Aufbewahrungsfristen im Arbeitsrecht

Kurzbeschreibung

Die Tabelle gibt einen schnellen Überblick über die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen für Arbeitgeber.

Vorbemerkung

Bei der Aufbewahrung personenbezogener Daten von Mitarbeitern unterscheiden sich die arbeitsrechtlichen, steuerrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben hinsichtlich der Dauer der Aufbewahrung. Für bestimmte Dokumente bestehen keine gesetzlichen Vorschriften. In diesen Fällen muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, wie lange die Daten sinnvoll aufbewahrt werden müssen, da sie möglicherweise später noch benötigt werden könnten. In der Regel ist die allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von drei Jahren ein guter Startpunkt. Ein weiterer Anhaltspunkt kann sein, wie lange Ansprüche, für welche das jeweilige Dokument als Nachweis dient, in Zukunft noch geltend gemacht werden können.

Allgemein lässt sich sagen, dass die arbeits- und steuerrechtlichen Fristen länger bemessen sind als die Vorgaben nach dem Datenschutzrecht.

Das Datenschutzrecht sieht grundsätzlich kürzere Fristen vor. Beim Löschen personenbezogener Daten gilt nach dem Datenschutzrecht der folgende Grundsatz: Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, sobald sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen oder unternehmensinternen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen.

1. Erhebung und Verwendung der Daten: Die Daten werden für einen bestimmten Zweck erhoben und verwendet.
2. Zweckerfüllung: Sobald der ursprüngliche Zweck, für den die Daten erhoben wurden, erfüllt ist, sind die Daten in der Regel nicht mehr notwendig. Ein Be...