BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 - S 2145 - 165/94, BStBl I 1994 S. 855
Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur steuerlichen Anerkennung des Betriebsausgabenabzugs von Aufwendungen für die Bewirtung im Sinne des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG in Verbindung mitR 21 Abs. 4 ff. EStR 1993 folgendes:
Für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlaß ist nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG auch die Angabe von Ort und Tag der Bewirtung Voraussetzung. Bei Bewirtung in einer Gaststätte ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Die Rechnung muß nachR 21 Abs. 7 Satz 11 EStR 1993 den Anforderungen des § 14 UStG genügen.
1. Inhalt der Rechnung
1.1 Name und Anschrift der Gaststätte
Die Rechnung muß den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers (hier: der Gaststätte) enthalten. Das gilt auch bei Rechnungen über Kleinbeträge, deren Gesamtbetrag 200 DM nicht übersteigt § 33 Satz 1 Nr. 1 UStDV). Auch die ab 1. Januar 1995 maschinell zu erstellende und zu registrierende Rechnung muß den Namen und die Anschrift der Gaststätte enthalten.
1.2 Tag der Bewirtung
Für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten muß der Tag der Bewirtung angegeben werden. Das Datum ist auf der maschinell erstellten und registrierten Rechnung auszudrucken. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus.
1.3 Art und Umfang der Leistungen
Die Rechnung muß die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung enthalten. Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausreichen, genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht. Nach dem 30. Juni 1994 sind die Bewirtungsleistungen im einzelnen zu bezeichnen; die Angabe „Speisen und Getränke”und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. „Menü 1”, „Tagesgericht 2” oder „Lunch-Buffet” und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden.
1.4 Rechnungsbetrag
Die Rechnung muß den Preis für die Lieferung oder die sonstige Leistung enthalten. Ein ggf. vom bewirtenden Steuerpflichtigen zusätzlich gewährtes Trinkgeld wird durch die maschinell erstellte und registrierte Rechnung nicht ausgewiesen. Für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen gelten die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. Der Nachweis kann z. B. dadurch geführt werden, daß das Trinkgeld vom Empfänger auf der Rechnung quittiert wird.
1.5 Name des Bewirtenden
NachR 21 Abs. 7 Satz 4 EStR 1993 muß die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten; dies gilt nicht, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 200 DM nicht übersteigt. Es bestehen jedoch bei einem Rechnungsbetrag über 200 DM keine Bedenken, wenn der leistende Unternehmer (Gastwirt) den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.
2. Rechnungserstellung
NachR 21 Abs. 7 Satz 13 EStR 1993 werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Geschäftsfreunden aus betrieblichem Anlaß nach dem 31. Dezember 1994 nur noch maschinell erstellte und maschinell registrierte Rechnungen anerkannt. Rechnungen in anderer Form, z. B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen desR 21 Abs. 7 Satz 13 EStR nicht; die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
Es genügt, wenn die Rechnungsendsumme maschinell registriert wird; eine Registrierung der Einzelleistungen (Speisen, Getränke, Sonstiges) beim Gastwirt ist nicht erforderlich. Der bewirtende Steuerpflichtige (Leistungsempfänger) kann im allgemeinen darauf vertrauen, daß die ihm erteilte Rechnung vom Gastwirt maschinell ordnungsgemäß registriert worden ist, wenn die Rechnung von der Registrierkasse mit einer laufenden Registriernummer versehen wird.
Werden Leistungen üblicherweise zu einem späteren Zeitpunkt in Rechnung gestellt und unbar bezahlt (z. B. bei Bewirtung eines größeren Personenkreises), ist die Vorlage eines Registrierkassenbelegs nicht erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Zahlungsbeleg beizufügen.
Werden für Gäste eines Unternehmens Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Unternehmens in einer Gaststätte bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.
3. Bewirtungen im Ausland
§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG unterscheidet nicht, ob die Bewirtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat. Die dort genannten Anforderungen gelten daher auch bei Auslandsbewirtungen. Die Anforderungen desR 21 Abs. 4 ff. EStR 1993 sind grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland zu erfüllen. Wird jedoch glaubhaft gemacht, daß eine detaillierte, maschinell erstellte und registrierte Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahm...