Lohn- und Gehaltskonto: Führung und Dokumentation / 1.6 Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers

Die genannten Entgeltunterlagen werden überwiegend elektronisch geführt. Bei den die Entgeltabrechnung begleitenden oder erläuternden nachfolgend aufgeführten Unterlagen besteht seit dem 1.1.2022 die Verpflichtung, diese elektronisch zu führen. Dies bedeutet, dass nicht erst der Arbeitgeber in der Pflicht ist, diese Unterlagen elektronisch aufzubewahren. Bereits derjenige, der dem Arbeitgeber eine solche Unterlage einreicht, muss dies elektronisch tun. Die wichtigsten dieser Unterlagen sind nachfolgend aufgeführt:^[1]

• bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums Unterlagen, aus denen sich die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel ergeben,
• die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht in einem Versicherungszweig maßgebenden Angaben,
• bei Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland die Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,
• die Daten der erstatteten Meldungen nach der DEÜV,
• die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben,
• die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, wenn auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet wurde,
• den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht in der geringfügig entlohnten Beschäftigung, auf dem der Tag des Eingangs des Antrags beim Arbeitgeber dokumentiert ist,
• die Erklärung des kurzfristig geringfügig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr oder die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäftigungen sowie in beiden Fällen die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen sind,
• den Nachweis eines Krankenversicherungsschutzes bei kurzfristig Besc...