Mitarbeiterbefragungen konzipieren und erfolgreich umsetzen / 2 Ziele und Themen von Mitarbeiterbefragungen

Die Ziele von Mitarbeiterbefragungen können unterschiedlich sein bzw. zumindest unterschiedlich priorisiert werden. Meist wird angestrebt

• ein Bild zur Wichtigkeit und Zufriedenheit sowie Relevanz von Personal- und Führungsthemen aus Sicht der Mitarbeiter zu erlangen, um Prioritäten danach auszurichten.
• Stärken zu erkennen, um davon zu profitieren und die Bindung der Mitarbeiter zu erhöhen.
• Problembereiche offenzulegen, um daran arbeiten zu können und so die Organisation zu entwickeln.
• einen weiteren Weg der Kommunikation zu etablieren und zu pflegen und damit die Feedbackkultur zu unterstützen.
• die Mitarbeiter einzubeziehen, ihnen Wertschätzung entgegenzubringen und so die Identifikation mit dem Unternehmen zu erhöhen.
• in Zeiten von Veränderungen, Veränderungsblockaden zu identifizieren.
• die Wahrnehmung der Mitarbeiter zu schärfen, um sie für wichtige Veränderungen zu gewinnen.

Darüber hinaus kann eine Mitarbeiterbefragung und deren Ergebnisse fester Teil des Qualitätsmanagements und des Employer Branding sein. In einigen Unternehmen werden Mitarbeiterbefragungen genutzt, um sich zu benchmarken und bei gutem Abschneiden auf dem Arbeitsmarkt zu platzieren.

Gerade letztes bedingt die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister. Einer der bekanntesten Anbieter, international wie national, ist Great Place to Work, hierzulande mit Deutschlands besten Arbeitgebern.

Generell stellt sich die Frage nach externer Unterstützung, die für den Gesamtprozess oder auch für einzelne Prozessschritte eingekauft werden kann. Die Zahl der Anbieter ist hoch, sodass sich ein Vergleich verschiedener Dienstleister für die unternehmensspezifischen Anforderungen lohnt. International die umfangreichste Datenbank hat wohl Gallup. Auf dem deutschsprachigen Markt sind auch viele kleinere und mittelgroße Anbieter unterwegs, wie das Mannheimer W.O. oder das geva Institut. Meist liegen die Stärken in der Analyse und Ergebnisdarstellung oder auf den Folgeprozessen. Es kann daher auch Sinn machen, in der jeweiligen Phase unterschiedliche Anbieter einzubinden.

Praxis-Tipp

Ziele der Befragung herausarbeiten

Wenn Sie sich für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung entscheiden, darf diese Befragung nicht Selbstzweck oder purer Aktionismus sein. Mitarbeiterbefragungen sind ein sehr sensibles Instrument. Bei falscher Handhabung wird mehr kaputt gemacht als Nutzen gestiftet. Formulieren Sie die Ziele der Befragung klar und kommunizieren Sie diese in geeigneter Form im Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass auf die Mitarbeiterbefragung Maßnahmen folgen, sonst verlieren Sie Ihre Glaubwürdigkeit!

Folgenden Themenfeldern kommt generell Relevanz mit Blick auf Verbundenheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu. Sie sind daher typischerweise Bestandteil einer Mitarbeiterbefragung.

Abb.1: Typische Themenfelder einer Mitarbeiterbefragung

Fallspezifisch können weitere Aspekte, z. B. anstehende unternehmensweite Veränderungsprojekte oder kürzlich abgeschlossene Einführungen für alle relevanten Tools, abgefragt werden. So kann die Akzeptanz einer geplanten Maßnahme bereits im Vorfeld erhöht, Anregungen aufgenommen und eingebunden werden. Bereits erfolgte Maßnahmen können evaluiert und Anmerkungen zur Nachsteuerung genutzt werden.

Die Auswahl der Themen geschieht nicht zufällig, sondern wird gemeinsam erarbeitet. Sie sollten sich bewusst sein, dass der Ausschluss eines bestimmten Themas, dem generell Relevanz zukommt, wohl überlegt sein sollte. Können Sie sich sicher sein, dass das Thema bei Ihren Mitarbeitern nicht von Interesse ist oder hätten Sie nur gerne, dass es das nicht ist? Gerade im zweiten Fall wird dem Thema am Ende vielleicht sogar mehr Aufmerksamkeit zukommen, als wenn es Bestandteil der Umfrage gewesen wäre.

Praxis-Tipp

Ist die Mitarbeiterbefragung das geeignete Instrument für Ihre Ziele?

Überlegen Sie im Vorfeld genau, ob eine flächendeckende, anonyme und weitgehend standardisierte Befragung das geeignete Medium für Ihre Zielerreichung ist. Mitunter können die Ziele anderweitig, z. B. durch Workshops mit Fokusgruppen oder Tiefeninterviews mit Schlüsselpersonen nicht nur kostengünstiger, sondern auch besser erreicht werden.

Die nächsten Schritte werden erst geplant, wenn die Unternehmensleitung und Schlüsselpersonen eine eindeutige Entscheidung für die Mitarbeiterbefragung getroffen haben. Auch dann erst wird das Vorhaben im Unternehmen kommuniziert.

Es ist im Vorfeld zu überlegen, wie mit den Ergebnissen umgegangen werden soll ("Wann werden welche Ergebnisse, in welcher Form an wen und durch wen kommuniziert?") und die Ankündigung der Befragung muss so verfasst werden, dass die richtige Erwartungshaltung bei den Mitarbeitern gesetzt wird. So sollte sichergestellt werden, dass die Versprechungen auch eingehalten werden können.

Eine Mitarbeiterbefragung kann noch so gut durchdacht, vorbereitet und durchgeführt werden, sie wird nur dann erfolgreich sein, wenn eine Vertrauensbasis da ist. Bereits mit der Ankündigung einer Mitarbeiterbefragung wird im Unte...