Best Practice: So digital arbeiten Steuerverwaltungen in anderen Ländern

Trendbericht 03.02.2020 Transformation & Change Management

Wenn es um die Digitalisierung geht, scheint die deutsche Steuerverwaltung hinten zu liegen. Wie andere Länder die Digitalisierung in der Finanzverwaltung für sich nutzen. 

Best Practice: Digitale Finanzverwaltungen

Digitale Vorreiter der Steuerbranche

Von der verpflichtenden E-Rechnung bis zur automatischen Umsatzsteuerermittlung: In zahlreichen europäischen und außereuropäischen Ländern nutzen Finanzverwaltungen bereits digitale Lösungen, um Prozesse besser zu steuern. Kaum ein Steuergebiet hat die digitale Transformation dabei bereits so stark erfasst wie den Bereich der indirekten Steuern. Nicht verwunderlich: Die Massen an Umsatzsteuerdaten können dadurch effizienter bearbeitet und automatisiert abgewickelt werden. Zugleich dient die Digitalisierung dazu, eine der aufkommensstärksten und betrugsanfälligsten Steuereinnahmequellen besser zu überwachen und nicht zuletzt steuerliche Mehreinnahmen zu generieren.

Ihren Anfang nahm die Digitalisierung der Steuerbranche 2005 mit dem durch das OECD spezifizierte Dateiformat für die digitale Steuerprüfung „Standard Audit File for Tax”, oder auch SAF-T, das seitdem in Ländern wie Portugal, Österreich oder auch Polen umgesetzt wurde. Bis heute sind viele weitere digitale Lösungen hinzugekommen. So hat Estland alle Vorgänge der öffentlichen Verwaltung bereits komplett digitalisiert.

Spanien als europäischer Vorreiter beim Clearance-System 

Das aus Südamerika stammende Clearance-System nutzt Spanien bereits seit 01.07.2017.

Das „Sistema de Suministro Inmediato de Informacion – SII“ verpflichtet Unternehmen dazu, umsatzsteuerrelevante Angaben zu Aus- und Eingangsrechnungen zeitnah an das Finanzamt zur Kontrolle zu übermitteln. Betroffen sind große Unternehmen mit mehr als sechs Millionen Euro Umsatz. Kleine und mittelständische Unternehmen können auf freiwilliger Basis über das System Steuerinformationen an die Behörde senden.

Vorteilhaft ist die E-Invoicing-Lösung insbesondere, da sie Umsatzsteuer praktisch in Echtzeit generiert (Real-Time-Umsatzsteuer). Die Steuerbehörde nutzt die gelieferten Informationen, um die Steuerdaten des Steuerpflichtigen für Mehrwertsteuerzwecke aufzubereiten. Dadurch vereinfacht sich auch die Steuererklärung für die Unternehmen. Zugleich verhindert das Clearance-System Umsatzsteuerbetrug in großem Stil. Nächster Schritt in Richtung Digitalisierung: Bis 2020 soll die spanische Verwaltung komplett digitalisiert werden.

Elektronische Rechnungen in Italien Pflicht 

Seit 01.01.2019 geht Italien mit seiner Digitalisierungslösung noch einen Schritt weiter als Nachbarland Spanien: Flächendeckend sind Unternehmen zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen (E-Invoice) verpflichtet. Diese müssen über das xml-Format ausgestellt und über das offizielle Austauschsystem „Sistema di Interscambio“ (Sdl) versendet und digital archiviert werden. Die Regelung betrifft sowohl Rechnungen aus B2B- wie auch B2C-Geschäften. Sie gilt allerdings nur für interne Abwicklungen. Grenzüberschreitende Geschäfte sind bisher nicht betroffen. 

Die digitale Datenübermittlung nach dem italienischen Vorbild birgt überzeugende Vorteile für Fiskus und Wirtschaft: Die Umsatzsteuerschuld kann exakt bestimmt und mit den Angaben der Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeglichen werden. Außerdem macht sie den Vorsteuerabzug aus Papierrechnungen unnötig, während die einheitliche Datenübermittlung den gesamten Prozess vereinfacht. Dies entlastet nicht nur die Wirtschaft, sondern senkt auch die Bürokratiekosten. Italiens Zielstellung: Durch die Systemumstellung soll der massive Umsatzsteuerbetrug eingedämmt werden. Zugleich sichert sich der Fiskus steuerliche Mehreinnahmen in Höhe von mehreren Milliarden Euro. 

Großbritannien mit Digitalisierungsprojekt „Making Tax Digital“ 

In Sachen Digitalisierung hat sich Großbritannien große Ziele gesetzt. Die britische Regierung möchte künftig eine der digital fortschrittlichsten Steuerverwaltungen der Welt auf die Beine stellen. Mit der Einführung von „Making Tax Digital” startete sie im April 2019 ihre Digitalisierungsoffensive. Der digitale Dienst dient allen in Großbritannien registrierten Unternehmen mit einem steuerpflichtigen Umsatz über 85.000 Pfund dazu, alle steuerrelevanten Transaktionen digital zu erfassen und digitale Umsatzsteuererklärungen beim HMRC einzureichen. Die Finanzverwaltung erhofft sich dadurch Mehreinnahmen in Millionenhöhe.

Außerdem besitzt seit April 2019 jeder Steuerzahler und jedes Unternehmen ein eigenes digitales Konto, dass relevante Informationen zur Steuerberechnung in Echtzeit erhebt. Steuerdaten sind dadurch effizienter und unkomplizierter einsehbar. Auch die digitale Interaktion mit der Finanzverwaltung ist möglich.

Infografik digitale Steuerverwaltung

Digitalisierungsweltmeister Estland 

Ein Musterbeispiel für Digitalisierung: Während des Internetbooms hat Estland konsequent seine Behörden- und Verwaltungsaufgaben digitalisiert. Als Digitalisierungsweltmeister setzt die baltische Republik auf das Once Only-Prinzip. Die Daten jedes Bürgers sind zentral und digital gespeichert. Behörden und Verwaltungen können rollenbasiert darauf zugreifen. So kann die Finanzbehörde nur solche Daten einsehen, die für die Steuerberechnung relevant sind.

Außerdem besitzt nahezu jeder Bürger einen elektronischen Personalausweis, der für alle Behördenaufgaben genutzt werden kann. Die mit dem Ausweis gekoppelte Nummer dient beispielsweise als Kennung für das Bankkonto, für Versicherungen oder Handyanbieter und ebenso für die Steuererklärung. Diese ist bereits vorausgefüllt, sodass über 90 Prozent der Bevölkerung das Formular nur noch prüfen und abschicken muss. Die zentrale Datenspeicherung vereinfacht so nicht nur Prozesse, sondern spart auch viel Geld ein. Denn mit dem Once-Only-Prinzip ist nur eine einmalige Datenerhebung notwendig und Übertragungsschwierigkeiten durch unterschiedliche Systeme sind praktisch ausgeschlossen.

Auch in puncto Datenschutz ist das estnische Digitalisierungsmodell innovativ: Transparente Prozesse machen die Abfrage von persönlichen Daten für den Bürger nachvollziehbar. Diese sind jederzeit darüber informiert, wer auf ihre Daten zugreift. 

„Intelligentes Steuerverwaltungssystem“ in Litauen 

Alle in Litauen registrierten Umsatzsteuerpflichtigen sind seit dem 01.10.2016 verpflichtet, die Steuerverwaltung umfassend über steuerrelevante Tätigkeiten zu informieren. Dazu zählt die monatliche Übermittlung von Rechnungsdaten mit Umsatzsteuerausweis in standardisierter Form (i.SAF) an die litauische Steueraufsicht. Von der Regelung sind auch ausländische Unternehmen betroffen. Ab einem Nettoumsatz von mehr als acht Millionen Euro schreibt das „Intelligente Steuerverwaltungssystem“ (i.MAS) vor, dass ergänzend Buchhaltungsdaten von den Unternehmen zu Ihren Rechnungsvorgängen elektronisch übermittelt werden. 

Polen: Elektronische Datenübermittlung und Split-Payment-Verfahren 

Im deutschen Nachbarland Polen ist bereist seit Januar 2018 die elektronische Übermittlung von umsatzsteuerrelevanten Daten ans Finanzamt Pflicht. Monatlich müssen Unternehmen Informationen zu Einkäufen und Verkäufen auf digitalem Weg im SAF-T-Format („Standard Audit File for Tax”) dem Fiskus digital zur Verfügung stellen. Die Regelung schließt auch ausländische Unternehmen mit ein, die in Polen umsatzsteuerpflichtig registriert sind sowie die Betriebsstätten ausländischer Rechtsträger in Polen. Wer sich nicht daran hält, dem drohen empfindliche Geldstrafen.

Seit 1. Juli hat Polen sein Umsatzsteuergesetz außerdem um eine weitere Komponente erweitert: Das Split-Payment-Verfahren dient dazu, gezielt gegen Steuerhinterziehung im B2B-Geschäft vorzugehen und umfasst ausschließlich Umsatzsteuerpflichtige, die ein Bankkonto in Polen besitzen. Demnach sind Zahlungen nur dann zu leisten, wenn eine elektronische Rechnung zuvor eingegangen ist. 

Indiens Goods and Service Tax 

Seit 01.07.2017 hat sich das Steuersystem in Indien landesweit grundlegend verändert. Denn seitdem ersetzen den Großteil der ursprünglich, zahlreich vorhandenen Steuerarten die drei Steuerkomponenten der Goods and Service Tax. Diese besteuern, vergleichbar zur deutschen Umsatzsteuer, den Mehrwert von verkauften Gütern und erbrachten Dienstleistungen. Der jeweilige Steuersatz richtet sich danach, ob die Steuer für innerstaatliche Vorgänge oder für Leistungen zwischen Bundesstaaten erhoben wird. Innerhalb eines Bundesstaates teilt sich der Steuersatz zu 50 Prozent in die gleichzeitig anfallende CGST (Central GST) und SGST (State GST) auf. Bei grenzübergreifenden Leistungen gilt allein die IGST, bei Leistungen zwischen Bundesstaaten richtet sich der Steuersatz nach der IGST (Integrated GST).

Grundsätzlich stellt die GST eine radikale Vereinfachung eines komplexen Umsatzsteuersystems dar. Zudem liegt das indische Steuermodell in puncto Digitalisierung weit vorne, denn viele Vorgänge und Meldungen erfolgen online. Dennoch besteht bei der GST laut IWF Überarbeitungsbedarf. So ist durch die komplexe Verfahrensstruktur beispielsweise der Vorsteuerabzug schwierig zu berechnen und daher oft fehlerhaft.

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