Betriebliche Bewirtungskosten in der Entgeltabrechnung / 3.3 Nachweis- und Aufzeichnungspflichten

3.3.1 Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen

Der Betrieb muss bei Bewirtungskosten besondere Aufzeichnungs- und Nachweispflichten beachten. Hierzu wird eine zeitnahe Belegerstellung verlangt. Die Bewirtungskostenabrechnung muss innerhalb kurzer Zeit nach der Bewirtung erstellt werden.^[1]

Der sog. Bewirtungsbeleg wird als Eigenbeleg vom Betrieb erstellt, der unterzeichnet sein muss.^[2]

Kein Betriebsausgabenabzug bei zu später Aufzeichnung

Eine zeitnahe Belegerstellung ist dann zu bejahen, wenn sie im Rahmen der laufenden Buchhaltung erfolgt, also im Normalfall monatlich. Eine Aufzeichnung erst nach Ende des Geschäftsjahres genügt nicht. Zu späte Belegerstellung und nachträgliche Ergänzungen führen dazu, dass die Kosten nicht abziehbar werden. Damit kann durch spätere Korrekturen keine Heilung und damit kein Betriebsausgabenabzug nachgeholt werden.

3.3.2 Nur maschinell erstellte und registrierte Rechnungen

Die Finanzämter dürfen für den Betriebsausgabenabzug von 70 % bei einer geschäftlichen Bewirtung nur maschinell erstellte und registrierte Rechnungen akzeptieren, wenn die Bewirtung in einer Gaststätte oder dergleichen erfolgt.^[1] Bei der Gaststättenbewirtung kann die Rechnung nicht durch einen Eigenbeleg ersetzt werden.^[2] Die Belege müssen die Bewirtungsleistungen nach Art und Umfang im Einzelnen bescheinigen. Im Einzelnen sind folgende Angaben in der Rechnung erforderlich^[3]:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (der Gaststätte),
• Tag der Bewirtung,
• Ausstellungsdatum der Rechnung,
• Art, Umfang und Entgelt der in Anspruch genommenen Leistungen; die Rechnung muss die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen enthalten,
• Preis für die Lieferung oder sonstige Leistun...