Betriebsprüfung / 6.2 Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen

Kai Mühlenbrock

Seit dem 1.1.2022 sind bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufzubewahren.^{^[1]} Arbeitgeber können bei dem für die Prüfung zuständigen Rentenversicherungsträger beantragen, dass für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichtet wird.^{^[2]}

[1] § 8 Abs. 2 BVV.

[2] § 8 Abs. 3 BVV.

6.2.1 Welche Unterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Insbesondere sind folgende Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:

Nachweise einer Versicherungsfreiheit oder die nötigen Unterlagen zu einer Befreiung von der Versicherungspflicht^{^[1]};
Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten zu weiteren kurzfristigen Beschäftigungen im Kalenderjahr oder bei geringfügig entlohnten Beschäftigten Auskünfte zu weiteren Beschäftigungen^{^[2]};
Nachweise über einen Krankenversicherungsschutz von kurzfristig geringfügigen Beschäftigten^{^[3]};
Nachweise einer möglichen Elterneigenschaft (z. B. durch Geburtsurkunde)^{^[4]};
Dokumentation über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz (Stundenaufzeichnungen)^{^[5]};
Befreiungserklärungen von Minijobbern von der Rentenversicherungspflicht.^{^[6]}

[1] § 8 Abs. 2 Nr. 1 BVV i. V. m. § 8 Abs. 1 Nr. 9 BVV.

[2] § 8 Abs. 2 Nr. 7 BVV.

[3] § 8 Abs. 2 Nr. 7a BVV.

[4] § 8 Abs. 2 Nr. 11 BVV.

[5] § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV.

[6] § 8 Abs. 2 Nr. 4a BVV.

6.2.2 In welcher Form sind die elektronischen Entgeltunterlagen zu führen?

Die Art und der Umfang der Speicherung der Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV werden bundeseinheitlich in Gemeinsamen Grundsätzen bestimmt.

Gegenstand der Gemeinsamen Grundsätze ist Form und Übermittlung der Unterlagen, die nach § 8 Abs. 2 BVV zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.

Demnach sollen den Arbeitgebern die nötigen Unterlagen bereits in digitaler Form zur V...

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