§ 1 Kanzleiorganisation / II. Elektronische Akte (E-Akte)

Rz. 97

Das papierlose Büro hält unaufhörlich Einzug auch in Anwaltskanzleien. Die elektronische Akte hat Vorteile, aber auch einige Nachteile. Unter elektronischer Akte ist eine Datenbank zu verstehen, in der sämtliche Unterlagen und Dokumente zu einem Fall elektronisch erfasst sind. Was bisher in Papierform in der Akte vorhanden war (Schriftsätze, Korrespondenz mit dem Mandanten, Gericht und Gegner etc.) wird nun eingescannt, digitalisiert und in computerlesbarer Form gespeichert. Beim Einscannen der Dokumente werden Erkennungsmerkmale zusätzlich erfasst, die der Zuordnung des Dokuments zu einer Akte und auch ggf. der Einordnung innerhalb dieser Akte dienen, so z.B. die Aktennummer, Bezeichnung der Parteien, Belegdatum, Dokumentenart, usw. Für das Führen von elektronischen Akten gibt es eigene Software-Programme, sog. Dokumenten-Management-Systeme, auch DMS abgekürzt.

Rz. 98

Ein Vorteil der elektronischen Akte besteht darin, dass der Rechtsanwalt, mit einem leistungsfähigen Laptop ausgerüstet, unterwegs oft effizienter arbeiten kann, wenn er seine Akten mit sich führen kann. Neue, wichtige Dokumente, die während seiner Abwesenheit in der Kanzlei eingehen, kann er per Datenfernübertragung auf seinem PC aufrufen, wobei selbstverständlich eine sichere Verschlüsselungsmethode zu wählen ist.

Rz. 99

Mit der elektronischen Akte können sich viele noch nicht anfreunden, da sie auch Nachteile bringt. Denn obwohl man in einer elektronischen Akte mit ein wenig Gewöhnung fast ebenso blättern kann, wie in einer Papierakte, kann doch gerade in Rechtsanwaltskanzleien oft nicht ganz auf das Papier verzichtet werden. Wichtige Verträge, die im Original unterzeichnet worden sind, Testamente und auch andere wichtige Dokumente müssen weiterhin in Papierform zur Akte genommen werden, vor allem...