Personalakten richtig führen / 5 Die digitale Personalakte

Dr. Constanze Oberkirch

Die Umstellung auf digitale (auch: elektronische) Personalakten ist im Rahmen des Art. 6 DSGVO zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen.

Ob bei Einführung und Anwendung digitaler Personalakten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet werden muss, ist höchstrichterlich bisher nicht entschieden. Im Schrifttum ist die Frage umstritten.^{^[1]} Vermutlich ist sie nicht generell zu bejahen oder zu verneinen. Vielmehr dürfte es entscheidend auf die Programmierung der elektronischen Personalakte im Einzelfall sowie möglichen Schnittstellen zu anderen EDV-Programmen oder Daten ankommen.^{^[2]}

Bei der Archivierung der Unterlagen über seine Beschäftigten muss der Arbeitgeber bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten, die sich bspw. aus §§ 257 HGB, 147 AO, 28f SGB IV und 39b EStG ergeben.

Werden Dokumente eingescannt und die Originale vernichtet, kann es im Prozess zu Beweisschwierigkeiten kommen, da mit eingescannten Dokumenten, egal ob mit oder ohne elektronische Signatur, kein Urkundsbeweis geführt werden kann.^{^[3]} Also sollten Erklärungen und Verträge, die zu ihrer Rechtswirksamkeit gesetzlicher oder gewillkürter Schriftform bedürfen, auch bei der Umstellung auf eine elektronische Personalakte weiterhin im Original aufbewahrt werden.

[1] Dafür D/K/K/W-Buschmann, BetrVG, 13. Aufl. 2012, § 83, Rz. 11 und D/K/K/W-Klebe, BetrVG, 143. Aufl. 2012, § 87, Rz. 201; dagegen Diller/Schuster, DB 2008, S. 928 (929).

[2] Olbertz, ArbRB (= Arbeitsrechts-Berater) 2009, S. 86.

[3] Diller/Schuster, DB 2008, S. 928 (932).