch angelangt ist, erfahren Sie im Interview.
Frau Fix-Neuhäuser, wann haben Sie zuletzt ein Lob von einem Ihrer Mandanten erhalten?
Das ist noch gar nicht so lange her. Ein Mandant hatte mich gefragt, warum ich so anders rede als die anderen Berater. Er habe zum ersten Mal das Gefühl, dass er nicht nur rein fachlich beraten werde, sondern wirklich nach seinen Zielen für das Unternehmen gefragt werde. Ein schönes Kompliment, das mich darin bestärkt hat, weiterhin großen Wert auf gute Kommunikation zu legen.
Wieso ist Ihnen Kommunikation als Element der Beratung so wichtig?
Wir Berater haben alle dieselben Rahmenbedingungen, gesetzliche Vorgaben, an die wir uns halten müssen. Das ist gegeben. Aber die Wünsche und Ziele der einzelnen Mandanten sind zum Teil sehr unterschiedlich. Und um die richtig erfassen zu können, müssen wir ein Stück weit die Lebensrealität des Mandanten kennen. Das geht nur über ein gutes Gespräch.
Haben Sie diesen Ansatz von Anfang an in Ihrer Arbeit als Steuerberaterin einfließen lassen?
Die Art, wie ich mit den Mandanten kommuniziere, hat sich mit der Zeit entwickelt. Bei meiner Weiterbildung zur Fachberaterin für Unternehmensnachfolge habe ich gemerkt, dass ich oft mehr Mediatorin als Beraterin bin. Oft war ich Vermittlerin zwischen zwei oder drei Generationen oder zwischen verschiedenen Führungsebenen in einem Unternehmen. Aus dieser Berufserfahrung hat sich die Art, wie ich mit den Mandanten kommuniziere, entwickelt.
Kommen Sie sich dabei auch manchmal vor wie eine Psychologin?
Ja (lacht), wenn ich ehrlich bin, fühle ich mich oft wie eine Psychologin. Bei vielen Mandanten bin ich nicht nur die Steuerberaterin ihres Unternehmens, sondern auch für sie als Privatperson. Das hat durchaus Vorteile. Je mehr ich über die Mandanten weiß, desto besser kann ich ihnen Empfehlungen geben. Ich bin selbst immer wieder erstaunt, was für Impulse von den Mandanten kommen, die die ganze Beratung in eine andere Richtung lenken. Wenn sich zum Beispiel herausstellt, dass ein Unternehmer gerne expandieren möchte oder wenn ein Unternehmer sich in ein paar Jahren zurückziehen möchte. Aus einem Gespräch ist bei einem meiner Mandanten die Entscheidung gereift, einen zweiten Geschäftsführer einzustellen. Aus den vermeintlich langweiligen Zahlen aus der Buchführung ergeben sich also Investitionsentscheidungen oder Handlungsoptionen, auf die ich mit meiner Beratung Einfluss habe.
Was muss man beachten, wenn man diese Kommunikation auf Augenhöhe mit seinen Mandantinnen und Mandanten erreichen will?
Steuerberater sollten lernen, zuzuhören. Außerdem sollte man sich nicht scheuen, auch mal die großen Fragen zu stellen: Was ist Ihre größte Sorge? Was ist Ihr größter Wunsch? Auch innerhalb der Kanzlei sollte diese offene Kommunikation gelebt werden. Wir begegnen einander in meiner Kanzlei auf Augenhöhe und Entscheidungen werden gemeinsam getragen.
Wie zeigt sich das konkret in Ihrer Kanzlei?
Bevor ich morgens im Büro an meinem Platz sitze, können bisweilen zwei Stunden vergehen. Stunden, die ich damit verbringe, mich mit meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu unterhalten. Und dabei geht es nicht immer nur um ihre aktuellen Fälle und Aufgaben, sondern auch um ihr Wohlbefinden oder private Angelegenheiten. Das ist für mich die wichtigste Zeit des Tages. Außerdem haben wir ein wöchentliches Meeting, in dem wir uns Zeit für allgemeine Kanzlei- und Organisationsthemen nehmen und in dem Mitarbeiter Impulse an die Kanzleiführung weitergeben können.
Ihre Kanzlei besteht aus 33 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und verteilt sich auf zwei Standorte. Haben es kleinere Kanzleien schwerer mit dieser Art der Kommunikation?
Unsere Branche ist seit Corona enorm gefordert und hatte bereits vor der Pandemie mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen. In einigen Kanzleien bleibt da wahrscheinlich keine Zeit, sich mit der eigenen Kommunikation auseinanderzusetzen, ganz unabhängig von der Kanzleigröße. Unsere Kanzlei hat den Vorteil, dass wir uns schon seit vielen Jahren mit diesem Thema beschäftigen. Dafür muss man Zeit haben, um sich rauszunehmen, um zu reflektieren und vielleicht auch, um die ein oder andere Weiterbildung zu machen. Diese Zeit fehlt vielen Kanzleien im Moment.
Seit der Pandemie können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom Homeoffice aus arbeiten. Hat das eine Auswirkung auf die Kommunikation?
Da wir komplett digital arbeiten, war die Zusammenarbeit kein Problem. Zudem haben wir regelmäßige Meetings etabliert. Der Austausch ist also während der Pandemie immer erhalten geblieben.
Ihre Kanzlei ist auf verschiedenen Social-Media-Kanälen aktiv. Ist das ein Teil ihrer Kommunikationsstrategie?
Ja, definitiv. Wir wollen unseren Mandanten zeigen, wie wir arbeiten und wie wir kommunizieren. Und wir wollen mit unseren Social-Media-Auftritten auch potenzielle Mitarbeiter ansprechen. Der Fachkräftemangel ist eine enorme Herausforderung für unsere Branche. Es geht nicht nur darum, Fachkräfte zu finden, es müssen auch die passenden Fachkräfte für die Kanzlei und das jeweilige Team sein. Eine offene Kommunikation kann auch in diesem Fall helfen, die richtigen Bewerberinnen und Bewerber auf sich aufmerksam zu machen.
Zur Person
Melanie Fix-Neuhäuser ist Steuerberaterin, Fachberaterin für Unternehmensnachfolge und zertifizierte Testamentsvollstreckerin. Sie führt seit 18 Jahren die Kanzlei Fix mit über 30 Mitarbeitern und teilt ihr Wissen auf LinkedIn, Facebook und Instagram. 2022 wurde sie für den Black Bull Award in der Kategorie Steuerexperte nominiert.